Każdego roku liczba zdalnych zespołów rośnie. Ma to swoje zalety, ale również wiąże się z problemami w zarządzaniu zadaniami, synchronizacji i komunikacji. Na szczęście istnieje wiele doskonałych i potężnych narzędzi do współpracy zdalnej, programów i aplikacji, które ułatwiają życie zdalnym zespołom i pozytywnie wpływają na produktywność.
Co to jest zdalny zespół?
Zdalny lub wirtualny zespół to grupa współpracowników rozproszonych geograficznie, którzy mogą ze sobą kontaktować się tylko za pomocą specjalnych narzędzi, takich jak komunikatory, menedżery zadań itd. Istnieje kilka typów zdalnych zespołów, w zależności od celu, czasu życia, celów i ról.
Typy zdalnych zespołów
Zespoły zarządzające to menedżerowie tych samych firm, którzy pracują w różnych regionach i realizują strategie na poziomie korporacyjnym.
Zespoły działania to grupa profesjonalistów, którzy wspólnie pracują przez krótki czas, aby rozwiązać pewne problemy. W zależności od pilności sytuacji mogą działać tylko zdalnie.
Zespoły produkcyjne składają się z pracowników o jasno określonych rolach, a ich głównym celem jest dostarczanie produktu lub jego części po powtarzających się okresach.
Zespoły równoległe tworzą członkowie tej samej firmy, którzy powinni współpracować przez krótki czas, aby dać jakieś rady, rekomendacje i wsparcie.
Zespoły serwisowe zazwyczaj składają się z pracowników, którzy pracują niezależnie w różnych strefach czasowych, ale wykonują zadania zgodnie z tym samym celem. Ich wyniki pracy są komplementarne i powiązane.
Zespoły sieciowe to pracownicy o różnych funkcjach, którzy wnoszą świeże pomysły i mogą rozwiązywać złożone problemy. Zespoły sieciowe pracują stale, ale członkostwo jest elastyczne, co oznacza, że członek może opuścić zespół w dowolnym momencie.
4 strategie poprawy współpracy zdalnych zespołów
- Stwórz platformę internetową do komunikacji. Komunikacja jest zawsze kluczowa w każdej pracy, ale dla zespołów zdalnych jest niezbędna. W tym celu zespół musi korzystać ze specjalnych narzędzi i oprogramowania do komunikacji, które umożliwiają połączenia telefoniczne/wideo, czatowanie, wymianę dokumentów itd.
- Używaj emotikonów. Ponieważ zespoły często pracują osobno, używanie emotikonów w wiadomościach to świetny pomysł. Pomaga to członkom zespołu wyrazić swoje emocje i sprzyja bardziej przyjaznej atmosferze w zespole.
- Rób wirtualne team buildingi. Budowanie zespołu jest koniecznością nie tylko dla poprawy pracy biurowej, ale także dla zespołów zdalnych. Członkowie zespołu mogą wspólnie oglądać seriale, grać w gry online, organizować wirtualne imprezy itd.
- Wykorzystaj narzędzia do pracy zdalnej. Praca zdalna jest trudna, zwłaszcza dla menedżera projektu, który musi zorganizować i zarządzać przepływem pracy. Korzystanie ze specjalnych narzędzi do współpracy dla zdalnych zespołów może ułatwić to wyzwanie. Wybór najlepszych narzędzi dla pracowników zdalnych zależy od typu zespołu.
6 najlepszych praktyk dla współpracy zdalnych zespołów
- Używaj przechowywania dokumentów. Ze względu na indywidualną pracę, zdalny zespół musi korzystać z przechowywania w chmurze, gdzie przechowują i dzielą się wszystkimi dokumentami. Każdy z grupy, mający dostęp, może uzyskać te dokumenty.
- Podziel zadania na podzadania. Na przykład w Scrumie każde epickie zadanie dzieli się na historie użytkowników, a te na podzadania. Zespół może korzystać ze struktury podziału pracy do dekompozycji zadań i mapowania historii do wizualizacji oraz priorytetyzacji zadań.
- Zapewnij feedback i uznanie. Praca osobno nie oznacza, że nikt nie będzie wiedział, jak pracownicy pracują i jakie wyniki osiągają. Liderzy zespołu lub menedżerowie projektów powinni zawsze znaleźć czas na udzielenie informacji zwrotnej swoim zespołom i nie zapominać o uznaniu.
- Organizuj spotkania na żywo. Menedżer projektu powinien zapewnić online check-in dla zespołu. To działanie pomoże zrozumieć status pracy, zaktualizować zadania, wprowadzić nowych członków zespołu lub poinformować o znaczących zmianach.
- Ustal protokół przydzielania zadań. Aby upewnić się, że nic nie zostanie zagubione w planie przepływu pracy, zespół powinien korzystać z protokołu przydzielania zadań. W ten sposób ustalenie protokołu dla przychodzących wniosków jest dobrą praktyką.
- Używaj narzędzi do zarządzania zadaniami. Wykorzystanie narzędzi do współpracy w pracy zdalnej to dobra rzecz. Jest to kluczowe dla zarządzania projektami i wszystkich zespołów, ponieważ każdy musi wiedzieć, jak idzie projekt, jakie zadania trzeba wykonać i ile czasu pozostało. Można to zrobić telefonicznie i e‑mailem, ale zajmie to zbyt dużo czasu.
7 typów narzędzi do współpracy z najlepszymi 21 przykładami
Istnieje wiele potężnych narzędzi, więc wymieńmy najlepsze narzędzia do współpracy dla zdalnych zespołów.
Zarządzanie zadaniami
Oprogramowanie do współpracy zdalnej umożliwia zarządzanie przepływem pracy i monitorowanie czasu, daje wiele cennych narzędzi, takich jak tablica Kanban, wykres Gantta, wykresy dotyczące spalania, mapy drogowe i kamienie milowe, timer do zadań i inne.
Worksection
Worksection to ukraińska chmurowa platforma do zarządzania projektami i wydajnością, która oferuje doskonałe rozwiązania dla małych i dużych firm, w tym studiów internetowych, agencji cyfrowych, zespołów produkcyjnych i innych. Jest to jedno z najlepszych narzędzi dla zespołów zdalnych.
Zalety: Worksection oferuje korzystne i doskonałe funkcje, takie jak świetny pulpit nawigacyjny, przyjemny interfejs użytkownika, łatwe śledzenie czasu, efektywna komunikacja i raporty, wysoki poziom bezpieczeństwa danych, proste wykresy Gantta, zrozumiała tablica Kanban i wiele innych. Wraz z tymi wartościowymi funkcjami wielu użytkowników przyznaje, że pomocna i szybka obsługa techniczna jest dużym atutem.
Wady: niektórzy użytkownicy chcą, by aplikacja mobilna była lepsza i skarżą się na brak osobnego czatu.
Cennik: darmowy okres próbny; podstawowa wersja kosztuje tylko 49 USD za 20 użytkowników/miesiąc i oferuje wiele funkcji, takich jak 20 projektów, 20 GB pamięci w chmurze, śledzenie czasu i budżetu, wykres Gantta i wiele innych.
Ocena Worksection z 2022 roku na capterra.com to 4,9.
Asana
Asana to znane narzędzie do zarządzania zadaniami w chmurze, które jest najlepsze dla małych projektów/zespołów.
Zalety: szeroki zakres funkcji (wykres Gantta, konstruktor przepływu pracy, tablica Kanban, kalendarz, kamienie milowe itd.), zaawansowana integracja z Slackiem, Gmailem, Google Drive itd., odpowiednia aplikacja mobilna.
Wady: niektórzy użytkownicy przyznają, że mają trudności z przystosowaniem się do użytkowania i chcą więcej darmowych funkcji.
Cennik: darmowa wersja z ograniczonymi funkcjami; płatna wersja zaczyna się od 10,99 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Asany z 2022 roku na capterra.com to 4,5.
Jira
To dobre chmurowe narzędzie do zarządzania zadaniami, z wieloma funkcjami, które wspierają podejścia Agile (takie jak Scrum i Kanban) i jest odpowiednie dla projektów różnej wielkości.
Zalety: znakomity zestaw narzędzi i funkcji, świetna tablica Kanban, planowanie i śledzenie sprintów, priorytetyzacja historii użytkowników, dobra integracja z komunikatorami (np. Slack, Gmail), wymiana dokumentów i wysoki poziom ochrony.
Wady: z powodu wielu funkcji interfejs użytkownika jest zbyt skomplikowany i ciężki do nawigacji, a niektórzy użytkownicy zauważają ograniczenia aplikacji mobilnej.
Cennik: darmowy plan z ograniczeniami użytkowania, a płatność zaczyna się od 7,50 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Jira z 2022 roku na capterra.com to 4.4.
Udostępnianie kalendarza
Ten typ narzędzia pozwala na udostępnienie funkcji kalendarza i pomaga organizować spotkania, przypomnienia o terminach i inne aktywności związane z czasem.
Kalendarz Google
To proste i robustne rozwiązanie do planowania różnych wydarzeń. Kalendarz Google ma książkę adresową, zarządzanie kalendarzem, synchronizację kalendarza i system przypomnień.
Zalety: doskonała synchronizacja i integracja z innymi platformami Google, możliwość tworzenia nieskończonych przypomnień, różne widoki kalendarza, zaproszenia gości i dobra aplikacja mobilna.
Wady: trudności w integracji różnych adresów e‑mail i synchronizacji z innymi kalendarzami, nieco nieprzyjazny interfejs użytkownika i ograniczona automatyzacja.
Cennik: darmowa wersja do użytku osobistego, a wersja biznesowa zaczyna się od 5 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Kalendarza Google z 2022 roku na capterra.com to 4,8.
Microsoft Outlook
To produkt Microsoftu z wieloma funkcjami, takimi jak udostępnianie kalendarza, zarządzanie odpowiedziami, archiwizowanie i przechowywanie itd.
Zalety: doskonała integracja z produktami Microsoftu, łatwość konfiguracji i użycia, pozwalająca na dodatkowe funkcje, znakomita do zarządzania czasem.
Wady: nieco mylący interfejs, niezbyt przyjazna aplikacja mobilna i skomplikowana nawigacja.
Cennik: konta Outlook.com są darmowe, ale wersja biznesowa kosztuje 5 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Microsoft Outlook z 2022 roku na capterra.com to 4,5.
Teamup
Teamup to akceptowalne rozwiązanie kalendarzowe, które obejmuje planowanie, organizację spotkań i udostępnianie informacji.
Zalety: dobra synchronizacja kalendarza, świetne planowanie obiektów, pomocne planowanie w czasie rzeczywistym, przyjazny interfejs użytkownika.
Wady: niedoskonała aplikacja mobilna; niektóre opcje kolorystyczne są zbyt podobne, co utrudnia identyfikację niektórych wydarzeń według koloru.
Cennik: podstawowy plan jest darmowy dla maksymalnie 8 subkalendarzy; plan plus zaczyna się od 8 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Teamup z 2022 roku na capterra.com to 4,7.
Wiadomości błyskawiczne
Szczególnie zaprojektowane do wiadomości, czatowanie może pozwalać na kanały i grupy tematyczne. Narzędzia do wiadomości zapewniają możliwość używania emotikonów do wyrażania emocji.
Slack
Slack to narzędzie do komunikacji zespołu zdalnego, które sprawdza się doskonale w różnych segmentach biznesowych.
Zalety: możliwość tworzenia kanałów, wymiana plików, dobra integracja i szeroki zakres członków (do 100).
Wady: mylący interfejs i niedoskonała aplikacja mobilna.
Cennik: darmowy okres próbny i standardowy plan, który zaczyna się od 6,66 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Slack z 2022 roku na capterra.com to 4,7.
Microsoft Teams
Microsoft Teams to narzędzie do współpracy zespołów wirtualnych, które pozwala na tworzenie kanałów, prowadzenie rozmów głosowych, planowanie wydarzeń i korespondencję.
Zalety: doskonała integracja z produktami Microsoftu.
Wady: użytkownicy skarżą się na jego trudności w łączeniu się z produktami innymi niż Microsoft.
Cennik: Microsoft Teams jest bezpłatny do rejestracji, a plan premium zaczyna się od 4 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Microsoft Teams z 2022 roku na capterra.com to 4,4.
Discord
Umożliwia komunikację publiczną/prywatną, w której użytkownicy mogą czatować wideo, audio i tekstowo.
Zalety: wiadomości jeden-do-jeden, fora dyskusyjne, czat w czasie rzeczywistym, komentarze, udostępnianie plików i zarządzanie grupą.
Wady: brak funkcji biznesowych, mylący interfejs użytkownika, ograniczenia w przesyłaniu plików w wersji darmowej.
Cennik: wersja darmowa jest dostępna; płatna zaczyna się od 9,99 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Discord z 2022 roku na capterra.com to 4,7.
Synchronizacja dokumentów
Te narzędzia umożliwiają dopasowanie między dwoma dokumentami (ich obecnymi i wcześniejszymi wersjami). Każda modyfikacja w kopii z jednego katalogu jest identyczna z inną.
FreeFileSync
To rozwiązanie do synchronizacji plików pomaga porównywać wiele folderów i synchronizować je, aby zautomatyzować tworzenie kopii zapasowych danych.
Zalety: idealne do przenoszenia plików, odpowiednie do tworzenia kopii zapasowych i klonowania projektów, oprogramowanie open source i regularnie aktualizowane.
Wady: mylący interfejs dla nowych użytkowników, trudna nawigacja, wbudowana funkcja pamięci pamięta tylko ostatnie zsynchronizowane pliki.
Cennik: oprogramowanie open-source.
Ocena FreeFileSync z 2022 roku na capterra.com to 4,7.
Cyberduck
Cyberduck to chmurowe rozwiązanie do przechowywania, które oferuje tylko duplikację plików i synchronizację.
Zalety: łatwy w obsłudze interfejs, proste przenoszenie plików, zdalne edytowanie, szybkie działanie, możliwość tworzenia duplikatów plików.
Wady: trudności w dostępie do niektórych plików WordPress; czasami zarządzanie połączeniami jest nieco problematyczne.
Cennik: to jest darmowy zasób, ale dla bardziej zaawansowanych funkcji prosi o darowizny.
Ocena Cyberduck z 2022 roku na capterra.com to 4,6.
Sync.com
Sync.com oferuje przechowywanie dokumentów, transfer plików, synchronizację w czasie rzeczywistym, archiwizację i przechowywanie, kontrolę dostępu oraz wiele innych cennych funkcji.
Zalety: przystępne ceny, wsparcie dla wielu platform i wysoki poziom bezpieczeństwa.
Wady: wolne przesyłanie plików, niedoskonały interfejs użytkownika i skomplikowana nawigacja, czasami synchronizacja plików między komputerami zajmuje dni.
Cennik: darmowy plan startowy z ograniczonymi funkcjami, dalszy plan taryfowy wynosi 5 USD za użytkownika/miesiąc za 1 TB pamięci.
Ocena Sync.com z 2022 roku na capterra.com to 4,4.
Przechowywanie w chmurze
Pozwala każdemu z odpowiednim dostępem na przesyłanie, pobieranie i czytanie dokumentów.
Dropbox Business
Dropbox to chmurowe rozwiązanie do przechowywania, które także umożliwia wymianę plików, wiadomości, edytowanie obrazów, konwersję plików, klasyfikację dokumentów itd.
Zalety: doskonałe zarządzanie i udostępnianie plików, optymalna synchronizacja plików i dobre funkcje zabezpieczeń.
Wady: darmowe konto z minimalną przestrzenią magazynową, niedostatecznie intuicyjna nawigacja i słaba integracja z sieciową strukturą.
Cennik: darmowa wersja z ograniczoną pojemnością przechowywania, a płatna zaczyna się od 12,63 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Dropbox Business z 2022 roku na capterra.com to 4,5.
Google Cloud Storage
To narzędzie umożliwia przechowywanie, archiwizowanie i analizowanie danych.
Zalety: kolosalna pamięć, łatwa organizacja folderów, przyjazny interfejs użytkownika, niezawodne aspekty bezpieczeństwa.
Wady: ma problemy z integracją z niektórymi menedżerami zadań.
Cennik: standardowe przechowywanie zaczyna się od 0,020 USD za GB miesięcznie.
Ocena Google Cloud Storage z 2022 roku na capterra.com to 4,8.
Amazon Drive
Amazon Drive to kolejne chmurowe rozwiązanie do przechowywania, które może być bardzo pomocne w organizacji plików, przechowywaniu i synchronizacji.
Zalety: pliki synchronizują się automatycznie, dane można uzyskać z dowolnego urządzenia, a przesyłanie plików jest super szybkie.
Wady: ograniczony dostęp do darmowej wersji (tylko 5 GB pamięci), nieintuicyjny interfejs.
Cennik: darmowe podstawowe przechowywanie do 5 GB, podczas gdy 100 GB pamięci kosztuje 1,99 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Amazon Drive z 2022 roku na capterra.com to 4,0.
Wideokonferencje
Te narzędzia umożliwiają wideokonferencje dla każdego z przyznanym dostępem. Umożliwia to zarówno głos, jak i wideo, co jest bardzo ważne dla zespołów zdalnych, ponieważ każdy może widzieć się nawzajem, swoje emocje i mowę ciała, co może ułatwić komunikację.
Google Meet
To dobre narzędzie do współpracy dla zespołów wirtualnych, które jest doskonałe do komunikacji i pozwala na kontakt z klientami i zespołami na całym świecie.
Zalety: łatwy dostęp, całkowicie darmowy, czas połączeń nie jest ograniczony.
Wady: niektórzy użytkownicy skarżą się na słabe połączenie, okazjonalne usterki oraz niewygodne udostępnianie ekranu.
Cennik: całkowicie darmowy.
Ocena Google Meet z 2022 roku na capterra.com to 4,5.
Big Marker
To niezwykle platforma do organizacji webinarów i różnych wydarzeń. Posiada wiele konfigurowalnych szablonów i narzędzi do budowania formularzy oraz umożliwia czat, podnoszenie rąk i zarządzanie pytaniami i odpowiedziami.
Zalety: ma bardzo intuicyjny interfejs, łatwość w konfiguracji, zapewnia stabilne działanie i szybkie oraz pomocne wsparcie.
Wady: nieco myląca krzywa uczenia się, dłuższy proces konfiguracji, czasami może zwalniać.
Cennik: ma 7‑dniowy darmowy okres próbny, a cena zaczyna się od 99 USD miesięcznie dla maksymalnie 100 uczestników.
Ocena Big Marker z 2022 roku na capterra.com to 4,8.
Hibox
Hibox to narzędzie do współpracy zespołowej, które wspiera komunikację i śledzenie przepływu pracy. Pomaga pozostać w kontakcie z członkami zespołu i kontrolować wszystkie zadania.
Zalety: możliwość przesyłania dokumentów, przydzielanie zadań, regularne przypomnienia, przyjazny interfejs, a także tańszy niż niektórzy konkurenci.
Wady: opóźnienia w dostarczaniu wiadomości, niewielki zestaw emotikonów, czasami nieco błędny.
Cennik: darmowy okres próbny, a później 6 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Hibox z 2022 roku na capterra.com to 4,5.
Tablice białe
To jak standardowa tablica, ale wirtualna, gdzie członkowie zespołu mogą “przyczepić” swoje notatki, robić wykresy, schematy, tabele i rysować.
Metro Retro
Metro Retro to świetna platforma online, która może być używana jako tablica do naklejek. Jest to przydatne podczas dyskusji i pozwala na silne wizualizacje pomysłów — doskonałe narzędzie do prowadzenia spotkań retrospektywnych.
Zalety: bardzo przyjazny interfejs użytkownika i intuicyjna nawigacja.
Wady: niewygodne zarządzanie warstwami graficznymi podczas wstawiania tła i obrazów.
Cennik: dostępny darmowy okres próbny, wersja płatna zaczyna się od 6 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Metro Retro z 2022 roku na capterra.com to 4,0.
Jamboard
Jamboard od Google pozwala na rysowanie online i tworzenie schematów, które są pomocne w wizualizacji pomysłów.
Zalety: prosty i zrozumiały interfejs oraz nawigacja.
Wady: niektórzy użytkownicy skarżą się na zacięcia i ubogi zestaw narzędzi.
Cennik: dostępna jest wersja darmowa, ale w celu uzyskania większej liczby funkcji zaleca się kontakt z Google.
Ocena Jamboard z 2022 roku na capterra.com to 4,3.
Draw.io (Diagrams.net)
Draw.io to potężne narzędzie do tworzenia przepływów, diagramów UML, schematów, WBS itd.
Zalety: świetny zestaw szablonów do wyboru, ogromny zestaw funkcji, integracja z GitHub, Dropbox i One Drive.
Wady: każdy z dostępem może wprowadzać zmiany w dowolnym momencie, a system nie zapewnia przechowywania w chmurze.
Cennik: dostępna jest wersja darmowa, wersja płatna zaczyna się od 5,25 USD za użytkownika/miesiąc.
Ocena Draw.io z 2022 roku na capterra.com to 4,6.
Aby być produktywnymi, zdalne zespoły mogą korzystać z długiej listy strategii. Jednak jedną z najlepszych jest eksploracja nowoczesnych i potężnych narzędzi dla zdalnych zespołów, które zapewniają zarządzanie czasem i zadaniami, komunikację oraz dzielenie się informacjami. Jedna grupa może korzystać z kilku różnych narzędzi do utrzymania swojego przepływu pracy; może to być tylko jedno potężne narzędzie, które oferuje wszystkie potrzebne funkcje.