Jedes Jahr steigt die Anzahl der Remote-Teams. Es hat seine Vorteile, bringt aber auch Probleme mit Aufgabenmanagement, Synchronisation und Kommunikation mit sich. Glücklicherweise gibt es genügend hervorragende und leistungsstarke Tools für die remote Zusammenarbeit, Software und Apps, die das Leben von Remote-Teams erleichtern und sich positiv auf die Produktivität auswirken.
Was ist ein Remote-Team?
Ein virtuelles oder Remote-Team ist eine Gruppe von geografisch verteilten Kollegen, die nur über spezielle Tools wie Messenger, Aufgabenmanager usw. interagieren können. Es gibt verschiedene Arten von Remote-Teams, je nach objektiver Lebensdauer, Zielen und Rollen.
Arten von Remote-Teams
Management-Teams sind Manager desselben Unternehmens, die in verschiedenen Regionen arbeiten und Unternehmensstrategien umsetzen.
Aktions-Teams sind eine Gruppe von Fachleuten, die zusammen in kurzer Zeit Probleme lösen. Je nach Dringlichkeit der Situation können sie nur remote arbeiten.
Produktionsteams bestehen aus Mitarbeitern mit klar definierten Rollen, deren Hauptziel es ist, ein Produkt oder Teile davon nach wiederholten Zeitspannen bereitzustellen.
Parallelteams bestehen aus Mitgliedern desselben Unternehmens, die kurzfristig zusammenarbeiten sollten, um Ratschläge, Empfehlungen und Unterstützung zu geben.
Serviceteams bestehen meist aus Mitarbeitern, die unabhängig in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, aber die Arbeit entsprechend demselben Ziel erledigen. Ihre Arbeitsergebnisse sind komplementär und miteinander verbunden.
Vernetzte Teams sind funktionsübergreifende Mitarbeiter, die frische Ideen einbringen und komplexe Probleme lösen können. Vernetzte Teams arbeiten ständig, aber die Mitgliedschaft ist fließend, was bedeutet, dass Mitglieder das Team jederzeit verlassen können.
4 Strategien zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Remote-Teams
- Eine Online-Plattform für Kommunikation erstellen. Kommunikation ist immer entscheidend für alle Arbeiten, aber für Remote-Teams ist sie von wesentlicher Bedeutung. Zu diesem Zweck muss das Team spezielle Tools und Software für die Kommunikation nutzen, die Telefon-/Videoanrufe, Chats, Dokumentenaustausch usw. ermöglichen.
- Verwenden Sie Emojis. Da Teams oft getrennt arbeiten, ist die Verwendung von Emojis beim Messaging eine hervorragende Idee. Es hilft den Teamkollegen, ihre Emotionen auszudrücken und ermöglicht eine freundlichere Teamatmosphäre.
- Virtuelles Teambuilding durchführen. Teambuilding ist nicht nur für die Verbesserung der Büroarbeit notwendig, sondern auch für Remote-Typen. Teammitglieder können gemeinsam Serien schauen, Online-Spiele spielen, Online-Partys veranstalten usw.
- Remote-Arbeitswerkzeuge nutzen. Remote-Arbeit ist schwierig, insbesondere für einen Projektmanager, der den Arbeitsablauf organisieren und verwalten muss. Die Nutzung spezieller Tools für die Zusammenarbeit in Remote-Teams könnte diese Herausforderung erleichtern. Die Wahl der besten Werkzeuge für Remote-Arbeiter hängt von dieser Teamart ab.
6 bewährte Praktiken für die Zusammenarbeit von Remote-Teams
- Dokumentenspeicher verwenden. Aufgrund der individuellen Arbeit muss das Remote-Team Cloud-basierten Speicher verwenden, in dem es alle Dokumente speichert und teilt. Und jeder aus der Gruppe, der Zugriff hat, kann diese Dokumente abrufen.
- Aufgaben in Unteraufgaben aufteilen. Zum Beispiel wird in Scrum jedes Epic in User Stories und die letzten in Unteraufgaben aufgeteilt. Das Team kann die Arbeitsuntergliederung zur Aufgabenzerlegung und Story-Mapping zur Visualisierung und Priorisierung der Aufgaben verwenden.
- Feedback und Anerkennung bereitstellen. Getrennt zu arbeiten bedeutet nicht, dass niemand weiß, wie die Mitarbeiter arbeiten und welche Ergebnisse sie erzielen. Teamleiter oder Projektmanager sollten immer Zeit finden, um ihren Teams Feedback zu geben und die Anerkennung nicht zu vergessen.
- Live-Meetings planen. Der Projektmanager sollte Online-Check-ins für das Team bereitstellen. Diese Aktivität hilft, den Status des Arbeitsflusses zu verstehen, Aufgaben zu aktualisieren, neue Teammitglieder vorzustellen oder über bedeutende Änderungen zu informieren.
- Ein Zuordnungsprotokoll einrichten. Um sicherzustellen, dass nichts im Arbeitsablaufplan verloren geht, sollte das Team ein Zuordnungsprotokoll verwenden. So ist es eine gute Praxis, ein Protokoll für eingehende Anfragen zu erstellen.
- Aufgabenmanagement-Tools verwenden. Die Verwendung von Tools zur Zusammenarbeit bei Remote-Arbeit ist eine gute Sache. Es ist für das Projektmanagement und alle Teams unerlässlich, da jeder wissen muss, wie der Stand des Projekts ist, welche Aufgaben erledigt werden müssen und wie viel Zeit noch bleibt. Dies könnte durch Anrufe und E‑Mails erledigt werden, aber das würde zu viel Zeit in Anspruch nehmen.
7 Arten von Zusammenarbeitstools mit den besten 21 Beispielen
Es gibt viele leistungsstarke Tools, also lassen Sie uns die besten Collaboration-Tools für Remote-Teams erwähnen.
Aufgabenmanagement
Software für die Remote-Zusammenarbeit ermöglicht Workflow-Management und Zeiterfassung und bietet viele wertvolle Instrumente wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Burndown/Burnup-Diagramme, Roadmaps & Meilensteine, Aufgaben-Timer und andere.
Worksection
Worksection ist eine ukrainische cloudbasierte Projektmanagement- und Produktivitätsplattform, die hervorragende Lösungen für kleine und große Unternehmen bietet, einschließlich Web-Studios, Digitalagenturen, Produktionsteams und anderen. Es ist eines der besten Tools für Remote-Teams.
Vorteile: Worksection bietet vorteilhafte und perfekte Funktionen wie ein großartiges Dashboard, ansprechendes UI, einfache Zeiterfassung, effektive Kommunikation & Berichte, hohe Datensicherheit, einfache Gantt-Diagramme, ein verständliches Kanban-Board und viele andere. Zusammen mit all diesen wertvollen Funktionen geben viele Benutzer schnellen und hilfreichen technischen Support an.
Nachteile: Einige Benutzer wünschen sich eine bessere mobile App und beschweren sich über das Fehlen eines separaten Chats.
Preise: kostenlose Testversion; die Basisversion kostet nur $49 für 20 Benutzer/Monat und bietet viele Funktionen wie 20 Projekte, 20 Gb Cloud-Speicher, Zeit- und Budgetverfolgung, Gantt-Diagramm und viele andere.
Die Bewertung von Worksection 2022 auf capterra.com beträgt 4,9.
Asana
Asana ist ein bekanntes cloudbasiertes Aufgabenmanagement-Tool, das am besten für kleine Projekte/Teams geeignet ist.
Vorteile: breites Funktionsspektrum (Gantt-Diagramm, Workflow-Builder, Kanban-Board, Kalender, Meilensteine usw.), erweiterte Integration mit Slack, Gmail, Google Drives usw., geeignete mobile App.
Nachteile: einige Benutzer berichten von Schwierigkeiten bei der Benutzeranpassung und wünschen sich mehr kostenlose Funktionen.
Preise: kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen; die kostenpflichtige Version beginnt bei $10,99 pro Benutzer/Monat.
Die Bewertung von Asana 2022 auf capterra.com beträgt 4,5.
Jira
Es ist ein gutes cloudbasiertes Tool für das Aufgabenmanagement, mit vielen Funktionen, die agile Ansätze (wie Scrum und Kanban) unterstützen und für Projekte unterschiedlicher Größe geeignet sind.
Vorteile: das überzeugende Set von Instrumenten & Funktionen, großartiges Kanban-Board, Sprint-Planung & ‑verfolgung, Priorisierung von User Stories, gute Integration von Messengern (zum Beispiel Slack, Gmail), Dokumentenaustausch und hohes Schutzniveau.
Nachteile: Aufgrund der vielen Funktionen ist die Benutzeroberfläche zu komplex und schwer zu navigieren, und einige Benutzer berichten von Einschränkungen der mobilen App.
Preise: kostenloser Plan mit Nutzungseinschränkungen, und die Zahlung beginnt bei 7,50 $ pro Benutzer/Monat.
Die Bewertung von Jira 2022 auf capterra.com beträgt 4,4.
Kalenderfreigabe
Diese Art von Tool ermöglicht die Freigabe von Kalenderfunktionen und hilft, Meetings, Fristen und andere zeitgebundene Aktivitäten zu organisieren.
Google Kalender
Es ist eine einfache und robuste Lösung für die Planung verschiedener Veranstaltungen. Google Kalender verfügt über ein Adressbuch, Kalenderverwaltung, Kalender-Synchronisation und Erinnerungsfunktion.
Vorteile: perfekte Synchronisation & Integration mit anderen Google-Plattformen, die Möglichkeit, endlose Erinnerungen zu erstellen, verschiedene Kalenderansichten, Gästeinladungen und gute mobile App.
Nachteile: schwer zu integrieren verschiedene E‑Mail-Adressen und mit anderen Kalendern zu synchronisieren, eine etwas nicht benutzerfreundliche Oberfläche und begrenzte Automatisierung.
Preise: kostenlose Version für den persönlichen Gebrauch, die Geschäftsversion beginnt bei $5 pro Benutzer/Monat.
Die Bewertung von Google Kalender 2022 auf capterra.com beträgt 4,8.
Microsoft Outlook
Es ist ein Produkt von Microsoft mit vielen Funktionen, wie z.B. Kalenderfreigabe, Antwortmanagement, Archivierung & Aufbewahrung usw.
Vorteile: perfekte Integration mit Microsoft-Produkten, einfach einzurichten und zu verwenden, bietet einige zusätzliche Funktionen, großartig für das Zeitmanagement.
Nachteile: etwas verwirrende Benutzeroberfläche, nicht sehr benutzerfreundliche mobile App und komplizierte Navigation.
Preise: Outlook.com-Konten sind kostenlos, aber die Geschäftsversion kostet $5 pro Benutzer/Monat.
Die Bewertung von Microsoft Outlook 2022 auf capterra.com beträgt 4,5.
Teamup
Teamup ist eine akzeptable Kalendarlösung, die Planung, Organisation von Meetings und Informationsaustausch ermöglicht.
Vorteile: gute Kalender-Synchronisation, großartige Einrichtung von Einrichtungen, hilfreiche Echtzeit-Planung, benutzerfreundliche Oberfläche.
Nachteile: unvollkommene mobile App; einige Farbwahlmöglichkeiten sind zu ähnlich, wodurch es schwerfällt, einige Ereignisse anhand der Farbe zu identifizieren.
Preise: der Basisplan ist kostenlos für bis zu 8 Unterkalender; der Plus-Plan beginnt bei $8 pro Benutzer/Monat.
Die Bewertung von Teamup 2022 auf capterra.com beträgt 4,7.
Sofortnachrichtendienst
Speziell für Messaging entwickelt, kann das Chatten Kanäle und Themen-Gruppen ermöglichen. Messaging-Tools bieten die Verwendung von Emojis zur Ausdruck von Emotionen.
Slack
Slack ist ein Kommunikations-Tool für Remote-Teams, das großartig für verschiedene Geschäftssegmente ist.
Vorteile: die Möglichkeit der Kanalcreation, Dateiaustausch, gute Integration und eine große Anzahl von Mitgliedern (bis zu 100).
Nachteile: verwirrende Benutzeroberfläche und unvollkommene mobile App.
Preise: kostenlose Testversion und Standardplan, der bei $6,66 pro Benutzer/Monat beginnt.
Die Bewertung von Slack 2022 auf capterra.com beträgt 4,7.
Microsoft Teams
Microsoft Teams ist ein virtuelles Team-Zusammenarbeitstool, das die Erstellung von Kanälen, die Durchführung von Audioanrufen, die Planung von Veranstaltungen und den Nachrichtenaustausch ermöglicht.
Vorteile: perfekte Integration mit Microsoft-Produkten.
Nachteile: Benutzer beschweren sich über die Unfähigkeit, gut mit Produkten, die nicht von Microsoft sind, zu verbinden.
Preise: Microsoft Teams ist kostenlos für die Anmeldung, und der Premium-Plan beginnt bei $4 pro Benutzer/Monat.
Die Bewertung von Microsoft Teams 2022 auf capterra.com beträgt 4,4.
Discord
Es ermöglicht öffentliche/private Kommunikation, bei der Benutzer über Video, Audio und Text chatten können.
Vorteile: One-to-One-Messaging, Foren, Echtzeit-Chat, Kommentieren, Dateiübertragung und Gruppenverwaltung.
Nachteile: Mangel an Geschäftsfunktionen, verwirrende Benutzeroberfläche, Upload-Einschränkungen für die kostenlose Version.
Preise: die kostenlose Version ist verfügbar; die kostenpflichtige beginnt bei $9,99 pro Benutzer/Monat.
Die Bewertung von Discord 2022 auf capterra.com beträgt 4,7.
Dokumentsynchronisation
Diese Tools ermöglichen die Angleichung zwischen zwei Dokumenten (ihrer aktuellen und früheren Version). Jede Modifikation in einem Verzeichnis spiegelt sich in einem anderen wider.
FreeFileSync
Diese Datei-Synchronisationslösung hilft, mehrere Ordner zu vergleichen und sie zu synchronisieren, um die Datensicherung zu automatisieren.
Vorteile: perfekt zum Übertragen von Dateien, geeignet zum Sichern und Klonen von Projekten, Open Source und regelmäßig aktualisiert.
Nachteile: eine verwirrende Benutzeroberfläche für neue Benutzer, komplizierte Navigation, die integrierte Speicherfunktion merkt sich nur die neuesten synchronisierten Dateien.
Preise: Open-Source-Software.
Die Bewertung von FreeFileSync 2022 auf capterra.com beträgt 4,7.
Cyberduck
Cyberduck ist ein cloudbasierter Speicher, der nur Dateiduplikation und Synchronisation ermöglicht.
Vorteile: einfache Benutzeroberfläche, einfaches Übertragen von Dateien, Remote-Bearbeitung, schnelles Arbeiten, Möglichkeit zur Erstellung von Duplikaten von Dateien.
Nachteile: es ist schwierig, auf einige WordPress-Dateien zuzugreifen; manchmal ist die Verwaltung von Verbindungen etwas rückständig.
Preise: dies ist eine kostenlose Ressource, aber für mehr Funktionen erfordert es einige Spenden.
Die Bewertung von Cyberduck 2022 auf capterra.com beträgt 4,6.
Sync.com
Sync.com bietet Dokumentenspeicher, Dateiübertragung, Echtzeitsynchronisation, Archivierung & Aufbewahrung, Zugriffskontrolle und viele andere wertvolle Funktionen.
Vorteile: erschwingliche Preise, Unterstützung mehrerer Plattformen und hohes Sicherheitsniveau.
Nachteile: langsame Dateiübertragung, unvollkommene Benutzeroberfläche & komplexe Navigation, manchmal dauert es Tage, Dateien zwischen Computern zu synchronisieren.
Preise: kostenfreier Starterplan mit eingeschränkten Funktionen, weiterer Tarifplan beträgt $5 pro Benutzer/Monat für 1 Tb Speicher.
Die Bewertung von Sync.com 2022 auf capterra.com beträgt 4,4.
Cloud-Speicher
Es ermöglicht jedem mit speziellem Zugang, Dokumente hochzuladen, herunterzuladen und zu lesen.
Dropbox Business
Dropbox ist eine cloudbasierte Speicherlösung, die ebenfalls Dateiübertragung, Messaging, Bildbearbeitung, Datei-Konvertierung, Dokumentenklassifizierung usw. ermöglicht.
Vorteile: ausgezeichnet für das Management und den Austausch von Dateien, optimale Dateisynchronisation und gute Sicherheitsmerkmale.
Nachteile: kostenloses Konto mit minimalem Speicher, nicht sehr intuitive Navigation und schlechte Integration mit der Netzwerkstruktur.
Preise: kostenlose Version mit begrenztem Speicherplatz und die kostenpflichtige beginnt bei $12,63 pro Benutzer/Monat.
Die Bewertung von Dropbox Business 2022 auf capterra.com beträgt 4,5.
Google Cloud Storage
Dieses Tool ermöglicht das Speichern, Archivieren und Analysieren von Daten.
Vorteile: kolossaler Speicher, einfache Ordnerorganisation, benutzerfreundliche Oberfläche, zuverlässige Sicherheitsaspekte.
Nachteile: hat Integrationsprobleme mit einigen Aufgabenmanagern.
Preise: Standard-Speicher beginnt bei $0,020 pro Gb pro Monat.
Die Bewertung von Google Cloud Storage 2022 auf capterra.com beträgt 4,8.
Amazon Drive
Amazon Drive ist ein weiterer cloudbasierter Speicher, der sehr hilfreich für die Organisation, Speicherung und Synchronisation von Dateien sein kann.
Vorteile: Dateien synchronisieren sich automatisch, Daten können von jedem Gerät aus abgerufen werden, und superschnelles Hochladen von Dateien.
Nachteile: begrenzter kostenloser Zugang (nur 5 Gb Speicher), nicht intuitive Benutzeroberfläche.
Preise: kostenlose Grundspeicherung bis zu 5 Gb, während 100 Gb Speicher $1,99 pro Benutzer/Monat kostet.
Die Bewertung von Amazon Drive 2022 auf capterra.com beträgt 4,0.
Videokonferenzen
Diese Tools ermöglichen Videokonferenzen für alle, die Zugang haben. Es erlaubt sowohl Sprache als auch Video, was für Remote-Teams sehr wichtig ist, da alle einander sehen können, ihre Emotionen und Körpersprache wahrnehmen können und es dadurch einfacher sein könnte, zu kommunizieren.
Google Meet
Es ist ein gutes Zusammenarbeit-Tool für virtuelle Teams, das hervorragend für die Kommunikation geeignet ist und es ermöglicht, globalen Kontakt zu Kunden und Teams zu halten.
Vorteile: einfacher Zugang, völlig kostenlos, die Dauer des Anrufs ist unbegrenzt.
Nachteile: einige Benutzer beschweren sich über eine schlechte Verbindung, gelegentliche Fehler und ungeschicktes Teilen des Bildschirms.
Preise: völlig kostenlos.
Die Bewertung von Google Meet 2022 auf capterra.com beträgt 4,5.
Big Marker
Es ist eine leistungsstarke Plattform für Online-Webinare und verschiedene Veranstaltungen. Es bietet viele anpassbare Vorlagen und Formular-Builder und ermöglicht Chat, elektronisches Handheben und das Management von Fragen & Antworten.
Vorteile: es hat eine sehr intuitive Benutzeroberfläche, ist einfach einzurichten, bietet stabilen Betrieb und bietet schnellen und hilfreichen Support.
Nachteile: etwas verwirrende Lernkurve, längerer Einrichtungsprozess, manchmal könnte es laggen.
Preise: es gibt eine 7‑tägige kostenlose Testversion und beginnt ab $99 pro Monat für bis zu 100 Teilnehmer.
Die Bewertung von Big Marker 2022 auf capterra.com beträgt 4,8.
Hibox
Hibox ist eine Teamarbeit, die Kommunikation und Workflow-Tracking unterstützt. Es hilft, in Kontakt mit Ihren Teamkollegen zu bleiben und alle Aufgaben zu verwalten.
Vorteile: Möglichkeit, Dokumente hochzuladen, Aufgaben zuzuweisen, regelmäßige Erinnerungen, benutzerfreundlich und günstiger als einige Konkurrenten.
Nachteile: Verzögerungen in der Zustellung von Nachrichten, ein wenig Emojis-Satz, etwas fehlerhaft.
Preise: kostenlose Testversion, und dann $6 pro Benutzer/Monat.
Die Bewertung von Hibox 2022 auf capterra.com beträgt 4,5.
Whiteboards
Es ist wie das Standard-Whiteboard, aber virtuell, wo Teamkollegen ihre Notizen „haften“ können, Graphen, Schemen, Tabellen erstellen und zeichnen können.
Metro Retro
Metro Retro ist eine ausgezeichnete Online-Plattform, die als Flipchart und Board für Aufkleber verwendet werden kann. Es ist während Diskussionen sehr nützlich und ermöglicht die starke Visualisierung von Ideen — ein nützliches Tool für die Durchführung von Retrospektiven.
Vorteile: sehr benutzerfreundliche und intuitive Benutzeroberfläche, einfache Navigation.
Nachteile: unpraktische Verwaltung von Grafikenebenen beim Einfügen von Hintergründen und Bildern.
Preise: kostenlose Testversion verfügbar, die kostenpflichtige Version beginnt bei $6 pro Benutzer/Monat.
Die Bewertung von Metro Retro 2022 auf capterra.com beträgt 4,0.
Jamboard
Jamboard von Google ermöglicht online Zeichnen und Erstellen von Schemen, die für die Visualisierung von Ideen hilfreich sind.
Vorteile: einfach zu verständliche Benutzeroberfläche & Navigation.
Nachteile: einige Benutzer berichten von Hängern und einer schlechten Ausstattung an Werkzeugen.
Preise: sie erlaubt eine kostenlose Version, aber für mehr wird empfohlen, Google zu kontaktieren.
Die Bewertung von Jamboard 2022 auf capterra.com beträgt 4,3.
Draw.io (Diagrams.net)
Draw.io ist ein leistungsstarkes Tool zum Erstellen von Flussdiagrammen, UML-Diagrammen, Schemen, WBS usw.
Vorteile: große Vorlagenpalette zur Auswahl, riesiges Funktionsset, Integration mit GitHub, Dropbox und One Drive.
Nachteile: Jeder mit Zugriff kann jederzeit Änderungen vornehmen, und es bietet keinen Cloud-basierten Speicher.
Preise: eine kostenlose Version ist verfügbar, die kostenpflichtige Version beginnt bei $5,25 pro Benutzer/Monat.
Die Bewertung von Draw.io 2022 auf capterra.com beträgt 4,6.
Um produktiv zu sein, können Remote-Teams eine lange Liste von Strategien nutzen. Aber eine der besten ist die Erkundung moderner und leistungsstarker Tools für Remote-Teams, die Zeit- & Aufgabenmanagement, Kommunikation und Informationsaustausch bereitstellen. Eine Gruppe könnte mehrere verschiedene Instrumente verwenden, um ihren Workflow aufrechtzuerhalten; es könnte auch nur ein leistungsstarkes Tool sein, das alle erforderlichen Funktionen bietet.