Український офіс компанії Domino’s Pizza керує мережею з 65 піцерій по всій Україні. Команда офісу координує маркетингові кампанії, IT-напрям, HR та операційні процеси.
Для побудови злагоджених процесів центральному офісу необхідно підтримувати зв’язок з субфранчайзі в регіонах. Worksection дозволив структурувати комунікацію та забезпечив прозоре дотримання бізнес-процесів Domino’s.
Про компанію
Domino’s Pizza — один із провідних світових брендів у сфері доставки піци, представлений у понад 90 країнах. В Україні компанія працює вже 15 років та обслуговує клієнтів у 15 містах.
Український офіс координує операційну діяльність, маркетинг і розвиток. Він об’єднує кросфункціональну команду, яка налічує декілька десятків спеціалістів.
Запит
Раніше комунікація між головним українським офісом та франчайзі будувалася через месенджери та таблиці. Це створювало труднощі з контролем завдань і узгодженням проєктів.
Інформація могла дублюватися, губитися або ж не доходити до виконавців вчасно. Відсутність загальної системи управління призводила до затримок у реалізації кампаній і ускладнювала розподіл ресурсів.
Тому Domino’s Pizza потрібен був інструмент, який би об’єднав управління завданнями, забезпечив ефективну взаємодію між головним українським офісом і франчайзі та покращив контроль ресурсів.
«Щоб задача була виконана прогнозовано та з оптимальним розподілом ресурсів, важливо ставити її коректно. Worksection допомагає це зробити», — Андрій Бондарєв, CMO Domino’s Pizza Ukraine
Виклики клієнта
Централізація роботи з субфранчайзингом
Проблема: Заклади мережі мають задачі в рамках загальної активності та локальні ініціативи. Відсутність загальної платформи для управління призводило до хаосу. Інформація була розпорошена між інструментами що затримувало етапи затвердження для загальних промо-кампаній Domino’s.
Рішення: Використання Worksection дозволило впровадити структуру проєктів із задачами та підзадачами двох рівнів. Це зробило процеси команд прозорими.
Команда головного українського офісу може у будь-який момент перевірити статус задач закладів в регіонах. Жодна активність не губиться, адже має свого відповідального, пріоритет і дедлайн.
«Worksection полегшує координацію і дозволяє економити ресурси. Достатньо декілька разів на тиждень перевіряти статус задач для оцінки динаміки роботи», — Андрій Бондарєв, CMO Domino’s Pizza Ukraine
Збереження даних
Проблема: Без Worksection дані про проєкти та задачі було незручно архівувати. Інформація втрачалась в чатах і табличках, а співробітники забували де що лежить. Через це ускладнювалося проведення ретроспективи та подальшого планування.
«Класична історія реверс-інжинірингу: коли немає документації, доводиться шукати старих співробітників, щоб дізнатися деталі. Worksection допоміг нам вирішити цю проблему», — Андрій Бондарєв, CMO Domino’s Pizza
Рішення: Компанія змогла підвищити ефективність управління і прискорити аналіз даних для майбутніх проєктів. Впровадження Worksection дозволило зберігати історію проєктів в одному місці.
Архів задач, обговорень та файлів доступний у будь-який момент, що значно спрощує аналіз минулих активностей. Менеджери можуть швидко відстежити логіку ухвалення рішень. Переглянути медіаплани, погодження та стратегії, щоб зрозуміти фактори впливу на ефективність кампаній.
Розподіл навантаження
Проблема: Без єдиного інструменту було складно заздалегідь передбачити пікові періоди роботи. Виникали ризики перевантаження спеціалістів і затримок. Це сильно впливало на напрям трейд-маркетингу, де важливо заздалегідь розраховувати час і ресурси для масштабних сезонних промо-кампаній.
Рішення: Завдяки інструментам Worksection компанія змогла збалансувати навантаження та ефективніше використовувати наявні ресурси.
Тепер менеджери можуть переглядати заплановані завдання за допомогою інтерактивного таймлайну. Діаграми Ганта візуально підсвічує найбільш насичені періоди активностей, а зручні фільтри дозволяють в декілька кліків обрати період для перевірки. Канбан-дошки та чек-листи також допомагають проєктним менеджерам систематизувати роботу та поділити її на зрозумілі етапи. Таким чином, зʼявилась змога уникати перенавантажень під час довгострокового планування.
Оптимізація ресурсів команди
Проблема: Велика кількість запитів від франчайзі з різних міст ускладнювала розподіл ресурсів між командою. Через велику кількість пріоритетних задач деякі регіони могли довго чекати на опрацювання своїх запитів.
Рішення: Проглянувши архів проєкту за допомогою Worksection команда знайшла бізнес-процес через який виникало найбільше затримок. Причиною було велике навантаження на конкретний напрям роботи, що підсвітило потребу розширення штату.
Менеджмент прийняв рішення щодо масштабування команди на основі фактів. Підсилення команди значно скоротило час очікування на виконання задач і покращило комунікацію між субфранчайзі та маркетинговим відділом українського хедофісу.
Прозора комунікація
Проблема: Без єдиного каналу комунікації важливі оновлення губилися або залишалися без уваги. Це спричиняло затримки виконання завдань, адже команда отримувала актуальну інформацію невчасно.
Рішення: Worksection вирішив проблему завдяки зручній системі коментарів всередині задач, сповіщенням на пошту та інтеграції з Telegram.
«Моя улюблена функція – це можливість відповідати на задачі прямо з Telegram чи пошти. Ти просто побачив повідомлення, відповів, і вся команда одразу отримала апдейт», — Андрій Бондарєв, CMO Domino’s Pizza Ukraine
Коментарі до кожного завдання дозволяють учасникам задачі бачити хронологію обговорення зі всіма важливими деталями.
Підключення сповіщень на пошту та інтеграція з Telegram допомагають швидко реагувати на оновлення без необхідності постійно перевіряти систему вручну.
З Worksection вся комунікація фіксується в одному місці зі спільним доступом для команди.
«Worksection дозволяє будь-кому в мережі ініціювати проєкт чи задачу. В системі видно, хто відповідальний, який пріоритет, дедлайн, супутні документи та обговорення — Андрій Бондарєв, CMO Domino’s Pizza Ukraine
Повне відео-інтерв’ю з Андрієм Бондарєвим дивіться на нашому YouTube-каналі
Notion є одним із найкращих інструментів для управління проєктами та організації даних, ведення документації та командної роботи. Сервіс ідеально підходить для створення заміток, ведення бази даних і...
Jira популярна для управління проєктами серед технічних команд завдяки широкому функціоналу, гнучкості в налаштуваннях і підтримці Agile-методологій. У системі передбачені настроювані дошки, шаблони завдань...
Діаграма Ганта - один з найбільш популярних інструментів управління проектами. Це набір графічних гістограм, які фіксують терміни, взаємозв'язок і віхи реалізації окремих складових проекту. Її винайшов...
