Cuando una empresa planea implementar un proyecto, puedes confiar en la intuición y el hecho de que todos los miembros del equipo harán esfuerzos para obtener un resultado exitoso. Pero, es más probable que con este enfoque el resultado no cumpla con las expectativas, o que los plazos y presupuestos sean completamente diferentes a lo que se esperaba.
Para evitar esto, es necesario seguir los principios de gestión de proyectos. Son especialmente importantes para principiantes en la gestión de proyectos. Incluso los gerentes de proyecto experimentados no los desatienden, pero a menudo ajustan los principios básicos para sí mismos. Por lo tanto, hablaremos sobre los principios fundamentales y conceptos de gestión de proyectos, que puedes utilizar al comienzo de tu trabajo, y con el tiempo agregar algo propio a ellos.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Un proyecto es un conjunto único de insumos (objetivos, problemas), procesos y recursos destinados a lograr resultados esperados dentro de un período de tiempo determinado, por ejemplo, desarrollar una nueva aplicación.En base a los datos de entrada, se desarrolla una serie de tareas de diversos grados de complejidad, interconectadas entre sí. Cuando todas las tareas se completan, el proyecto generalmente está completo.
En términos simples, la gestión de proyectos es la organización del uso de los recursos de la empresa. El objetivo principal de la gestión de proyectos es alcanzar la meta establecida al principio dentro del tiempo especificado y sin exceder los gastos planeados.
Es decir, la gestión de proyectos puede considerarse de alta calidad, si el equipo logró cumplir con el plazo planificado, no hubo necesidad de atraer urgentemente a muchos especialistas y fondos adicionales. Al mismo tiempo, el producto resultante cumple completamente con los requisitos establecidos al inicio del trabajo.
Estructura del proyecto
Para que un proyecto tenga éxito, debe haber un gerente que desarrolle una estructura — un sistema que reuna los elementos necesarios para gestionar el proyecto.
El objetivo principal de crear una estructura de proyecto es simplificar la comunicación diaria y el trabajo común en tareas para el equipo. Además, la estructura hace que el trabajo del equipo sea más transparente y elimina la duplicación de actividades y recursos.
Independientemente del tipo de proyecto, el concepto de gestión de proyectos asume que las siguientes partes estarán incluidas en la estructura:
- Procesos. Uno de los instrumentos de gestión de proyectos. Bajo “procesos desarrollados”, entendemos que hay una comprensión de las responsabilidades y un estado de una tarea o actividad particular. Hablaremos sobre los procesos principales a continuación.
- Ciclo de vida. Debe ser comprendido para cada producto para asegurar una planificación adecuada de recursos y una finalización oportuna del proyecto.
- Sistemas de gestión de proyectos. De acuerdo con el concepto de gestión de proyectos, es necesario rastrear los siguientes componentes de cada proyecto: personas, cultura, organización, metodología, información, planificación y control. Los sistemas de gestión están diseñados para unir todos los componentes y gestionarlos de manera efectiva.
El Rol y responsabilidades de un Gerente de Proyecto
Un gerente de proyectos es una persona clave, responsable del éxito de un proyecto en general.
Para un trabajo exitoso, el gerente debe conocer bien los principios básicos de la gestión de proyectos e implementarlos con éxito.A menudo, tales especialistas tienen la certificación de Profesional en Gestión de Proyectos, abreviada como PMP. Este documento es emitido por el Instituto de Gestión de Proyectos — PMI. Es esta organización la que desarrolló, publicó y actualiza regularmente el “Libro de Conocimientos en Gestión de Proyectos” — PMBOK ® Guide. Esta guía describe los principales conceptos y principios fundamentales de la gestión, que son un punto de referencia para la gestión de proyectos en todo el mundo.
Es importante que el gerente entienda que el PMBOK establece estándares que pueden aplicarse en cualquier proyecto, pero él tendrá que tomar decisiones independientes y crear nuevos principios para diferentes proyectos que se diferencian entre sí.
Entre las principales responsabilidades de un gerente están:
- recepcionar datos de entrada de los clientes, así como comentarios de ellos a medida que avanza el trabajo en el proyecto;
- análisis y planificación de recursos, en particular — formación de equipos;
- comunicación con el equipo y las partes interesadas;
- si es necesario, delegación de tareas;
- gestión de documentación;
- desarrollo e implementación de un sistema de motivación;
- reacción ante imprevistos, bloqueos, conflictos y resolución de otros problemas que puedan representar un riesgo para la finalización oportuna del proyecto.
Podemos decir que el rol principal del gerente es el de un conductor. Él establece el ritmo de trabajo en el proyecto, indica cómo y quién debe resolver el problema, nota rápidamente los errores y da consejos e instrucciones efectivas sobre cómo corregir las deficiencias.
Procesos de Gestión de Proyectos
A continuación, se presentan los principales procesos de cualquier proyecto. Normalmente siguen uno tras otro, pero hay situaciones en las que es necesario volver a uno de los pasos anteriores para agregar información importante, por ejemplo, de finalización a planificación.
Investigación, iniciación y planificación
Casi cualquier proyecto se crea en respuesta a una necesidad. Para conocer esta necesidad lo mejor posible, se realiza una investigación. La información obtenida se utiliza en las etapas de iniciación y planificación.
La iniciación es el proceso de definir los objetivos del proyecto, los recursos requeridos y las expectativas de las partes interesadas. La iniciación termina con la elaboración del estatuto y la propuesta del proyecto.
Durante la planificación, se delinean los pasos principales a seguir para alcanzar los objetivos, su orden y ejecutores. También se analizan los riesgos potenciales y las formas de superarlos.
Implementación
Este proceso es la implementación directa de lo que se planificó. Un elemento obligatorio del desempeño es el seguimiento de la eficiencia del trabajo.
Pruebas, medición de resultados e iteración
Dependiendo del tipo de proyecto y su metodología de gestión, las pruebas pueden realizarse después de la ejecución o simultáneamente.
Después de que el equipo haya verificado mediante pruebas que el producto está listo, es decir, que cumple con sus funciones según lo planeado, es posible sacar conclusiones. Es decir, hacer informes, registrar lo que se debe utilizar en futuros proyectos, desarrollar documentación para futuros propietarios y usuarios del producto.
15 Principios Básicos de Gestión de Proyectos para Principiantes
Los principios PMP descritos a continuación se basan en la séptima edición del PMBOK. Fue lanzada en 2021 y es significativamente diferente de versiones anteriores.
Anteriormente, los estándares esbozados en el libro estaban basados en procesos. Pero los especialistas que trabajaron en la publicación llegaron à la conclusión de que es más correcto decir que la base de una gestión de proyectos efectiva son los principios mismos. Por lo tanto, en la séptima edición, se trata más sobre las habilidades necesarias para el gerente y los ejecutores, así como de cómo asegurar un alto nivel de satisfacción de las partes interesadas y describir el valor agregado del producto.
De hecho, el libro describe 12 principios, pero debes saber que en la práctica hay muchos más. Lo principal es entender que estos principios son la base del camino hacia una gestión de proyectos exitosa.
Establecer objetivos claros
Este principio es importante para absolutamente todos los proyectos. Los objetivos deben ser
- específicos;
- medibles;
- relevantes;
- alcanzables;
- limitados en el tiempo;
- acordados con todas las partes interesadas.
Los objetivos que cumplen con estos criterios son más fáciles de evaluar para su logro.
Describir el valor agregado
El equipo no siempre entiende cuál es el valor agregado del producto. Depende en gran medida del proyecto. Para algunos, el valor agregado puede estar relacionado con la gestión de calidad, mientras que otros están dispuestos a pagar por una retroalimentación constante. Es importante entender que es el valor agregado el que crea la impresión final de un producto o servicio.
Definir los resultados que recibirá el cliente
Explícale al cliente exactamente qué recibirá. Por ejemplo, un sistema para controlar el número de horas de trabajo de un empleado. Al mismo tiempo, es necesario describir con la mayor detalle posible:
- qué funciones estarán disponibles (autorización, la capacidad de pausar el tiempo, una tabla con datos por día, subir un informe, etc.);
- en qué dispositivos funcionará el sistema;
- qué limitaciones puede tener.
Por supuesto, los resultados deben ser registrados por escrito, y el cliente debe estar de acuerdo.
Hacer una estructura clara del proyecto
Describe absolutamente todos los pasos que el equipo tomará en el camino hacia la implementación del proyecto. Aquí vale la pena pasar de la estrategia à la táctica, es decir, de tareas globales a secundarias. Para mayor claridad, la estructura puede presentarse como un diagrama o un mapa de ruta.
Describir los roles y responsabilidades de los miembros del equipo
Cada persona en el proyecto debe saber de qué es responsable, quién es su gerente, y a quién puede dirigirse en caso de preguntas.
Este enfoque asegura más productividad y transparencia, porque todos conocerán las responsabilidades de los demás, y esto también minimizará el riesgo de duplicación de tareas.
Hacer el estatuto
No es necesario describir cada paso de todos los miembros del equipo. Basta con indicar los objetivos del proyecto, el presupuesto, los recursos principales, las partes interesadas y las limitaciones.
Aumentar el nivel de responsabilidad en el equipo
Antes de comenzar el trabajo directo en el proyecto, explica a los miembros del equipo cómo se relacionan entre sí sus tareas, cuáles son las consecuencias del retraso en una etapa particular, y quién puede brindar asistencia, y así sucesivamente.
Considerar un formato de cooperación remoto
La realidad es que en cualquier momento todo el equipo o una parte del equipo puede verse obligado a pasar del trabajo en la oficina al trabajo remoto. Por lo tanto, es conveniente redactar instrucciones con antelación, por ejemplo, sobre el almacenamiento de datos para mantener el acceso a ellos desde cualquier dispositivo.
Evaluar los recursos
El gerente debe tener claro cuánto tiempo y dinero se puede gastar en la implementación del proyecto. A veces, los indicadores planeados no coinciden exactamente con los reales. Por lo tanto, es importante acordar con el cliente el posible aumento máximo en el consumo de recursos antes de comenzar el trabajo.
Estudiar los riesgos potenciales, ser proactivo
Evalúa con antelación qué puede impedirte presentar los resultados del proyecto a tiempo. La investigación, entrevistas con expertos en este ámbito y la experiencia previa ayudarán con esto.
Cuando la lista de amenazas potenciales esté lista, puedes proceder al desarrollo de un plan para eliminar cada una de ellas. De esta manera, reducirás significativamente el impacto de los riesgos en el trabajo del proyecto.
Aceptar y señalar cambios
Cuando algo no va según lo planeado y tienes que hacer cambios en los procesos de trabajo, tómalo con calma. Si has analizado los riesgos y tomado medidas para superarlos, no habrá tantas sorpresas. Pero es importante documentar los cambios y resultados y las consecuencias que implicarán a largo plazo. Además, registrar es importante para la presentación externa a los clientes, ellos tienen derecho a entender lo que está sucediendo en el proyecto.
Organizar una comunicación efectiva
Asegúrate de desarrollar un esquema de comunicación entre los miembros del proyecto. Los miembros del equipo deben comunicarse regularmente entre sí y con el gerente. Los clientes también deben estar en esta cadena. Por supuesto, probablemente no necesitan detalles pequeños, pero los puntos importantes deben comunicarse.
Un paso útil sería proporcionar a las partes interesadas, por ejemplo, una lista de mensajeros en los que es mejor comunicarse y mencionar las personas de contacto para diversas consultas.
Monitorear el progreso
Un gerente debe tener herramientas para monitorear el progreso del equipo. En cualquier momento, debería entender cómo van las cosas. Cuando el gerente es consciente de cómo avanza el proyecto y comunica esto regularmente al equipo, se puede esperar que la productividad y la motivación del equipo sean altas.
En este proceso, es importante al principio establecer los criterios mediante los cuales se monitoreará el progreso. Por ejemplo, las tasas de rendimiento, el presupuesto, la proporción del número total de tareas a las completadas, etc.
Fomentar la transparencia en el trabajo
La honestidad y la apertura son muy valiosas. Es importante que las personas entiendan que no se oculta nada de ellos, y que reciben una justa recompensa por su trabajo. Por lo tanto, utiliza herramientas que te permitan garantizar la transparencia, pero no en exceso.
Por ejemplo, puedes implementar un gestor de tareas en el que los miembros del equipo vean que uno de los colegas regularmente realiza más tareas de las planeadas para él. En consecuencia, recibe bonificaciones. Al mismo tiempo, los salarios y bonificaciones son información confidencial à la que solo ciertos empleados tienen acceso.
Organizar un ambiente de trabajo favorable
Interésate en lo que es importante para el equipo y trata de darle lo que más puedas. Para algunos, las felicitaciones de cumpleaños y las fiestas corporativas son de gran importancia, mientras que otros quieren trabajar solo de acuerdo con una metodología flexible y pueden incluso rechazar un proyecto donde se utilice el modelo en cascada.
Evaluar el resultado y el trabajo realizado para conseguirlo. Hacer conclusiones
Siempre es necesario evaluar el resultado final y correlacionarlo con los esfuerzos realizados y los recursos gastados. A veces puede resultar que un proyecto aparentemente exitoso en realidad tuvo muchas complicaciones, y los costos para él superaron ampliamente lo planeado.
Por lo tanto, es muy importante no confiar en que todos los errores y opciones para resolverlos permanecerán en la memoria del gerente para siempre. Hacer conclusiones y registrarlas. Esto será útil para proyectos futuros.
Uso de Sistemas de Gestión de Proyectos
Los principios son, sin duda, importantes, pero para hacer que funcionen, deberías elegir las herramientas que te permitan convertir la teoría en práctica. Más a menudo, se utilizan gestores de tareas para esto. Estos programas te permiten obtener todas las funciones necesarias dentro de un mismo producto y no perder tiempo ni esfuerzo cambiando entre varios servicios.
Ventajas de los sistemas de gestión de proyectos
Anteriormente, ya hemos mencionado qué componentes ayudan a gestionar los sistemas de gestión de proyectos.
El software de gestión de proyectos es una herramienta óptima que le proporciona al gerente la oportunidad de tener una visión de helicóptero, es decir, observar el trabajo del equipo de manera integral, y si es necesario, acercarse y ver los detalles.
Por ejemplo, si hablamos de Worksection, un sistema de gestión de proyectos ucraniano, hay un Tablero que ayuda al gerente a ver todos los indicadores clave del proyecto en tiempo real.
Al observar la imagen, el gerente puede notar que el proyecto está avanzando bastante lentamente, la fecha de finalización se ha desplazado significativamente, y casi no hay actividad en el proyecto. Esto permitirá al gerente rastrear qué tareas o empleados están ralentizando el proyecto, identificar las razones a tiempo y resolver los problemas.
Además, las ventajas del software de gestión de proyectos incluyen:
- oportunidades para la automatización de la planificación;
- mejora del trabajo en equipo y un uso más efectivo del tiempo laboral;
- recordatorios que minimizan el riesgo de olvidar tareas;
- comprensión de la carga de trabajo del equipo en su conjunto y de los empleados individuales;
- simplificación de las comunicaciones y el intercambio de archivos;
- optimización de informes y financiamiento.
Cómo implementar un gestor de tareas
Como cualquier innovación, los gestores de tareas necesitan preparación para su integración en el trabajo del equipo. Primero que nada, es necesario tener en cuenta la disposición general del equipo para trabajar con estos programas. Sin duda será mayor si el gerente explica detalladamente las ventajas que proporcionan los rastreadores de tareas.
Otro punto importante es la comprensibilidad de una herramienta específica. Puede que no sea fácil para todos comenzar a usar un nuevo programa, así que prepara instrucciones y respuestas a preguntas comunes con antelación. Por cierto, algunos desarrolladores de rastreadores de tareas preparan esos materiales ellos mismos, y todo lo que tienes que hacer es decir a los empleados dónde encontrar las respuestas.
Si las instrucciones estándar no son suficientes para una persona, puede ser necesaria una consulta con el soporte técnico. Y este también es un punto muy importante, porque no todos los rastreadores de tareas tienen gerentes de soporte técnico que trabajen de manera rápida. Infórmate sobre ello con antelación, o mejor aún, prueba cuánto tiempo tarda en responder a las preguntas de los usuarios en el servicio que te gustó.
También vale la pena evaluar el costo del rastreador de tareas en comparación con las ganancias de la empresa. El uso del sistema debe compensarse al menos a medio plazo.
Conocer los principios básicos de la gestión de proyectos beneficiará a tu negocio y elevará la calidad de tus servicios a un nuevo nivel. Pero no olvides las herramientas que te ayudarán a convertir la teoría de la gestión de proyectos en práctica.