Das ukrainische Büro von Domino’s Pizza verwaltet ein Netzwerk von 65 Pizzarestaurants in der gesamten Ukraine. Das Büro-Team koordiniert Marketingkampagnen, IT, HR und operative Prozesse.
Um gut koordinierte Prozesse aufzubauen, muss die Hauptgeschäftsstelle in Kontakt mit den Subfranchisenehmern in den Regionen bleiben. Worksection half dabei, die Kommunikation zu strukturieren und die transparente Einhaltung der Geschäftprozesse von Domino’s sicherzustellen.
Über das Unternehmen
Domino’s Pizza ist eine der weltweit führenden Pizzaliefermarken, die in mehr als 90 Ländern vertreten ist. Das Unternehmen ist seit 15 Jahren in der Ukraine tätig und bedient Kunden in 15 Städten.Das ukrainische Büro koordiniert den Betrieb, das Marketing und die Entwicklung. Es vereint ein multidisziplinäres Team von mehreren Dutzend Spezialisten.
Anfrage
Früher basierte die Kommunikation zwischen der ukrainischen Hauptgeschäftsstelle und den Franchisenehmern auf Messenger und Tabellen. Dies führte zu Schwierigkeiten bei der Aufgabensteuerung und Projektkoordination.
Informationen konnten dupliziert, verloren oder nicht rechtzeitig die richtigen Personen erreichen. Das Fehlen eines gemeinsamen Managementsystems führte zu Verzögerungen bei Kampagnen und erschwerte die Ressourcenallokation.
Domino’s Pizza benötigte ein Werkzeug, das das Aufgabenmanagement vereinheitlicht, eine effektive Interaktion zwischen der ukrainischen Hauptgeschäftsstelle und den Franchisenehmern sicherstellt und die Ressourcensteuerung verbessert.
“Damit eine Aufgabe vorhersehbar und mit optimaler Ressourcenallokation abgeschlossen werden kann, ist es wichtig, sie korrekt zu setzen. Worksection hilft dabei,” Andriy Bondarev, CMO von Domino’s Pizza Ukraine
Herausforderungen des Kunden
Arbeit mit Subfranchising zentralisieren
Das Problem: Die Filialen der Kette haben Aufgaben im Rahmen der allgemeinen Aktivitäten und lokaler Initiativen. Das Fehlen einer gemeinsamen Managementplattform führte zu Chaos. Informationen waren zwischen den Werkzeugen verstreut, was die Genehmigungsschritte für die Gesamtwerbungskampagnen von Domino’s verzögerte.
Lösung: Die Nutzung von Worksection ermöglichte es uns, eine Projektstruktur mit Aufgaben und Unteraufgaben auf zwei Ebenen umzusetzen. Dies machte die Teamprozesse transparent.
Das Team der Hauptgeschäftsstelle in der Ukraine kann jederzeit den Status der Aufgaben der Restaurants in den Regionen überprüfen. Keine Aktivität geht verloren, da sie eine verantwortliche Person, Priorität und Frist hat.
“Worksection erleichtert die Koordination und spart Ressourcen. Es reicht aus, den Status der Aufgaben mehrmals pro Woche zu überprüfen, um die Dynamik der Arbeit zu beurteilen,” Andriy Bondarev, CMO von Domino’s Pizza Ukraine
Datenaufbewahrung
Das Problem: Ohne Worksection war das Archivieren von Daten zu Projekten und Aufgaben mühsam. Informationen gingen in Chats und Zeichen verloren, und die Leute vergaßen, wo alles war. Dies erschwerte die Überprüfung und die Planung im Voraus.
“Es ist eine klassische Geschichte der Rückwärtsanalyse: Wenn es keine Dokumentation gibt, muss man alte Mitarbeiter suchen, um die Details zu erfahren. Worksection hat uns geholfen, dieses Problem zu lösen,” Andriy Bondarev, CMO von Domino’s Pizza Ukraine
Lösung: Das Unternehmen konnte die Effizienz des Managements steigern und die Datenanalyse für zukünftige Projekte beschleunigen. Die Implementierung von Worksection erlaubte es, die Projekthistorie an einem Ort zu speichern.
Das Archiv von Aufgaben, Diskussionen und Dateien ist jederzeit verfügbar, was es viel einfacher macht, vergangene Aktivitäten zu analysieren. Manager können schnell der Logik der Entscheidungsfindung folgen. Sie können Medienpläne, Genehmigungen und Strategien überprüfen, um die Faktoren zu verstehen, die die Leistung von Kampagnen beeinflussen.
Verteilung der Arbeitslast
Problem: Es war schwierig, Spitzenbelastungen im Voraus vorherzusagen, ohne ein einheitliches Werkzeug. Es bestand die Gefahr, dass Spezialisten überlastet wurden und Verzögerungen verursachten. Dies hatte große Auswirkungen auf das Handelsmarketing, wo es wichtig ist, Zeit und Ressourcen im Voraus für große saisonale Werbeaktionen zu planen.
Lösung: Die Werkzeuge von Worksection haben es dem Unternehmen ermöglicht, die Arbeitslasten auszubalancieren und die verfügbaren Ressourcen effizienter zu nutzen.
Die Manager können nun geplante Aufgaben mithilfe eines interaktiven Zeitplans anzeigen. Gantt-Diagramme heben die beschäftigsten Aktivitätszeiträume visuell hervor, und praktische Filter ermöglichen es, einen Zeitraum mit nur wenigen Klicks auszuwählen, um ihn zu überprüfen.
Kanban-Boards und Checklisten helfen den Projektmanagern ebenfalls, ihre Arbeit zu systematisieren und in überschaubare Phasen zu unterteilen. Dies hilft, Überlastungen während der langfristigen Planung zu vermeiden.
Optimierung der Teamressourcen
Das Problem: Viele Anfragen von Franchisenehmern aus verschiedenen Städten erschwerten die Zuteilung von Ressourcen im Team. Aufgrund der großen Anzahl an Prioritätsaufgaben mussten einige Regionen lange auf die Bearbeitung ihrer Anfragen warten.
Lösung: Nach der Überprüfung des Projektarchivs mithilfe von Worksection fand das Team den Geschäftsprozess, der die meisten Verzögerungen verursachte. Der Grund war eine hohe Arbeitslast in einem bestimmten Arbeitsbereich, was die Notwendigkeit aufzeigte, das Personal zu erweitern.
Das Management traf die Entscheidung, das Team auf der Grundlage von Fakten zu erweitern. Die Vergrößerung des Teams reduzierte die Wartezeit für die Erledigung von Aufgaben erheblich und verbesserte die Kommunikation zwischen den Subfranchisenehmern und der Marketingabteilung der ukrainischen Hauptgeschäftsstelle.
Transparente Kommunikation
Problem: Wegen des Fehlens eines einheitlichen Kommunikationskanals gingen wichtige Updates verloren oder wurden ignoriert. Dies verursachte Verzögerungen bei der Ausführung von Aufgaben, da das Team relevante Informationen nicht zeitgerecht erhielt.
Lösung: Worksection löste das Problem mit einem praktischen Kommentarsystem innerhalb der Aufgaben, E‑Mail-Benachrichtigungen und Telegram-Integration.
“Mein Lieblingsfeature ist die Möglichkeit, direkt von Telegram oder E‑Mail auf Aufgaben zu reagieren. Man sieht einfach eine Nachricht, antwortet und das gesamte Team erhält sofort ein Update,” Andriy Bondarev, CMO von Domino’s Pizza Ukraine
- Kommentare zu jeder Aufgabe ermöglichen es den Teilnehmern, die Chronologie der Diskussion mit allen wichtigen Details zu sehen.
- E‑Mail-Benachrichtigungen und Integration mit Telegram helfen, schnell auf Updates zu reagieren, ohne das System ständig manuell zu überprüfen.