Irina Shadeyko é Gerente de Marca da Danone Nutricia na Ucrânia. A equipe de Irina é responsável pelo desenvolvimento da marca Nutrilon, um substituto para leite materno e mingau para bebês.
Sobre a Danone Nutricia:
- Mais de 120 anos de experiência em nutrição infantil;
- Centros de pesquisa próprios na Holanda, França e Singapura com mais de 400 pesquisadores;
- Os produtos da empresa estão disponíveis em mais de 70 países do mundo;
- Em 2007, a Nutricia se tornou parte da Danone.
Entrei na empresa e depois recebi milhares de arquivos do Excel
Uma vez que entrei na empresa, me deram milhares de arquivos do Excel com vários status de diferentes colaboradores. Não estava claro o que estava acontecendo, era difícil estruturar as informações e lembrar das tarefas que estavam “bombardeando” a gente de todos os lados.
Ao mesmo tempo, muitos projetos tinham prazos quebrados. Muitos projetos exigiam atenção adicional. As prioridades estavam confusas. Mas eu precisava compor um padrão geral de alguma forma. Então, foi decidido procurar uma ferramenta que nos permitisse acompanhar tudo o que ocorria nos projetos da nossa equipe.
Continuamos a operar Excel enquanto tentávamos manter as tabelas entregues a nós. Rapidamente percebemos que isso não funcionava.
O que mais era difícil no Excel:
- Não era possível escrever comentários. Era difícil entender em que etapa a tarefa estava, seu status, etc.
- Era impossível carregar documentos.
- Para renovar um arquivo do Excel, precisávamos designar uma pessoa que o administrasse separadamente. Isso não era prático.
Nossa próxima solução foi Google Docs, mas essa fase não durou muito. Começamos a perder informações no Google Docs, e esquecemos de corrigir as tarefas, sem a capacidade de acompanhar o progresso. Terminamos com os mesmos problemas da versão offline do Excel.
Naquela época, descobrimos o Worksection e decidimos testá-lo.
Na sexta-feira, decidimos operar este sistema, e na segunda-feira começamos a usá-lo.
Como você integrou o Worksection?
Foi muito confortável e rápido. Na sexta-feira decidimos integrar o Worksection, e no final de semana transferimos para o gerenciador de tarefas todas as tarefas que tínhamos no Excel, e, a partir de segunda-feira, passamos a utilizá-lo.
É conveniente que podemos criar um grupo de tarefas no Worksection em vez de transferir cada tarefa separadamente. Como as tínhamos estruturadas de uma maneira definida, transferimos rapidamente para o sistema.
O que você gosta ao operar o Worksection?
Primordialmente, você pode usá-lo como uma funcionalidade simples para criar acompanhamento de progresso baseado em tarefas (prazo), assim como para funções mais complexas, como gráfico de Gantt e quadros Kanban.
Utilizando o gráfico de Gantt, é conveniente visualizar o projeto como um todo: acompanhamos o progresso por tarefas, bem como as relações entre as tarefas e os tempos gerais do projeto. Isso nos permite entender como um atraso em qualquer etapa do projeto afeta todos os prazos do projeto.
Isso é muito importante porque nem sempre entendemos o papel que uma tarefa específica desempenha no tempo total. É importante para cada pessoa envolvida no projeto visualizar o padrão completo.
O que eu pessoalmente gosto no Worksection é que ele é adequado tanto para pequenas equipes com um número limitado de projetos quanto para grandes empresas.
Isso significa poder escalar e criar o número de projetos que precisamos.
Todos atualmente estão acompanhando informações no Worksection: o proprietário vê o padrão total de todos os projetos, enquanto os colaboradores podem observar a dinâmica total nos projetos em que estão envolvidos.
O que mais é conveniente no Worksection?
Não perdemos nenhuma tarefa ou informação. Claro, mantemos a comunicação por e‑mail em paralelo. Frequentemente resolvemos tarefas em diferentes mensageiros.
É conveniente que o Worksection permita programar uma tarefa mesmo para o final do ano.
Por exemplo, agora sabemos que em 6 meses teremos que controlar uma determinada tarefa. Em qual caderno devemos escrever para não esquecer dela? Cadernos podem se perder nesse tempo. Gerentes podem ser trocados. Qualquer coisa pode acontecer. Mas o Worksection nos lembrará de cumprir a tarefa quando o momento chegar.
Priorizando tarefas no Worksection
Toda manhã, recebemos resumos mostrando nossas prioridades diárias. Atribuímos uma prioridade a cada tarefa, assim, se tivermos cinco tarefas com prazos expirando hoje ou amanhã, sabemos qual delas deve ser a primeira a ser resolvida.
Como sua equipe reagiu à integração do Worksection?
Antes da introdução, fizemos um certo trabalho para instruir cada membro da equipe sobre o propósito de introduzir este sistema. Era importante para mim que todos entendessem que o Worksection facilitaria a organização do trabalho da equipe. Isso significa que usamos o Worksection não para supervisão auxiliar.
Acho que antes da implantação do Worksection, qualquer empresa deve resolver isso com seus colaboradores e entender o propósito para a equipe usar o sistema.Em geral, a equipe expressou uma atitude muito positiva em relação à nova ferramenta, embora, de qualquer maneira, exigisse pequenas mudanças de hábitos. Não importa quão intuitivo e simples o sistema seja, ele não vai funcionar sem uma disciplina definida.
Quais funções do Worksection você planeja usar no futuro próximo?
Agora estamos pensando na maneira de começar a usar quadros Kanban. Isso já se tornou indispensável. Meus colegas frequentemente criam tarefas, e em uma determinada etapa, se torna necessário verificá-las, dar feedback. Para não criar uma tarefa manualmente no estilo “verifique isso”, podemos transferi-la para a próxima etapa no Kanban.
