Wenn ein Unternehmen plant, ein Projekt umzusetzen, kann man sich auf Intuition verlassen und darauf, dass alle Teammitglieder Anstrengungen unternehmen, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen. Aber mit diesem Ansatz ist es wahrscheinlicher, dass das Ergebnis nicht den Erwartungen entspricht oder die Fristen und Budgets völlig anders sind, als erwartet.
Um dies zu vermeiden, ist es notwendig, die Prinzipien des Projektmanagements zu befolgen. Diese sind besonders wichtig für Anfänger im Projektmanagement. Auch erfahrene Projektmanager vernachlässigen sie nicht, passen jedoch oft die grundlegenden Prinzipien für sich selbst an. Daher werden wir über die fundamentalen Prinzipien und Konzepte des Projektmanagements sprechen, die Sie zu Beginn Ihrer Arbeit verwenden können, und im Laufe der Zeit etwas Eigenes hinzufügen.
Was ist Projektmanagement?
Ein Projekt ist eine einzigartige Kombination von Eingaben (Ziele, Probleme), Prozessen und Ressourcen, die darauf abzielen, erwartete Ergebnisse innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu erreichen, zum Beispiel die Entwicklung einer neuen Anwendung.Basierend auf den Eingabedaten wird eine Reihe von Aufgaben mit verschiedenen Schwierigkeitsgraden entwickelt, die miteinander verbunden sind. Wenn alle Aufgaben abgeschlossen sind, ist das Projekt in der Regel komplett.
Einfach ausgedrückt, Projektmanagement ist die Organisation der Nutzung von Unternehmensressourcen. Das Hauptziel des Projektmanagements ist es, das zu Beginn gesetzte Ziel innerhalb der vorgegebenen Zeit und ohne Überschreitung der geplanten Ausgaben zu erreichen.
Das heißt, das Projektmanagement kann als qualitativ hochwertig betrachtet werden, wenn es dem Team gelungen ist, den geplanten Zeitrahmen einzuhalten, ohne dass dringend viele zusätzliche Spezialisten und Mittel benötigt werden. Gleichzeitig erfüllt das resultierende Produkt vollständig die Anforderungen, die zu Beginn der Arbeit festgelegt wurden.
Projektstruktur
Damit ein Projekt erfolgreich ist, sollte es einen Manager geben, der eine Struktur entwickelt — ein System, das die notwendigen Elemente zur Projektsteuerung zusammenbringt.
Das Hauptziel der Erstellung einer Projektstruktur besteht darin, die tägliche Kommunikation und die gemeinsame Arbeit an Aufgaben für das Team zu vereinfachen. Darüber hinaus macht die Struktur die Arbeit des Teams transparenter und vermeidet Doppelarbeit bei Aktivitäten und Ressourcen.
Unabhängig von der Art des Projekts geht das Konzept des Projektmanagements davon aus, dass die folgenden Teile in die Struktur aufgenommen werden:
- Prozesse. Eines der Werkzeuge des Projektmanagements. Unter „entworfenen Prozessen“ verstehen wir, dass es ein Verständnis für Verantwortlichkeiten und den Status einer bestimmten Aufgabe oder Tätigkeit gibt. Wir werden im Folgenden über die wichtigsten Prozesse sprechen.
- Lebenszyklus. Es muss für jedes Produkt verstanden werden, um eine ordnungsgemäße Ressourcenplanung und einen rechtzeitigen Abschluss des Projekts sicherzustellen.
- Projektmanagementsysteme. Laut dem Konzept des Projektmanagements ist es notwendig, die folgenden Komponenten jedes Projekts zu verfolgen: Menschen, Kultur, Organisation, Methodik, Informationen, Planung und Kontrolle. Managementsysteme sind darauf ausgelegt, alle Komponenten zu verbinden und sie effektiv zu steuern.
Die Rolle und Verantwortung eines Projektmanagers
Ein Projektmanager ist eine Schlüsselperson, die für den Erfolg eines Projekts insgesamt verantwortlich ist.
Für eine erfolgreiche Arbeit muss der Manager die grundlegenden Prinzipien des Projektmanagements gut kennen und erfolgreich umsetzen. Ganz oft haben solche Spezialisten die Projektmanagement-Zertifizierung (PMP), ausgestellt vom Project Management Institute — PMI. Diese Organisation hat das “Project Management Book of Knowledge” — PMBOK ® Guide entwickelt, veröffentlicht und aktualisiert. Dieser Leitfaden umreißt die Hauptkonzepte und fundamentalen Prinzipien des Managements, die einen Bezugspunkt für das Projektmanagement auf der ganzen Welt darstellen.
Es ist wichtig, dass der Manager versteht, dass das PMBOK Standards festlegt, die in jedem Projekt angewendet werden können, aber er muss unabhängige Entscheidungen treffen und neue Prinzipien für verschiedene Projekte entwickeln, die sich voneinander unterscheiden.
Zu den Hauptverantwortlichkeiten eines Managers gehören:
- Erhalt von Eingabedaten von Kunden sowie Feedback von ihnen während des Fortschritts der Arbeiten am Projekt;
- Analytik und Planung von Ressourcen, insbesondere — Teambildung;
- Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern;
- falls erforderlich, Delegation von Arbeiten;
- Dokumentenmanagement;
- Entwicklung und Umsetzung des Motivationssystems;
- Reaktion auf höhere Gewalt, Blockaden, Konflikte und Lösung anderer Probleme, die ein Risiko für den rechtzeitigen Abschluss des Projekts darstellen können.
Man kann sagen, dass die Hauptrolle des Managers die eines Dirigenten ist. Er gibt den Rhythmus der Arbeit am Projekt vor, weist darauf hin, wie und wer das Problem lösen sollte, bemerkt schnell Fehler und gibt effektive Ratschläge und Anweisungen zur Korrektur von Mängeln.
Prozesse des Projektmanagements
Im Folgenden sind die Hauptprozesse jedes Projekts beschrieben. Sie folgen normalerweise nacheinander, es gibt jedoch Situationen, in denen man zu einem der vorherigen Stadien zurückkehren muss, um wichtige Informationen hinzuzufügen, zum Beispiel von der Abschlussphase zur Planung.
Forschung, Initiierung und Planung
Fast jedes Projekt wird als Reaktion auf einen Bedarf geschaffen. Um so viel wie möglich über diesen Bedarf zu erfahren, wird eine Forschung durchgeführt. Die gewonnenen Informationen werden in den Phasen der Initiierung und Planung verwendet.
Die Initiierung ist der Prozess, in dem Projektziele, erforderliche Ressourcen und Erwartungen der Stakeholder definiert werden. Die Initiierung endet mit der Erstellung der Charta und des Projektangebots.
Während der Planung werden die Hauptschritte umrissen, die unternommen werden müssen, um die Ziele zu erreichen, sowie deren Reihenfolge und die ausführenden Personen. Es werden auch potenzielle Risiken und Wege zu deren Überwindung analysiert.
Umsetzung
Dieser Prozess ist die direkte Umsetzung dessen, was geplant wurde. Ein obligatorisches Element der Umsetzung ist das Tracking der Arbeitseffizienz.
Testen, Ergebnisse messen und wiederholen
Je nach Art des Projekts und seiner Managementmethodik kann das Testen entweder nach der Durchführung oder parallel erfolgen.
Nachdem das Team durch Tests verifiziert hat, dass das Produkt bereit ist, d.h. es erfüllt seine Funktionen wie geplant, können Schlussfolgerungen gezogen werden. Das heißt, Berichte erstellen, festhalten, was in zukünftigen Projekten verwendet werden sollte, und Dokumentationen für zukünftige Besitzer und Nutzer des Produkts entwickeln.
15 Grundlegende Prinzipien des Projektmanagements für Anfänger
Die nachfolgend beschriebenen PMP-Prinzipien basieren auf der siebten Auflage des PMBOK. Sie wurde 2021 veröffentlicht und unterscheidet sich erheblich von den vorherigen Versionen.
Früher waren die im Buch skizzierten Standards prozessorientiert. Aber die Fachleute, die an der Veröffentlichung arbeiteten, kamen zu dem Schluss, dass es richtiger ist zu sagen, dass die Basis für effektives Projektmanagement die Prinzipien selbst sind. Daher geht es in der siebten Auflage mehr um die Fähigkeiten, die der Manager und die Ausführenden benötigen, sowie darum, wie ein hohes Maß an Zufriedenheit der Stakeholder sichergestellt und der Mehrwert des Produkts beschrieben werden kann.
Tatsächlich beschreibt das Buch 12 Prinzipien, aber man sollte wissen, dass es in der Praxis viele mehr gibt. Das Wichtigste ist zu verstehen, dass diese Prinzipien die Grundlage für den Weg zu erfolgreichem Projektmanagement sind.
Klare Ziele setzen
Dieses Prinzip ist für jedes Projekt wichtig. Die Ziele sollten
- konkret;
- messbar;
- relevant;
- erreichbar;
- zeitlich begrenzt;
- mit allen Interessierten abgestimmt sein.
Ziele, die diese Kriterien erfüllen, lassen sich leichter auf Erreichung bewerten.
Den Mehrwert beschreiben
Das Team versteht nicht immer, was der Mehrwert des Produkts ist. Dies hängt weitgehend vom Projekt ab. Für einige kann der Mehrwert durch Qualitätsmanagement gesteigert werden, während andere bereit sind, für ständiges Feedback zu zahlen. Wichtig ist, dass es der Mehrwert ist, der den letzten Eindruck eines Produkts oder einer Dienstleistung erzeugt.
Definieren Sie die Ergebnisse, die der Kunde erhalten wird
Erklären Sie dem Kunden genau, was er erhalten wird. Zum Beispiel ein System zur Kontrolle der Arbeitsstunden eines Mitarbeiters. Gleichzeitig muss so detailliert wie möglich beschrieben werden:
- welche Funktionen verfügbar sein werden (Autorisierung, die Möglichkeit, die Zeit zu pausieren, eine Tabelle mit Daten nach Tag, Hochladen eines Berichts usw.);
- auf welchen Geräten das System funktionieren wird;
- welche Einschränkungen es haben kann.
Natürlich müssen die Ergebnisse schriftlich festgehalten werden, und der Kunde muss zustimmen.
Eine klare Struktur des Projekts erstellen
Beschreiben Sie absolut alle Schritte, die das Team auf dem Weg zur Umsetzung des Projekts unternehmen wird. Hier sollte von der Strategie zu den Taktiken übergegangen werden, das heißt, von globalen Aufgaben zu sekundären. Zur Verdeutlichung kann die Struktur als Diagramm oder Roadmap dargestellt werden.
Die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder beschreiben
Jede Person im Projekt sollte wissen, wofür sie verantwortlich ist, wer ihr Manager ist und an wen sie sich im Falle von Fragen wenden kann.
Dieser Ansatz gewährleistet mehr Produktivität und Transparenz, da alle die Verantwortlichkeiten des anderen kennen, und dies minimiert auch das Risiko der Aufgabenverdopplung.
Das Statut erstellen
Es ist nicht notwendig, jeden Schritt aller Teammitglieder zu beschreiben. Es reicht aus, Projektziele, Budget, Hauptressourcen, Interessierte und Einschränkungen anzugeben.
Das Verantwortungsbewusstsein im Team erhöhen
Bevor Sie mit der direkten Arbeit am Projekt beginnen, erklären Sie den Teammitgliedern, wie ihre Aufgaben miteinander verknüpft sind, welche Verzögerungen in einer bestimmten Phase nach sich ziehen und wer Unterstützung bieten kann.
Einen Remote-Arbeitsformate in Betracht ziehen
Die Realität ist, dass das gesamte Team oder ein Teil des Teams jederzeit gezwungen sein könnte, vom Büro in die Fernarbeit zu wechseln. Daher ist es ratsam, im Voraus Anweisungen zu schreiben, zum Beispiel über die Datenspeicherung, um den Zugang zu ihnen von jedem Gerät aus aufrechtzuerhalten.
Die Ressourcen bewerten
Der Manager muss klar verstehen, wie viel Zeit und Geld für die Umsetzung des Projekts aufgewendet werden kann. Manchmal stimmen die geplanten Indikatoren nicht genau mit den tatsächlichen überein. Daher ist es wichtig, sich vor Arbeitsbeginn mit dem Kunden über den maximal möglichen Ressourcenaufwand zu einigen.
Die potenziellen Risiken studieren, proaktiv sein
Bewerten Sie im Voraus, was Sie daran hindern könnte, die Projektergebnisse rechtzeitig zu präsentieren. Forschung, Interviews mit Experten auf diesem Gebiet und frühere Erfahrungen können Ihnen dabei helfen.
Wenn dieListe potenzieller Bedrohungen erstellt ist, können Sie mit der Entwicklung eines Plans zur Beseitigung jeder einzelnen Bedrohung fortfahren. Auf diese Weise reduzieren Sie erheblich die Auswirkungen von Risiken auf die Projektarbeit.
Änderungen akzeptieren und dokumentieren
Wenn etwas nicht nach Plan läuft und Änderungen an den Arbeitsprozessen vorgenommen werden müssen, bleiben Sie gelassen. Wenn Sie die Risiken analysiert und Maßnahmen zur Überwindung ergriffen haben, wird es nicht viele Überraschungen geben. Aber es ist wichtig, Änderungen und Ergebnisse sowie die langfristigen Konsequenzen zu dokumentieren. Auch die Dokumentation ist für externe Berichterstattung an die Kunden wichtig, sie haben das Recht zu verstehen, was im Projekt geschieht.
Effektive Kommunikation organisieren
Entwickeln Sie unbedingt ein Kommunikationsschema zwischen den Projektmitgliedern. Die Teammitglieder sollten regelmäßig miteinander und mit dem Manager kommunizieren. Auch die Kunden sollten Teil dieser Kette sein. Natürlich benötigen sie wahrscheinlich keine Einzelheiten, aber wichtige Punkte müssen kommuniziert werden.
Ein nützlicher Schritt wäre es, den Interessierten zum Beispiel eine Liste von Messengern bereitzustellen, in denen es besser zu kommunizieren ist, und die Kontaktpersonen für verschiedene Fragen zu nennen.
Fortschritt überwachen
Ein Manager muss über Werkzeuge zur Überwachung des Fortschritts des Teams verfügen. Zu jedem Zeitpunkt sollte er verstehen, wie der Stand der Dinge ist. Wenn der Manager darüber informiert ist, wie das Projekt voranschreitet, und dies regelmäßig dem Team kommuniziert, ist zu erwarten, dass die Produktivität und Motivation des Teams hoch sind.
In diesem Prozess ist es wichtig, zu Beginn die Kriterien festzulegen, anhand derer der Fortschritt überwacht wird. Zum Beispiel die Leistungskennzahlen, Budget, das Verhältnis der Gesamtanzahl der Aufgaben zu den abgeschlossenen und so weiter.
Transparenz in der Arbeit fördern
Aufrichtigkeit und Offenheit sind sehr wertvoll. Es ist wichtig für die Menschen zu verstehen, dass ihnen nichts verborgen bleibt und sie eine faire Belohnung für ihre Arbeit erhalten. Nutzen Sie daher Werkzeuge, die Transparenz gewährleisten, aber nicht übertrieben sind.
Zum Beispiel können Sie ein Aufgabenmanagementsystem implementieren, in dem die Teammitglieder sehen, dass einer der Kollegen regelmäßig mehr Aufgaben erledigt, als für ihn geplant war. Dementsprechend erhält er Boni. Gleichzeitig sind Gehälter und Boni vertrauliche Informationen, auf die nur bestimmte Mitarbeiter Zugriff haben.
Einen günstigen Arbeitsumfeld organisieren
Seien Sie daran interessiert, was für das Team wichtig ist, und versuchen Sie, so viel wie möglich zu geben. Für manche sind Geburtstagsgrüße und Firmenfeiern von großer Bedeutung, während andere nur nach einer flexiblen Methodik arbeiten möchten und sogar ein Projekt ablehnen könnten, bei dem das Kaskadenmodell verwendet wird.
Das Ergebnis und die geleistete Arbeit bewerten. Schlüsse ziehen
Es ist immer notwendig, das endgültige Ergebnis zu bewerten und es mit den geleisteten Anstrengungen und den aufgebrachten Ressourcen in Einklang zu bringen. Manchmal kann es vorkommen, dass ein scheinbar erfolgreiches Projekt tatsächlich viele Komplikationen hatte und die Kosten dafür weit über dem Plan lagen.
Deshalb ist es sehr wichtig, sich nicht darauf zu verlassen, dass alle Fehler und Optionen zur Lösung im Gedächtnis des Managers bleiben. Schlussfolgerungen ziehen und festhalten. Dies wird in zukünftigen Projekten hilfreich sein.
Nutzung von Projektmanagementsystemen
Prinzipien sind sicherlich wichtig, aber um sie zum Funktionieren zu bringen, sollten Sie die Werkzeuge auswählen, die es Ihnen ermöglichen, Theorie in Praxis umzusetzen. Am häufigsten werden dafür Aufgabenmanager verwendet. Diese Programme bieten alle notwendigen Funktionen innerhalb eines Produkts und sparen Zeit und Mühe, indem sie den Wechsel zwischen mehreren Diensten vermeiden.
Vorteile von Projektmanagementsystemen
Oben haben wir bereits erwähnt, welche Komponenten Projektmanagementsysteme verwalten helfen.
Projektmanagement-Software ist ein optimales Werkzeug, das dem Manager die Möglichkeit bietet, eine Hubschrauberansicht zu haben, d.h. die Arbeit des Teams umfassend zu betrachten und im Bedarfsfall näher zu kommen und die Details zu sehen.
Wenn wir über Worksection, ein ukrainisches Projektmanagementsystem sprechen, gibt es ein Dashboard, das dem Manager hilft, alle wichtigen Indikatoren des Projekts in Echtzeit zu sehen.
Wenn der Manager auf das Bild schaut, kann er feststellen, dass das Projekt ziemlich langsam voranschreitet, das Abschlussdatum sich erheblich verschoben hat und es im Projekt fast keine Aktivität gibt. Dies ermöglicht es dem Manager, nachzuvollziehen, welche Aufgaben oder Mitarbeiter das Projekt verlangsamen, die Gründe dafür rechtzeitig zu identifizieren und die Probleme zu lösen.
Außerdem umfassen die Vorteile von Projektmanagementsoftware:
- Automatisierungsmöglichkeiten für die Planung;
- Verbesserung der Teamarbeit und effektivere Nutzung der Arbeitszeit;
- Erinnerungen, die das Risiko minimieren, Aufgaben zu vergessen;
- Verständnis der Arbeitslast des Teams insgesamt und einzelner Mitarbeiter;
- Vereinfachung der Kommunikation und des Dateiangebots;
- Optimierung von Berichterstattung und Finanzierung.
Wie man einen Aufgabenmanager implementiert
Wie jede Innovation benötigen Aufgabenmanager eine Vorbereitung für ihre Integration in die Arbeit des Teams. Zunächst ist es notwendig, die allgemeine Bereitschaft des Teams zu berücksichtigen, mit diesen Programmen zu arbeiten. Sie wird definitiv höher sein, wenn der Manager ausführlich über die Vorteile berichtet, die Aufgabenverfolgungsprogramme bieten.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Nachvollziehbarkeit eines bestimmten Werkzeugs. Es kann für jeden nicht einfach sein, ein neues Programm zu verwenden, daher sollten Sie im Voraus Anleitungen und Antworten auf häufige Fragen vorbereiten. Übrigens bereiten einige Entwickler von Aufgabenmanagern solche Materialien selbst vor, und Sie müssen den Mitarbeitern nur sagen, wo sie die Antworten finden können.
Wenn die Standardanleitungen für eine Person nicht ausreichen, kann eine Beratung mit dem technischen Support erforderlich sein. Und das ist auch ein sehr wichtiger Punkt, denn nicht alle Aufgabenverfolger haben prompt arbeitende Techniker. Informieren Sie sich im Voraus darüber oder testen Sie besser, wie lange es dauert, bis Fragen der Nutzer in dem von Ihnen bevorzugten Dienst beantwortet werden.
Es ist auch ratsam, die Kosten des Aufgabenverfolgers im Vergleich zu den Gewinnen des Unternehmens zu bewerten. Die Nutzung des Systems sollte sich zumindest mittelfristig amortisieren.
Die Kenntnis der grundlegenden Prinzipien des Projektmanagements wird Ihrem Unternehmen zugutekommen und die Qualität Ihrer Dienstleistungen auf ein neues Niveau heben. Aber vergessen Sie nicht die Werkzeuge, die Ihnen helfen werden, die Theorie des Projektmanagements in die Praxis umzusetzen.