Коли компанія планує реалізувати проєкт, можна покластися на інтуїцію і на те, що всі члени команди докладуть зусиль, аби результат був успішним. Але, більш вірогідно, що при такому підході результат не виправдає очікувань, або дедлайни і бюджети будуть зовсім не ті, на які розраховували.
Щоб цього уникнути, необхідно дотримуватися принципів project-менеджменту. Особливо важливі вони для початківців у проєктному менеджменті. Ними не нехтують і досвідчені керівники проєктів, але вони часто адаптують базові принципи під себе. Тому ми розкажемо про фундаментальні принципи управління проєктами, які ви зможете використовувати на початку своєї роботи, а з часом додати в них щось своє.
Що таке управління проєктами
Проєкт — це унікальна сукупність вхідних даних (цілей, проблем), процесів і ресурсів, направлених на те, щоб у встановлений проміжок часу досягти очікуваних результатів, наприклад, розробити новий застосунок.На основі вхідних даних прописується низка задач різного ступеню складності, пов’язаних між собою. Коли всі задачі виконані, проєкт, як правило, завершений.
Якщо казати простими словами, то управління проєктами — це організація використання ресурсів компанії. Головна мета управління проєктом — досягнення закладеної на початку мети у визначений термін і без перевищення запланованих об’ємів ресурсів
.
Тобто, управління проєктом можна вважати якісним, якщо команда вклалася у плановий проміжок часу, не довелося екстренно залучати багато додаткових спеціалістів і коштів. Отриманий продукт при цьому цілком відповідає вимогам до нього, поставленим на початку роботи.
Структура проєкту
Щоб проєкт вдався, він обов’язково повинен мати керівника, який розробляє структуру — систему, яка об’єднує елементи, необхідні для управління проєктом.
Головна мета створення структури проєкту — спростити для команди щоденне спілкування і спільну роботу над задачами. Крім того, структура робить роботу команди більш прозорою і дозволяє виключити дублювання діяльності і ресурсів.
Незалежно від типу проєкту, концепція project-менеджменту передбачає, що в структуру будуть закладені такі частини:
- Процеси. Один з інструментів управління проєктом. Коли кажуть, що процеси вибудовані, це означає, що є розуміння того, хто і за що відповідає, на якому етапі знаходиться та чи інша діяльність. Про основні процеси ми розкажемо нижче.
- Життєвий цикл. Його неодмінно треба розуміти для кожного продукту, щоб забезпечити правильне планування ресурсів і вчасне завершення проєкту.
- Системи управління проєктами. Відповідно до концепції управління проєктами необхідно відстежувати такі компоненти кожного проєкту: люди, культура, організація, методологія, інформація, планування, контроль. Саме системи управління призначені для того, щоб зібрати до купи всі компоненти і ефективно ними керувати.
Роль та обов’язки керівника проєкту
Керівник — ключова особа, яка відповідає за успіх проєкту в цілому.
Достатньо часто такі спеціалісти мають Project Management Professional Certification, скорочено PMP. Цей документ видає Інститут управління проєктами — PMI. Саме ця організація розробила, видала і регулярно оновлює «Книгу знань з управління проєктами» – PMBOK ® Guide. У цьому посібнику викладені основні концепції і принципи project-менеджменту, які у всьому світі є орієнтиром управління проєктами.
Важливо, щоб керівник розумів: у PMBOK викладені стандарти, що можна застосувати у будь-якому проєкті, але йому доведеться приймати самостійні рішення і виводити нові принципи для різних проєктів, які відрізняються один від одного.
Серед головних обов’язків керівника:
- отримання вхідних даних від замовників, а також зворотного зв’язку від них по мірі просування роботи над проєктом;
- аналітика і планування ресурсів, зокрема — формування команд;
- комунікація з командою і зацікавленими сторонами;
- за необхідності — делегування роботи;
- ведення документації;
- розробка і впровадження системи мотивації;
- реакція на форс-мажори, блокери, конфлікти і вирішення інших проблем, що можуть поставити під загрозу своєчасну реалізацію проєкту.
Можна сказати, що основна роль керівника — диригент. Він задає ритм роботи над проєктом, вчасно підказує, як і кому взятися за вирішення задачі, швидко помічає помилки і дає дієві поради і інструкції щодо виправлення недоліків.
Процеси project-менеджменту
Нижче — головні процеси, які є у кожному проєкті. Зазвичай вони йдуть один за одним, але бувають випадки, коли треба повернутися до однієї з попередніх фаз, щоб внести важливу інформацію, наприклад, з виконання до планування.
Дослідження, ініціювання та планування
Майже будь-який проєкт створюється у відповідь на виникнення потреби. Щоб дізнатися про цю потребу якнайбільше і проводять дослідження. Зібрана під час них інформація використовується на стадіях ініціації і планування.
Ініціація — процес визначення цілей проєкту, необхідних для нього ресурсів і очікувань зацікавлених сторін. Завершується ініціація складанням статуту і проєктної пропозиції.
Під час планування окреслюють основні кроки, які треба зробити для досягнення цілей, їх порядок і виконавців. Також аналізують потенційні ризики і шляхи їх подолання.
Виконання
Цей процес полягає в безпосередній реалізації того, що було заплановано. Обов’язковим елементом виконання є відстеження ефективності роботи.
Тестування, вимірювання результатів та повторення
Залежно від типу проєкту та методології управління ним тестування може йти як після виконання, так и паралельно з ним.
Після того, як шляхом тестування команда переконалася, що продукт готовий, тобто виконує свої функції так, як заплановано, можна підбивати підсумки. Тобто робити звіти, фіксувати, що варто використати у наступних проєктах, розробляти документацію для майбутніх власників і користувачів продукту.
15 базових принципів управління проєктами для початківців
Описані нижче принципи розроблені на основі сьомого видання PMBOK. Воно вийшло у 2021 році і суттєво відрізняється від попередніх версій.
Раніше стандарти, викладені в книзі, базувалися на процесах. Але спеціалісти, які працюють над виданням, дійшли до висновку, що правильніше говорити про те, що основа ефективного управління проєктами — саме принципи. Тому у сьомому виданні мова більше йде про необхідні керівнику і виконавцям навички, а також про те, як забезпечити високий рівень задоволеності зацікавлених сторін.
Насправді, у книзі описані 12 принципів, але треба знати, що на практиці їх набагато більше. Головне — зрозуміти, що ці принципи — основа дороги до успішного управління проєктами.
Встановіть чіткі цілі
Цей принцип є важливим абсолютно для кожного проєкту. Цілі мають бути:
- конкретними;
- такими, які можна виміряти;
- такими, що мають значення;
- досяжними;
- обмеженими у часі;
- узгодженими з усіма зацікавленими сторонами.
Цілі, що відповідають цим критеріям, простіше оцінити на предмет того, чи вони досягнуті.
Пропишіть додаткову цінність
Не завжди команда розуміє, в чому полягає додаткова цінність продукту. Це багато в чому залежить від проєкту. Для когось додаткову цінність може підвищити управління якістю, а хтось готовий платити за постійний зворотний зв’язок. Важливо розуміти, що саме додатковою цінністю вимірюється кінцеве враження від продукту чи послуги.
Визначте результати, які отримає замовник
Поясніть клієнту, що саме він отримає. Наприклад, cистему для того, щоб контролювати кількість робочих годин працівника. При цьому треба максимально детально описати:
- які у нього будуть функції (авторизація, можливість поставити час на паузу, таблиця з даними по дням, вивантаження звіту тощо);
- на яких пристроях буде працювати система;
- які буде мати обмеження.
Звичайно, результати мають бути зафіксовані письмово, а замовник повинен підтвердити, що вони його влаштують.
Зробіть чітку структуру проєкту
Опишіть абсолютно всі кроки, які команда зробить на шляху до реалізації проєкту. Тут варто йти від стратегії до тактики, тобто від глобальних задач до другорядних. Для наочності структуру можна подати у вигляді схеми чи дорожньої карти.
Опишіть ролі та обов’язки членів команди
Кожна людина у проєкті має знати, за що відповідає, хто є її керівником, до кого можна звернутися з тим чи іншим питанням.
Такий підхід зробить роботу більш продуктивною і прозорою, бо всі будуть знати, хто чим займається, а також зведе до мінімуму ризик дублювання задач.
Напишіть статут
Не варто описувати кожен крок усіх членів команди. Достатньо вказати: цілі проєкту, бюджет, основні ресурси, зацікавлених осіб, обмеження.
Підвищуйте рівень відповідальності в команді
Перед початком безпосередньої роботи над проєктом поясніть команді, як їх задачі пов’язані між собою, до чого веде затримка на тому чи іншому етапі, розкажіть, хто може підстрахувати і так далі.
Продумайте дистанційний формат співпраці
Дійсність така, що у будь-який момент вся команда або її частина може бути змушена перейти з офісу до віддаленої роботи. Тому варто заздалегідь прописати інструкції, наприклад, про те, як і де зберігати дані, щоб зберегти доступ до них з будь-якого пристрою.
Оцініть ресурси
Керівник повинен чітко розуміти, скільки можливо витратити часу та грошей на реалізацію проєкту. Іноді планові показники не зовсім співпадають з фактичними. Тому важливо ще до початку роботи домовитися з замовником про те, наскільки максимально можна підвищити витрати ресурсів.
Вивчіть потенційні ризики, будьте проактивними
Оцініть заздалегідь, що може завадити вам здати проєкт вчасно. У цьому допоможуть дослідження, опитування експертів у вашій сфері, попередній досвід.
Коли список потенційних загроз буде готовий, можна перейти до розробки плану подолання кожної з них. Таким чином ви суттєво зменшите вплив ризиків на роботу над проєктом.
Приймайте і фіксуйте зміни
Коли щось пішло не за планом і довелося вносити в робочі процеси зміни, сприймайте це якомога спокійніше. Якщо ви провели аналіз ризиків і вжили заходів по їх подоланню, то несподіванок буде не так вже й багато. Але важливо задокументувати, що і на що ви змінили, до якого результату це привело, до яких наслідків це призведе у довгостроковій перспективі. Також фіксація важлива для зовнішньої звітності перед замовниками, вони мають право розуміти, що відбувається в проєкті.
Організуйте ефективне спілкування
Обов’язково розробіть схему комунікацій між учасниками проєкту. Члени команди повинні регулярно спілкуватися між собою і з керівником. Також у цьому ланцюжку повинні бути і замовники. Звісно їм, швидше за все, не потрібні дрібні деталі, але про важливі моменти потрібно сповіщати.
Корисним кроком буде надання зацікавленим сторонам, наприклад, списку месенджерів, у яких краще спілкуватися і описати, до кого з якими питаннями звертатись.
Контролюйте прогрес
У керівника повинні бути інструменти для контролю прогресу команди. У будь-який момент часу він має розуміти, як ідуть справи. Коли керівник в курсі того, як просувається проєкт, і регулярно повідомляє про це команді, можна розраховувати на те, що продуктивність та мотивація колективу будуть високими.
В цьому процесі важливо на самому початку роботи задати критерії, за якими прогрес буде контролюватися. Наприклад, швидкість роботи, бюджетні рамки, співвідношення загальної кількості задач до закритих і так далі.
Заохочуйте прозорість в роботі
Чесність і відкритість дуже цінні. Людям важливо розуміти, що від них нічого не приховують, а за свою працю вони отримують справедливу винагороду. Тому використовуйте інструменти, які дозволяють забезпечити прозорість, але не надмірну.
Наприклад, можна запровадити таск-менеджер, у якому члени команди бачать, що хтось з колег регулярно виконує більше задач, ніж для нього заплановано. Відповідно, він отримує бонуси. При цьому чіткі суми окладів і бонусів — конфіденційна інформація, доступ до якої мають тільки певні співробітники.
Організуйте сприятливу для роботи атмосферу
Цікавтеся тим, що важливо для команди і намагайтеся дати це максимально. Для когось велике значення мають вітання з днем народження і корпоративи, а хтось хоче працювати лише за гнучкою методологією і може навіть відмовитися від проєкту, де буде використовуватися каскадна модель.
Оцініть отриманий результат і роботу, виконану для цього,
зробіть висновки
Завжди треба оцінювати фінальний результат і співвідносити його із зусиллями, як докладались, та витраченими ресурсами. Іноді може виявитись, що успішний зовні проєкт насправді мав багато складнощів, а витрати на нього сильно перевищили план.
Тому дуже важливо не покладатися на те, що всі помилки і варіанти їх вирішення залишаться у пам’яті керівника назавжди. Робіть висновки і фіксуйте їх. Це стане у пригоді з наступними проєктами.
Використання систем для управління проєктами
Принципи, безумовно, важливі, але щоб вони працювали, варто обрати інструменти, які дозволять перетворити теорію на практику. Найчастіше для цього використовують таск-менеджери. Ці програми дозволяють отримати всі потрібні функції в рамках одного продукту та не витрачати час і зусилля на перемикання між кількома сервісами.
Переваги систем для управління проєктами
Вище ми вже писали про те, якими саме компонентами допомагають керувати системи управління проєктами.
Софт для управління проєктами — оптимальний інструмент, що забезпечує керівнику можливість мати Helicopter view («гелікоптер вью»), тобто дивитися на роботу команди комплексно, а за необхідності — наблизитися і роздивитися деталі.
Наприклад, якщо казати про Worksection, українську систему для управління проєктами, то тут є Дашборд, на якому керівник бачить усі ключові показники проєкту в режимі реального часу.
Окинувши оком картинку, керівник може помітити, що проєкт просувається доволі повільно, дата фінішу суттєво змістилась, а активності по проєкту майже немає. Це дозволить менеджеру відстежити, які задачі або працівники гальмують проєкт, вчасно виявити причини цього та вирішити проблеми.
Також до переваг софту для управління проєктами відносять:
- можливості для автоматизації планування;
- покращення командної роботи і більш ефективне використання робочого часу;
- нагадування, що мінімізують ризик забути про задачі;
- розуміння завантаженості команди в цілому і окремих співробітників;
- спрощення комунікацій і обміну файлами;
- оптимізація роботи зі звітністю і фінансами.
Як впровадити таск-менеджер
Як і будь-яке нововведення, таск-менеджери потребують підготовки до їх інтеграції в роботу команди. Перш за все, треба врахувати загальну готовність колективу до роботи з цими програмами. Вона точно буде вищою, якщо керівник детально розповість про переваги, які дають таск-трекери.
Ще один важливий момент — зрозумілість конкретного інструменту. Не всім може бути легко почати використовувати нову програму, тому заздалегідь підготуйте інструкції і відповіді на поширені питання. Доречі, такі матеріали деякі розробники таск-трекерів готують самостійно, а вам залишається лише вказати співробітникам, де знайти відповіді.
Якщо ж стандартних інструкцій людині мало, може знадобитися консультація з техпідтримкою. І це теж дуже важливий пункт, бо не у всіх таск-трекерів менеджери техпідтримки працюють оперативно. Дізнайтеся про це заздалегідь, а краще — протестуйте, за який час на питання користувачів відповідають у сервісі, що вам сподобався.
Також варто оцінити вартість таск-трекера у порівнянні з прибутками компанії. Використання системи повинно окупитися хоча б у середньостроковій перспективі.
Знання основних принципів управління проєктами принесе користь вашому бізнесу і виведе якість ваших послуг на новий рівень. Але не забудьте про інструменти, які допоможуть вам перетворити теорію project-менеджменту на практику.