Každým rokem roste počet vzdálených týmů. To má své výhody, ale také přináší problémy s řízením úkolů, synchronizací a komunikací. Naštěstí je k dispozici dostatek vynikajících a silných nástrojů pro vzdálenou spolupráci, softwaru a aplikací, které usnadňují život vzdáleným týmům a pozitivně ovlivňují produktivitu.
Co je to vzdálený tým?
Vzdálený nebo virtuální tým je skupina geograficky rozptýlených spolupracovníků, kteří mohou komunikovat pouze prostřednictvím speciálních nástrojů, jako jsou messengery, správci úkolů atd. Existuje několik typů vzdálených týmů, v závislosti na cílové délce trvání, cílech a rolích.
Typy vzdálených týmů
Řídící týmy jsou manažeři stejné společnosti, kteří pracují v různých regionech a realizují strategie na korporátní úrovni.
Akční týmy jsou představovány jako skupina odborníků, kteří pracují společně po krátkou dobu, aby vyřešili některé problémy. V závislosti na naléhavosti situace mohou pracovat pouze vzdáleně.
Výrobní týmy se skládají z zaměstnanců s dobře definovanými rolemi, přičemž jejich hlavním cílem je dodávat produkt nebo jeho části po opakovaných obdobích.
Paralelní týmy se skládají z členů stejné společnosti, kteří by měli krátkodobě spolupracovat, aby poskytli rady, doporučení a podporu.
Služební týmy se obvykle skládají z zaměstnanců, kteří pracují nezávisle v různých časových pásmech, ale pracují na stejném cíli. Jejich pracovní výsledky jsou doplňkové a vzájemně provázané.
Propojené týmy jsou mezioboroví zaměstnanci, kteří přinášejí nové nápady a mohou řešit složité problémy. Propojené týmy pracují neustále, ale členství je fluidní, což znamená, že člen může tým kdykoliv opustit.
4 strategie pro zlepšení spolupráce vzdálených týmů
- Vytvořte online platformu pro komunikaci. Komunikace je vždy klíčová pro každou práci, ale pro vzdálené týmy je zásadní. Za tímto účelem musí tým používat speciální nástroje a software pro komunikaci, které umožňují telefonní/videohovory, chaty, výměnu dokumentů atd.
- Používejte emoji. Protože týmy často pracují odděleně, používání emoji při zprávách je skvělý nápad. Pomáhá to členům týmu vyjádřit své emoce a vytvářet přátelskou atmosféru v týmu.
- Organizujte virtuální team building. Team building je nezbytný nejen pro zlepšení kancelářské práce, ale také pro vzdálené týmy. Členové týmu si mohou společně prohlížet televizní seriály, hrát online hry, pořádat online párty atd.
- Využívejte nástroje pro vzdálenou práci. Vzdálená práce je náročná, zejména pro projektového manažera, který musí organizovat a řídit pracovní tok. Používání speciálních nástrojů pro spolupráci pro vzdálené týmy by mohlo ulehčit tuto výzvu. Výběr nejlepších nástrojů pro vzdálené pracovníky závisí na typu tohoto týmu.
6 osvědčených postupů pro spolupráci vzdálených týmů
- Používejte úložiště dokumentů. Vzhledem k individuální práci potřebuje vzdálený tým využívat online úložiště, kde ukládá a sdílí všechny dokumenty. A každý ze skupiny, kdo má přístup, si může tyto dokumenty zprovoznit.
- Rozdělte úkoly na podúkoly. Například v Scrum podle každého epického příběhu na uživatelské příběhy a z toho na podúkoly. Tým může využít strukturu rozdělení práce pro rozložení úkolů a vyprávění mapy pro vizualizaci úkolů a jejich prioritizaci.
- Poskytujte zpětnou vazbu a uznání. Práce odděleně neznamená, že nikdo neví, jak zaměstnanci pracují a jaké výsledky přinášejí. Vedoucí týmů nebo projektoví manažeři by si měli vždy najít čas na zpětnou vazbu svým týmům a zapomínat na uznání.
- Naplánujte živé schůzky. Projektový manažer by měl zorganizovat online check-in pro tým. Tato aktivita pomůže chápat stav pracovního toku, aktualizovat úkoly, představit nové členy týmu nebo informovat o významných změnách.
- Stanovte protokol o přiřazení. Aby bylo zajištěno, že nic nezapadne z plánu pracovního toku, měl by tým používat protokol o přiřazení. Tímto způsobem stanovení protokolu pro příchozí žádosti je dobrá praxe.
- Používejte nástroje pro správu úkolů. Využívání nástrojů pro spolupráci na dálku je dobrá věc. Je to nezbytné pro projektové řízení a všechny týmy, protože každý potřebuje vědět, jak projekt pokračuje, jaké úkoly mají být splněny a kolik času zbývá. To by se mohlo řešit telefonováním nebo e‑mailem, ale to by trvalo příliš dlouho.
7 typů nástrojů pro spolupráci s 21 nejlepšími příklady
Existuje spousta výkonných nástrojů, tak zmíníme nejlepší nástroje pro spolupráci pro vzdálené týmy.
Správa úkolů
Software pro vzdálenou spolupráci umožňuje správu pracovního toku a časové sledování a poskytuje spoustu cenných nástrojů, jako je Kanban tabule, Ganttovy diagramy, Burndown/Burnup diagramy, Plány a milníky, časovač úkolů a další.
Worksection
Worksection je ukrajinská cloudová platforma pro správu projektů a produktivitu, která přináší vynikající řešení pro malé a velké podniky, včetně webových studií, digitálních agentur, výrobců týmů a dalších. Je to jeden z nejlepších nástrojů pro vzdálené týmy.
Výhody: Worksection poskytuje užitečné a dokonalé funkce, jako je skvělý dashboard, příjemné uživatelské rozhraní, snadné sledování času, efektivní komunikace a zprávy, vysoká bezpečnost dat, jednoduché Ganttovy diagramy, srozumitelná Kanban tabule a mnohé další. Společně se všemi těmito cennými funkcemi mnozí uživatelé uznávají nápomocnou a rychlou technickou podporu.
Nevýhody: Někteří uživatelé si přejí, aby byla mobilní aplikace lepší a stěžují si na absenci samostatného chatu.
Ceny: bezplatná zkušební verze; základní verze stojí pouze $49 za 20 uživatelů/měsíc a nabízí mnoho funkcí, jako je 20 projektů, 20 Gb cloudového úložiště, sledování času a rozpočtu, Ganttův diagram a mnohé další.
Hodnocení Worksection z roku 2022 na capterra.com je 4,9.
Asana
Asana je dobře známý cloudový nástroj pro správu úkolů, který je nejlepší pro malé projekty/týmy.
Výhody: široká škála funkcí (Ganttovy diagramy, konstruktor pracovního toku, Kanban tabule, kalendář, milníky atd.), pokročilá integrace se Slackem, Gmail, Google Diskem atd., vhodná mobilní aplikace.
Nevýhody: někteří uživatelé přiznávají obtíže s adaptací uživatelů a přejí si více bezplatných funkcí.
Ceny: bezplatná verze s omezenými funkcemi; placená verze začíná na $10,99 za uživatele/měsíc.
Hodnocení Asana z roku 2022 na capterra.com je 4,5.
Jira
Je to dobrý cloudový nástroj pro správu úkolů, s mnoha funkcemi, které podporují přístupy Agile (jako Scrum a Kanban), a je vhodný pro projekty různých velikostí.
Výhody: přesvědčivý soubor nástrojů a funkcí, skvělá Kanban tabule, plánování a sledování sprintů, prioritizace uživatelských příběhů, dobrá integrace messengerů (například Slack, Gmail), výměna dokumentů a vysoká úroveň ochrany.
Nevýhody: vzhledem k mnoha funkcím je uživatelské rozhraní příliš složité a těžké pro navigaci a někteří uživatelé přiznávají omezení mobilní aplikace.
Ceny: bezplatný plán s omezeními používání a placený začíná na $7,50 za uživatele/měsíc.
Hodnocení Jira z roku 2022 na capterra.com je 4,4.
Sdílení kalendáře
Tyto nástroje umožňují sdílení kalendářních funkcí a pomáhají organizovat schůzky, připomenutí termínů a další časově stanovené aktivity.
Google Kalendář
Je to jednoduché a robustní řešení pro plánování různých událostí. Google Kalendář má adresář, správu kalendáře, synchronizaci kalendářů a systém připomínek.
Výhody: perfektní synchronizace a integrace s dalšími platformami Google, schopnost vytvářet nekonečné připomínky, různé zobrazení kalendáře jsou k dispozici, pozvání hostů a dobrá mobilní aplikace.
Nevýhody: obtížné integrovat různé e‑mailové adresy a synchronizovat s jinými kalendáři, mírně nepřátelské uživatelské rozhraní a omezená automatizace.
Ceny: bezplatná verze pro osobní použití, obchodní verze začíná na $5 za uživatele/měsíc.
Hodnocení Google Kalendáře z roku 2022 na capterra.com je 4,8.
Microsoft Outlook
Je to produkt Microsoftu s mnoha funkcemi, jako je sdílení kalendáře, správa odpovědí, archivace a uchovávání atd.
Výhody: perfektní integrace s produkty Microsoft, snadné nastavení a používání, povolující některé další funkce, skvělé pro time management.
Nevýhody: mírně zmatené uživatelské rozhraní, né příliš přátelská mobilní aplikace a komplikovaná navigace.
Ceny: Účty Outlook.com jsou zdarma, ale obchodní verze stojí $5 na uživatele/měsíc.
Hodnocení Microsoft Outlook z roku 2022 na capterra.com je 4,5.
Teamup
Teamup je přijatelným kalendářovým řešením, které zahrnuje plánování, organizaci schůzek a sdílení informací.
Výhody: dobrá synchronizace kalendáře, skvělé plánování prostor, užitečné plánování v reálném čase, uživatelsky přívětivé rozhraní.
Nevýhody: nedokonalá mobilní aplikace; některé barevné volby jsou příliš podobné, což ztěžuje identifikaci některých událostí podle barev.
Ceny: Základní plán je zdarma pro až 8 podkalendářů; plus plán začíná na $8 za uživatele/měsíc.
Hodnocení Teamup z roku 2022 na capterra.com je 4,7.
Okamžité zprávy
Speciálně navržené pro zprávu, chaty mohou umožnit kanály a tematické skupiny. Nástroje pro zasílání zpráv umožňují použití emoji k vyjádření emocí.
Slack
Slack je nástroj pro komunikaci vzdálených týmů, který je skvělý pro různé obchodní segmenty.
Výhody: schopnost vytvářet kanály, výměna souborů, dobrá integrace a široký rozsah členů (až 100).
Nevýhody: zmatené uživatelské rozhraní a nedokonalá mobilní aplikace.
Ceny: bezplatná zkušební verze a standardní plán, který začíná na $6,66 za uživatele/měsíc.
Hodnocení Slack z roku 2022 na capterra.com je 4,7.
Microsoft Teams
Microsoft Teams je nástroj pro spolupráci virtuálních týmů, který umožňuje vytváření kanálů, uskutečňování hlasových hovorů, plánování událostí a vedení korespondence.
Výhody: perfektní integrace s produkty Microsoft.
Nevýhody: uživatelé si stěžují na jeho neschopnost se dobře připojit k produktům, které nejsou od Microsoftu.
Ceny: Microsoft Teams je zdarma k registraci a prémiový plán začíná na $4 za uživatele/měsíc.
Hodnocení Microsoft Teams z roku 2022 na capterra.com je 4,4.
Discord
Umožňuje veřejnou/soukromou komunikaci, kde se uživatelé mohou chatovat pomocí videa, zvuku a textu.
Výhody: individuální zasílání zpráv, fóra, chat v reálném čase, komentování, sdílení souborů a správa skupin.
Nevýhody: nedostatek funkce pro firmy, zmatené uživatelské rozhraní, omezení nahrávání pro bezplatnou verzi.
Ceny: bezplatná verze je k dispozici; placená začíná na $9,99 za uživatele/měsíc.
Hodnocení Discord z roku 2022 na capterra.com je 4,7.
Synchronizace dokumentů
Tyto nástroje provádějí shodu mezi dvěma dokumenty (jejich současnou a dřívější verzí). Jakákoli úprava se kopíruje z jednoho adresáře do druhé.
FreeFileSync
Toto řešení pro synchronizaci souborů pomáhá porovnat více složek a synchronizuje je pro automatizaci zálohování dat.
Výhody: perfektní pro přesun souborů, vhodné pro zálohování a klonování projektů, open source a pravidelně aktualizované.
Nevýhody: zmatené uživatelské rozhraní pro nové uživatele, složitá navigace, vestavěná paměťová funkce si pamatuje pouze poslední synchronizované soubory.
Ceny: open-source software.
Hodnocení FreeFileSync z roku 2022 na capterra.com je 4,7.
Cyberduck
Cyberduck je cloudové úložiště, které poskytuje pouze duplikaci souborů a synchronizaci.
Výhody: snadné rozhraní, jednoduchý přesun souborů, vzdálené úpravy, rychlý běh, schopnost vytvářet duplikované kopie souborů.
Nevýhody: obtížný přístup k některým souborům WordPress; někdy je správa připojení trochu zpožděná.
Ceny: toto je bezplatný zdroj, ale za více funkcí žádá o nějaké dary.
Hodnocení Cyberduck z roku 2022 na capterra.com je 4,6.
Sync.com
Sync.com poskytuje úložiště dokumentů, přenos souborů, synchronizaci v reálném čase, archivaci a uchovávání, kontrolu přístupu a mnoho dalších cenných funkcí.
Výhody: cenově dostupné ceny, podpora více platforem a vysoká úroveň bezpečnosti.
Nevýhody: pomalé nahrávání souborů, nedokonalé uživatelské rozhraní a složitá navigace, někdy synchronizace souborů mezi počítači trvá dny.
Ceny: bezplatný zahajovací plán s omezenými funkcemi, další tarifní plán je $5 za uživatele/měsíc pro 1Tb úložiště.
Hodnocení Sync.com z roku 2022 na capterra.com je 4,4.
Cloudové úložiště
Umožňuje každému se zvláštním přístupem nahrávat, stahovat a číst dokumenty.
Dropbox Business
Dropbox je cloudové úložiště, které také umožňuje výměnu souborů, zprávy, úpravy obrázků, převod souborů, klasifikaci dokumentů atd.
Výhody: vynikající pro správu a sdílení souborů, optimální synchronizace souborů a dobré bezpečnostní funkce.
Nevýhody: bezplatný účet s minimálním úložištěm, není příliš intuitivní navigace a špatná integrace se síťovou strukturou.
Ceny: bezplatná verze s omezenou kapacitou úložiště a placená začíná na $12,63 za uživatele/měsíc.
Hodnocení Dropbox Business z roku 2022 na capterra.com je 4,5.
Google Cloud Storage
Tento nástroj umožňuje ukládat, archivovat a analyzovat data.
Výhody: obrovské úložiště, elementární organizace složek, uživatelsky přívětivé rozhraní, spolehlivé bezpečnostní aspekty.
Nevýhody: má integrační problémy s některými správci úkolů.
Ceny: standardní skladování začíná na $0,020 za Gb za měsíc.
Hodnocení Google Cloud Storage z roku 2022 na capterra.com je 4,8.
Amazon Drive
Amazon Drive je další cloudové úložiště, které může být velmi užitečné pro organizaci, ukládání a synchronizaci souborů.
Výhody: soubory se synchronizují automaticky, data lze přistupovat z jakéhokoli zařízení a super rychlé nahrávání souborů.
Nevýhody: omezený bezplatný přístup (pouze 5 Gb úložiště), neintuitivní rozhraní.
Ceny: bezplatné primární úložiště do 5 Gb, zatímco 100 Gb úložiště stojí $1,99 za uživatele/měsíc.
Hodnocení Amazon Drive z roku 2022 na capterra.com je 4,0.
Video konference
Tato zařízení poskytují videokonference pro každého se schváleným přístupem. Umožňuje hlas i video, což je pro vzdálené týmy velmi důležité, protože se každý může vidět, poznat jejich emoce a neverbální komunikaci, a komunikace by mohla být jednodušší.
Google Meet
Je to dobrý nástroj pro spolupráci pro virtuální týmy, který je skvělý pro komunikaci a umožňuje zůstat v kontaktu s klienty a týmy po celém světě.
Výhody: snadný přístup, zcela zdarma, žádné omezení délky hovoru.
Nevýhody: někteří uživatelé si stěžují na špatné připojení, občasné závady a nesprávné sdílení obrazovky.
Ceny: zcela zdarma.
Hodnocení Google Meet z roku 2022 na capterra.com je 4,5.
Big Marker
Je to přesvědčivá platforma pro online webináře a různé akce. Má mnoho přizpůsobitelných šablon a nástrojů pro vytváření formulářů a umožňuje chat, elektronické zvedání rukou a správu otázek a odpovědí.
Výhody: má velmi intuitivní rozhraní, snadné nastavení, zajišťuje stabilní práci a má rychlou a užitečnou podporu.
Nevýhody: trochu zmatečné učení, delší proces nastavení, občas může zpožďovat.
Ceny: má 7denní bezplatnou zkušební verzi a začíná od $99 za měsíc pro až 100 účastníků.
Hodnocení Big Marker z roku 2022 na capterra.com je 4,8.
Hibox
Hibox je nástroj pro spolupráci týmu, který podporuje komunikaci a sledování pracovního toku. Pomáhá zůstat v kontaktu se svými spolupracovníky a spravovat všechny úkoly.
Výhody: možnost nahrávat dokumenty, přiřazování úkolů, pravidelné připomínky, uživatelsky přívětivé a levnější než někteří konkurenti.
Nevýhody: zpoždění v doručování zpráv, malé množství emoji, mírně buggované.
Ceny: bezplatná zkušební verze a poté $6 za uživatele/měsíc.
Jeho hodnocení 2022 na capterra.com je 4,5.
Tabule
Je to jako standardní tabule, ale virtuální, kde si týmoví kolegové mohou “přilepit” své poznámky, dělat grafy, schémata, tabulky a malovat.
Metro Retro
Metro Retro je skvělá online platforma, kterou lze použít jako flipchart a desku pro samolepky. Je to užitečné během diskusí a umožňuje vizualizaci silných myšlenek — užitečný nástroj pro vedení retrospektivních schůzek.
Výhody: velmi uživatelsky přívětivé a intuitivní uživatelské rozhraní, jednoduchá navigace.
Nevýhody: nepraktické řízení grafických vrstev při vkládání pozadí a obrázků.
Ceny: bezplatná zkušební verze je k dispozici, placená verze začíná na $6 za uživatele/měsíc.
Hodnocení Metro Retro z roku 2022 na capterra.com je 4,0.
Jamboard
Jamboard od Google umožňuje online kreslení a vytváření schémat, které jsou užitečné pro vizualizaci nápadů.
Výhody: jednoduché a srozumitelné rozhraní a navigace.
Nevýhody: někteří uživatelé si stěžují na problémy a špatné množství nástrojů.
Ceny: umožňuje bezplatnou verzi, ale pro více se doporučuje kontaktovat Google.
Hodnocení Jamboard z roku 2022 na capterra.com je 4,3.
Draw.io (Diagrams.net)
Draw.io je mocný nástroj pro vytváření tokových diagramů, UML diagramů, schémat, WBS atd.
Výhody: skvělý výběr šablon, obrovská sada funkcí, integrace s GitHubem, Dropboxem a One Drivem.
Nevýhody: každý s přístupem může kdykoli provádět jakékoli změny, a neposkytuje žádné cloudové úložiště.
Ceny: bezplatná verze je k dispozici, placená verze začíná na $5,25 za uživatele/měsíc.
Hodnocení Draw.io z roku 2022 na capterra.com je 4,6.
Aby byly vzdálené týmy produktivní, mohly by použít dlouhý seznam strategií. Ale jednou z nejlepších je prozkoumání moderních a silných nástrojů pro vzdálené týmy, které poskytují správu času a úkolů, komunikaci a sdílení informací. Jeden tým může používat několik různých nástrojů k udržení jejich pracovního toku; může to být pouze jeden silný nástroj, který umožňuje všechny potřebné funkce.