Irina Shadeyko jest Menedżerem Marki w Danone Nutricia na Ukrainie. Zespół Iriny zajmuje się rozwijaniem marki Nutrilon, substytutu mleka matki i mleka dla niemowląt.
O Danone Nutricia:
- Ponad 120 lat doświadczenia w żywieniu niemowląt;
- Własne centra badawcze w Holandii, Francji i Singapurze z ponad 400 badaczami;
- Produkty firmy są dostępne w ponad 70 krajach na świecie;
- W 2007 roku Nutricia stała się częścią Danone.
Dołączyłem do firmy i otrzymałem tysiące plików Excel
Kiedy dołączyłem do firmy, otrzymałem tysiące plików Excel z różnymi statusami od różnych pracowników. Nie było jasne, co się dzieje, trudno było usystematyzować informacje i zapamiętać zadania, które “bombardowały” nas zewsząd.
Jednocześnie wiele projektów miało przekroczone terminy. Wiele projektów wymagało dodatkowej uwagi. Priorytety były niejasne. Ale musiałem jakoś stworzyć ogólny schemat. Wtedy postanowiono poszukać narzędzia, które umożliwiłoby nam śledzenie wszystkiego, co dzieje się w projektach naszego zespołu.
Kontynuowaliśmy korzystanie z Excel, próbując utrzymać przekazane nam tabele. Szybko zdaliśmy sobie sprawę, że to nie działało.
Co jeszcze było trudne w Excel:
- Nie można było pisać komentarzy. Trudno było zrozumieć, na jakim etapie znajdowało się zadanie, jaki miał status etc.
- Nie można było przesyłać dokumentów.
- Aby zaktualizować plik Excel, trzeba było wyznaczyć osobę, która zajmie się tym osobno. To nie było opłacalne.
Naszym następnym rozwiązaniem były Google Docs, ale ten etap nie trwał długo. Zaczęliśmy gubić informacje w Google Docs, a my zapominaliśmy o naprawie zadań, nie mając możliwości śledzenia postępów. Na koniec napotkaliśmy te same problemy, co w offline’owej wersji Excela.
W tym czasie odkryliśmy Worksection i postanowiliśmy spróbować.
W piątek zdecydowaliśmy się korzystać z tego systemu, a w poniedziałek zaczęliśmy go używać.
Jak zintegrowaliście Worksection?
Korzystanie z niego było bardzo komfortowe i szybkie. W piątek zdecydowaliśmy się zintegrować Worksection, a w weekend przenieśliśmy do menedżera zadań wszystkie zadania, które mieliśmy w Excel, a od poniedziałku zaczęliśmy z niego korzystać.
To wygodne, że możemy stworzyć grupę zadań w Worksection, zamiast przenosić każde zadanie osobno. Ponieważ mieliśmy je uporządkowane w określony sposób, szybko przenieśliśmy je do systemu.
Co lubisz w korzystaniu z Worksection?
Przede wszystkim można go używać jako prostą funkcjonalność do tworzenia opartego na zadaniach (termin) śledzenia postępów, a także do bardziej złożonych funkcji, takich jak wykres Gantta i tablice Kanban.
Korzystając z wykresu Gantta, wygodnie jest oglądać projekt jako całość: śledzimy postępy według zadań oraz związki między zadaniami a ogólnym czasem projektu. Umożliwia nam to zrozumienie, w jaki sposób opóźnienie na dowolnym etapie projektu wpływa na wszystkie terminy projektu.
To bardzo ważne, ponieważ nie zawsze rozumiemy rolę, jaką dane zadanie odgrywa w ogólnym czasie. Ważne jest, aby każda osoba zaangażowana w projekt mogła zobaczyć pełny schemat.
To, co osobiście lubię w Worksection, to to, że jest odpowiednie zarówno dla małych zespołów z ograniczoną liczbą projektów, jak i dla dużych firm.
Oznacza to, że możemy skalować i tworzyć taką liczbę projektów, jaką potrzebujemy.
Obecnie wszyscy śledzą informacje w Worksection: właściciel widzi ogólny schemat wszystkich projektów, podczas gdy pracownicy mogą obserwować dynamikę w projektach, w których biorą udział.
Co jeszcze jest wygodne w Worksection?
Nie gubimy żadnych zadań ani informacji. Oczywiście, jednocześnie utrzymujemy komunikację e‑mailową. Często rozwiązujemy zadania w różnych komunikatorach.
To wygodne, że Worksection umożliwia ustalenie zadania nawet na koniec roku.
Na przykład, teraz wiemy, że za 6 miesięcy musimy kontrolować określone zadanie. W którym notatniku powinniśmy to zapisać, żeby potem o tym nie zapomnieć? Notatniki mogą się zagubić w tym czasie. Menedżerowie mogą zostać zastąpieni. Może się zdarzyć wszystko. Ale Worksection przypomni nam o wypełnieniu zadania, gdy nadejdzie czas.
Priorytetyzowanie zadań w Worksection
Codziennie rano otrzymujemy podsumowania pokazujące nasze codzienne priorytety. Przypisujemy priorytet do każdego zadania, w ten sposób, jeśli mamy pięć zadań z terminami wygasającymi dzisiaj lub jutro, wiemy, które powinno być pierwsze do załatwienia.
Jak zareagował Twój zespół na integrację Worksection?
Przed wdrożeniem przeprowadziliśmy pewną pracę, aby poinformować każdego członka zespołu o celu wprowadzenia tego systemu. Było dla mnie ważne, aby każdy zrozumiał, że Worksection ułatwi zorganizowanie pracy zespołu. Oznacza to, że używamy Worksection nie do nadzoru pomocniczego.
Myślę, że przed wdrożeniem Worksection każda firma powinna skonsultować się z pracownikami oraz wyjaśnić cel używania systemu przez zespół.Ogólnie zespół wyraził bardzo pozytywną postawę wobec nowego narzędzia, chociaż i tak wymagało to drobnych zmian w nawykach. Niezależnie od tego, jak intuicyjny i prosty jest system, nie zadziała bez odpowiedniej dyscypliny.
Jakie funkcje Worksection planujesz wykorzystać w najbliższej przyszłości?
Teraz myślimy nad tym, jak rozpocząć korzystanie z tablic Kanban. Już stało się to niezastąpione. Moi koledzy często tworzą zadania, a na określonym etapie konieczne staje się ich sprawdzenie, udzielenie informacji zwrotnej. Aby nie tworzyć zadania ręcznie w stylu “sprawdź to”, możemy przenieść je do następnego etapu w Kanbanie.
