Ukraina biuro Domino’s Pizza zarządza siecią 65 restauracji pizzowych w całej Ukrainie. Zespół biura koordynuje kampanie marketingowe, IT, HR i procesy operacyjne.
Aby zbudować dobrze skoordynowane procesy, biuro główne musi pozostawać w kontakcie z sub-franczyzobiorcami w regionach. Worksection pomogło uporządkować komunikację i zapewnić przejrzystość w zakresie przestrzegania procesów biznesowych Domino’s.
O firmie
Domino’s Pizza jest jedną z wiodących światowych marek dostaw pizzy, reprezentowaną w ponad 90 krajach. Firma działa na Ukrainie od 15 lat i obsługuje klientów w 15 miastach.Ukrainskie biuro koordynuje operacje, marketing i rozwój. Zajmuje się multidisciplinary zespół składający się z kilku dziesięciu specjalistów.
Prośba
Wcześniej komunikacja między ukraińskim biurem głównym a franczyzobiorcami opierała się na komunikatorach i arkuszach kalkulacyjnych. To stwarzało trudności z kontrolą zadań i koordynacją projektów.
Informacje mogły być duplikowane, ginąć lub nie docierać do odpowiednich osób na czas. Brak wspólnego systemu zarządzania prowadził do opóźnień w kampaniach i komplikował przydzielanie zasobów.
Domino’s Pizza potrzebowało narzędzia, które ujednolici zarządzanie zadaniami, zapewni skuteczną interakcję między ukraińskim biurem głównym a franczyzobiorcami oraz poprawi kontrolę zasobów.
“Aby zadanie mogło być zakończone w sposób przewidywalny i z optymalnym alokowaniem zasobów, ważne jest, aby zostało poprawnie ustawione. Worksection w tym pomaga,” Andriy Bondarev, CMO Domino’s Pizza Ukraina
Wyzwania klienta
Centralizacja pracy z subfranchisingiem
Problem: W placówkach sieci znajdują się zadania w ramach ogólnej działalności i lokalnych inicjatyw. Brak wspólnej platformy zarządzania doprowadził do chaosu. Informacje były rozproszone pomiędzy narzędziami, co opóźniało etapy akceptacji ogólnych kampanii promocyjnych Domino’s.
Rozwiązanie: Wykorzystanie Worksection pozwoliło na wdrożenie struktury projektu z zadaniami i zadaniami podrzędnymi na dwóch poziomach. To uczyniło procesy zespołu przejrzystymi.
Zespół głównego ukraińskiego biura może w każdej chwili sprawdzić status zadań restauracji w regionach. Żadna działalność nie ginie, ponieważ ma odpowiedzialną osobę, priorytet i termin.
“Worksection ułatwia koordynację i oszczędza zasoby. Wystarczy sprawdzać status zadań kilka razy w tygodniu, aby ocenić dynamikę pracy,” Andriy Bondarev, CMO Domino’s Pizza Ukraina
Przechowywanie danych
Problem: Bez Worksection archiwizacja danych dotyczących projektów i zadań była czasochłonna. Informacje gubiły się w czatach i ogłoszeniach, a ludzie zapominali, gdzie wszystko było. Utrudniało to przeglądanie i planowanie przyszłości.
“To klasyczna historia odwrotnego inżynierowania: jeśli nie ma dokumentacji, trzeba szukać starych pracowników, aby dowiedzieć się szczegółów. Worksection pomogło nam rozwiązać ten problem,” Andriy Bondarev, CMO Domino’s Pizza Ukraina
Rozwiązanie: Firma była w stanie zwiększyć efektywność zarządzania i przyspieszyć analizę danych dla przyszłych projektów. Wdrożenie Worksection pozwoliło przechowywać historię projektu w jednym miejscu.
Archiwum zadań, dyskusji i plików jest dostępne przez cały czas, co znacznie ułatwia analizę przeszłych działań. Menedżerowie mogą szybko śledzić logikę podejmowania decyzji. Mogą przeglądać plany mediów, zatwierdzenia i strategie, aby zrozumieć czynniki wpływające na wyniki kampanii.
Rozdzielanie obciążenia pracą
Problem: Trudno było przewidzieć szczytowe obciążenia z wyprzedzeniem bez jednego narzędzia. Istniało ryzyko przeciążenia specjalistów i spowodowania opóźnień. Miało to duży wpływ na marketing sprzedaży, gdzie ważne jest, aby z wyprzedzeniem planować czas i zasoby na dużych sezonowych promocjach.
Rozwiązanie: Narzędzia Worksection umożliwiły firmie zbalansowanie obciążenia pracą i efektywniejsze wykorzystanie dostępnych zasobów.
Menedżerowie mogą teraz przeglądać planowane zadania przy użyciu interaktywnej osi czasu. Wykresy Gantta wizualnie podkreślają najintensywniejsze okresy aktywności, a wygodne filtry pozwalają wybrać okres do przeglądania zaledwie kilkoma kliknięciami.
Tablice Kanban i listy kontrolne również pomagają kierownikom projektów systematyzować swoją pracę i dzielić ją na zarządzalne etapy. Pomaga to uniknąć przeciążenia podczas długoterminowego planowania.
Optymalizuj zasoby zespołu
Problem: Wiele próśb od franczyzobiorców z różnych miast utrudniało przydzielanie zasobów w zespole. Z powodu dużej liczby priorytetowych zadań niektóre regiony mogły długo czekać na rozpatrzenie swoich próśb.
Rozwiązanie: Po przeglądzie archiwum projektów za pomocą Worksection zespół znalazł proces biznesowy, który powodował najwięcej opóźnień. Powodem było ciężkie obciążenie w określonym obszarze pracy, co podkreśliło potrzebę zwiększenia liczby pracowników.
Zarząd podjął decyzję o zwiększeniu zespołu na podstawie faktów. Zwiększenie liczby zespołu znacznie skróciło czas oczekiwania na zakończenie zadań i poprawiło komunikację między sub-franczyzobiorcami a działem marketingu w ukraińskim biurze głównym.
Przejrzysta komunikacja
Problem: Brak jednego kanału komunikacyjnego powodował, że ważne aktualizacje ginęły lub były ignorowane. To powodowało opóźnienia w realizacji zadań, ponieważ zespół otrzymywał odpowiednie informacje na czas.
Rozwiązanie: Worksection rozwiązało problem z wygodnym systemem komentowania w zadaniach, powiadomieniami e‑mailowymi i integracją z Telegramem.
“Moim ulubionym elementem jest możliwość odpowiadania na zadania bezpośrednio z Telegramu lub e‑maila. Po prostu widzisz wiadomość, odpowiadasz, a cały zespół od razu otrzymuje aktualizację,” Andriy Bondarev, CMO Domino’s Pizza Ukraina
- Komentarze do każdego zadania pozwalają uczestnikom zadania zobaczyć chronologię dyskusji ze wszystkimi ważnymi szczegółami.
- Powiadomienia e‑mailowe i integracja z Telegramem pomagają szybko odpowiadać na aktualizacje bez konieczności ciągłego sprawdzania systemu ręcznie.