În fiecare an, numărul echipelor la distanță crește. Acest lucru are avantaje, dar aduce și probleme cu gestionarea sarcinilor, sincronizarea și comunicarea. Din fericire, există suficiente instrumente de colaborare la distanță, software-uri și aplicații excelente și puternice care ușurează viața echipelor la distanță și influențează pozitiv productivitatea.
Ce este o echipă la distanță?
O echipă virtuală sau echipă la distanță este un grup de colegi dispersați geografic care pot interacționa doar prin intermediul unor instrumente speciale, cum ar fi mesagerii, gestionarii de sarcini etc. Există mai multe tipuri de echipe la distanță, în funcție de durata obiectivului, scopuri și roluri.
Tipuri de echipe la distanță
Echipe de management sunt manageri ai acelorași companii care lucrează în diferite regiuni și implementează strategii la nivel corporatist.
Echipe de acțiune sunt reprezentate ca un grup de profesioniști care lucrează împreună într-un timp scurt pentru a soluționa probleme. În funcție de urgența situației, acestea pot lucra doar de la distanță.
Echipe de producție constau din angajați cu roluri bine definite, iar obiectivul lor principal este de a livra un produs sau părți ale acestuia după perioade repetitive.
Echipe paralele sunt formate din membri ai aceleași companii, care ar trebui să colaboreze pentru o perioadă scurtă pentru a oferi sfaturi, recomandări și suport.
Echipe de servicii constau de obicei din angajați care lucrează independent în fusuri orare diferite, dar care îndeplinesc activitățile conform aceluiași obiectiv. Rezultatele lor de muncă sunt complementare și interconectate.
Echipe conectate sunt angajați transfuncționali care aduc idei noi și pot soluționa probleme complexe. Echipele conectate lucrează constant, dar apartenența este fluentă, ceea ce înseamnă că un membru poate părăsi echipa în orice moment.
4 strategii pentru îmbunătățirea colaborării echipelor la distanță
- Creează o platformă online pentru comunicare. Comunicarea este întotdeauna crucială pentru fiecare muncă, dar pentru echipele la distanță este vitală. În acest scop, echipa trebuie să utilizeze instrumente și software-uri speciale pentru comunicare, care permit apeluri telefonice/video, chat, schimb de documente etc.
- Folosește emoticoane. Deoarece echipele lucrează adesea separat, utilizarea emoticoanelor în mesajele transmise este o idee excelentă. Acest lucru ajută colegii să își exprime emoțiile și permite o atmosferă de echipă mai prietenoasă.
- Fă building virtual de echipă. Buildingul de echipă este o activitate necesară nu doar pentru îmbunătățirea muncii în birou, ci și pentru tipurile la distanță. Membrii echipei pot urmări seriale împreună, pot juca jocuri online, pot organiza petreceri online etc.
- Exploatează instrumentele de lucru la distanță. Munca la distanță este dificilă, mai ales pentru un manager de proiect, care trebuie să organizeze și să gestioneze fluxul de lucru. Utilizarea de instrumente speciale de colaborare pentru echipele la distanță ar putea ușura această provocare. Alegerea celor mai bune instrumente pentru lucrătorii la distanță depinde de acest tip de echipă.

6 bune practici pentru colaborarea echipelor la distanță
- Folosește stocarea documentelor. Datorită muncii individuale, echipa la distanță trebuie să utilizeze un stocare bazată pe cloud, unde să stocheze și să împărtășească toate documentele. Și toți membrii grupului, care au acces, pot obține aceste documente.
- Descompune sarcinile în sarcini subordonate. De exemplu, în Scrum, fiecare epic se descompune în povești ale utilizatorilor, iar acestea în sarcini subordonate. Echipa poate utiliza structura de descompunere a muncii pentru descompunerea sarcinilor și maparea poveștilor pentru vizualizarea și prioritizarea sarcinilor.
- Oferă feedback și recunoaștere. Munca separat nu înseamnă că nimeni nu va ști cum lucrează angajații și ce rezultate aduc. Liderii echipelor sau managerii de proiect ar trebui să găsească întotdeauna timp pentru a oferi feedback echipelor lor și să nu uite de recunoaștere.
- Programează întâlniri live. Managerul de proiect ar trebui să ofere check-in online pentru echipă. Această activitate va ajuta la înțelegerea stării fluxului de lucru, actualizarea sarcinilor, introducerea de noi membri în echipă sau informarea despre schimbări semnificative.
- Stabilește un protocol de asignare. Pentru a fi sigur că nimic nu se pierde din planul de flux de lucru, echipa ar trebui să utilizeze un protocol de asignare. Astfel, stabilirea unui protocol pentru solicitările primite este o practică bună.
- Folosește instrumente de gestionare a sarcinilor. Exploatarea instrumentelor de colaborare pentru muncă la distanță este un lucru bun. Este esențial pentru managementul proiectului și pentru toate echipele deoarece toți trebuie să știe cum decurge proiectul, ce sarcini trebuie îndeplinite și cât timp a mai rămas. Acestea pot fi efectuate prin apeluri și emailuri, dar va dura prea mult timp.
7 tipuri de instrumente de colaborare cu cele mai bune 21 de exemple
Există o mulțime de instrumente puternice, așa că să menționăm cele mai bune instrumente de colaborare pentru echipele la distanță.
Gestionarea sarcinilor
Software-ul de colaborare la distanță permite gestionarea fluxului de lucru și urmărirea timpului oferind o mulțime de instrumente valoroase, precum tabloul Kanban, graficul Gantt, graficele Burndown/Burnup, planurile și mile-stone-urile, cronometrele pentru sarcini și altele.
Worksection
Worksection este o platformă de management al proiectelor și productivității bazată pe cloud din Ucraina care oferă soluții excelente pentru afaceri mici și mari, inclusiv web-studios, agenții digitale, echipe de producție și altele. Este unul dintre cele mai bune instrumente pentru echipele la distanță.

Avantaje: Worksection oferă caracteristici benefice și perfecte, cum ar fi un panou de control excelent, interfață prietenoasă, urmărire ușoară a timpului, comunicare eficientă & rapoarte, securitate ridicată a datelor, grafice Gantt simple, panou Kanban ușor de înțeles și multe altele. Împreună cu toate aceste caracteristici valoroase, mulți utilizatori recunosc suportul tehnic rapid și util.
Dezavantaje: unii utilizatori doresc ca aplicația mobilă să fie mai bună și se plâng de lipsa unui chat separat.
Prețuri: probă gratuită; versiunea de bază costă doar $49 pentru 20 de utilizatori/lună și oferă multe caracteristici, cum ar fi 20 de proiecte, 20 Gb stocare în cloud, urmărirea timpului și bugetului, grafic Gantt și multe altele.
Ratingul Worksection în 2022 pe capterra.com este 4,9.
Asana
Asana este un instrument de gestionare a sarcinilor bazat pe cloud foarte cunoscut, care este cel mai bun pentru proiecte/ehiperi mici.

Avantaje: gamă largă de caracteristici (grafic Gantt, constructor de flux de lucru, panou Kanban, calendar, mile-stone-uri etc.), integrare avansată cu Slack, Gmail, Google Drives etc., aplicație mobilă adecvată.
Dezavantaje: unii utilizatori admit dificultăți în adaptarea utilizatorului și doresc mai multe caracteristici gratuite.
Prețuri: versiune gratuită cu caracteristici limitate; versiunea plătită începe de la $10,99 per utilizator/lună.
Ratingul Asana în 2022 pe capterra.com este 4,5.
Jira
Este un bun instrument bazat pe cloud pentru gestionarea sarcinilor, cu multe caracteristici care susțin abordările Agile (cum ar fi Scrum și Kanban) și este potrivit pentru proiecte de diferite dimensiuni.

Avantaje: setul atrăgător de instrumente & caracteristici, panou Kanban excelent, planificare & urmărire Sprint, prioritizarea poveștilor utilizatorilor, integrarea bună a mesageriilor (de exemplu, Slack, Gmail), schimb de documente și nivel ridicat de protecție.
Dezavantaje: din cauza multor caracteristici, interfața este prea complexă și greoaie pentru navigare, iar unii utilizatori recunosc limitările aplicației mobile.
Prețuri: plan gratuit cu limite de utilizare, iar plata începe de la $7,50 per utilizator/lună.
Ratingul Jira în 2022 pe capterra.com este 4,4.
Partajarea calendarului
Acest tip de instrument permite partajarea facilităților de calendar și ajută la organizarea întâlnirilor, reamintirea termenelor limită și alte activități legate de timp.
Google Calendar
Este o soluție simplă și robustă pentru programarea diferitelor evenimente. Google Calendar are o agendă, gestionarea calendarului, sincronizare a calendarului și un sistem de reamintiri.

Avantaje: sincronizare & integrare perfectă cu altă platformă Google, capacitatea de a crea reamintiri nelimitate, diferite vizualizări ale calendarului sunt disponibile, invitații pentru oaspeți și aplicație mobilă bună.
Dezavantaje: greu de integrat diferite adrese de email și de sincronizat cu alte calendare, o interfață puțin neprietenos utilizatorilor și automatizare limitată.
Prețuri: versiune gratuită pentru utilizare personală, iar cea de afaceri începe de la $5 per utilizator/lună.
Ratingul Google Calendar în 2022 pe capterra.com este 4,8.
Microsoft Outlook
Este un produs Microsoft cu multe caracteristici, cum ar fi partajarea calendarului, gestionarea răspunsurilor, arhivarea & păstrarea etc.

Avantaje: integrare perfectă cu produsele Microsoft, ușor de configurat și utilizat, permitând câteva caracteristici suplimentare, excelent pentru gestionarea timpului.
Dezavantaje: o interfață puțin confuză, aplicația mobilă nu foarte prietenoasă cu utilizatorul și navigare complicată.
Prețuri: conturile Outlook.com sunt gratuite, dar versiunea de afaceri costă $5 per utilizator/lună.
Ratingul Microsoft Outlook în 2022 pe capterra.com este 4,5.
Teamup
Teamup este o soluție acceptabilă pentru calendar care înglobează programare, organizarea întâlnirilor și partajarea informațiilor.

Avantaje: sincronizare bună a calendarului, programare excelentă a facilităților, programare în timp real utilă, interfață prietenoasă.
Dezavantaje: aplicație mobilă imperfectă; unele dintre alegerile de culori sunt prea similare, ceea ce face dificilă identificarea unor evenimente după culoare.
Prețuri: planul de bază este gratuit pentru până la 8 sub-calendare; planul plus începe de la $8 per utilizator/lună.
Ratingul Teamup în 2022 pe capterra.com este 4,7.
Mesagerie instantanee
Proiectat special pentru mesagerie, chatul poate permite canale și grupuri pe teme. Instrumentele de mesagerie permit utilizarea emoticoanelor pentru a exprima emoțiile.
Slack
Slack este un instrument de comunicare pentru echipe la distanță care este excelent pentru diferite segmente de afaceri.

Avantaje: capacitatea de a crea canale, schimb de fișiere, integrare bună și o gamă largă de membri (până la 100).
Dezavantaje: interfață confuză și aplicație mobilă imperfectă.
Prețuri: probă gratuită și plan standard, care începe de la $6,66 per utilizator/lună.
Ratingul Slack în 2022 pe capterra.com este 4,7.
Microsoft Teams
Microsoft Teams este un instrument de colaborare pentru echipe virtuale care permite crearea canalelor, efectuarea apelurilor audio, programarea evenimentelor și gestionarea corespondenței.

Avantaje: integrare perfectă cu produsele Microsoft.
Dezavantaje: utilizatorii se plâng de incapacitatea sa de a se conecta bine cu produsele né-Microsoft.
Prețuri: Microsoft Teams este gratuit la înscriere, iar planul premium începe de la $4 per utilizator/lună.
Ratingul Microsoft Teams în 2022 pe capterra.com este 4,4.
Discord
Permite comunicații publice/private, unde utilizatorii pot comunica prin video, audio și text.

Avantaje: mesagerie unu-la-unu, forumuri, chat în timp real, comentarii, partajarea fișierelor și gestionarea grupurilor.
Dezavantaje: lipsa funcționalităților de afaceri, interfață confuză, limitare a încărcărilor pentru versiunea gratuită.
Prețuri: versiunea gratuită este disponibilă; versiunea plătită începe de la $9,99 per utilizator/lună.
Ratingul Discord în 2022 pe capterra.com este 4,7.
Sincronizarea documentelor
Aceste instrumente efectuează potrivirea între două documente (versiunea lor actuală și cea anterioară). Orice modificare a unei copii dintr-un director este la fel ca în altul.
FreeFileSync
Această soluție de sincronizare a fișierelor ajută la compararea mai multor foldere și le sincronizează pentru a automatiza backup-ul datelor.

Avantaje: perfect pentru mutarea fișierelor, potrivit pentru backup și clonarea proiectelor, open source și actualizări regulate.
Dezavantaje: o interfață confuză pentru utilizatorii noi, navigare complicată, funcția de memorie încorporată își amintește doar cele mai recente fișiere sincronizate.
Prețuri: software open-source.
Ratingul FreeFileSync în 2022 pe capterra.com este 4,7.
Cyberduck
Cyberduck este o facilitate de stocare bazată pe cloud, care oferă doar duplicarea fișierelor și sincronizarea.

Avantaje: interfață ușoară, mutare simplă a fișierelor, editare remote, rulare rapidă, capacitatea de a crea copii duplicate ale fișierelor.
Dezavantaje: este dificil să accesezi unele fișiere WordPress; uneori, gestionarea conexiunilor este puțin confuză.
Prețuri: aceasta este o resursă gratuită, dar pentru mai multe caracteristici, cere unele donații.
Ratingul Cyberduck în 2022 pe capterra.com este 4,6.
Sync.com
Sync.com oferă stocarea documentelor, transferul de fișiere, sincronizarea în timp real, arhivarea & păstrarea, controlul accesului și multe alte caracteristici valoroase.

Avantaje: prețuri accesibile, suport pentru mai multe platforme și nivel ridicat de securitate.
Dezavantaje: încărcarea fișierelor lentă, interfață imperfectă & navigare complexă, uneori sincronizarea fișierelor între computere durează zile.
Prețuri: plan de început gratuit, cu caracteristici limitate, plan tarifar ulterior este $5 per utilizator/lună pentru 1TB stocare.
Ratingul Sync.com în 2022 pe capterra.com este 4,4.
Stocare în cloud
Permite oricui cu acces special să încarce, descarce și citească documente.
Dropbox Business
Dropbox este o soluție de stocare bazată pe cloud, care permite, de asemenea, schimbul de fișiere, mesagerie, editare de imagini, conversia fișierelor, clasificarea documentelor etc.

Avantaje: excelent pentru gestionarea și partajarea fișierelor, sincronizare optimă a fișierelor și caracteristici de securitate bune.
Dezavantaje: cont gratuit cu stocare minimă, navigare nu foarte intuitivă și integrare slabă cu structura rețelei.
Prețuri: o versiune gratuită cu capacitate de stocare limitată și versiunea plătită începe de la $12,63 per utilizator/lună.
Ratingul Dropbox Business în 2022 pe capterra.com este 4,5.
Google Cloud Storage
Acest instrument face posibilă stocarea, arhivarea și analiza datelor.

Avantaje: stocare colosala, organizare simplă a folderelor, interfață prietenoasă, aspecte de securitate fiabile.
Dezavantaje: are probleme de integrare cu unele gestionare a sarcinilor.
Prețuri: stocarea standard începe de la $0,020 per Gb pe lună.
Ratingul Google Cloud Storage în 2022 pe capterra.com este 4,8.
Amazon Drive
Amazon Drive este altă stocare bazată pe cloud, care poate fi foarte utilă pentru organizarea fișierelor, stocare și sincronizare.

Avantaje: fișierele se sincronizează automat, datele pot fi accesate de pe orice dispozitiv și încărcarea fișierelor foarte rapidă.
Dezavantaje: acces gratuit limitat (doar 5 Gb stocare), interfață neintuitivă.
Prețuri: stocare gratuită de bază de până la 5Gb, în timp ce 100 Gb stocare costă $1,99 per utilizator/lună.
Ratingul Amazon Drive în 2022 pe capterra.com este 4,0.
Videoconferințe
Aceste instrumente oferă videoconferințe pentru oricine cu acces acordat. Permite atât vocea, cât și video, ceea ce este foarte important pentru echipele la distanță pentru că toată lumea poate să se vadă reciproc, emoțiile și limbajul corporal, facilitând comunicarea.
Google Meet
Este un bun instrument de colaborare pentru echipe virtuale, care este excelent pentru comunicare și permite păstrarea legăturii cu clienții și echipele la nivel global.

Avantaje: acces ușor, complet gratuit, durata apelului nu este restricționată.
Dezavantaje: unii utilizatori se plâng de o conexiune proastă, erori ocazionale și partajare a ecranului confuză.
Prețuri: complet gratuit.
Ratingul Google Meet în 2022 pe capterra.com este 4,5.
Big Marker
Este o platformă puternică pentru webinarii online și diferite evenimente. Are multe modele personalizabile și constructori de formulare și permite chat-ul, ridicarea electronică a mâinii și gestionarea întrebărilor și răspunsurilor.

Avantaje: are o interfață foarte intuitivă, este ușor de configurat, oferă o funcționare stabilă și are suport rapid și util.
Dezavantaje: un pic confuză la învățare, procesul de configurare mai lung, uneori poate întârzia.
Prețuri: are o probă gratuită de 7 zile și începe de la $99 pe lună pentru până la 100 de participanți.
Ratingul Big Marker în 2022 pe capterra.com este 4,8.
Hibox
Hibox este o colaborare de echipă care susține comunicarea și urmărirea fluxului de lucru. Ajută la menținerea contactului cu colegii și la gestionarea tuturor sarcinilor.

Avantaje: posibilitatea de a încărca documente, atribuirea sarcinilor, reamintiri regulate, interfață prietenoasă și mai ieftină decât unii concurenți.
Dezavantaje: întârziere în livrarea mesajelor, un set mai mic de emoticoane, un pic cu erori.
Prețuri: probă gratuită, iar apoi $6 per utilizator/lună.
Ratingul său în 2022 pe capterra.com este 4,5.
Tablouri albe
Este ca un tablou alb standard, dar virtual, unde colegii pot „lipi” notițele lor, pot face grafice, scheme, tablouri și picturi.
Metro Retro
Metro Retro este o platformă online excelentă care poate fi utilizată ca un flipchart și tablă pentru etichete. Este utilă în timpul discuțiilor și permite vizualizarea ideilor puternice — un instrument convenabil pentru desfășurarea întâlnirilor retrospective.

Avantaje: interfață foarte prietenoasă și intuitivă, navigare simplă.
Dezavantaje: gestionarea incomodă a straturilor grafice atunci când se inserează fundaluri și imagini.
Prețuri: probă gratuită disponibilă, versiunea plătită începe de la $6 per utilizator/lună.
Ratingul Metro Retro în 2022 pe capterra.com este 4,0.
Jamboard
Jamboard de la Google permite desenarea online și realizarea schemelor, care sunt utile pentru vizualizarea ideilor.

Avantaje: interfață și navigare simple și ușor de înțeles.
Dezavantaje: unii utilizatori se plâng de erori și seturi slabe de instrumente.
Prețuri: permite o versiune gratuită, dar pentru mai multe, se recomandă contactarea Google.
Ratingul Jamboard în 2022 pe capterra.com este 4,3.
Draw.io (Diagrams.net)
Draw.io este un instrument puternic pentru realizarea diagramelor de flux, diagramelor UML, schemelor, WBS etc.

Avantaje: set excelent de modele din care să alegi, un set imens de caracteristici, integrare cu GitHub, Dropbox și One Drive.
Dezavantaje: oricine cu acces poate face orice modificări în orice moment, și nu oferă stocare bazată pe cloud.
Prețuri: o versiune gratuită este disponibilă, versiunea plătită începe de la $5,25 per utilizator/lună.
Ratingul Draw.io în 2022 pe capterra.com este 4,6.
Pentru a fi productive, echipele la distanță ar putea folosi o lungă listă de strategii. Dar, una dintre cele mai bune este explorarea instrumentelor moderne și puternice pentru echipe la distanță, care oferă gestionarea timpului & sarcinilor, comunicare și partajarea informațiilor. O grupare ar putea folosi mai multe instrumente diferite pentru a‑și menține fluxul de lucru; ar putea fi doar un instrument puternic care permite toate funcțiile necesare.