Организация работы удаленных команд: ТОП 21 инструментов

Количество удаленных команд растет с каждым годом. Дистанционная работа имеет свои преимущества, но вместе с тем возникают вопросы об управлении задачами, синхронизации действий и коммуникациями между сотрудниками. К счастью, сегодня существует множество удобных инструментов для удаленной работы, программных продуктов и приложений, облегчающих работу удаленных команд и положительно влияющих на их производительность. 

Что такое удаленная команда?

Виртуальная или Удаленная команда – это группа коллег, которые географически находятся в разных местах и ​​могут взаимодействовать только с помощью специальных инструментов, таких, как мессенджеры, таск-менеджеры и т.д. В зависимости от целей и ролей удаленные команды можно разделить на несколько типов.

Типы удаленных команд

Управленческие команды состоят из менеджеров компании, работающих в разных регионах и обеспечивающих выполнение стратегических целей компании. 
Исполнительные команды – это группы специалистов, которые работают вместе в течение короткого периода для решения конкретных проблем. 
Производственные команды состоят из сотрудников с четко определенными ролями, основная задача которых – регулярное изготовление продукта или его частей в оговоренные сроки. 
Параллельные команды – сотрудники одной компании, которые должны работать вместе в течение короткого периода времени для предоставления экспертизы, рекомендаций и поддержки.
Сервисные команды обычно состоят из сотрудников, работающих независимо друг от друга в разных часовых поясах, но имеющих общую цель. 
Кроссфункциональные команды – это группы специалистов разных направлений, которые генерируют свежие идеи и могут решать сложные задачи. Такие команды работают постоянно, но участие в их работе не регламентируется, то есть участники свободно присоединяются к коллективу или покидают его. 

4 стратегии улучшения работы удаленных команд

  1. Создайте онлайн платформу для общения. Коммуникация важна в любой работе, но для удаленной работы она критически необходима. Поэтому команда должна использовать для общения специальные инструменты и программные продукты с такими функциями как аудио- и видеозвонки, чаты, обмен документами и т.д.
  2. Используйте эмоджи. Поскольку участники команды большую часть времени работают отдельно, использование эмоджи при обмене сообщениями поможет выразить эмоции и создать более дружественную атмосферу в коллективе. 
  3. Организуйте виртуальный тимбилдинг. Такие мероприятия необходимы не только для сотрудников офиса, но и для работающих удаленно коллег. Участники команды могут "виртуально" вместе просматривать фильмы, играть в онлайн-игры, устраивать zoom-вечеринки и т.д.
  4. Используйте инструменты для удаленной работы. Работать дистанционно нелегко, особенно для проектного менеджера, который должен организовать рабочий процесс и управлять им. Использование специальных инструментов для коллаборации удаленных команд может облегчить эту задачу. Выбор такого инструмента зависит от типа команды.

6 лучших практик для коллаборации удаленных команд

  • Используйте облачные хранилища для размещения информации. Поскольку участники команды работают отдельно, им необходимо использовать продукты для совместного использования файлов. Таким образом, каждый участник команды будет иметь к ним доступ и сможет работать с тем, что ему необходимо.  
  • Разбивайте задачи на подзадачи. Например, с помощью Scrum можно разделить каждую большую задачу на user stories, а их – на подзадачи. Команда может использовать такую ​​структуру для декомпозиции задач, а создание карты историй – для визуализации и приоритизации. 
  • Предоставляйте обратную связь и отмечайте достижения коллег. Удаленная работа не означает, что никто не знает, как работает тот или иной сотрудник и каких результатов достигает. Руководители команд или менеджеры проектов должны всегда находить время, чтобы предоставить обратную связь своим коллегам, не забывая об их успехах. 
  • Планируйте онлайн-встречи. Это поможет понимать статус рабочих процессов, актуализировать задачи, представлять новых участников команды или информировать о важных изменениях. 
  • Подводите письменно итоги таких совещаний. Так вы будете уверены, что озвученные на встрече идеи и задачи не потеряются.  
  • Используйте инструменты для управления проектами. Это очень важно не только для руководителей проектов, но и для всей команды, поскольку все участники должны знать о прогрессе проекта, задачах, которые должны быть выполнены, и временных границах. Это можно делать с помощью телефонных вызовов или электронной почты, но тогда высок риск потерять часть информации. Поэтому использование инструментов для удаленной работы – оптимальное и удобное решение. 

7 типов инструментов для коллаборации с лучшими примерами

Из всего разнообразия мощных программных продуктов предлагаем обзор лучших инструментов для удаленных команд.

Таск-менеджеры

Программные продукты для удаленного сотрудничества позволяют управлять рабочими процессами и отслеживать время с помощью таких полезных инструментов, как доски Канбан, диаграммы Ганта и выгорания, дорожные карты, таймер и другие.

Worksection

Worksectionукраинская облачная платформа для управления проектами и задачами, которая предлагает прогрессивные решения как для малого бизнеса, так и для крупных компаний в разных областях: цифровые агентства, веб-студии, инженерно-производственные компании и другие. Это один из лучших инструментов для удаленных команд.

Преимущества: Worksection предлагает набор полезных возможностей, таких, как: дашборд, удобный интерфейс, легкое отслеживание времени, эффективная коммуникация и отчетность, высокий уровень защиты данных, простые диаграммы Ганта, понятные доски Канбан и другие. Пользователи отмечают быструю и профессиональную работу команды технической поддержки.
Недостатки: некоторые пользователи хотели бы видеть более удобное мобильное приложение, также среди недоработок отмечают отсутствие отдельного чата. 
Стоимость: бесплатный тестовый период; базовая версия стоит всего $49 за 20 пользователей в месяц, и предлагает широкие возможности, такие как ведение до 20 проектов, облачное хранилище на 20 Гб, отслеживание времени и финансов, диаграммы Ганта и многие другие инструменты.

Рейтинг на capterra.com: 4,9.

Asana

Asana — это известный облачный инструмент для управления задачами, наиболее подходящий для малых проектов/команд. 

Преимущества: широкий выбор функций (диаграмма Ганта, конструктор рабочих процессов, доски Канбан, календарь, визуализация этапов проекта и т.п.), интеграция со Slack, Gmail, Google Drives, корректная работа мобильного приложения.
Недостатки: сложно разобраться в интерфейсе, мало бесплатных функций. 
Стоимость: бесплатная версия с ограниченным набором функций, цена платной версии стартует от $10,99 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,5.

Jira

Мощный облачный инструмент для управления задачами с множеством функций, который поддерживает Agile подходы (такие, как Scrum и Канбан) и идеально подходит для различных по сложности и направлению проектов.

Преимущества: удобный набор инструментов и функций, классные доски Канбан, планирование и отслеживание спринтов, история пользователей, интеграция с мессенджерами (например, Slack, Gmail), обмен документами, высокий уровень безопасности данных.
Недостатки: интерфейс достаточно сложен и громоздок для навигации, ограниченный функционал в мобильной версии.
Стоимость: бесплатная версия с небольшим списком возможностей, стоимость платных версий начинается с $7,50 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,4. 

Доступ к календарям

Этот инструмент позволяет сотрудникам делиться доступом к календарям и таким организовывать встречи, напоминать о дедлайнах задач и активностях, запланированных на конкретное время.

Google Calendar

Это простое и удобное решение для планирования различных событий. Google Calendar имеет адресную книгу, функцию управления календарем, синхронизацию и систему напоминаний.

Преимущества: совершенная синхронизация и интеграция с другими продуктами Google, возможность создавать неограниченное количество напоминаний, выбирать вид календаря и приглашать гостей, удобное мобильное приложение.
Недостатки: иногда возникают сложности с интеграцией различных адресов электронной почты, синхронизацией с другими календарями, также в списке недостатков не очень удобный интерфейс и ограниченные возможности автоматизации.
Стоимость: бесплатная версия для личного использования, бизнес-версия стоит от $5 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,8.

Microsoft Outlook

Это программное обеспечение Microsoft с множеством возможностей, среди них: предоставление доступа к календарю, управление ответами, архивирование и хранение информации.

Преимущества: совершенная интеграция с другими продуктами Microsoft, легкая настройка и использование, дополнительные функции, удобное решение для тайм-менеджмента.
Недостатки: несколько сложный интерфейс, не очень удобная мобильная версия, малопонятная навигация.
Стоимость: аккаунты Оutlook.com бесплатны, но бизнес-версия стоит $5 за пользователя в месяц.  

Рейтинг на capterra.com: 4,5.

Teamup

Teamup – удобный календарь для планирования, организации встреч и обмена информацией.

Преимущества: хорошая синхронизация, удобное планирование в режиме реального времени, приятный интерфейс.
Недостатки: несовершенное мобильное приложение, некоторые цвета выглядят очень похоже, что затрудняет идентификацию событий по цветовым меткам.
Стоимость: базовая версия бесплатна для максимум 8 подкалендарей, платная версия стоит от $8 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,7.

Обмен сообщениями

Специально разработанные инструменты для мгновенного обмена сообщениями, создания каналов и групп с возможностью использования эмоджи для более комфортной коммуникации между членами удаленных команд.

Slack

Slack – это инструмент для коммуникации удаленных команд, который хорошо подходит для разных сегментов бизнеса. 

Достоинства: возможность создания каналов, обмен файлами, проработанные интеграции, большое количество пользователей (до 100). 
Недостатки: неудобный интерфейс, далеко не идеальное мобильное приложение.
Стоимость: бесплатный тестовый период, стандартный тарифный план – от $6,66 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,7.

Microsoft Teams

Microsoft Teams – это виртуальный инструмент для коллаборации команд, позволяющий создавать каналы, проводить звонки, планировать события и работать с почтой.

Достоинства: очень хорошая интеграция с продуктами Microsoft.
Недостатки: некоторые пользователи жалуются на невозможность адекватно использовать этот инструмент с продуктами других производителей, кроме Microsoft.
Стоимость: Microsoft Teams имеет бесплатную версию, стоимость Premium-пакета стартует от $4 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,4.

Discord

Этот инструмент предлагает возможность открытых/личных коммуникаций между пользователями с помощью видео, аудио и текстовых сообщений.

Преимущества: обмен личными сообщениями, форумы, чат в режиме реального времени, комментарии, общий доступ к файлам и управление группой.
Недостатки: отсутствие полезных инструментов для бизнеса, неудобный интерфейс, ограниченность функционала бесплатной версии.
Стоимость: доступен бесплатный триал, платная версия стоит от $9,99 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,7.

Синхронизация документов

Эти инструменты синхронизируют два документа – актуальную версию и предыдущий вариант. Это означает, что любые изменения, которые внесли в документ, находящийся в одной папке, сохраняются и отображаются в другой.

FreeFileSync

Это удобное решение для синхронизации документов, которое помогает сравнить документы в разных папках и синхронизировать их для автоматического создания резервных копий.

Преимущества: отлично подходит для перемещения файлов, создания резервных копий документов и проектов, имеет открытый доступ, регулярно обновляется.   
Недостатки: несколько запутанный интерфейс для новых пользователей, сложная навигация, в памяти сохраняется только последний набор синхронизированных файлов.
Стоимость: открытое ПО. 

Рейтинг на capterra.com: 4,7.

Cyberduck

Cyberduck – облачное хранилище с возможностью простого дублирования и синхронизации файлов. 

Достоинства: понятный интерфейс, простое перемещение файлов, возможность удаленного редактирования, быстрая работа, возможность создания дубликатов файлов. 
Недостатки: сложный доступ к некоторым файлам WordPress. 
Цена: этот ресурс бесплатный, но для получения большего набора функций необходимы добровольные взносы.

Рейтинг на capterra.com: 4,6.

Sync.com

Sync.com предлагает возможности для хранения документов, трансфера файлов, синхронизации в режиме реального времени, архивирования и хранения. Есть контроль доступа и много других полезных функций.

Достоинства: доступная цена, поддержка разных платформ, высокий уровень безопасности.
Недостатки: медленная загрузка файлов, несовершенный интерфейс и сложная навигация, иногда синхронизация файлов между разными компьютерами длится несколько дней.
Стоимость: бесплатная версия Starter с ограниченными функциями, платная версия стоит $5 за пользователя в месяц за хранение 1 Тб данных.

Рейтинг на capterra.com: 4,4.

Облачные хранилища

Эти продукты позволяют каждому, кто имеет специальный доступ, размещать, скачивать и читать любые документы, которые здесь хранятся.

Dropbox Business

Dropbox – это облачное хранилище с возможностью обмена файлами и сообщениями, редактирования изображений, конвертации файлов, классификации документов и т.д.

Преимущества: отлично подходит для управления информацией и совместной работы с файлами, оптимальная синхронизация файлов, хороший уровень безопасности данных.
Недостатки: бесплатный аккаунт имеет ограниченные возможности хранения, не совсем понятная новичкам навигация, иногда наблюдаются проблемы с интеграцией.
Стоимость: бесплатная версия с ограниченным объемом хранения данных, платная версия стоит от $12,63 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,5.

Google Cloud Storage

Инструмент для хранения, архивирования и анализа данных.

Преимущества: большой объем хранения, очень простая организация папок, удобный интерфейс, надежность и безопасность. 
Недостатки: проблемы с интеграцией с некоторыми таск-менеджерами, медленная работа.  
Стоимость: стандартный пакет стоит от $0,020 за Гб в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,8.

Amazon Drive

Amazon Drive – это облачное пространство для организации, хранения и синхронизации файлов. 

Преимущества: автоматическая синхронизация, доступ с любого устройства, очень быстрая загрузка данных.
Недостатки: ограниченные возможности бесплатной версии (до 5 Гб), сложный для восприятия интерфейс. 
Стоимость: бесплатное хранение до 5 Гб, хранение 100 Гб данных стоит $1,99 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,0.

Видеоконференции

Такие инструменты нужны для того, чтобы проводить видеоконференции. Благодаря видео, что очень важно для удаленных команд, участники могут видеть эмоции и жесты друг друга, что облегчает коммуникацию.

Google Meet

Очень удобный инструмент для коллаборации виртуальных команд, позволяющий поддерживать связь с клиентами или участниками команды независимо от места их пребывания.

Преимущества: простой доступ, полностью бесплатный, неограниченное время звонка. 
Недостатки: иногда плохое качество соединения, сбои в работе и демонстрации экрана.  
Стоимость: бесплатно.

Рейтинг на capterra.com: 4,5.

Big Marker

Это очень мощная платформа для проведения вебинаров и различных событий онлайн. Она предлагает широкий выбор кастомизированных шаблонов и конструкторов, а также возможность использования чата, в ходе беседы можно виртуально поднимать руку и управлять Q&A. 

Преимущества: очень простой интерфейс, легкая настройка, стабильная работа, быстрая и эффективная техническая поддержка. 
Недостатки: несколько запутанная кривая обучения, длительный процесс настройки, иногда возникают сбои в работе. 
Стоимость: 7-дневный бесплатный тестовый период, дальнейшее использование стоит от $99 в месяц за 100 пользователей. 

Рейтинг на capterra.com: 4,8.

Hibox

Hibox — это платформа для совместной работы участников команды с поддержкой коммуникации и отслеживанием рабочих процессов. Это помогает в любой момент поддерживать связь с командой и управлять задачами. 

Преимущества: возможность скачивать документы, назначать задачи и получать регулярные напоминания. Программа удобна в работе, к тому же, ее цена доступнее, чем у некоторых конкурентов.
Недостатки: задержка сообщений, небольшой набор эмоджи, иногда возникают ошибки.  
Стоимость: бесплатный пробный период, дальнейшее применение стоит $6 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,5.

Доски

Это инструмент, похожий по функциям на обычную доску, но виртуальный. Здесь участники команды могут клеить виртуальные стикеры, создавать графики, схемы, таблицы и рисовать. 

Metro Retro

Metro Retro – отличная онлайн-платформа, которую можно использовать как флипчарт и доску для заметок с наклейками. Это полезно при дискуссиях и позволяет визуализировать идеи. Удобный инструмент для проведения ретроспективных встреч.

Достоинства: простой и интуитивно понятный интерфейс, легкая навигация.
Недостатки: неудобное управление графическими слоями при вставке фонов и картинок.
Стоимость: есть бесплатная пробная и платная версии, стоимость которой стартует от $6 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4.0.

Jamboard

Jamboard от Google предлагает возможности онлайн-рисования и создания схем для визуализации идей.

Преимущества: простой и понятный интерфейс и такая же навигация.
Недостатки: некоторые пользователи жалуются на незначительные сбои и ограниченный набор инструментов.
Стоимость: доступна бесплатная версия, для расширения набора функций необходимо связаться с командой Google.

Рейтинг на capterra.com: 4.3.

Draw.io (Diagrams.net)

Draw.io – мощный инструмент для создания блок-схем, диаграмм UML, структуры декомпозиции проекта и т.д.

Преимущества: классный набор шаблонов, множество полезных функций, интеграция с GitHub, Dropbox и One Drive.
Недостатки: кто-либо, имея доступ, может вносить изменения в материалы в любое время, облачное хранилище отсутствует.
Стоимость: бесплатный триал, платная версия стоимостью от $5,25 за пользователя в месяц.

Рейтинг на capterra.com: 4,6.

Для достижения высокой продуктивности удаленные команды могут применять разные стратегии. Одной из лучших является использование современных инструментов, которые дают возможность управлять временем и задачами, строить коммуникацию и обмениваться информацией. Какой инструмент выбрать – решать только вам.

esc
Поделиться в
или
Школа PM
Бывает так, что дедлайн по задаче уже приближается, а работа еще не начата. Не реже встречается вариант, когда каждая задача кажется важной, а выбрать, с какой начать – непонятно. Часто с такими ситуациями...
6 сентября 2022   •   9 min read
Школа PM
Об успешных проектах мы слышим довольно часто. Но следует понимать, что любой из них состоит из задач разной степени масштабности и сложности. Поэтому, если смотреть глобально, удачное завершение проекта...
23 августа 2022   •   11 min read
Школа PM
Многозадачность – настоящий тренд для многих специалистов, в том числе для project-менеджеров. Для них работа над несколькими проектами одновременно – обычная рутина. Чтобы сделать одновременное управление...
26 июля 2022   •   21 min read

Более 1000 компаний используют Worksection . Присоединяйтесь!

Worksection используют 1000 компаний

Отлично!