Lorsque qu’une entreprise prévoit de mettre en œuvre un projet, vous pouvez compter sur votre intuition et le fait que tous les membres de l’équipe feront des efforts pour obtenir un résultat réussi. Mais, il est plus probable qu’avec cette approche, le résultat né soit pas à la hauteur des attentes, ou que les délais et les budgets soient complètement différents de ce qui était prévu.
Pour éviter cela, il est nécessaire de suivre les principes de la gestion de projet. Ils sont particulièrement importants pour les débutants en gestion de projet. Même les chefs de projet expérimentés né les négligent pas, mais ils ajustent souvent les principes de base à leur propre style. Par conséquent, nous allons parler des principes fondamentaux et des concepts de gestion de projet, que vous pouvez utiliser au début de votre travail, et avec le temps, y ajouter quelque chose de personnel.
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
Un projet est un ensemble unique d’entrées (objectifs, problèmes), de processus et de ressources visant à atteindre des résultats escomptés dans un délai fixé, par exemple, développer une nouvelle application.En se basant sur les données d’entrée, un certain nombre de tâches de différents niveaux de complexité, interconnectées entre elles, est élaboré. Lorsque toutes les tâches sont complétées, le projet est généralement considéré comme terminé.
En termes simples, la gestion de projet est l’organisation de l’utilisation des ressources de l’entreprise. Le principal objectif de la gestion de projet est d’atteindre l’objectif fixé au début dans le délai imparti et sans dépasser les dépenses prévues.
C’est-à-dire que la gestion de projet peut être considérée comme de qualité, si l’équipe a réussi à respecter le délai prévu, sans avoir eu besoin de faire appel de manière urgente à de nombreux spécialistes et fonds supplémentaires. En même temps, le produit obtenu répond pleinement aux exigences fixées au début des travaux.
Structure du projet
Pour qu’un projet réussisse, il doit y avoir un responsable qui développe une structure — un système qui regroupe les éléments nécessaires à la gestion du projet.
Le principal objectif de la création d’une structure de projet est de simplifier la communication quotidienne et le travail commun sur les tâches pour l’équipe. De plus, la structure rend le travail de l’équipe plus transparent et élimine la duplication des activités et des ressources.
Indépendamment du type de projet, le concept de gestion de projet suppose que les parties suivantes seront incluses dans la structure :
- Processus. Un des outils de gestion de projet. Par « processus développés », nous entendons qu’il existe une compréhension des responsabilités et un statut d’une tâche ou activité particulière. Nous allons parler des principaux processus ci-dessous.
- Cycle de vie. Il doit être compris pour chaque produit afin d’assurer une planification appropriée des ressources et une achèvement opportun du projet.
- Systèmes de gestion de projet. Selon le concept de gestion de projet, il est nécessaire de suivre les composants suivants de chaque projet : personnes, culture, organisation, méthodologie, information, planification et contrôle. Les systèmes de gestion sont conçus pour rassembler tous les composants et les gérer efficacement.
Le rôle et les responsabilités d’un chef de projet
Un chef de projet est une personne clé, responsable du succès d’un projet dans son ensemble.
Pour un travail réussi, le responsable doit bien connaître les principes de base de la gestion de projet et les mettre en œuvre avec succès.Il est assez fréquent que ces spécialistes possèdent une certification de professionnel en gestion de projet, abrégée en PMP. Ce document est délivré par le Project Management Institute – PMI. C’est cette organisation qui a développé, publié et met régulièrement à jour le “Project Management Book of Knowledge” — Guide PMBOK ®. Ce guide décrit les principaux concepts et principes fondamentaux de gestion, qui sont des références pour la gestion de projet dans le monde entier.
Il est important pour le responsable de comprendre que le PMBOK établit des normes qui peuvent être appliquées à tout projet, mais il devra prendre des décisions indépendantes et créer de nouveaux principes pour différents projets qui diffèrent les uns des autres.
Parmi les principales responsabilités d’un responsable figurent :
- recevoir les données d’entrée des clients, ainsi que leurs retours au fur et à mesure de l’avancement du projet ;
- analyse et planification des ressources, en particulier — formation des équipes ;
- communication avec l’équipe et les parties prenantes ;
- si nécessaire, délégation de travail ;
- gestion de la documentation ;
- développement et mise en œuvre d’un système de motivation ;
- réaction aux cas de force majeure, aux bloqueurs, aux conflits et à la résolution d’autres problèmes qui peuvent poser un risqué pour l’achèvement à temps du projet.
Nous pouvons dire que le principal rôle du responsable est celui d’un chef d’orchestre. Il fixe le rythme du travail sur le projet, indique comment et qui doit résoudre le problème, remarque rapidement les erreurs et donne des conseils et instructions efficaces pour corriger les lacunes.
Processus de gestion de projet
Voici les principaux processus de tout projet. Ils se suivent généralement, mais il y a des situations où il est nécessaire de revenir à l’une des étapes précédentes pour ajouter des informations importantes, par exemple, de la finalisation à la planification.
Recherché, initiation et planification
Presque tout projet est créé en réponse à un besoin. Pour comprendre ce besoin au mieux, une recherché est effectuée. Les informations obtenues sont utilisées aux étapes d’initiation et de planification.
L’initiation est le processus de définition des objectifs du projet, des ressources nécessaires et des attentes des parties prenantes. L’initiation se termine par l’élaboration de la charte et de l’offre de projet.
Durant la planification, les principales étapes à prendre pour atteindre les objectifs, leur ordre et les exécutants sont définis. Ils analysent également les risques potentiels et les façons de les surmonter.
Implémentation
Cet processus est une mise en œuvre directe de ce qui a été prévu. Un élément obligatoire de l’exécution est le suivi de l’efficacité du travail.
Test, mesure des résultats et itération
Selon le type de projet et sa méthodologie de gestion, les tests peuvent avoir lieu soit après l’exécution, soit simultanément.
Après que l’équipe a vérifié par le biais des tests que le produit est prêt, c’est-à-dire qu’il remplit ses fonctions comme prévu, il est possible de tirer des conclusions. C’est-à-dire rédiger des rapports, noter ce qui devrait être utilisé dans les projets futurs, développer une documentation pour les futurs propriétaires et utilisateurs du produit.
15 Principes de base de gestion de projet pour les débutants
Les principes PMP décrits ci-dessous sont basés sur la septième édition du PMBOK. Elle a été publiée en 2021 et diffère considérablement des versions précédentes.
Auparavant, les normes décrites dans le livre étaient basées sur des processus. Mais les spécialistes travaillant sur la publication ont conclu qu’il était plus correct de dire que la base d’une gestion de projet efficace est les principes eux-mêmes. Par conséquent, dans la septième édition, il s’agit davantage des compétences nécessaires au responsable et aux exécutants, ainsi que de la manière d’assurer un haut niveau de satisfaction des parties prenantes et de décrire la valeur ajoutée du produit.
En fait, le livre décrit 12 principes, mais vous devez savoir qu’en pratique, il en existe beaucoup plus. L’essentiel est de comprendre que ces principes sont la base du chemin vers une gestion de projet réussie.
Fixer des objectifs clairs
Ce principe est important pour absolument chaque projet. Les objectifs doivent être
- spécifiques ;
- mesurables ;
- pertinents ;
- atteignables ;
- limités dans le temps ;
- acceptés par toutes les parties intéressées.
Les objectifs qui satisfont ces critères sont plus faciles à évaluer pour leur réalisation.
Décrire la valeur ajoutée
L’équipe né comprend pas toujours quelle est la valeur ajoutée du produit. Cela dépend largement du projet. Pour certains, la valeur ajoutée peut être augmentée grâce à une gestion de la qualité, tandis que d’autres sont prêts à payer pour un retour d’information constant. Il est important de comprendre que c’est la valeur ajoutée qui crée la impression finale d’un produit ou d’un service.
Définir les résultats que le client recevra
Expliquez au client exactement ce qu’il recevra. Par exemple, un système de contrôle des heures travaillées d’un employé. En même temps, il est nécessaire de décrire aussi en détail que possible :
- quelles fonctions seront disponibles (authentification, possibilité de suspendre le temps, tableau avec des données par jour, téléchargement d’un rapport, etc.);
- sur quels appareils le système fonctionnera ;
- quelles limitations il peut avoir.
Bien sûr, les résultats doivent être enregistrés par écrit, et le client doit donner son accord.
Établir une structure claire du projet
Décrivez absolument toutes les étapes que l’équipe prendra pour mettre en œuvre le projet. Ici, il vaut mieux passer de la stratégie aux tactiques, c’est-à-dire des tâches globales aux tâches secondaires. Pour plus de clarté, la structure peut être présentée sous forme de diagramme ou de feuille de route.
Décrire les rôles et responsabilités des membres de l’équipe
Chaque personne dans le projet doit savoir ce dont elle est responsable, qui est son manager et à qui s’adresser en cas de questions.
Cette approche assure plus de productivité et de transparence, car tout le monde saura quelles sont les responsabilités de chacun, minimisant ainsi le risqué de duplication des tâches.
Élaborer le statut
Il n’est pas nécessaire de décrire chaque étape de tous les membres de l’équipe. Il suffit d’indiquer les objectifs du projet, le budget, les principales ressources, les parties intéressées et les limitations.
Augmenter le niveau de responsabilité dans l’équipe
Avant de commencer le travail direct sur le projet, expliquez aux membres de l’équipe comment leurs tâches sont liées les unes aux autres, ce que le retard à un certain stade entraîne, dites qui peut fournir de l’aide, etc.
Considérer un format de coopération à distance
La réalité est qu’à tout moment, toute l’équipe ou une partie de l’équipe peut être contrainte de passer du bureau au travail à distance. Par conséquent, il est utile de rédiger à l’avance des instructions, par exemple, sur le stockage des données pour maintenir l’accès depuis n’importe quel appareil.
Évaluer les ressources
Le manager doit bien comprendre combien de temps et d’argent peuvent être dépensés pour l’implémentation du projet. Parfois, les indicateurs prévus né correspondent pas exactement aux réels. Par conséquent, il est important de s’accorder avec le client sur l’augmentation maximale possible de la consommation de ressources avant de commencer le travail.
Étudier les risques potentiels, être proactif
Évaluez à l’avance ce qui pourrait vous empêcher de présenter les résultats du projet à temps. Des recherches, des entretiens avec des experts dans ce domaine et l’expérience passée vous aideront à cela.
Lorsque la liste des menaces potentielles est prête, vous pouvez passer au développement d’un plan pour éliminer chacune d’elles. De cette manière, vous réduirez considérablement l’impact des risques sur le travail sur le projet.
Accepter et noter les changements
Lorsque quelque chose né se passé pas comme prévu et que vous devez apporter des modifications aux processus de travail, restez calme. Si vous avez analysé les risques et pris des mesures pour les surmonter, il n’y aura pas tant de surprises. Mais il est important de documenter les changements et les résultats ainsi que les conséquences possibles à long terme. En outré, l’enregistrement est important pour les rapports externes aux clients, ils ont le droit de comprendre ce qui se passé dans le projet.
Organiser une communication efficace
Assurez-vous de développer un schéma de communication entre les membres du projet. Les membres de l’équipe doivent communiquer régulièrement entre eux et avec le responsable. Les clients doivent également faire partie de cette chaîne. Bien sûr, ils n’ont probablement pas besoin de détails mineurs, mais les points importants doivent être communiqués.
Une démarche utile serait de fournir aux parties intéressées, par exemple, une liste des messageries dans lesquelles il est préférable de communiquer et de mentionner les personnes de contact pour diverses questions.
Suivre les progrès
Un responsable doit disposer d’outils pour surveiller l’avancement de l’équipe. À tout moment, il doit comprendre comment les choses avancent. Lorsque le responsable est conscient de l’avancement du projet et le communiqué régulièrement à l’équipe, on peut s’attendre à ce que la productivité et la motivation de l’équipe soient élevées.
Dans ce processus, il est important dès le départ de définir les critères selon lesquels les progrès seront surveillés. Par exemple, les taux de performance, le budget, le rapport entre le nombre total de tâches et celles complétées, etc.
Encourager la transparence au travail
L’honnêteté et l’ouverture sont très précieuses. Il est important que les gens comprennent que rien né leur est caché et qu’ils reçoivent une juste récompense pour leur travail. Par conséquent, utilisez des outils qui permettent d’assurer la transparence, mais sans excès.
Par exemple, vous pouvez implémenter un gestionnaire de tâches dans lequel les membres de l’équipe voient qu’un de leurs collègues effectue régulièrement plus de tâches que prévu. En conséquence, il reçoit des primes. En même temps, les salaires et les primes sont des informations confidentielles auxquelles seuls certains employés ont accès.
Organiser un environnement de travail favorable
Intéressez-vous à ce qui est important pour l’équipe et essayez d’en donner autant que possible. Pour certains, les vœux d’anniversaire et les fêtes d’entreprise sont d’une grande importance, tandis que d’autres souhaitent simplement travailler selon une méthodologie flexible et peuvent même refuser un projet où le modèle en cascade sera utilisé.
Évaluer le résultat et le travail réalisé pour cela. Tirer des conclusions
Il est toujours nécessaire d’évaluer le résultat final et de le corréler avec les efforts réalisés et les ressources dépensées. Parfois, il se peut qu’un projet apparemment réussi ait en réalité rencontré de nombreuses complications, et les coûts associés ont largement dépassé le plan.
Par conséquent, il est très important de né pas compter sur le fait que toutes les erreurs et les options pour les résoudre resteront à jamais dans la mémoire du responsable. Tirez des conclusions et enregistrez-les. Cela sera utile pour les futurs projets.
Utilisation des systèmes de gestion de projet
Les principes sont certes importants, mais pour les rendre opérationnels, vous devez choisir les outils qui vous permettront de transformer la théorie en pratique. Le plus souvent, des gestionnaires de tâches sont utilisés pour cela. Ces programmes vous permettent d’obtenir toutes les fonctions nécessaires au sein d’un seul produit et de né pas perdre de temps et d’efforts à passer d’un service à un autre.
Avantages des systèmes de gestion de projet
Ci-dessus, nous avons déjà mentionné quels composants les systèmes de gestion de projet aident à gérer.
Les logiciels de gestion de projet sont un outil optimal qui offre au responsable la possibilité d’avoir une vue d’ensemble, c’est-à-dire de regarder le travail de l’équipe de manière globale, et si nécessaire, de se rapprocher et de voir les détails.
Par exemple, si nous parlons de Worksection, un système de gestion de projet ukrainien, il existe un Tableau de bord qui aide le responsable à voir tous les indicateurs clés du projet en temps réel.
En regardant l’image, le responsable peut remarquer que le projet progresse plutôt lentement, la date de fin a significativement changé, et il y a presque aucune activité sur le projet. Cela permettra au responsable de suivre quelles tâches ou employés ralentissent le projet, d’identifier les raisons en temps utile et de résoudre les problèmes.
De plus, les avantages des logiciels de gestion de projet comprennent :
- des possibilités d’automatisation de la planification ;
- l’amélioration du travail en équipe et une utilisation plus efficace du temps de travail ;
- des rappels qui minimisent le risqué d’oublier des tâches ;
- la compréhension de la charge de travail de l’équipe dans son ensemble et des employés individuels ;
- la simplification des communications et du partage de fichiers ;
- l’optimisation des rapports et du financement.
Comment mettre en œuvre un gestionnaire de tâches
Comme toute innovation, les gestionnaires de tâches nécessitent une préparation pour leur intégration dans le travail de l’équipe. Tout d’abord, il est nécessaire de prendre en compte la préparation générale de l’équipe à travailler avec ces programmes. Elle sera certainement plus élevée si le responsable explique en détail les avantages que les gestionnaires de tâches offrent.
Un autre point important est la compréhensibilité d’un outil spécifique. Il peut né pas être facile pour tout le monde de commencer à utiliser un nouveau programme, donc préparez des instructions et des réponses aux questions courantes à l’avance. D’ailleurs, certains développeurs de gestionnaires de tâches préparent eux-mêmes de tels matériels, et il vous suffit de dire aux employés où trouver les réponses.
Si les instructions standard né suffisent pas à une personne, une consultation avec le support technique peut être nécessaire. Et c’est aussi un point très important, car tous les gestionnaires de tâches n’ont pas de responsables du support technique travaillant rapidement. Renseignez-vous à ce sujet à l’avance, ou mieux encore, testez combien de temps il faut pour répondre aux questions des utilisateurs dans le service que vous aimez.
Il vaut également la peine d’évaluer le coût du gestionnaire de tâches par rapport aux bénéfices de l’entreprise. L’utilisation du système devrait être rentabilisée au moins à moyen terme.
Connaître les principes de base de la gestion de projet profitera à votre entreprise et élèvera la qualité de vos services à un nouveau niveau. Mais n’oubliez pas les outils qui vous aideront à transformer la théorie de la gestion de projet en pratique.