Cada año, el número de equipos remotos está aumentando. Tiene sus ventajas, pero también presenta problemas con la gestión de tareas, la sincronización y la comunicación. Afortunadamente, hay suficientes herramientas de colaboración remota, software y aplicaciones excelentes y potentes que facilitan la vida de los equipos remotos y afectan positivamente la productividad.
¿Qué es un equipo remoto?
Un equipo virtual o equipo remoto es un grupo de compañeros de trabajo geográficamente dispersos que pueden interactuar solo a través de herramientas especiales, como mensajeros, gestores de tareas, etc. Hay varios tipos de equipos remotos, dependiendo de la duración del objetivo, las metas y los roles.
Tipos de equipos remotos
Equipos de gestión son gerentes de las mismas empresas que trabajan en diferentes regiones y ejecutan estrategias a nivel corporativo.
Equipos de acción se representan como un grupo de profesionales que trabajan juntos en un corto período para resolver algunos problemas. Según la urgencia de la situación, pueden trabajar solo de manera remota.
Equipos de producción se componen de empleados con roles bien definidos, y su objetivo principal es entregar un producto o sus partes después de períodos repetitivos.
Equipos paralelos están formados por miembros de la misma empresa, que deben trabajar juntos por un corto período para dar algunos consejos, recomendaciones y apoyo.
Equipos de servicio suelen consistir en empleados que trabajan de manera independiente en diferentes zonas horarias, pero realizan el trabajo de acuerdo con el mismo objetivo. Sus resultados laborales son complementarios e interconectados.
Equipos conectados son empleados multifuncionales que aportan ideas frescas y pueden resolver problemas complejos. Los equipos de red trabajan constantemente, pero la membresía es fluida, lo que significa que el miembro puede abandonar el equipo en cualquier momento.
4 estrategias para mejorar la colaboración de equipos remotos
- Crear una plataforma en línea para la comunicación. La comunicación siempre es crucial para cualquier trabajo, pero para los tipos remotos es vital. Para este propósito, el equipo debe utilizar herramientas y software especiales para la comunicación, que permitan llamadas telefónicas/vídeo, chat, intercambio de documentos, etc.
- Utilizar emojis. Dado que los equipos a menudo trabajan por separado, usar emojis mientras se mensajea es una excelente idea. Ayuda a los compañeros a expresar sus emociones y permite un ambiente más amistoso en el equipo.
- Realizar actividades virtuales de team building. La formación de equipos es algo necesario no solo para mejorar el trabajo de oficina, sino también para los tipos remotos. Los miembros del equipo pueden ver series de televisión juntos, jugar juegos en línea, hacer fiestas en línea, etc.
- Explotar herramientas de trabajo remoto. Trabajar a distancia es difícil, especialmente para un gerente de proyecto, que necesita organizar y gestionar el flujo de trabajo. Usar herramientas de colaboración especiales para equipos remotos podría aliviar este desafío. Elegir las mejores herramientas para trabajadores remotos depende de este tipo de equipo.
6 mejores prácticas para la colaboración de equipos remotos
- Utilizar almacenamiento de documentos. Debido al trabajo individual, el equipo remoto necesita usar un almacenamiento basado en la nube, donde se almacenen y compartan todos los documentos. Y todos los miembros del grupo con acceso pueden obtener esos documentos.
- Dividir tareas en subtareas. Por ejemplo, en Scrum, cada épica se divide en historias de usuario y estas en subtareas. El equipo puede usar la estructura de desglose de trabajo para la descomposición de tareas y la representación visual de tareas para su visualización y priorización.
- Proporcionar retroalimentación y reconocimiento. Trabajar por separado no significa que nadie sepa cómo trabajan los empleados y qué resultados traen. Los líderes de equipo o los gerentes de proyecto siempre deben encontrar tiempo para dar retroalimentación a sus equipos y no olvidar el reconocimiento.
- Programar reuniones en vivo. El gerente de proyecto debe proporcionar un registro en línea para el equipo. Esta actividad ayudará a entender el estado del flujo de trabajo, actualizar tareas, presentar nuevos miembros del equipo o informar sobre cambios importantes.
- Establecer un protocolo de asignación. Para asegurarse de que nada se pierda en el plan de trabajo, el equipo debe utilizar un protocolo de asignación. De esta manera, establecer un protocolo para solicitudes entrantes es una buena práctica.
- Utilizar herramientas de gestión de tareas. Explotar herramientas de colaboración de trabajo remoto es algo positivo. Es esencial para la gestión de proyectos y para todos los equipos porque todos necesitan saber cómo va el proyecto, qué tareas quedan por hacer y cuánto tiempo queda. Esto podría hacerse mediante llamadas y correos electrónicos, pero llevaría demasiado tiempo.
7 tipos de herramientas de colaboración con los 21 mejores ejemplos
Existen muchas herramientas potentes, así que mencionemos las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos.
Gestión de tareas
El software de colaboración remota permite gestión del flujo de trabajo y el seguimiento del tiempo, proporcionando muchos instrumentos valiosos, como tablero Kanban, gráfico de Gantt, gráficos de Burn-down/Burn-up, hojas de ruta y hitos, temporizador de tareas y otros.
Worksection
Worksection es una plataforma de gestión de proyectos y productividad basada en la nube de Ucrania que ofrece excelentes soluciones para pequeñas y grandes empresas, incluidas estudios web, agencias digitales, equipos de fabricación y otros. Es una de las mejores herramientas para equipos remotos.
Pros: Worksection ofrece características útiles y perfectas, como un gran panel de control, interface atractiva, fácil seguimiento del tiempo, comunicación y informes efectivos, alta seguridad de datos, gráficos de Gantt simples, un tablero Kanban comprensible, y muchas otras. Junto con todas estas características valiosas, muchos usuarios admiten un servicio de soporte técnico rápido y útil.
Contras: algunos usuarios desean que la aplicación móvil sea mejor y se quejan de la ausencia de un chat separado.
Precios: prueba gratuita; la versión básica cuesta solo $49 por 20 usuarios/mes y ofrece muchas características, como 20 proyectos, 20 Gb de almacenamiento en la nube, seguimiento de tiempo y presupuesto, gráfico de Gantt, y muchas más.
La calificación de Worksection 2022 en capterra.com es 4,9.
Asana
Asana es una herramienta de gestión de tareas basada en la nube bien conocida que es mejor para proyectos/equipos pequeños.
Pros: amplia gama de características (gráfico de Gantt, constructor de workflow, tablero Kanban, calendario, hitos, etc.), integración avanzada con Slack, Gmail, Google Drives, etc., aplicación móvil adecuada.
Contras: algunos usuarios admiten dificultades con la adaptación de usuarios y desean más características gratuitas.
Precios: versión gratuita con características limitadas; la versión paga comienza en $10,99 por usuario/mes.
La calificación de Asana 2022 en capterra.com es 4,5.
Jira
Es una buena herramienta basada en la nube para la gestión de tareas, con muchas características que respaldan enfoques Agile (como Scrum y Kanban), y es adecuada para proyectos de diferentes tamaños.
Pros: un conjunto atractivo de instrumentos y características, gran tablero Kanban, planificación y seguimiento de sprints, priorización de historias de usuario, buena integración de mensajería (por ejemplo, Slack, Gmail), intercambio de documentos y alto nivel de protección.
Contras: debido a muchas características, la interfaz de usuario es demasiado compleja y pesada para navegar, y algunos usuarios admiten limitaciones en la aplicación móvil.
Precios: plan gratuito con límites de uso y el pago comienza en $7,50 por usuario/mes.
La calificación de Jira 2022 en capterra.com es 4.4.
Compartición de calendarios
Este tipo de herramienta permite compartir funciones de calendario y ayuda a organizar reuniones, recordatorios de plazos y otras actividades con horario fijo.
Google Calendar
Es una solución simple y robusta para la programación de diferentes eventos. Google Calendar tiene una agenda, gestión de calendarios, sincronización de calendarios y sistema de recordatorios.
Pros: perfecta sincronización e integración con otra plataforma de Google, capacidad para crear recordatorios infinitos, diferentes vistas de calendario disponibles, invitaciones a invitados y buena aplicación móvil.
Contras: difícil de integrar diferentes direcciones de correo electrónico y sincronizar con otros calendarios, interfaz un poco poco amigable y automatización limitada.
Precios: versión gratuita para uso personal, y la empresarial comienza en $5 por usuario/mes.
La calificación de Google Calendar 2022 en capterra.com es 4,8.
Microsoft Outlook
Es un producto de Microsoft con muchas características, como compartición de calendario, gestión de respuestas, archivado y retención, etc.
Pros: perfecta integración con productos de Microsoft, fácil de configurar y usar, permitiendo algunas características adicionales, excelente para la gestión del tiempo.
Contras: interfaz un poco confusa, aplicación móvil no muy amigable y navegación complicada.
Precios: cuentas de Outlook.com son gratuitas, pero la versión empresarial cuesta $5 por usuario/mes.
La calificación de Microsoft Outlook 2022 en capterra.com es 4,5.
Teamup
Teamup es una solución de calendario aceptable que agrupa programación, organización de reuniones y compartición de información.
Pros: buena sincronización de calendarios, excelente programación de instalaciones, útil programación en tiempo real, interfaz amigable.
Contras: aplicación móvil imperfecta; algunas de las opciones de color son demasiado similares, lo que dificulta identificar algunos eventos por color.
Precios: el plan básico es gratuito para hasta 8 subcalendarios; el plan plus comienza en $8 por usuario/mes.
La calificación de Teamup 2022 en capterra.com es 4,7.
Mensajería instantánea
Diseñada especialmente para mensajería, la charla puede permitir canales y grupos temáticos. Las herramientas de mensajería permiten usar emojis para expresar emociones.
Slack
Slack es una herramienta de comunicación para equipos remotos que es excelente para diferentes segmentos empresariales.
Pros: la capacidad de crear canales, intercambio de archivos, buena integración y un amplio rango de miembros (hasta 100).
Contras: interfaz confusa y aplicación móvil imperfecta.
Precios: prueba gratuita y plan estándar, que comienza en $6,66 por usuario/mes.
La calificación de Slack 2022 en capterra.com es 4,7.
Microsoft Teams
Microsoft Teams es una herramienta de colaboración para equipos virtuales que permite crear canales, realizar llamadas de audio, programar eventos y llevar a cabo correspondencia.
Pros: perfecta integración con productos de Microsoft.
Contras: los usuarios se quejan de su incapacidad para conectarse bien con productos que no son de Microsoft.
Precios: Microsoft Teams es gratuito para registrarse, y el plan premium comienza en $4 por usuario/mes.
La calificación de Microsoft Teams 2022 en capterra.com es 4,4.
Discord
Permite comunicaciones públicas/privadas, donde los usuarios pueden chatear por video, audio y texto.
Pros: mensajería uno a uno, foros, chat en tiempo real, comentarios, intercambio de archivos y gestión de grupos.
Contras: falta de características para negocios, interfaz confusa, limitación en las cargas para la versión gratuita.
Precios: la versión gratuita está disponible; la de pago comienza en $9,99 por usuario/mes.
La calificación de Discord 2022 en capterra.com es 4,7.
Sincronización de documentos
Estas herramientas realizan la correspondencia entre dos documentos (su versión actual y anterior). Cualquier modificación en una copia de un directorio es la misma que en la otra.
FreeFileSync
Esta solución de sincronización de archivos ayuda a comparar múltiples carpetas y sincronizarlas para automatizar la copia de datos.
Pros: perfecto para mover archivos, adecuado para la copia de seguridad y clonación de proyectos, de código abierto y regularmente actualizado.
Contras: interfaz confusa para nuevos usuarios, navegación complicada, la función de memoria interna solo recuerda los últimos archivos sincronizados.
Precios: software de código abierto.
La calificación de FreeFileSync 2022 en capterra.com es 4,7.
Cyberduck
Cyberduck es una instalación de almacenamiento basada en la nube, que proporciona duplicación y sincronización de archivos únicamente.
Pros: interfaz fácil, traslado simple de archivos, edición remota, funcionamiento rápido, capacidad para crear copias duplicadas de archivos.
Contras: es difícil acceder a algunos archivos de WordPress; a veces, la gestión de conexiones es un poco complicada.
Precios: este es un recurso gratuito, pero para más características, solicita algunas donaciones.
La calificación de Cyberduck 2022 en capterra.com es 4,6.
Sync.com
Sync.com proporciona almacenamiento de documentos, transferencia de archivos, sincronización en tiempo real, archivado y retención, control de acceso y muchas otras características valiosas.
Pros: precios accesibles, soporte a múltiples plataformas y alto nivel de seguridad.
Contras: carga lenta de archivos, interfaz imperfecta y navegación compleja, a veces la sincronización de archivos entre computadoras toma días.
Precios: plan inicial gratuito con características limitadas, el siguiente plan tarifario es $5 por usuario/mes para 1Tb de almacenamiento.
La calificación de Sync.com 2022 en capterra.com es 4,4.
Almacenamiento en la nube
Permite a cualquier persona con acceso especial cargar, descargar y leer documentos.
Dropbox Business
Dropbox es una solución de almacenamiento en la nube, que también permite el intercambio de archivos, mensajería, edición de imágenes, conversión de archivos, clasificación de documentos, etc.
Pros: excelente para gestionar y compartir archivos, sincronización óptima de archivos y buenas características de seguridad.
Contras: cuenta gratuita con almacenamiento mínimo, navegación no muy intuitiva y mala integración con la estructura de red.
Precios: versión gratuita con capacidad limitada de almacenamiento y la de pago comienza en $12,63 por usuario/mes.
La calificación de Dropbox Business 2022 en capterra.com es 4,5.
Google Cloud Storage
Esta herramienta hace posible almacenar, archivar y analizar datos.
Pros: almacenamiento colosal, organización elemental de carpetas, interfaz amigable, aspectos de seguridad confiables.
Contras: tiene problemas de integración con algunos gestores de tareas.
Precios: almacenamiento estándar comienza en $0,020 por Gb al mes.
La calificación de Google Cloud Storage 2022 en capterra.com es 4,8.
Amazon Drive
Amazon Drive es otro almacenamiento basado en la nube, que puede ser muy útil para la organización, almacenamiento y sincronización de archivos.
Pros: los archivos se sincronizan automáticamente, los datos pueden ser accedidos desde cualquier dispositivo y carga de archivos super rápida.
Contras: acceso gratuito limitado (solo 5 Gb de almacenamiento), interfaz no intuitiva.
Precios: almacenamiento inicial gratuito de hasta 5Gb, mientras que el almacenamiento de 100 Gb cuesta $1,99 por usuario/mes.
La calificación de Amazon Drive 2022 en capterra.com es 4,0.
Videoconferencias
Estas herramientas proporcionan videoconferencias para todos con acceso concedido. Permite tanto voz como video, lo cual es muy importante para los equipos remotos porque todos pueden verse entre sí, sus emociones y lenguaje corporal, y podría ser más fácil comunicarse.
Google Meet
Es una buena herramienta de colaboración para equipos virtuales, que es excelente para la comunicación y permite mantenerse en contacto con clientes y equipos a nivel global.
Pros: fácil acceso, completamente gratuita, la duración de la llamada es ilimitada.
Contras: algunos usuarios se quejan de una mala conexión, fallas ocasionales y compartir pantalla incómodo.
Precios: completamente gratuito.
La calificación de Google Meet 2022 en capterra.com es 4,5.
Big Marker
Es una plataforma poderosa para seminarios web y diferentes eventos. Tiene muchas plantillas personalizables y constructores de formularios, y permite chat, levantamiento de manos electrónicos y gestión de preguntas y respuestas.
Pros: tiene una interfaz muy intuitiva, fácil de configurar, proporciona un trabajo estable y tiene soporte rápido y útil.
Contras: una curva de aprendizaje un poco confusa, proceso de configuración más largo, a veces puede tener un retraso.
Precios: tiene una prueba gratuita de 7 días y comienza desde $99 por mes para hasta 100 asistentes.
La calificación de Big Marker 2022 en capterra.com es 4,8.
Hibox
Hibox es una colaboración en equipo que apoya la comunicación y el seguimiento del flujo de trabajo. Ayuda a mantenerse en contacto con sus compañeros y gestionar todas las tareas.
Pros: posibilidad de subir documentos, asignación de tareas, recordatorios regulares, amigable para el usuario y más barato que algunos competidores.
Contras: demora en la entrega de mensajes, un conjunto de emojis limitado, un poco con errores.
Precios: prueba gratuita y luego $6 por usuario/mes.
Su calificación 2022 en capterra.com es 4,5.
Pizarras
Es como la pizarra estándar, pero virtual, donde los compañeros pueden “pegar” sus notas, hacer gráficos, esquemas, tablas y pintar.
Metro Retro
Metro Retro es una excelente plataforma en línea que puede utilizarse como un rotafolio y tablero para adhesivos. Es muy útil durante las discusiones y permite una visualización potente de ideas, útil para realizar reuniones retrospectivas.
Pros: interfaz muy amigable e intuitiva, navegación simple.
Contras: gestión incómoda de capas gráficas al insertar fondos e imágenes.
Precios: prueba gratuita disponible, la versión de pago comienza en $6 por usuario/mes.
La calificación de Metro Retro 2022 en capterra.com es 4,0.
Jamboard
Jamboard de Google permite dibujar en línea y hacer esquemas, que son útiles para la visualización de ideas.
Pros: interfaz y navegación directas y comprensibles.
Contras: algunos usuarios se quejan de fallas y conjuntos de instrumentos deficientes.
Precios: permite una versión gratuita, pero para más se recomienda contactar a Google.
La calificación de Jamboard 2022 en capterra.com es 4,3.
Draw.io (Diagrams.net)
Draw.io es una herramienta potente para hacer diagramas de flujo, diagramas UML, esquemas, WBS, etc.
Pros: gran conjunto de plantillas para elegir, un enorme conjunto de características, integración con GitHub, Dropbox y One Drive.
Contras: cualquiera con acceso puede realizar cualquier cambio en cualquier momento, y no proporciona almacenamiento basado en la nube.
Precios: una versión gratuita está disponible, la versión de pago comienza en $5,25 por usuario/mes.
La calificación de Draw.io 2022 en capterra.com es 4,6.
Para ser productivos, los equipos remotos podrían utilizar una larga lista de estrategias. Pero, una de las mejores es explorar herramientas modernas y poderosas para equipos remotos, que proporcionan gestión del tiempo y tareas, comunicación y compartición de información. Un grupo podría utilizar varios instrumentos diferentes para mantener su flujo de trabajo; podría ser solamente una herramienta poderosa que permita todas las características necesarias.