Quando un’azienda pianifica di implementare un progetto, ci si può affidare all’intuizione e al fatto che tutti i membri del team faranno sforzi per ottenere un risultato di successo. Ma, è più probabile che con questo approccio il risultato non sia all’altezza delle aspettative, o le scadenze e i budget siano completamente diversi da quanto ci si aspettava.
Per evitare ciò, è necessario seguire i principi della gestione dei progetti. Essi sono particolarmente importanti per i principianti nella gestione dei progetti. Anche i manager di progetto esperti non li trascurano, ma spesso adattano i principi di base a se stessi. Pertanto, parleremo dei principi fondamentali e dei concetti di gestione dei progetti, che puoi utilizzare all’inizio del tuo lavoro e nel tempo aggiungere qualcosa di tuo.
Che cos’è la gestione dei progetti?
Un progetto è un insieme unico di input (obiettivi, problemi), processi e risorse volto a raggiungere risultati attesi entro un periodo di tempo stabilito, ad esempio, lo sviluppo di una nuova applicazione.In base ai dati di input, viene sviluppato un numero di compiti di varie complessità, interconnessi tra loro. Quando tutti i compiti sono completati, il progetto è solitamente completo.
In termini semplici, la gestione dei progetti è l’organizzazione dell’uso delle risorse aziendali. L’obiettivo principale della gestione dei progetti è raggiungere l’obiettivo stabilito all’inizio entro il tempo specificato e senza superare le spese pianificate.
Cioè, la gestione dei progetti può essere considerata di alta qualità, se il team è riuscito a rispettare il termine previsto, non è stato necessario attrarre urgentemente un gran numero di specialisti e fondi aggiuntivi. Allo stesso tempo, il prodotto risultante soddisfa pienamente le esigenze fissate all’inizio del lavoro.
Struttura del Progetto
Affinché un progetto abbia successo, ci deve essere un manager che sviluppi una struttura — un sistema che riunisce gli elementi necessari per gestire il progetto.
L’obiettivo principale di creare una struttura di progetto è semplificare la comunicazione quotidiana e il lavoro comune sui compiti per il team. Inoltre, la struttura rende il lavoro del team più trasparente ed elimina la duplicazione di attività e risorse.
Indipendentemente dal tipo di progetto, il concetto di gestione dei progetti presuppone che le seguenti parti siano incluse nella struttura:
- Processi. Uno degli strumenti di gestione dei progetti. Con “processi sviluppati” intendiamo che c’è una comprensione delle responsabilità e un stato di un particolare compito o attività. Parleremo dei principali processi qui di seguito.
- Ciclo di vita. Deve essere compreso per ogni prodotto per garantire una pianificazione adeguata delle risorse e un completamento tempestivo del progetto.
- Sistemi di gestione dei progetti. Secondo il concetto di gestione dei progetti, è necessario monitorare i seguenti componenti di ogni progetto: persone, cultura, organizzazione, metodologia, informazioni, pianificazione e controllo. I sistemi di gestione sono progettati per riunire tutti i componenti e gestirli in modo efficace.
Il Ruolo e le Responsabilità di un Project Manager
Un project manager è una figura chiave, responsabile del successo di un progetto in generale.
Per un lavoro di successo, il manager deve conoscere bene i principi di base della gestione dei progetti e implementarli con successo.Molto spesso, tali specialisti possiedono la Certificazione Professionale in Gestione dei Progetti, abbreviata in PMP. Questo documento è rilasciato dal Project Management Institute — PMI. È questa organizzazione che ha sviluppato, pubblicato e aggiorna regolarmente il “Project Management Book of Knowledge” — PMBOK ® Guide. Questa guida delinea i principali concetti e principi fondamentali della gestione, che sono un riferimento per la gestione dei progetti in tutto il mondo.
È importante per il manager capire che il PMBOK stabilisce standard che possono essere applicati in qualsiasi progetto, ma dovrà prendere decisioni autonome e creare nuovi principi per diversi progetti che si differenziano l’uno dall’altro.
Tra le principali responsabilità di un manager ci sono:
- ricezione di dati di input dai clienti, così come feedback da loro man mano che il lavoro sul progetto avanza;
- analisi e pianificazione delle risorse, in particolare — formazione di team;
- comunicazione con il team e gli stakeholder;
- se necessario, delegazione del lavoro;
- gestione della documentazione;
- sviluppo e attuazione del sistema di motivazione;
- reazione a eventi imprevisti, blocchi, conflitti e risoluzione di altri problemi che potrebbero rappresentare un rischio per il completamento puntuale del progetto.
Possiamo dire che il principale ruolo del manager è quello di un direttore d’orchestra. Egli fissa il ritmo del lavoro sul progetto, indica come e chi dovrebbe risolvere il problema, nota rapidamente gli errori e offre consigli e istruzioni efficaci per correggere le carenze.
Processi di Gestione dei Progetti
Di seguito sono riportati i principali processi di qualsiasi progetto. Essi seguono solitamente l’uno dopo l’altro, ma ci sono situazioni in cui è necessario tornare a una delle fasi precedenti per aggiungere informazioni importanti, ad esempio, dalla chiusura alla pianificazione.
Ricerca, avvio e pianificazione
Quasi ogni progetto viene creato in risposta a un bisogno. Per scoprire il più possibile su questo bisogno, viene condotta una ricerca. Le informazioni ottenute vengono utilizzate nelle fasi di avvio e pianificazione.
Avvio è il processo di definizione degli obiettivi del progetto, delle risorse necessarie e delle aspettative degli stakeholder. L’avvio si conclude con la redazione dello statuto e dell’offerta di progetto.
Durante la pianificazione, vengono definiti i passaggi principali da compiere per raggiungere gli obiettivi, il loro ordine e gli esecutori. Vengono anche analizzati i potenziali rischi e i modi per superarli.
Implementazione
Questo processo è l’implementazione diretta di quanto pianificato. Un elemento obbligatorio delle prestazioni è il monitoraggio dell’efficienza del lavoro.
Testing, misurazione dei risultati e iterazioni
A seconda del tipo di progetto e della sua metodologia di gestione, il test può avvenire dopo l’esecuzione o simultaneamente.
Dopo che il team ha verificato tramite test che il prodotto è pronto, cioè svolge le sue funzioni come previsto, è possibile fare conclusioni. Cioè, redigere report, registrare cosa dovrebbe essere utilizzato in progetti futuri, sviluppare documentazione per futuri proprietari e utenti del prodotto.
15 Principi di Base della Gestione dei Progetti per Principianti
I principi PMP descritti di seguito si basano sulla settima edizione del PMBOK. È stata pubblicata nel 2021 ed è significativamente diversa dalle versioni precedenti.
In passato, gli standard delineati nel libro erano basati sui processi. Ma gli specialisti che lavorano sulla pubblicazione sono giunti alla conclusione che è più corretto dire che la base di una gestione efficace dei progetti sono i principi stessi. Pertanto, nella settima edizione, si parla più delle competenze necessarie al manager e agli esecutori, nonché di come garantire un alto livello di soddisfazione degli stakeholder e descrivere il valore aggiunto del prodotto.
In effetti, il libro descrive 12 principi, ma dovresti sapere che nella pratica ce né sono molti di più. La cosa principale è capire che questi principi sono la base del percorso verso una gestione di progetto di successo.
Stabilire obiettivi chiari
Questo principio è importante per assolutamente ogni progetto. Gli obiettivi devono essere
- specifici;
- misurabili;
- rilevanti;
- raggiungibili;
- limitati nel tempo;
- concordati con tutte le parti interessate.
Obiettivi che soddisfano questi criteri sono più facili da valutare per il loro conseguimento.
Descrivere il valore aggiunto
Il team non comprende sempre quale sia il valore aggiunto del prodotto. Esso dipende in gran parte dal progetto. Per alcuni, il valore aggiunto può aumentare a causa della gestione della qualità, mentre altri sono disposti a pagare per un feedback costante. È importante capire che è il valore aggiunto a creare l’impressione finale di un prodotto o servizio.
Definire i risultati che il cliente riceverà
Spiega al cliente esattamente cosa riceverà. Ad esempio, un sistema per controllare il numero di ore lavorative di un dipendente. Allo stesso tempo, è necessario descrivere nel modo più dettagliato possibile:
- quali funzioni saranno disponibili (autenticazione, possibilità di mettere in pausa il tempo, un tavolo con dati per giorno, caricamento di un report, ecc.);
- su quali dispositivi funzionerà il sistema;
- quali limitazioni potrà avere.
Naturalmente, i risultati devono essere registrati per iscritto, e il cliente deve concordare.
Creare una chiara struttura del progetto
Descrivi assolutamente tutti i passaggi che il team compirà nel percorso di implementazione del progetto. Qui vale la pena passare dalla strategia alla tattica, cioè da compiti globali a quelli secondari. Per chiarezza, la struttura può essere presentata come un diagramma o una road map.
Descrivere i ruoli e le responsabilità dei membri del team
Ogni persona nel progetto dovrebbe sapere di cosa è responsabile, chi è il suo manager e a chi può rivolgersi in caso di domande.
Questo approccio garantisce maggiore produttività e trasparenza, poiché tutti sapranno le responsabilità degli altri, riducendo anche il rischio di duplicazione dei compiti.
Redigere lo statuto
Non è necessario descrivere ogni passo di tutti i membri del team. È sufficiente indicare obiettivi del progetto, budget, risorse principali, parti interessate e limitazioni.
Aumentare il livello di responsabilità nel team
Prima di iniziare il lavoro diretto sul progetto, spiega ai membri del team come i loro compiti siano interconnessi, quali siano le conseguenze dei ritardi in una particolare fase e chi può fornire assistenza e così via.
Considerare un formato di cooperazione a distanza
La realtà è che in qualsiasi momento l’intero team o una parte di esso può essere costretto a passare dal lavoro in ufficio a quello remoto. Pertanto, è utile scrivere in anticipo delle istruzioni, ad esempio, sullo stoccaggio dei dati per mantenere l’accesso a essi da qualsiasi dispositivo.
Valutare le risorse
Il manager deve comprendere chiaramente quanto tempo e denaro possono essere spesi per l’implementazione del progetto. A volte gli indicatori pianificati non corrispondono esattamente a quelli reali. Pertanto, è importante concordare con il cliente il massimo aumento possibile del consumo di risorse prima di iniziare il lavoro.
Studiare i rischi potenziali, essere proattivi
Valuta in anticipo cosa potrebbe impedirti di presentare i risultati del progetto in tempo. La ricerca, le interviste con esperti del settore e l’esperienza precedente aiuteranno a riguardo.
Quando il lista delle minacce potenziali è pronta, puoi passare allo sviluppo di un piano per eliminare ciascuna di esse. In questo modo, ridurrai significativamente l’impatto dei rischi sul lavoro del progetto.
Accettare e annotare i cambiamenti
Quando qualcosa non va secondo i piani e devi apportare modifiche ai processi lavorativi, prendilo con calma. Se hai analizzato i rischi e preso misure per superarli, non ci saranno molte sorprese. Ma è importante documentare i cambiamenti e i risultati e le conseguenze che porterà a lungo termine. Inoltre, la registrazione è importante per la rendicontazione esterna ai clienti; essi hanno il diritto di comprendere cosa stia succedendo nel progetto.
Organizzare comunicazioni efficaci
Assicurati di sviluppare uno schema di comunicazione tra i membri del progetto. I membri del team devono comunicare regolarmente tra loro e con il manager. Anche i clienti devono essere inclusi in questa catena. Naturalmente, probabilmente non hanno bisogno di dettagli piccoli, ma è necessario comunicare i punti importanti.
Un passo utile sarebbe fornire alle parti interessate, ad esempio, un elenco di messaggeri in cui è meglio comunicare e menzionare i contatti per varie domande.
Monitorare i progressi
Un manager deve avere strumenti per monitorare i progressi del team. In qualsiasi momento deve capire come stanno le cose. Quando il manager è a conoscenza di come sta procedendo il progetto e comunica regolarmente questo al team, puoi aspettarti che la produttività e la motivazione del team siano elevate.
In questo processo, è importante fin dall’inizio stabilire i criteri in base ai quali verranno monitorati i progressi. Ad esempio, i tassi di prestazione, il budget, il rapporto tra il numero totale di compiti e quelli completati, e così via.
Incoraggiare la trasparenza nel lavoro
Onestà e apertura sono valori molto preziosi. È importante che le persone comprendano che nulla viene nascosto loro e che ricevono una giusta ricompensa per il loro lavoro. Pertanto, utilizza strumenti che consentano di garantire la trasparenza, ma non in modo eccessivo.
Ad esempio, puoi implementare un gestore di compiti in cui i membri del team vedono che uno dei colleghi svolge regolarmente più compiti di quanto previsto per lui. Di conseguenza, riceve bonus. Allo stesso tempo, stipendi e bonus sono informazioni riservate a cui hanno accesso solo alcuni dipendenti.
Organizzare un ambiente di lavoro favorevole
Interessa a ciò che è importante per il team e cerca di dargli il più possibile. Per alcuni, i compleanni e le feste aziendali sono di grande importanza, mentre altri vogliono lavorare solo secondo una metodologia flessibile e possono anche rifiutare un progetto in cui sarà utilizzato il modello a cascata.
Valutare il risultato e il lavoro svolto per ottenerlo. Fare conclusioni
È sempre necessario valutare il risultato finale e metterlo in relazione con gli sforzi compiuti e le risorse utilizzate. A volte può capitare che un progetto apparentemente di successo abbia in realtà avuto molte complicazioni e i costi per esso superino di gran lunga il piano.
Pertanto, è molto importante non contare sul fatto che tutti gli errori e le opzioni per risolverli rimarranno per sempre nella memoria del manager. Fai conclusioni e registrale. Ciò sarà utile per progetti futuri.
Utilizzo dei Sistemi di Gestione dei Progetti
I principi sono certamente importanti, ma per farli funzionare, dovresti scegliere gli strumenti che ti permetteranno di trasformare la teoria in pratica. Più spesso, per questo vengono utilizzati i gestori di compiti. Questi programmi ti permettono di ottenere tutte le funzioni necessarie all’interno di un unico prodotto e di non perdere tempo e sforzi a passare tra diversi servizi.
Vantaggi dei sistemi di gestione dei progetti
In precedenza, abbiamo già menzionato quali componenti i sistemi di gestione dei progetti aiutano a gestire.
Il software di gestione dei progetti è uno strumento ottimale che fornisce al manager l’opportunità di avere una visione d’insieme, ovvero di guardare il lavoro del team in modo complessivo e, se necessario, avvicinarsi per vedere i dettagli.
Ad esempio, se parliamo di Worksection, un sistema di gestione dei progetti ucraino, c’è un Dashboard che aiuta il manager a vedere tutti gli indicatori chiave del progetto in tempo reale.
Guardando l’immagine, il manager può notare che il progetto sta procedendo piuttosto lentamente, la data di fine è stata spostata significativamente e c’è quasi nessuna attività sul progetto. Ciò consentirà al manager di monitorare quali compiti o dipendenti stanno rallentando il progetto, identificare le ragioni di ciò in tempo e risolvere i problemi.
Inoltre, i vantaggi del software di gestione dei progetti includono:
- oportunità di automazione della pianificazione;
- miglioramento del lavoro di squadra e utilizzo più efficace del tempo di lavoro;
- promemoria che riducono il rischio di dimenticare compiti;
- comprensione del carico di lavoro del team nel suo complesso e dei singoli dipendenti;
- semplificazione delle comunicazioni e condivisione di file;
- ottimizzazione della rendicontazione e del finanziamento.
Come implementare un gestore di compiti
Come per ogni innovazione, i gestori di compiti necessitano di preparazione per la loro integrazione nel lavoro del team. Prima di tutto, è necessario tenere conto della generale disponibilità del team a lavorare con questi programmi. Sarà sicuramente più alta se il manager spiega in dettaglio i vantaggi che i tracker di compiti offrono.
Un altro punto importante è la comprensibilità di uno strumento specifico. Potrebbe non essere facile per tutti iniziare a utilizzare un nuovo programma, quindi prepara le istruzioni e le risposte alle domande comuni in anticipo. A proposito, alcuni sviluppatori di tracker di compiti preparano tali materiali da soli, e tutto ciò che devi fare è dire ai dipendenti dove trovare le risposte.
Se le istruzioni standard non sono sufficienti per una persona, potrebbe essere necessaria una consultazione con il supporto tecnico. E questo è anche un punto molto importante, perché non tutti i tracker di compiti hanno manager di supporto tecnico che lavorano prontamente. Informati su questo in anticipo, o meglio ancora, testare quanto tempo impiega a rispondere alle domande degli utenti nel servizio che ti è piaciuto.
È anche opportuno valutare il costo del tracker di compiti in confronto ai profitti dell’azienda. L’uso del sistema dovrebbe ripagarsi almeno nel medio termine.
Conoscere i principi di base della gestione dei progetti porterà benefici alla tua azienda e porterà la qualità dei tuoi servizi a un nuovo livello. Ma non dimenticare gli strumenti che ti aiuteranno a trasformare la teoria della gestione dei progetti in pratica.