Украинский офис Domino’s Pizza управляет сетью из 65 пиццерий по всей Украине. Команда офиса координирует маркетинговые кампании, ИТ, HR и операционные процессы.
Чтобы построить хорошо скоординированные процессы, головной офис должен поддерживать связь с субфранчайзи в регионах. Worksection помог структурировать коммуникацию и обеспечить прозрачное соблюдение бизнес-процессов Domino’s.
О компании
Domino’s Pizza является одним из ведущих брендов доставки пиццы в мире, представленным более чем в 90 странах. Компания работает в Украине уже 15 лет и обслуживает клиентов в 15 городах.Украинский офис координирует операции, маркетинг и развитие. В нем собрана многопрофильная команда из нескольких десятков специалистов.
Запрос
Ранее связь между украинским головным офисом и франчайзи осуществлялась на основе мессенджеров и таблиц данных. Это создавало трудности с контролем задач и координацией проектов.
Информация могла дублироваться, теряться или не доходить до нужных людей вовремя. Отсутствие единой системы управления приводило к задержкам в кампаниях и усложняло распределение ресурсов.
Domino’s Pizza нужен был инструмент, который объединил бы управление задачами, обеспечил эффективное взаимодействие между украинским головным офисом и франчайзи и улучшил контроль ресурсов.
“Чтобы задача была выполнена предсказуемо и с оптимальным распределением ресурсов, важно правильно ее задать. В этом помогает Worksection,” Андрей Бондарев, CMO Domino’s Pizza Украина
Задачи клиента
Централизация работы с субфранчайзингом
Проблема: У заведений сети есть задачи в рамках общей деятельности и локальных инициатив. Отсутствие единой платформы управления привело к хаосу. Информация была разбросана между инструментами, что задерживало этапы одобрения общих рекламных кампаний Domino’s.
Решение: Использование Worksection позволило нам реализовать структуру проекта с задачами и подзадачами на двух уровнях. Это сделало процессы команды прозрачными.
Команда главного украинского офиса может в любой момент проверить статус задач ресторанов в регионах. Никакая активность не теряется, поскольку у нее есть ответственный исполнитель, приоритет и срок исполнения.
“Worksection облегчает координацию и экономит ресурсы. Достаточно несколько раз в неделю проверять статус задач, чтобы оценить динамику работы,” Андрей Бондарев, CMO Domino’s Pizza Украина
Хранение данных
Проблема: Без Worksection архивирование данных о проектах и задачах было обременительным. Информация терялась в чатах и сообщениях, и люди забывали, где все находится. Это усложняло обзор и планирование на будущее.
“Это классическая история обратного проектирования: если нет документации, вам нужно искать старых сотрудников, чтобы узнать детали. Worksection помог нам решить эту проблему,” Андрей Бондарев, CMO Domino’s Pizza Украина
Решение: Компания смогла повысить эффективность управления и ускорить анализ данных для будущих проектов. Внедрение Worksection позволило хранить историю проекта в одном месте.
Архив задач, обсуждений и файлов доступен в любое время, что значительно упрощает анализ прошлых действий. Менеджеры могут быстро проследить логику принятия решений. Они могут просматривать медиа-планы, одобрения и стратегии, чтобы понять факторы, влияющие на эффективность кампаний.
Распределение нагрузки
Проблема: Без единого инструмента было трудно предсказать пик нагрузок заранее. Существовал риск перегрузки специалистов и задержек. Это сильно влияло на торговый маркетинг, где важно заранее планировать время и ресурсы для крупных сезонных акций.
Решение: Инструменты Worksection позволили компании сбалансировать нагрузки и более эффективно использовать доступные ресурсы.
Теперь менеджеры могут просматривать запланированные задачи с помощью интерактивной временной шкалы. Диаграммы Ганта визуально выделяют наиболее активные периоды, а удобные фильтры позволяют выбрать период для обзора всего за несколько кликов.
Доски канбан и контрольные списки также помогают управляющим проектами систематизировать свою работу и разбивать ее на управляемые этапы. Это помогает избежать перегрузок во время долгосрочного планирования.
Оптимизация ресурсов команды
Проблема: Множество запросов от франчайзи из разных городов усложняло распределение ресурсов среди команды. Из-за большого числа приоритетных задач некоторые регионы могли долго ждать обработки своих запросов.
Решение: Пересмотрев архив проектов, используя Worksection, команда обнаружила бизнес-процесс, который вызывал наибольшие задержки. Причиной была высокая нагрузка в определенной области работы, что подчеркнуло необходимость расширения штата.
Руководство приняло решение о расширении команды на основе фактов. Увеличение числа сотрудников значительно сократило время ожидания выполнения задач и улучшило коммуникацию между субфранчайзи и отделом маркетинга украинского головного офиса.
Прозрачная коммуникация
Проблема: Из-за отсутствия единого канала коммуникации важные обновления терялись или игнорировались. Это вызывало задержки в выполнении задач, так как команда получала актуальную информацию не вовремя.
Решение: Worksection решила проблему с удобной системой комментариев к задачам, уведомлениями по электронной почте и интеграцией с Telegram.
“Моя любимая функция — возможность отвечать на задачи прямо из Telegram или электронной почты. Вы просто видите сообщение, отвечаете, и вся команда сразу получает обновление,” Андрей Бондарев, CMO Domino’s Pizza Украина
- Комментарии к каждой задаче позволяют участникам задач видеть хронологию обсуждения со всеми важными деталями.
- Уведомления по электронной почте и интеграция с Telegram помогают быстро реагировать на обновления, не проверяя систему вручную постоянно.