Організація роботи і використання інтернет ресурсів для спільної роботи віддалених команд

Щороку з різних причин кількість віддалених команд зростає. Дистанційна робота має безперечно свої переваги, разом з тим виникають певні питання з управлінням задачами, синхронізацією та комунікацією. На щастя, сьогодні існує достатньо зручних, потужних інструментів для віддаленої роботи, програмних продуктів та додатків, що полегшують роботу віддалених команд та позитивно впливають на їхню продуктивність. 

Що таке віддалена команда?

Віртуальна або Віддалена команда — це група колег, які географічно знаходяться в різних місцях і можуть взаємодіяти лише за допомогою спеціальних інструментів, таких як месенджери, таск-менеджери тощо. Залежно від цілей та ролей, віддалені команди можна поділити на кілька типів.

Типи віддалених команд

Управлінські команди складаються з менеджерів компанії, які працюють в різних регіонах і забезпечують виконання стратегічних цілей компанії. 
Виконавчі команди — це групи спеціалістів, які працюють разом протягом короткого періоду для вирішення конкретних проблем. 
Виробничі команди складаються зі співробітників з чітко визначеними ролями, основна задача яких — виготовлення продукту або його частин в обумовлені терміни. 
Паралельні команди — співробітники однієї компанії, які мають працювати разом протягом короткого проміжку часу для надання експертизи, рекомендацій та підтримки.
Сервісні команди зазвичай складаються з працівників, які працюють незалежно один від одного в різних часових зонах, але мають спільну мету. 
Кросфункціональні команди — це групи фахівців різних напрямків, які генерують свіжі ідеї та можуть вирішувати складні задачі. Такі команди працюють постійно, але участь в їх роботі є вільною, тобто учасники вільно приєднуються або залишають команду. 

4 стратегії покращення роботи віддалених команд

  1. Створіть онлайн платформу для комунікації. Комунікація важлива у будь-якій роботі, але для віддаленої роботи вона критично необхідна. Тому команда повинна використовувати спеціальні інструменти та програмні продукти для спілкування з такими функціями, як аудіо- та відеодзвінки, чати, обмін документами та ін.
  2. Використовуйте емоджі. Оскільки учасники команди більшу частину часу працюють окремо, використання емоджі під час обміну повідомленнями допоможе виразити емоції та створити більш дружню атмосферу в колективі. 
  3. Організуйте віртуальний тімбілдинг. Командооб’єднуючі заходи необхідні не лише для працівників офісу, але і для колег, які працюють віддалено. Учасники команди можуть віртуально” разом переглядати фільми, грати в онлайн-ігри, влаштовувати онлайн-вечірки тощо.
  4. Використовуйте інструменти для віддаленої роботи. Працювати дистанційно нелегко, особливо для проектного менеджера, який повинен організувати робочий процес та управляти ним. Використання спеціальних інструментів для колаборації віддалених команд може полегшити цю задачу. Вибір такого інструменту залежить від типу команди.

6 кращих практик для колаборації віддалених команд

  • Використовуйте хмарні сховища для зберігання інформації. Оскільки учасники команди працюють окремо, їм необхідно використовувати хмарні сховища для зберігання та спільного користування документами. Таким чином кожен учасник команди матиме доступ і зможе працювати з цими документами.
    Читайте також: Подвійний клік, Дзвіночок і Файли
  • Розбивайте задачі на підзадачі. Наприклад, за допомогою Scrum можна розділити кожну велику задачу на історії користувачів, а їх — на підзадачі. Команда може використовувати таку структуру для декомпозиції задач, а створення карти історій — для візуалізації задач та пріоритизації. 
  • Запровадьте ведення протоколу. Так ви будете впевнені, що озвучені ідеї та задачі не загубляться. 
  • Надавайте зворотній зв’язок та відзначайте досягнення колег. Дистанційна робота не означає, що ніхто не знає, як працює той чи інший співробітник та яких результатів досягає. Керівники команд або менеджери проектів повинні завжди знаходити час, щоб надати зворотній зв’язок своїм колегам, не забуваючи про їхні досягнення. 
  • Плануйте онлайн-зустрічі. Це допоможе розуміти статус робочих процесів, актуалізувати задачі, представляти нових учасників команди або інформувати про важливі зміни. 
  • Використовуйте інструменти для управління задачами. Це дуже важливо не лише для керівників проектів, але й для всієї команди, оскільки всі учасники повинні знати про прогрес проекту, задачі, що мають бути виконані, та часові межі. Це можна робити за допомогою телефонних дзвінків або електронної пошти, але тоді існує високий ризик втратити частину інформації. Тому використання інструментів для віддаленої роботи — оптимальне і зручне рішення. 

7 типів інструментів для спільної роботи з найкращими прикладами

З усієї різноманітності потужних програмних продуктів пропонуємо огляд найкращих інструментів для роботи віддалених команд.

Таск-менеджери

Програмні продукти для віддаленої співпраці дозволяють керувати робочими процесами та відстежувати час за допомогою таких корисних інструментів, як дошки Канбан, діаграми Ганта, діаграми вигорання, дорожні карти, таймер та інші.

Worksection

Worksectionукраїнська хмарна система для управління проектами та задачами, яка пропонує класні рішення як для малого бізнесу, так і для великих компаній у різних сферах: цифрові агенства, веб-студії, інженерно-виробничі компанії, виробництва та інші. Це один з найкращих інструментів для роботи віддалених команд.

Переваги: Worksection пропонує набір дуже корисних можливостей, таких як: дашборд, зручний інтерфейс, легке відстеження часу, ефективна комунікація та звітність, високий рівень захисту даних, прості діаграми Ганта, зрозумілі дошки Канбан та багато інших. Користувачі відзначають швидку та професійну роботу команди технічної підтримки.
Недоліки: деякі користувачі хотіли б бачити більш зручний мобільний додаток та відмічають відсутність окремого чату. 
Вартість: безкоштовний тестовий період; базова версія коштує лише $49 за 20 користувачів на місяць, і пропонує широкі можливості, такі як ведення до 20 проектів, хмарне сховище на 20 Гб, відстеження часу та фінансів, діаграми Ганта та багато інших.

Рейтинг на capterra​.com: 4,9.

Asana

Asana — це відомий хмарний інструмент для управління задачами, що найкраще підходить для малих проектів/​команд. 

Переваги: широкий вибір функцій (діаграма Ганта, конструктор робочих процесів, дошки Канбан, календар, візуалізація етапів проекту тощо), інтеграція з Slack, Gmail, Google Drives тощо, належна робота мобільного додатку.
Недоліки: складна адаптація користувачів, мало безкоштовних функцій. 
Вартість: безкоштовна версія з обмеженим набором функцій, ціна платної версії стартує від $10,99 за користувача на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,5.

Jira

Потужний хмарний інструмент для управління задачами, з багатьма функціями, який підтримує Agile-підходи (такі як Scrum та Канбан) та ідеально підходить для різних проектів.

Переваги: зручний набір інструментів та функцій, класні дошки Канбан, планування та відстеження спринтів, історії користувачів, інтеграція з месенджерами (наприклад, Slack, Gmail), обмін документами, високий рівень безпеки даних.
Недоліки: інтерфейс досить складний та громіздкий для навігації через велику кількість функцій, обмеження функцій у мобільній версії.
Вартість: безкоштовна версія з обмеженими функціями, вартість платних версій починається від $7,50 за користувача на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,4

Доступ до календарів

Цей тип інструментів дозволяє співробітникам ділитися доступом до календарів і таким чином організовувати зустрічі, нагадувати про дедлайни та інші активності, що призначені на конкретний час.

Google Calendar

Це просте та зручне рішення для планування різних подій. Google Calendar має адресну книгу, функцію управління календарем, синхронізацію та систему нагадування.

Переваги: досконала синхронізація та інтеграція з іншими платформами Google, можливість створювати необмежену кількість нагадувань, обирати вигляд календаря, запрошувати гостей, а також зручний мобільний додаток.
Недоліки: інколи виникають складнощі з інтеграцією різних адрес електронної пошти, синхронізацією з іншими календарями, не дуже зручний інтерфейс та обмежені можливості автоматизації.
Вартість: безкоштовна версія для особистого використання, бізнес-версія коштує від $5 за користувача на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,8.

Microsoft Outlook

Це програмний продукт від Microsoft з багатьма можливостями, такими як надання доступу до календаря, управління відповідями, архівування та зберігання інформації.

Переваги: досконала інтеграція з іншими продуктами Microsoft, легке налаштування та користування, додаткові функції, зручне рішення для тайм-менеджменту.
Недоліки: трохи складний інтерфейс, не дуже зручний мобільний браузер, складна навігація.
Вартість: аккаунти Оutlook.com безкоштовні, але бізнес-версія коштує $5 за користувача на місяць. 

Рейтинг на capterra​.com: 4,5.

Teamup

Teamup — зручний календар для планування, організації зустрічей та обміну інформацією.

Переваги: хороша синхронізація, зручне планування в режимі реального часу, зручний інтерфейс.
Недоліки: недосконалий мобільний додаток, деякі кольори виглядають дуже схоже, що ускладнює ідентифікацію подій за кольоровими мітками.
Вартість: базова версія безкоштовна для максимум 8 підкалендарів, платна версія коштує від $8 за користувача на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,7.

Інструменти для обміну повідомленнями

Спеціально розроблені інструменти для миттєвого обміну повідомленнями, створення каналів та груп, з можливістю використання емоджі для комфортнішої комунікації між членами віддалених команд.

Slack

Slack — це інструмент для комунікації віддалених команд, який добре підходить для різних сегментів бізнесу. 

Переваги: можливість створення каналів, обмін файлами, хороші можливості інтеграції, велика кількість користувачів (до 100). 
Недоліки: незручний інтерфейс, недосконалий мобільний додаток.
Вартість: безкоштовний тестовий період, стандартний тарифний план — від $6,66 за користувача на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,7.

Microsoft Teams

Microsoft Teams — це віртуальний інструмент для колаборації команд, який дозволяє створювати канали, проводити дзвінки, планувати події та працювати з поштою.

Переваги: дуже хороша інтеграція з продуктами Microsoft.
Недоліки: деякі користувачі скаржаться на неможливість інтегрувати цей інструмент з іншими продуктами, крім Microsoft.
Вартість: Microsoft Teams має безкоштовну версію, вартість Рremium-пакету стартує від $4 за користувача на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,4.

Discord

Цей інструмент пропонує можливості відкритих/​особистих комунікацій між користувачами за допомогою відео, аудіо та текстових повідомлень.

Переваги: обмін особистими повідомленнями, форуми, чат у режимі реального часу, коментарі, спільний доступ до файлів та управління групою.
Недоліки: відсутність функцій для бізнесу, незручний інтерфейс, обмеження у безкоштовній версії.
Вартість: доступна безкоштовна версія, платна версія коштує від $9,99 за користувача на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,7.

Інструменти для спільної роботи з документами

Інструменти для спільної роботи з документами синхронізують два документи — актуальну версію і попередню версію. Це означає, що будь-які зміни у документі, що знаходиться в одній папці, зберігаються та відображаються в іншій. Давайте розглянемо, які інструменти можна використовувати для спільної роботи з документами.

FreeFileSync

Це зручне рішення для синхронізації документів, яке допомагає порівняти документи у різних папках та синхронізувати їх для автоматичного створення резервних копій.

Переваги: чудово підходить для переміщення файлів, створення резервних копій документів та проектів, має відкритий доступ, регулярно оновлюється. 
Недоліки: дещо заплутаний інтерфейс для нових користувачів, складна навігація, вбудована пам’ять зберігає лише останній набір синхронізованих файлів.
Вартість: відкрите програмне забезпечення. 

Рейтинг на capterra​.com: 4,7.

Cyberduck

Cyberduck — хмарне сховище з можливістю простого дублювання та синхронізації файлів. 

Переваги: зрозумілий інтерфейс, просте переміщення файлів, можливість віддаленого редагування, швидка робота, можливість створення дублікатів файлів. 
Недоліки: складний доступ до деяких файлів WordPress. 
Вартість: цей ресурс безкоштовний, але для отримання більшого набору функцій необхідні добровільні внески.

Рейтинг на capterra​.com: 4,6.

Sync​.com

Sync​.com пропонує можливості зберігання документів, трансферу файлів, синхронізації у режимі реального часу, архівування та зберігання, контроль доступу та багато інших корисних функцій.

Переваги: доступна ціна, підтримка багатьох платформ, високий рівень безпеки.
Недоліки: повільне завантаження файлів, недосконалий інтерфейс та складна навігація, інколи синхронізація файлів між різними комп’ютерами триває кілька днів.
Вартість: безкоштовна версія Starter з обмеженими функціями, платна версія коштує $5 за користувача на місяць за зберігання 1 Тб даних.

Рейтинг на capterra​.com: 4,4.

Хмарні сховища 

Дозволяють кожному, хто має спеціальний доступ, розміщувати, скачувати та читати будь-які документи.

Dropbox Business

Dropbox — це хмарне сховище з можливостями обміну файлами та повідомленнями, редагування зображень, конвертації файлів, класифікації документів тощо.

Переваги: чудово підходить для управління інформацією та спільної роботи з файлами, оптимальна синхронізація файлів, хороший рівень безпеки даних.
Недоліки: безкоштовний акаунт має дуже обмежені можливості зберігання, не дуже інтуїтивна навігація, інколи проблеми з інтеграцією.
Вартість: безкоштовна версія з обмеженим обсягом зберігання даних, платна версія коштує від $12,63 за користувача на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,5.

Google Cloud Storage

Інструмент для зберігання, архівування та аналізу даних.

Переваги: великий обсяг для зберігання, дуже проста організація папок, зручний інтерфейс, надійність та безпека. 
Недоліки: проблеми з інтеграцією з деякими таск-менеджерами, повільна робота. 
Вартість: стандартний пакет коштує від $0,020 за Гб на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,8.

Amazon Drive

Amazon Drive — це хмарне сховище для організації, зберігання та синхронізації файлів. 

Переваги: автоматична синхронізація файлів, доступ з будь-якого пристрою, дуже швидке завантаження файлів.
Недоліки: обмежені можливості безкоштовної версії (до 5 Гб), неінтуїтивний інтерфейс. 
Вартість: безкоштовне зберігання до 5 Гб, зберігання 100 Гб даних коштує $1,99 за користувача на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,0.

Відео-конференції

Такі інструменти надають можливість проводити відео-конференції всім користувачам, які мають відповідний доступ. Завдяки відео, що є дуже важливим для віддалених команд, учасники можуть бачити емоції та жести один одного, що полегшує комунікацію.

Google Meet

Дуже зручний інструмент для колаборації віртуальних команд, який дозволяє підтримувати зв’язок з клієнтами або учасниками команди незалежно від місця їх перебування.

Переваги: простий доступ, повністю безкоштовний, необмежена тривалість дзвінка. 
Недоліки: інколи погана якість з’єднання, збої в роботі та при демонстрації екрану. 
Вартість: безкоштовно.

Рейтинг на capterra​.com: 4,5.

Big Marker

Це дуже потужна платформа для проведення вебінарів та різних подій онлайн. Вона пропонує широкий вибір кастомізованих шаблонів та конструкторів, а також можливість використовувати чат, віртуально піднімати руку та управляти Q&A. 

Переваги: дуже інтуїтивний інтерфейс, легке налаштування, стабільна робота, швидка до ефективна технічна підтримка. 
Недоліки: дещо заплутана крива навчання, довгий процес налаштування, інколи виникають збої в роботі. 
Вартість: 7‑денний безкоштовний тестовий період, подальше користування коштує від $99 на місяць за 100 користувачів. 

Рейтинг на capterra​.com: 4,8.

Hibox

Hibox — це платформа для спільної роботи учасників команди, з підтримкою комунікації та відстеженням робочих процесів. Це допомагає підтримувати зв’язок з командою та управляти задачами. 

Переваги: можливість завантажувати документи, призначати задачі та отримувати регулярні нагадування. Програма зручна в роботі, до того ж, ціна дешевша порівняно з конкурентами.
Недоліки: затримка повідомлень, невеликий набір емоджі, інколи виникають помилки. 
Вартість: безкоштовний пробний період, подальше користування коштує $6 за користувача на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,5.

Дошки

Використання інтернет ресурсів для спільної роботи також вварто взяти до уваги. Дошки — це інструмент, схожий за функцією на звичайну дошку, але віртуальний. Тут учасники команди можуть так само клеїти стікери, створювати графіки, схеми, таблиці та малювати. 

Metro Retro

Metro Retro — чудова онлайн-платформа, яку можна використовувати як фліпчарт і дошку для нотаток із наклейками. Це корисно під час дискусій і дозволяє візуалізувати ідеї. Зручний інструмент для проведення ретроспективних зустрічей.

Переваги: дуже зручний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, проста навігація.
Недоліки: незручне управління графічними шарами при вставці фонів і картинок.
Варість: безкоштовна пробна та платна версії, вартість якої стартує від $6 за користувача на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,0.

Jamboard

Jamboard від Google пропонує можливості онлайн-малювання та створення схем для візуалізації ідей.

Переваги: дуже простий і зрозумілий інтерфейс та навігація.
Недоліки: деякі користувачі скаржаться на незначні збої в роботі та обмежений набір інструментів.
Вартість: доступна безкоштовна версія, для більшого набору функцій необхідно зв’язатися з Google.

Рейтинг на capterra​.com: 4,3.

Draw​.io (Diagrams​.net)

Draw​.io — дуже потужний інструмент для створення діаграм, блок-схем, діаграм UML, структури декомпозиції проекту тощо.

Переваги: класний набір шаблонів, багато корисних функцій, інтеграція з GitHub, Dropbox та One Drive.
Недоліки: будь-хто, маючи доступ, може вносити зміни у будь-який час, хмарне сховище відсутнє.
Вартість: безкоштовна версія, платна версія вартістю від $5,25 за користувача на місяць.

Рейтинг на capterra​.com: 4,6.

Для досягнення високої продуктивності віддалені команди можуть застосовувати різні стратегії. Однією з найкращих є використання сучасних потужних інструментів, які пропонують можливості управління часом та задачами, комунікацію та обмін інформацією. Який інструмент обрати — вирішувати тільки вам.

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Якщо ви зацікавлені в успішному управління проєктами, розуміння RAID стане вам у пригоді. RAID, що є абревіатурою від Risks, Assumptions, Issues, and Dependencies, допомагає керувати ризиками будь-якого...
18 червня 2024   •   22 min read
Школа PM
Гібридна робота – це гнучка модель зайнятості, яка поєднує в собі елементи як віддаленої, так і офісної роботи. За такого підходу працівники мають можливість розподіляти свій робочий час між роботою в...
9 червня 2024   •   23 min read
Школа PM
Підходи «Зверху вниз» і «Знизу вгору» окреслюють, як організації орієнтуються в процесі прийняття рішень та їхнього виконання. Ці підходи розмежовують стилі управління та втілюють різні культури в організаціях...
5 червня 2024   •   11 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂