A cada ano, o número de equipes remotas está aumentando. Isso tem suas vantagens, mas também traz problemas com gestão de tarefas, sincronização e comunicação. Felizmente, existem ferramentas de colaboração remota, softwares e aplicativos excelentes e poderosos que tornam a vida das equipes remotas mais fácil e afetam positivamente a produtividade.
O que é uma equipe remota?
Uma equipe virtual ou equipe remota é um grupo de colegas de trabalho geograficamente dispersos que podem interagir apenas através de ferramentas especiais, como mensageiros, gerenciadores de tarefas, etc. Existem vários tipos de equipes remotas, dependendo da duração do objetivo, metas e funções.
Tipos de equipes remotas
Equipes de Gestão são gerentes das mesmas empresas que trabalham em diferentes regiões e implementam estratégias em nível corporativo.
Equipes de Ação são representadas por um grupo de profissionais que trabalham juntos por um curto período para resolver alguns problemas. De acordo com a urgência da situação, eles podem atuar apenas remotamente.
Equipes de Produção consistem em funcionários com papéis bem definidos, e seu principal objetivo é entregar um produto ou suas partes após períodos repetitivos.
Equipes Paralelas são formadas por membros da mesma empresa, que devem trabalhar juntos por um curto período para dar conselhos, recomendações e suporte.
Equipes de Serviço geralmente consistem em funcionários que trabalham de forma independente em diferentes fusos horários, mas realizam o trabalho de acordo com o mesmo objetivo. Os resultados de seu trabalho são complementares e interconectados.
Equipes Conectadas são funcionários multifuncionais que trazem novas ideias e podem resolver questões complexas. As equipes conectadas trabalham constantemente, mas a adesão é fluida, significando que o membro pode sair da equipe a qualquer momento.
4 estratégias para melhorar a colaboração das equipes remotas
- Crie uma plataforma online para comunicação. A comunicação é sempre crucial para qualquer trabalho, mas para tipos remotos é vital. Para isso, a equipe deve usar ferramentas e softwares especiais de comunicação, que permitem chamadas telefônicas/vídeo, chat, troca de documentos, etc.
- Use emojis. Como as equipes costumam trabalhar separadas, usar emojis enquanto se comunica é uma ótima ideia. Isso ajuda os colegas a expressar suas emoções e permite uma atmosfera de equipe mais amigável.
- Realize team building virtual. O team building é algo necessário não apenas para melhorar o trabalho no escritório, mas também para tipos remotos. Os membros da equipe podem assistir séries juntos, jogar jogos online, promover festas virtuais, etc.
- Explore ferramentas de trabalho remoto. O trabalho remoto é difícil, especialmente para um gerente de projeto, que precisa organizar e gerenciar o fluxo de trabalho. Usar ferramentas de colaboração especiais para equipes remotas pode aliviar esse desafio. A escolha das melhores ferramentas para trabalhadores remotos depende do tipo dessa equipe.
6 melhores práticas para a colaboração das equipes remotas
- Use armazenamento de documentos. Devido ao trabalho individual, a equipe remota precisa usar armazenagem baseada em nuvem, onde armazena e compartilha todos os documentos. E todos do grupo que têm acesso podem obter esses documentos.
- Divida tarefas em subtarefas. Por exemplo, no Scrum, cada épico é dividido em histórias de usuários e, por sua vez, em subtarefas. A equipe pode usar a estrutura de decomposição de trabalho para decomposição de tarefas e mapeamento de histórias para visualização e priorização de tarefas.
- Forneça feedback e reconhecimento. Trabalhar separadamente não significa que ninguém saberá como os funcionários trabalham e quais resultados trazem. Os líderes de equipe ou gerentes de projeto devem sempre encontrar tempo para dar feedback a suas equipes e não esquecer do reconhecimento.
- Agende reuniões ao vivo. O gerente de projeto deve proporcionar check-ins online para a equipe. Essa atividade ajudará a entender o status do fluxo de trabalho, atualizar tarefas, apresentar novos membros da equipe ou informar sobre mudanças significativas.
- Estabeleça um protocolo de atribuição. Para ter certeza de que nada se perde no plano de fluxo de trabalho, a equipe deve usar um protocolo de atribuição. Dessa forma, estabelecer um protocolo para pedidos de entrada é uma boa prática.
- Use ferramentas de gestão de tarefas. Explorar ferramentas de colaboração de trabalho remoto é algo bom. É essencial para gerenciamento de projetos e todas as equipes, pois todos precisam saber como o projeto está indo, quais tarefas precisam ser feitas e quanto tempo resta. Isso poderia ser feito por ligação e envio de e‑mails, mas tomaria muito tempo.
7 tipos de ferramentas de colaboração com os 21 melhores exemplos
Existem muitas ferramentas poderosas, então vamos mencionar as melhores ferramentas de colaboração para equipes remotas.
Gestão de tarefas
O software de colaboração remota permite gerenciamento de fluxo de trabalho e rastreamento de tempo, fornece muitos instrumentos valiosos, como quadro Kanban, gráfico de Gantt, gráficos de BurnDown/BurnUp, roteiros e marcos, temporizador de tarefas e outros.
Worksection
Worksection é uma plataforma de gerenciamento de projetos e produtividade baseada em nuvem ucraniana que traz excelentes soluções para pequenas e grandes empresas, incluindo estúdios web, agências digitais, equipes de fabricação e outras. É uma das melhores ferramentas para equipes remotas.
Prós: Worksection oferece recursos benéficos e perfeitos, como um ótimo painel, UI agradável, rastreamento de tempo fácil, comunicação & relatórios eficazes, alta segurança de dados, gráficos de Gantt simples, um quadro Kanban compreensível, e muitos outros. Juntamente com todos esses recursos valiosos, muitos usuários admitem suporte técnico útil e rápido.
Contras: alguns usuários querem que o aplicativo móvel seja melhor e reclamam da ausência de um chat separado.
Preços: teste gratuito; a versão básica custa apenas $49 por 20 usuários/mês e oferece muitos recursos, como 20 projetos, 20 Gb de armazenamento em nuvem, rastreamento de tempo e orçamento, gráficos de Gantt, e muitos outros.
A avaliação de 2022 do Worksection em capterra.com é 4,9.
Asana
Asana é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas baseada em nuvem bem conhecida que é melhor para projetos/equipes pequenas.
Prós: ampla gama de recursos (gráfico de Gantt, construtor de fluxo de trabalho, quadro Kanban, calendário, marcos, etc.), integração avançada com Slack, Gmail, Google Drives, etc., aplicativo móvel apropriado.
Contras: alguns usuários admitem dificuldades com a adaptação do usuário e querem mais recursos gratuitos.
Preços: versão gratuita com recursos limitados; versão paga a partir de $10,99 por usuário/mês.
A avaliação de 2022 do Asana em capterra.com é 4,5.
Jira
É uma boa ferramenta de gerenciamento de tarefas baseada em nuvem, com muitos recursos que suportam as abordagens Agile (como Scrum e Kanban), e é adequada para projetos de diferentes tamanhos.
Prós: um conjunto atraente de instrumentos & recursos, ótimo quadro Kanban, planejamento & rastreamento de sprints, priorização de histórias de usuários, boa integração com mensageiros (por exemplo, Slack, Gmail), troca de documentos e alto nível de proteção.
Contras: devido a muitos recursos, a UI é muito complexa e pesada para navegação, e alguns usuários admitem limitações do aplicativo móvel.
Preços: plano gratuito com limites de uso, e o pagamento começa em $7,50 por usuário/mês.
A avaliação de 2022 do Jira em capterra.com é 4,4.
Compartilhamento de Calendário
Esse tipo de ferramenta permite o compartilhamento de recursos de calendário e ajuda a organizar reuniões, lembretes de prazos e outras atividades temporais.
Google Calendar
É uma solução simples e robusta para agendamento de diferentes eventos. O Google Calendar tem um catálogo, gerenciamento de calendário, sincronização de calendário e sistema de lembretes.
Prós: sincronização e integração perfeitas com outra plataforma do Google, capacidade de criar lembretes infinitos, diferentes visualizações de calendário disponíveis, convites para convidados e bom aplicativo móvel.
Contras: difícil integrar diferentes endereços de e‑mail e sincronizar com outros calendários, interface um pouco não amigável e automação limitada.
Preços: versão gratuita para uso pessoal, e a versão comercial começa em $5 por usuário/mês.
A avaliação do Google Calendar em capterra.com em 2022 é 4,8.
Microsoft Outlook
É um produto da Microsoft com muitos recursos, como compartilhamento de calendário, gerenciamento de respostas, arquivamento & retenção, etc.
Prós: perfeita integração com produtos da Microsoft, fácil de configurar e usar, permitindo alguns recursos adicionais, ótimo para gerenciamento de tempo.
Contras: interface um pouco confusa, aplicativo móvel não muito amigável e navegação complicada.
Preços: contas do Outlook.com são gratuitas, mas a versão comercial custa $5 por usuário/mês.
A avaliação do Microsoft Outlook em capterra.com em 2022 é 4,5.
Teamup
Teamup é uma solução de calendário aceitável que abrange agendamento, organização de reuniões e compartilhamento de informações.
Prós: boa sincronização de calendário, excelente agendamento de instalações, agendamento em tempo real útil, interface amigável.
Contras: aplicativo móvel imperfeito; algumas das escolhas de cores são muito semelhantes, o que torna difícil identificar alguns eventos pela cor.
Preços: o plano básico é gratuito para até 8 subcalendários; o plano plus começa em $8 por usuário/mês.
A avaliação do Teamup em capterra.com em 2022 é 4,7.
Mensagens instantâneas
Projetados especialmente para mensagens, os aplicativos de chat podem permitir canais e grupos de tópicos. As ferramentas de mensagens permitem o uso de emojis para expressar emoções.
Slack
Slack é uma ferramenta de comunicação para equipes remotas que é ótima para diferentes segmentos de negócios.
Prós: a possibilidade de criação de canais, troca de arquivos, boa integração e uma ampla gama de membros (até 100).
Contras: interface confusa e aplicativo móvel imperfeito.
Preços: teste gratuito e plano padrão, que começa em $6,66 por usuário/mês.
A avaliação do Slack em capterra.com em 2022 é 4,7.
Microsoft Teams
Microsoft Teams é uma ferramenta de colaboração para equipes virtuais que permite a criação de canais, realização de chamadas de áudio, agendamento de eventos e correspondência.
Prós: perfeita integração com produtos da Microsoft.
Contras: os usuários reclamam de sua incapacidade de se conectar bem com produtos que não são da Microsoft.
Preços: o Microsoft Teams é gratuito para registro, e o plano premium começa em $4 por usuário/mês.
A avaliação do Microsoft Teams em capterra.com em 2022 é 4,4.
Discord
Permite comunicações públicas/privadas, onde os usuários podem conversar por vídeo, áudio e texto.
Prós: mensagens um-a-um, fóruns, chat em tempo real, comentários, compartilhamento de arquivos e gerenciamento de grupos.
Contras: falta de recursos comerciais, UI confusa, limitações de uploads para a versão gratuita.
Preços: a versão gratuita está disponível; a paga começa em $9,99 por usuário/mês.
A avaliação do Discord em capterra.com em 2022 é 4,7.
Sincronização de documentos
Essas ferramentas fazem o pareamento entre dois documentos (sua versão atual e anterior). Qualquer modificação em uma cópia de um diretório é a mesma que a outra.
FreeFileSync
Essa solução de sincronização de arquivos ajuda a comparar várias pastas e sincronizá-las para automatizar o backup de dados.
Prós: perfeita para mover arquivos, adequada para backup e clonagem de projetos, código aberto e regularmente atualizada.
Contras: interface confusa para novos usuários, navegação complicada, o recurso de memória interna lembra apenas os arquivos sincronizados mais recentes.
Preços: software de código aberto.
A avaliação do FreeFileSync em capterra.com em 2022 é 4,7.
Cyberduck
Cyberduck é uma instalação de armazenamento em nuvem, que fornece duplicação e sincronização de arquivos apenas.
Prós: interface fácil, movimentação simples de arquivos, edição remota, execução rápida, capacidade de criar cópias duplicadas de arquivos.
Contras: é difícil acessar alguns arquivos do WordPress; às vezes, gerenciar conexões é um pouco confuso.
Preços: este é um recurso gratuito, mas para mais recursos, pede algumas doações.
A avaliação do Cyberduck em capterra.com em 2022 é 4,6.
Sync.com
Sync.com fornece armazenamento de documentos, transferência de arquivos, sincronização em tempo real, arquivamento & retenção, controle de acesso e muitos outros recursos valiosos.
Prós: preços acessíveis, suporte a várias plataformas e alto nível de segurança.
Contras: upload de arquivos lento, UI imperfeita & navegação complexa, às vezes sincronizar arquivos entre computadores leva dias.
Preços: plano inicial gratuito com recursos limitados, o plano tarifário posterior é $5 por usuário/mês para 1Tb de armazenamento.
A avaliação do Sync.com em capterra.com em 2022 é 4,4.
Armazenamento em nuvem
Permite que todos com acesso especial façam upload, download e leiam documentos.
Dropbox Business
Dropbox é uma solução de armazenamento em nuvem, que também permite troca de arquivos, mensagens, edição de imagens, conversão de arquivos, classificação de documentos, etc.
Prós: excelente para gerenciar e compartilhar arquivos, sincronização ótima de arquivos e bons recursos de segurança.
Contras: conta gratuita com armazenamento mínimo, navegação não muito intuitiva e má integração com a estrutura de rede.
Preços: uma versão gratuita com capacidade de armazenamento limitada e uma paga que começa em $12,63 por usuário/mês.
A avaliação do Dropbox Business em capterra.com em 2022 é 4,5.
Google Cloud Storage
Esta ferramenta torna possível armazenar, arquivar e analisar dados.
Prós: armazenamento colossal, organização de pastas elementar, interface amigável, aspectos de segurança confiáveis.
Contras: tem problemas de integração com alguns gerenciadores de tarefas.
Preços: armazenamento padrão começa em $0,020 por Gb por mês.
A avaliação do Google Cloud Storage em capterra.com em 2022 é 4,8.
Amazon Drive
Amazon Drive é outro armazenamento em nuvem, que pode ser muito útil para organização, armazenamento e sincronização de arquivos.
Prós: arquivos sincronizam automaticamente, dados podem ser acessados de qualquer dispositivo e upload de arquivos super-rápido.
Contras: acesso gratuito limitado (apenas 5 Gb de armazenamento), interface não intuitiva.
Preços: armazenamento inicial gratuito de até 5 Gb, enquanto 100 Gb de armazenamento custa $1,99 por usuário/mês.
A avaliação do Amazon Drive em capterra.com em 2022 é 4,0.
Videoconferência
Essas ferramentas proporcionam videoconferências para todos com acesso concedido. Permite tanto voz quanto vídeo, o que é muito importante para equipes remotas, pois todos podem ver uns aos outros, suas emoções e linguagem corporal, e pode ser mais fácil comunicar-se.
Google Meet
É uma boa ferramenta de colaboração para equipes virtuais, que é excelente para comunicação e permite que as pessoas fiquem em contato com clientes e equipes em todo o mundo.
Prós: fácil acesso, completamente gratuito, a duração da chamada não tem restrições.
Contras: alguns usuários reclamam de uma conexão ruim, falhas ocasionais e compartilhamento de tela problemático.
Preços: completamente gratuito.
A avaliação do Google Meet em capterra.com em 2022 é 4,5.
Big Marker
É uma plataforma atraente para webinars online e diferentes eventos. Tem muitos templates personalizáveis e criadores de formulários, e permite chat, levantar a mão eletrônica e gerenciamento de perguntas e respostas.
Prós: tem uma interface muito intuitiva, é fácil de configurar, fornece trabalho estável e suporte rápido e útil.
Contras: curva de aprendizado um pouco confusa, processo de configuração mais longo, às vezes pode falhar.
Preços: tem um teste gratuito de 7 dias e começa em $99 por mês para até 100 participantes.
A avaliação do Big Marker em capterra.com em 2022 é 4,8.
Hibox
Hibox é uma colaboração de equipe que suporta comunicação e rastreamento do fluxo de trabalho. Ajuda a manter contato com seus colegas e gerenciar todas as tarefas.
Prós: possibilidade de fazer upload de documentos, atribuição de tarefas, lembretes regulares, amigável e mais barato que alguns concorrentes.
Contras: atraso na entrega de mensagens, conjunto de emojis pequeno e alguns bugs.
Preços: teste gratuito, e depois $6 por usuário/mês.
A avaliação do Hibox em capterra.com em 2022 é 4,5.
Quadros brancos
É como um quadro branco padrão, mas virtual, onde os colegas podem “colar” suas anotações, fazer gráficos, esquemas, tabelas e pintar.
Metro Retro
Metro Retro é uma excelente plataforma online que pode ser usada como um flipchart e quadro de adesivos. É útil durante discussões e permite a visualização de ideias fortes — uma ferramenta prática para conduzir reuniões retrospectivas.
Prós: UI muito amigável e intuitiva, navegação simples.
Contras: gerenciamento inconveniente de camadas gráficas ao inserir fundos e imagens.
Preços: teste gratuito disponível, versão paga começa em $6 por usuário/mês.
A avaliação do Metro Retro em capterra.com em 2022 é 4,0.
Jamboard
Jamboard do Google permite desenhar online e fazer esquemas, que são úteis para visualização de ideias.
Prós: interface e navegação simples e compreensíveis.
Contras: alguns usuários reclamam de falhas e conjuntos de instrumentos pobres.
Preços: permite uma versão gratuita, mas para mais, é recomendado entrar em contato com o Google.
A avaliação do Jamboard em capterra.com em 2022 é 4,3.
Draw.io (Diagrams.net)
Draw.io é uma ferramenta potente para fazer fluxogramas, diagramas UML, esquemas, WBS, etc.
Prós: ótimo conjunto de modelos para escolher, um imenso conjunto de recursos, integração com GitHub, Dropbox e One Drive.
Contras: qualquer pessoa com acesso pode fazer alterações a qualquer momento, e ele não fornece armazenamento baseado em nuvem.
Preços: versão gratuita disponível, versão paga começa em $5,25 por usuário/mês.
A avaliação do Draw.io em capterra.com em 2022 é 4,6.
Para serem produtivas, as equipes remotas podem usar uma longa lista de estratégias. Mas, uma das melhores é explorar ferramentas modernas e poderosas para equipes remotas, que proporcionam gerenciamento de tempo & tarefas, comunicação e compartilhamento de informações. Um grupo pode usar vários instrumentos diferentes para manter seu fluxo de trabalho; pode ser apenas uma ferramenta poderosa que permite todas as funcionalidades necessárias.