L’ufficio ucraino di Domino’s Pizza gestisce una rete di 65 ristoranti di pizza in tutta l’Ucraina. Il team dell’ufficio coordina campagne di marketing, IT, HR e processi operativi.
Per costruire processi ben coordinati, l’ufficio centrale ha bisogno di rimanere in contatto con i sub-franchisee nelle diverse regioni. Worksection ha aiutato a strutturare la comunicazione e garantire una trasparente conformità ai processi aziendali di Domino’s.
Informazioni sull’azienda
Domino’s Pizza è uno dei marchi di consegna di pizza leader nel mondo, rappresentato in oltre 90 paesi. L’azienda opera in Ucraina da 15 anni e serve clienti in 15 città.L’ufficio ucraino coordina operazioni, marketing e sviluppo. Riunisce un team multidisciplinare di diverse decine di specialisti.
Richiesta
In precedenza, la comunicazione tra l’ufficio centrale ucraino e i franchisee si basava su messaggeri e fogli di calcolo. Questo ha creato difficoltà nel controllo dei compiti e nella coordinazione dei progetti.
Le informazioni potevano essere duplicate, perse o non raggiungere le persone giuste in tempo. La mancanza di un sistema di gestione comune ha portato a ritardi nelle campagne e ha complicato l’allocazione delle risorse.
Domino’s Pizza aveva bisogno di uno strumento che unificasse la gestione dei compiti, garantisse un’interazione efficace tra l’ufficio centrale ucraino e i franchisee e migliorasse il controllo delle risorse.
“Per portare a termine un compito in modo prevedibile e con un’allocazione ottimale delle risorse, è importante definirlo correttamente. Worksection aiuta in questo,” Andriy Bondarev, CMO di Domino’s Pizza Ucraina
Problemi del cliente
Centralizzazione del lavoro con i subfranchising
Il problema: I punti vendita della catena hanno compiti nell’ambito dell’attività generale e delle iniziative locali. La mancanza di una piattaforma di gestione comune ha portato al caos. Le informazioni erano disperse tra gli strumenti, il che ha ritardato i passaggi di approvazione per le campagne promozionali complessive di Domino’s.
Soluzione: Utilizzare Worksection ci ha permesso di implementare una struttura di progetto con compiti e sotto-compiti a due livelli. Questo ha reso i processi del team trasparenti.
Il team dell’ufficio centrale ucraino può controllare lo stato dei compiti dei ristoranti nelle regioni in qualsiasi momento. Nessuna attività è persa, poiché ha una persona responsabile, priorità e scadenza.
“Worksection facilita la coordinazione e risparmia risorse. È sufficiente controllare lo stato dei compiti più volte a settimana per valutare la dinamica del lavoro,” Andriy Bondarev, CMO di Domino’s Pizza Ucraina
Archiviazione dei dati
Il problema: senza Worksection, archiviare dati su progetti e compiti era ingombrante. Le informazioni si perdevano in chat e segni, e le persone dimenticavano dove fosse tutto. Questo rendeva difficile rivedere e pianificare in anticipo.
“È una classica storia di reverse engineering: se non c’è documentazione, devi cercare vecchi dipendenti per scoprire i dettagli. Worksection ci ha aiutato a risolvere questo problema,” Andriy Bondarev, CMO di Domino’s Pizza Ucraina
Soluzione: L’azienda è stata in grado di aumentare l’efficienza gestionale e accelerare l’analisi dei dati per progetti futuri. L’implementazione di Worksection ha permesso di archiviare la cronologia del progetto in un unico posto.
L’archivio di compiti, discussioni e file è disponibile in qualsiasi momento, rendendo molto più semplice analizzare le attività passate. I manager possono seguire rapidamente la logica delle decisioni. Possono rivedere piani media, approvazioni e strategie per comprendere i fattori che influenzano le performance delle campagne.
Distribuzione del carico di lavoro
Problema: Era difficile prevedere in anticipo i picchi di carico di lavoro senza un unico strumento. C’era il rischio di sovraccaricare gli specialisti e causare ritardi. Questo ha avuto un grande impatto sul trade marketing, dove è importante pianificare in anticipo tempo e risorse per grandi promozioni stagionali.
Soluzione: Gli strumenti di Worksection hanno consentito all’azienda di bilanciare i carichi di lavoro e utilizzare in modo più efficiente le risorse disponibili.
I manager ora possono visualizzare i compiti pianificati utilizzando una timeline interattiva. I diagrammi di Gantt evidenziano visivamente i periodi di attività più intensi, e i filtri convenienti consentono di selezionare un periodo da esaminare con pochi clic.
Le bacheche Kanban e le liste di controllo aiutano anche i project manager a sistematizzare il loro lavoro e suddividerlo in fasi gestibili. Questo aiuta a evitare sovraccarichi durante la pianificazione a lungo termine.
Ottimizzare le risorse del team
Il problema: Molte richieste di franchisee provenienti da diverse città rendevano difficile allocare risorse tra il team. A causa del gran numero di compiti prioritari, alcune regioni potevano aspettare a lungo prima che le loro richieste venissero elaborate.
Soluzione: Dopo aver esaminato l’archivio del progetto utilizzando Worksection, il team ha trovato il processo aziendale che causava i maggiori ritardi. La ragione era un carico di lavoro pesante in un particolare settore di lavoro, il che ha evidenziato la necessità di espandere il personale.
La direzione ha preso la decisione di espandere il team sulla base di fatti. L’aumento delle dimensioni del team ha ridotto significativamente il tempo di attesa per il completamento dei compiti e migliorato la comunicazione tra i sub-franchisee e il dipartimento marketing dell’ufficio centrale ucraino.
Comunicazione trasparente
Problema: Mancando di un canale di comunicazione unico, aggiornamenti importanti venivano persi o ignorati. Questo causava ritardi nell’esecuzione dei compiti, poiché il team riceveva informazioni pertinenti in tempo.
Soluzione: Worksection ha risolto il problema con un comodo sistema di commento sui compiti, notifiche via email e integrazione con Telegram.
“La mia funzione preferita è la possibilità di rispondere ai compiti direttamente da Telegram o email. Vedi semplicemente un messaggio, rispondi e l’intero team riceve un aggiornamento immediatamente,” Andriy Bondarev, CMO di Domino’s Pizza Ucraina
- Commenti a ciascun compito consentono ai partecipanti al compito di vedere la cronologia della discussione con tutti i dettagli importanti.
- Notifiche via email e integrazione con Telegram aiutano a rispondere rapidamente agli aggiornamenti senza dover controllare manualmente il sistema costantemente.