Ogni anno il numero dei team remoti è in aumento. Ha i suoi vantaggi, ma porta anche problemi nella gestione dei compiti, nella sincronizzazione e nella comunicazione. Fortunatamente, ci sono a disposizione numerosi ottimi strumenti di collaborazione remota, software e app che rendono la vita delle squadre remote più facile e aumentano positivamente la produttività.
Che cos’è un team remoto?
Un team virtuale o team remoto è un gruppo di collaboratori geograficamente dispersi che possono interagire solo attraverso strumenti speciali, come messaggeri, gestori di compiti, ecc. Ci sono diversi tipi di team remoti, in base alla durata obiettiva, agli obiettivi e ai ruoli.
Tipi di team remoti
Team di gestione sono manager della stessa azienda che lavorano in diverse regioni e attuano strategie a livello aziendale.
Team di azione sono rappresentati come un gruppo di professionisti che lavorano insieme in un breve periodo per risolvere alcuni problemi. A seconda dell’urgenza della situazione, possono operare solo da remoto.
Team di produzione sono composti da dipendenti con ruoli ben definiti, e il loro obiettivo principale è portare un prodotto o sue parti dopo periodi ripetitivi.
Team paralleli sono formati da membri della stessa azienda, che devono lavorare insieme per un breve periodo per fornire consulenze, raccomandazioni e supporto.
Team di servizio sono solitamente composti da dipendenti che lavorano in modo indipendente in diverse fusi orari ma svolgono il lavoro secondo lo stesso obiettivo. I loro risultati lavorativi sono complementari e interconnessi.
Team a rete sono dipendenti cross-funzionali che portano idee fresche e possono risolvere problemi complessi. I team a rete lavorano costantemente, ma i membri possono lasciare il team in qualsiasi momento.
4 strategie per migliorare la collaborazione dei team remoti
- Crea una piattaforma online per la comunicazione. La comunicazione è sempre cruciale per ogni lavoro, ma per i team remoti è vitale. A questo scopo, il team deve utilizzare strumenti e software speciali per la comunicazione, che consentono chiamate telefoniche/video, chat, scambio di documenti, ecc.
- Usa emoji. Poiché i team spesso lavorano separatamente, utilizzare emoji durante la messaggistica è un’ottima idea. Aiuta i membri a esprimere le proprie emozioni e consente un’atmosfera di squadra più amichevole.
- Fai team building virtuale. Il team building è necessario non solo per migliorare il lavoro in ufficio, ma anche per i team remoti. I membri del team possono guardare serie TV insieme, giocare a giochi online, organizzare feste online, ecc.
- Sfrutta gli strumenti di lavoro remoto. Il lavoro remoto è difficile, specialmente per un project manager, che deve organizzare e gestire il flusso di lavoro. Utilizzare strumenti di collaborazione speciali per i team remoti potrebbe alleviare questa sfida. Scegliere i migliori strumenti per i lavoratori remoti dipende da questo tipo di team.
6 buone pratiche per la collaborazione dei team remoti
- Usa l’archiviazione documentale. A causa del lavoro individuale, il team remoto deve utilizzare un’archiviazione basata su cloud, dove memorizza e condivide tutti i documenti. E tutti coloro che fanno parte del gruppo possono accedere a questi documenti.
- Suddividi i compiti in sottocompiti. Ad esempio, in Scrum, ogni epic si suddivide in user stories e queste ultime in sottocompiti. Il team può utilizzare la struttura di suddivisione del lavoro per la decomposizione dei compiti e la mappatura delle storie per la visualizzazione e la priorizzazione dei compiti.
- Fornisci feedback e riconoscimento. Lavorare separatamente non significa che nessuno saprà come lavorano i dipendenti e quali risultati portano. I team leads o i project manager dovrebbero sempre trovare il tempo per dare feedback ai loro team e non dimenticare il riconoscimento.
- Programma riunioni dal vivo. Il project manager dovrebbe prevedere un check-in online per il team. Questa attività aiuterà a capire lo stato del flusso di lavoro, aggiornare i compiti, introdurre nuovi membri del team o informare su cambiamenti significativi.
- Stabilisci un protocollo di assegnazione. Per essere certi che nulla venga perso dal piano di lavoro, il team dovrebbe utilizzare un protocollo di assegnazione. In questo modo, stabilire un protocollo per le richieste in arrivo è una buona prassi.
- Usa strumenti di gestione dei compiti. Sfruttare strumenti di collaborazione al lavoro remoto è una buona cosa. È essenziale per la gestione dei progetti e per tutti i team, perché ognuno deve sapere come sta andando il progetto, quali compiti devono essere svolti e quanto tempo è rimasto. Questi potrebbero essere svolti tramite chiamate e email, ma richiederebbero troppo tempo.
7 tipi di strumenti di collaborazione con i migliori 21 esempi
Ci sono molti strumenti potenti, quindi menzioniamo i migliori strumenti di collaborazione per team remoti.
Gestione dei compiti
Il software di collaborazione remota consente di gestire il flusso di lavoro e il monitoraggio del tempo e offre molti strumenti utili, come la bacheca Kanban, il diagramma di Gantt, i diagrammi Burndown/Burnup, le roadmap e i traguardi, il timer per i compiti e altri.
Worksection
Worksection è una piattaforma ucraina di gestione dei progetti e produttività basata sul cloud che offre ottime soluzioni per piccole e grandi imprese, comprese web-studios, agenzie digitali, team di produzione e altro. È uno dei migliori strumenti per i team remoti.
Vantaggi: Worksection offre funzionalità utili e perfette, come una grande dashboard, un’interfaccia utente piacevole, facile tracciamento del tempo, comunicazione efficace e report, alta sicurezza dei dati, semplici diagrammi di Gantt, una comprensibile bacheca Kanban e molti altri. Insieme a tutte queste preziose funzionalità, molti utenti ammettono che il supporto tecnico è utile e veloce.
Svantaggi: alcuni utenti desiderano un’app mobile migliore e si lamentano dell’assenza di una chat separata.
Prezzi: prova gratuita; la versione base costa solo $49 per 20 utenti/mese e offre molte funzionalità, come 20 progetti, 20 Gb di archiviazione cloud, monitoraggio di tempo e budget, diagramma di Gantt e altro ancora.
Il rating di Worksection nel 2022 su capterra.com è 4,9.
Asana
Asana è uno strumento di gestione dei compiti basato sul cloud molto conosciuto, ideale per piccoli progetti/teams.
Vantaggi: ampia gamma di funzionalità (diagramma di Gantt, costruttore di flussi di lavoro, bacheca Kanban, calendario, traguardi, ecc.), integrazione avanzata con Slack, Gmail, Google Drives, ecc., app mobile adeguata.
Svantaggi: alcuni utenti ammettono difficoltà di adattamento agli utenti e desiderano più funzionalità gratuite.
Prezzi: versione gratuita con funzionalità limitate; la versione a pagamento parte da $10,99 per utente/mese.
Il rating di Asana nel 2022 su capterra.com è 4,5.
Jira
È un buon strumento basato sul cloud per la gestione dei compiti, con molte funzionalità che supportano gli approcci Agile (come Scrum e Kanban), ed è adatto per progetti di qualsiasi dimensione.
Vantaggi: set di strumenti e funzionalità notevole, ottima bacheca Kanban, pianificazione e monitoraggio degli sprint, prioritizzazione delle user stories, buona integrazione con messaggeri (ad esempio, Slack, Gmail), scambio di documenti e alto livello di protezione.
Svantaggi: a causa delle molte funzionalità, l’interfaccia utente è troppo complessa e pesante per la navigazione, e alcuni utenti ammettono limitazioni nell’app mobile.
Prezzi: piano gratuito con limiti di utilizzo, e il pagamento parte da $7,50 per utente/mese.
Il rating di Jira nel 2022 su capterra.com è 4,4.
Condivisione del calendario
Questo tipo di strumento consente la condivisione delle funzionalità del calendario e aiuta ad organizzare riunioni, promemoria di scadenze e altre attività temporizzate.
Google Calendar
È una soluzione semplice e robusta per la pianificazione di eventi diversi. Google Calendar dispone di un rubrica, gestione del calendario, sincronizzazione del calendario e sistema di promemoria.
Vantaggi: perfetta sincronizzazione e integrazione con un’altra piattaforma Google, possibilità di creare promemoria infiniti, sono disponibili diverse visualizzazioni del calendario, inviti per ospiti e una buona app mobile.
Svantaggi: difficile integrare indirizzi email diversi e sincronizzare con altri calendari, un’interfaccia un po’ poco intuitiva e automazione limitata.
Prezzi: versione gratuita per uso personale, mentre la versione business parte da $5 per utente/mese.
Il rating di Google Calendar nel 2022 su capterra.com è 4,8.
Microsoft Outlook
È un prodotto Microsoft con molte funzionalità, come condivisione del calendario, gestione delle risposte, archiviazione e conservazione, ecc.
Vantaggi: perfetta integrazione con i prodotti Microsoft, facile da configurare e usare, consente alcune funzionalità aggiuntive, ottimo per la gestione del tempo.
Svantaggi: interfaccia un po’ confusa, app mobile poco intuitiva e navigazione complicata.
Prezzi: Gli account Outlook.com sono gratuiti, ma la versione business costa $5 per utente/mese.
Il rating di Microsoft Outlook nel 2022 su capterra.com è 4,5.
Teamup
Teamup è una soluzione di calendario accettabile che gestisce pianificazione, organizzazione di riunioni e condivisione di informazioni.
Vantaggi: buona sincronizzazione del calendario, ottima pianificazione delle strutture, utile pianificazione in tempo reale, interfaccia user-friendly.
Svantaggi: app mobile imperfetta; alcune delle scelte di colore sono troppo simili, il che rende difficile identificare alcuni eventi per colore.
Prezzi: il piano base è gratuito per un massimo di 8 sotto-calendari; il piano plus parte da $8 per utente/mese.
Il rating di Teamup nel 2022 su capterra.com è 4,7.
Messaggistica istantanea
Progettato specificamente per la messaggistica, la chat può consentire canali e gruppi tematici. Gli strumenti di messaggistica forniscono l’uso di emoji per esprimere emozioni.
Slack
Slack è uno strumento di comunicazione per team remoti, ideale per diversi segmenti aziendali.
Vantaggi: possibilità di creare canali, scambio di file, buona integrazione e un ampio numero di membri (fino a 100).
Svantaggi: interfaccia confusa e app mobile imperfetta.
Prezzi: prova gratuita e piano standard, che parte da $6,66 per utente/mese.
Il rating di Slack nel 2022 su capterra.com è 4,7.
Microsoft Teams
Microsoft Teams è uno strumento di collaborazione per team virtuali che consente la creazione di canali, effettuazione di chiamate audio, pianificazione di eventi e gestione della corrispondenza.
Vantaggi: perfetta integrazione con i prodotti Microsoft.
Svantaggi: gli utenti si lamentano della sua incapacità di connettersi bene con i prodotti non Microsoft.
Prezzi: Microsoft Teams è gratuito per la registrazione e il piano premium parte da $4 per utente/mese.
Il rating di Microsoft Teams nel 2022 su capterra.com è 4,4.
Discord
Consente comunicazioni pubbliche/private, dove gli utenti possono chattare tramite video, audio e testo.
Vantaggi: messaggistica uno a uno, forum, chat in tempo reale, commenti, condivisione di file e gestione di gruppi.
Svantaggi: mancanza di funzionalità aziendali, interfaccia confusa, limitazioni nei caricamenti per la versione gratuita.
Prezzi: è disponibile una versione gratuita; quella a pagamento parte da $9,99 per utente/mese.
Il rating di Discord nel 2022 su capterra.com è 4,7.
Sincronizzazione documenti
Questi strumenti permettono di confrontare due documenti (la loro versione attuale e quella precedente). Qualsiasi modifica apportata a una copia di una directory sarà identica all’altra.
FreeFileSync
Questa soluzione di sincronizzazione dei file aiuta a confrontare più cartelle e sincronizzarle per automatizzare il backup dei dati.
Vantaggi: perfetto per spostare file, adatto per eseguire backup e clonare progetti, open source e regolarmente aggiornato.
Svantaggi: un’interfaccia confusa per i nuovi utenti, navigazione difficile, la funzione di memoria incorporata ricorda solo i file sincronizzati più recenti.
Prezzi: software open-source.
Il rating di FreeFileSync nel 2022 su capterra.com è 4,7.
Cyberduck
Cyberduck è un servizio di archiviazione basato sul cloud che fornisce solo duplicazione e sincronizzazione dei file.
Vantaggi: interfaccia facile, spostamento semplice dei file, modifica remota, funzionamento veloce, possibilità di creare copie duplicate dei file.
Svantaggi: è difficile accedere ad alcuni file di WordPress; a volte, gestire le connessioni è un po’ complicato.
Prezzi: è una risorsa gratuita, ma per ulteriori funzionalità si chiedono donazioni.
Il rating di Cyberduck nel 2022 su capterra.com è 4,6.
Sync.com
Sync.com offre archiviazione documentale, trasferimento di file, sincronizzazione in tempo reale, archiviazione e conservazione, controllo degli accessi e molte altre funzionalità preziose.
Vantaggi: prezzi accessibili, supporto per più piattaforme e alto livello di sicurezza.
Svantaggi: caricamento dei file lento, interfaccia imperfetta e navigazione complicata, a volte la sincronizzazione dei file tra i computer richiede giorni.
Prezzi: piano iniziale gratuito con funzionalità limitate, il piano tariffario successivo è $5 per utente/mese per 1Tb di archiviazione.
Il rating di Sync.com nel 2022 su capterra.com è 4,4.
Archiviazione cloud
Consente a chiunque abbia un accesso speciale di caricare, scaricare e leggere documenti.
Dropbox Business
Dropbox è una soluzione di archiviazione basata sul cloud che consente anche lo scambio di file, la messaggistica, la modifica di immagini, la conversione di file, la classificazione dei documenti, ecc.
Vantaggi: eccellente per gestire e condividere file, ottimale sincronizzazione dei file e buone caratteristiche di sicurezza.
Svantaggi: account gratuito con archiviazione minima, navigazione poco intuitiva e integrazione scarsa con la rete.
Prezzi: versione gratuita con capacità di archiviazione limitata e quella a pagamento parte da $12,63 per utente/mese.
Il rating di Dropbox Business nel 2022 su capterra.com è 4,5.
Google Cloud Storage
Questo strumento rende possibile archiviare, archiviare e analizzare dati.
Vantaggi: immagazzinamento colossale, organizzazione semplice delle cartelle, interfaccia utente-friendly, aspetti di sicurezza affidabili.
Svantaggi: ha problemi di integrazione con alcuni gestori di compiti.
Prezzi: l’archiviazione standard parte da $0,020 per Gb al mese.
Il rating di Google Cloud Storage nel 2022 su capterra.com è 4,8.
Amazon Drive
Amazon Drive è un’altra soluzione di archiviazione basata sul cloud, che può essere molto utile per l’organizzazione, l’archiviazione e la sincronizzazione dei file.
Vantaggi: i file si sincronizzano automaticamente, i dati possono essere accessibili da qualsiasi dispositivo e caricamento dei file super veloce.
Svantaggi: accesso gratuito limitato (solo 5 Gb di archiviazione), interfaccia non intuitiva.
Prezzi: archiviazione primaria gratuita fino a 5Gb, mentre 100 Gb di archiviazione costano $1,99 per utente/mese.
Il rating di Amazon Drive nel 2022 su capterra.com è 4,0.
Videoconferenze
Questi strumenti forniscono videoconferenze per tutti coloro con accesso autorizzato. Consente sia la voce che il video, il che è molto importante per i team remoti perché tutti possono vedersi, vedere le loro emozioni e il linguaggio del corpo, e potrebbe essere più facile comunicare.
Google Meet
È un buon strumento di collaborazione per team virtuali, ottimo per la comunicazione e consente di rimanere in contatto con clienti e team a livello globale.
Vantaggi: accesso facile, completamente gratuito, la durata delle chiamate non è limitata.
Svantaggi: alcuni utenti si lamentano di una connessione scadente, glitch occasionali e condivisione dello schermo poco fluida.
Prezzi: completamente gratuito.
Il rating di Google Meet nel 2022 su capterra.com è 4,5.
Big Marker
È una piattaforma convincente per webinar online e diversi eventi. Ha molti modelli personalizzabili e costruttori di moduli e consente chat, alzare la mano elettronicamente e gestione delle domande e risposte.
Vantaggi: ha un’interfaccia molto intuitiva, è facile da configurare, fornisce un lavoro stabile e ha un supporto rapido e utile.
Svantaggi: una curva di apprendimento un po’ confusa, processo di configurazione più lungo, a volte potrebbe avere dei ritardi.
Prezzi: ha una prova gratuita di 7 giorni e parte da $99 al mese per un massimo di 100 partecipanti.
Il rating di Big Marker nel 2022 su capterra.com è 4,8.
Hibox
Hibox è una collaborazione del team che supporta la comunicazione e il monitoraggio del flusso di lavoro. Aiuta a rimanere in contatto con i membri del team e gestire tutti i compiti.
Vantaggi: possibilità di caricare documenti, assegnare compiti, promemoria regolari, user-friendly e più economico di alcuni concorrenti.
Svantaggi: ritardi nella consegna dei messaggi, un set di emoji ristretto, un po’ difettoso.
Prezzi: prova gratuita, e poi $6 per utente/mese.
Il suo rating nel 2022 su capterra.com è 4,5.
Lavagne
È come una lavagna standard, ma virtuale, dove i membri del team possono “attaccare” le loro note, fare grafici, schemi, tabelle e dipingere.
Metro Retro
Metro Retro è un’eccellente piattaforma online che può essere utilizzata come una lavagna e come bacheca per adesivi. È utile durante le discussioni e consente una forte visualizzazione delle idee — uno strumento utile per condurre riunioni retrospettive.
Vantaggi: interfaccia molto user-friendly e intuitiva, navigazione semplice.
Svantaggi: gestione scomoda dei livelli grafici quando si inseriscono sfondi e immagini.
Prezzi: prova gratuita disponibile, versione a pagamento parte da $6 per utente/mese.
Il rating di Metro Retro nel 2022 su capterra.com è 4,0.
Jamboard
Jamboard di Google consente disegni online e creazione di schemi, utili per la visualizzazione delle idee.
Vantaggi: interfaccia e navigazione semplici e comprensibili.
Svantaggi: alcuni utenti si lamentano di glitch e set di strumenti scarsi.
Prezzi: consente una versione gratuita, ma per ulteriori funzionalità è consigliato contattare Google.
Il rating di Jamboard nel 2022 su capterra.com è 4,3.
Draw.io (Diagrams.net)
Draw.io è un potente strumento per creare diagrammi di flusso, diagrammi UML, schemi, WBS, ecc.
Vantaggi: grande set di modelli tra cui scegliere, un’ampia gamma di funzionalità, integrazione con GitHub, Dropbox e One Drive.
Svantaggi: chiunque abbia accesso può apportare modifiche in qualsiasi momento e non fornisce alcun archiviazione basata sul cloud.
Prezzi: è disponibile una versione gratuita, la versione a pagamento parte da $5,25 per utente/mese.
Il rating di Draw.io nel 2022 su capterra.com è 4,6.
Per essere produttivi, i team remoti possono utilizzare un lungo elenco di strategie. Ma, una delle migliori è esplorare strumenti moderni e potenti per i team remoti, che forniscono gestione del tempo e dei compiti, comunicazione e condivisione delle informazioni. Un gruppo potrebbe utilizzare diversi strumenti per mantenere il proprio flusso di lavoro; potrebbe bastare un potente strumento che offre tutte le funzionalità necessarie.