Când o companie plănuiește să implementeze un proiect, te poți baza pe intuiție și pe faptul că toți membrii echipei vor depune eforturi pentru a obține un rezultat de succes. Dar, este mai probabil ca, cu această abordare, rezultatul să nu fie la înălțimea așteptărilor, sau termenele și bugetele vor fi complet diferite de ceea ce s‑a așteptat.
Pentru a evita acest lucru, este necesar să urmezi principiile managementului de proiect. Acestea sunt deosebit de importante pentru începători în managementul de proiect. Chiar și managerii de proiect experimentați nu le neglijează, dar adesea își ajustează principiile de bază pentru ei înșiși. Prin urmare, vom discuta despre principiile fundamentale și conceptele de management de proiect, pe care le poți folosi la începutul muncii tale și, în timp, le poți completa cu ceva propriu.
Ce este managementul de proiect?
Un proiect este un set unic de inputuri (obiective, probleme), procese și resurse destinat obținerii unor rezultate așteptate într‑o perioadă de timp stabilită, de exemplu, dezvoltarea unei aplicații noi.Pe baza datelor de input, se elaborează un număr de sarcini cu diverse grade de complexitate, interconectate între ele. Când toate sarcinile sunt finalizate, proiectul este, de obicei, complet.
În termeni simpli, managementul de proiect este organizarea utilizării resurselor companiei. Obiectivul principal al managementului de proiect este de a atinge obiectivul stabilit la început în termenul specificat și fără a depăși cheltuielile planificate.
Asta înseamnă că managementul de proiect poate fi considerat de calitate, dacă echipa a reușit să se încadreze în termenul planificat, nu a fost necesar să se atragă urgent mulți specialiști și fonduri suplimentare. În același timp, produsul rezultat îndeplinește pe deplin cerințele stabilite la începutul lucrării.
Structura proiectului
Pentru ca un proiect să aibă succes, trebuie să existe un manager care dezvoltă o structură — un sistem care grupează elementele necesare pentru gestionarea proiectului.
Obiectivul principal al creării unei structuri de proiect este de a simplifica comunicarea zilnică și munca comună pe sarcini pentru echipă. În plus, structura face munca echipei mai transparentă și elimină duplicarea activităților și resurselor.
Indiferent de tipul proiectului, conceptul de management de proiect presupune că următoarele părți vor fi incluse în structură:
- Procese. Unul dintre instrumentele managementului de proiect. Prin „procese dezvoltate” înțelegem că există o claritate asupra responsabilităților și o stare a unei sarcini sau activități specifice. Vom discută despre principalele procese mai jos.
- Ciclul de viață. Trebuie înțeles pentru fiecare produs pentru a asigura o planificare corectă a resurselor și finalizarea la timp a proiectului.
- Sistemele de management de proiect. Conform conceptului de management de proiect, este necesar să se urmărească următoarele componente ale fiecărui proiect: oameni, cultură, organizare, metodologie, informații, planificare și control. Sistemele de management sunt concepute pentru a interconecta toate componentele și a le gestiona eficient.
Rolul și responsabilitățile unui Manager de Proiect
Un manager de proiect este o persoană cheie, responsabilă pentru succesul unui proiect în ansamblu.
Pentru o muncă de succes, managerul trebuie să cunoască bine principiile de bază ale managementului de proiect și să le implementeze cu succes.Adesea, astfel de specialiști au Certificare Profesională în Managementul Proiectelor, prescurtat PMP. Acest document este emis de Institutul de Management al Proiectelor — PMI. Această organizație a dezvoltat, publicat și actualizează periodic “Cartea Cunoștințelor în Managementul Proiectelor” — Ghidul PMBOK ®. Acest ghid prezintă conceptele principale și principiile fundamentale ale managementului, care constituie un reper pentru managementul proiectelor din întreaga lume.
Este important ca managerul să înțeleagă că PMBOK stabilește standarde care pot fi aplicate în orice proiect, dar el va trebui să ia decizii independente și să creeze noi principii pentru diferite proiecte care diferă între ele.
Printre responsabilitățile principale ale unui manager se numără:
- primirea datelor de input de la clienți, precum și feedback-ul acestora pe măsură ce se desfășoară lucrările la proiect;
- analiza și planificarea resurselor, în special — formarea echipelor;
- comunicarea cu echipa și părțile interesate;
- dacă este necesar, delegarea muncii;
- gestionarea documentației;
- dezvoltarea și implementarea sistemului de motivare;
- reacția la evenimente neprevăzute, blocaje, conflicte și soluționarea altor probleme care pot reprezenta un risc pentru finalizarea la timp a proiectului.
Putem spune că rolul principal al managerului este cel al unui dirijor. El stabilește ritmul lucrării la proiect, sugerează cum și cine ar trebui să rezolve problema, observă rapid greșelile și oferă sfaturi și instrucțiuni eficiente pentru corectarea deficiențelor.
Procesele de Management al Proiectului
Mai jos sunt prezentate principalele procese ale oricărui proiect. Ele urmează de obicei unul după altul, dar există situații când trebuie să te întorci la una dintre etapele anterioare pentru a adăuga informații importante, de exemplu, din finalizare înapoi la planificare.
Cercetare, inițiere și planificare
Aproape orice proiect este creat ca răspuns la o nevoie. Pentru a afla cât mai multe despre această nevoie, se desfășoară o cercetare. Informațiile obținute sunt folosite în etapele inițierii și planificării.
Inițierea este procesul de definire a obiectivelor proiectului, a resurselor necesare și a așteptărilor părților interesate. Inițierea se încheie cu întocmirea statutului și ofertei de proiect.
În timpul planificării, se conturează principalele etape care trebuie parcurse pentru atingerea obiectivelor, ordinea și executanții. De asemenea, se analizează riscurile potențiale și modalitățile de a le depăși.
Implementare
Acest proces este o implementare directă a ceea ce s‑a planificat. Un element obligatoriu al desfășurării activității este monitorizarea eficienței muncii.
Testare, măsurarea rezultatelor și iterare
În funcție de tipul de proiect și de metodologia sa de gestionare, testarea poate avea loc fie după execuție, fie simultan.
După ce echipa a verificat prin testare că produsul este gata, adică își îndeplinește funcțiile conform planului, este posibil să se tragă concluzii. Adică, să se întocmească rapoarte, să se consemneze ce ar trebui utilizat în proiectele viitoare, să se dezvolte documentația pentru viitorii proprietari și utilizatori ai produsului.
15 Principii de Bază în Managementul Proiectelor pentru Începători
Principiile PMP descrise mai jos se bazează pe a șaptea ediție a PMBOK. A fost lansată în 2021 și este semnificativ diferită de versiunile anterioare.
Anterior, standardele prezentate în carte erau bazate pe procese. Dar specialiștii care au lucrat la publicare au ajuns la concluzia că este mai corect să spunem că fundamentul managementului eficient al proiectelor sunt principiile în sine. Prin urmare, în a șaptea ediție, se vorbește mai mult despre abilitățile necesare managerului și executanților, precum și despre cum să asigure un nivel ridicat de satisfacție a părților interesate și să descrie valoarea adăugată a produsului.
De fapt, cartea descrie 12 principii, dar trebuie să știi că în practică există mult mai multe. Principalul lucru este să înțelegi că aceste principii sunt fundamentul drumului către managementul de proiect de succes.
Stabilește obiective clare
Acest principiu este important pentru absolut fiecare proiect. Obiectivele trebuie să fie
- specifice;
- măsurabile;
- relevante;
- obținutibile;
- limitate în timp;
- agreate cu toate părțile interesate.
Obiectivele care îndeplinesc aceste criterii sunt mai ușor de evaluat pentru realizare.
Descrie valoarea adăugată
Echipa nu înțelege întotdeauna care este valoarea adăugată a produsului. Aceasta depinde în mare măsură de proiect. Pentru unii, valoarea adăugată poate crește datorită managementului calității, în timp ce alții sunt dispuși să plătească pentru feedback constant. Este important de înțeles că este valoarea adăugată care creează imaginea finală a unui produs sau serviciu.
Definește rezultatele pe care clientul le va primi
Explică clientului exact ce va primi. De exemplu, un sistem pentru controlul numărului de ore lucrătoare ale unui angajat. În același timp, este necesar să descrii cât mai detaliat:
- ce funcții vor fi disponibile (autentificare, posibilitatea de a pauza timpul, o tablă cu date pe zile, încărcarea unui raport, etc.);
- pe ce dispozitive va funcționa sistemul;
- ce limitări poate avea.
Desigur, rezultatele trebuie consemnate în scris, iar clientul trebuie să fie de acord.
Fă o structură clară a proiectului
Descrie absolut toate etapele pe care echipa le va parcurge în drumul către implementarea proiectului. Aici merită să treci de la strategie la tactică, adică de la sarcini globale la cele secundare. Pentru claritate, structura poate fi prezentată ca un diagramă sau o hartă de drum.
Descrie rolurile și responsabilitățile membrilor echipei
Fiecare persoană din proiect ar trebui să știe pentru ce este responsabil, cine este managerul său și la cine poate apela în caz de întrebări.
Această abordare asigură o productivitate și transparență mai mari, deoarece fiecare va ști responsabilitățile colegilor săi, iar aceasta va minimiza și riscul duplicării sarcinilor.
Elaborează statutul
Nu este necesar să descrii fiecare pas al tuturor membrilor echipei. Este suficient să indici obiectivele proiectului, bugetul, principalele resurse, părțile interesate și limitările.
Crește nivelul de responsabilitate în echipă
Înainte de a începe lucrul direct la proiect, explică membrilor echipei cum sunt interconectate sarcinile lor, ce întârziere la o etapă particulară va duce la, spune cine poate oferi asistență ș.a.m.d.
Ia în considerare un format de cooperare la distanță
Realitatea este că, în orice moment, întreaga echipă sau o parte a acesteia ar putea fi nevoită să treacă de la birou la muncă la distanță. Prin urmare, merită să scrii în prealabil instrucțiuni, de exemplu, cu privire la stocarea datelor pentru a menține accesul la acestea din orice dispozitiv.
Evaluează resursele
Managerul trebuie să înțeleagă clar cât timp și bani pot fi cheltuiți pentru implementarea proiectului. Uneori, indicatorii planificați nu se potrivesc exact cu cei reali. Prin urmare, este important să te înțelegi cu clientul cu privire la creșterea maximă posibilă a consumului de resurse înainte de a începe lucrul.
Studiază riscurile potențiale, fii proactiv
Evaluează în avans ce ar putea împiedica prezentarea rezultatelor proiectului la timp. Cercetarea, interviurile cu experți în acest domeniu și experiența anterioară te vor ajuta în acest sens.
Când lista amenințărilor potențiale este gata, poți trece la elaborarea unui plan de eliminare a fiecărei dintre ele. În acest mod, vei reduce semnificativ impactul riscurilor asupra lucrării la proiect.
Acceptă și notează modificările
Când ceva nu decurge conform planului și trebuie să faci modificări în procesele de muncă, ia‑o ușor. Dacă ai analizat riscurile și ai luat măsuri pentru a le depăși, nu vor exista atât de multe surprize. Dar este important să documentezi modificările, rezultatele și consecințele pe care le va aduce pe termen lung. De asemenea, înregistrarea este importantă pentru raportarea externă către clienți, aceștia au dreptul să înțeleagă ce se întâmplă în proiect.
Organizează o comunicare eficientă
Asigură-te că dezvolți un schemă de comunicare între membrii proiectului. Membrii echipei ar trebui să comunice regulat între ei și cu managerul. Clienții ar trebui să fie și ei în această rețea. Desigur, probabil că nu au nevoie de detalii minore, dar punctele importante trebuie comunicate.
Un pas util ar fi să oferi părților interesate, de exemplu, o listă de mesageri în care este mai bine să comunice și să menționezi persoanele de contact pentru diverse întrebări.
Monitorizează progresul
Un manager trebuie să aibă instrumente pentru a monitoriza progresul echipei. În orice moment, el ar trebui să înțeleagă cum decurg lucrurile. Când managerul este la curent cu evoluția proiectului și comunică acest lucru regulat echipei, poți aștepta ca productivitatea și motivația echipei să fie ridicate.
În acest proces, este important încă de la început să stabilești criteriile prin care va fi monitorizat progresul. De exemplu, ratele de performanță, bugetul, raportul dintre numărul total de sarcini și cele finalizate, etc.
Încurajează transparența în muncă
Onestitatea și transparența sunt foarte valoroase. Este important pentru oameni să înțeleagă că nimic nu este ascuns de ei și că primesc o recompensă corectă pentru munca lor. Prin urmare, folosește instrumente care permit asigurarea transparenței, dar nu excesive.
De exemplu, poți implementa un manager de sarcini în care membrii echipei văd că unul dintre colegi îndeplinește în mod regulat mai multe sarcini decât erau planificate pentru el. În consecință, el primește bonusuri. În același timp, salariile și bonusurile sunt informații confidențiale la care au acces doar anumiți angajați.
Organizează un mediu de lucru favorabil
Fii interesat de ceea ce este important pentru echipă și încearcă să oferi cât mai mult posibil. Pentru unii, urările de ziua de naștere și petrecerile corporative sunt de mare importanță, în timp ce alții doresc să lucreze doar conform unei metodologii flexibile și ar putea refuza chiar un proiect în care va fi utilizat modelul în cascadă.
Evaluează rezultatul și munca depusă pentru acesta. Trage concluzii
Este întotdeauna necesar să evaluezi rezultatul final și să‑l corelezi cu eforturile depuse și resursele cheltuite. Uneori, poate rezulta că un proiect aparent de succes a avut de fapt multe complicații, iar costurile pentru acesta au depășit semnificativ planul.
Prin urmare, este foarte important să nu te bazezi pe faptul că toate greșelile și opțiunile de soluționare vor rămâne în memoria managerului pentru totdeauna. Trage concluzii și notează-le. Acest lucru va fi de ajutor pentru proiectele viitoare.
Utilizarea Sistemelor de Management al Proiectelor
Principiile sunt cu siguranță importante, dar pentru a le face să funcționeze, ar trebui să alegi instrumentele care îți vor permite să transformi teoria în practică. Cel mai adesea, pentru asta sunt folosite manageri de sarcini. Aceste programe îți permit să obții toate funcțiile necesare într-un singur produs și să nu pierzi timp și efort trecând între mai multe servicii.
Avantajele sistemelor de management de proiect
Peste, am menționat deja ce componente ajută sistemele de management de proiect să gestioneze.
Software-ul de management de proiect este un instrument optim care oferă managerului posibilitatea de a avea o viziune panoramică, adică de a privi munca echipei într-un mod cuprinzător, iar dacă este necesar, să se apropie și să vadă detaliile.
De exemplu, dacă vorbim despre Worksection, un sistem de management de proiect din Ucraina, există un Dashboard care ajută managerul să vadă toate indicatorii cheie ai proiectului în timp real.
Privind imaginea, managerul poate observa că proiectul progresează destul de încet, data limită s‑a mutat semnificativ, iar activitatea pe proiect este aproape inexistentă. Acest lucru va permite managerului să urmărească care sarcini sau angajați încetinesc proiectul, să identifice motivele acestuia la timp și să rezolve problemele.
De asemenea, avantajele software-ului de management de proiect includ:
- opțiuni pentru automatizarea planificării;
- îmbunătățirea colaborării în echipă și utilizarea mai eficientă a timpului de lucru;
- memento-uri care minimizează riscul de uitare a sarcinilor;
- înțelegerea încărcării de lucru a echipei ca întreg și a angajaților individuali;
- simplificarea comunicațiilor și partajării fișierelor;
- optimizarea raportării și finanțării.
Cum să implementezi un manager de sarcini
Ca orice inovație, managerii de sarcini necesită pregătire pentru integrarea lor în munca echipei. În primul rând, este necesar să se ia în considerare pregătirea generală a echipei pentru a lucra cu aceste programe. Cu siguranță va fi mai mare dacă managerul povestește în detaliu despre avantajele pe care le oferă tracker-ele de sarcini.
Un alt punct important este claritatea unui instrument specific. Este posibil ca nu tuturor să le fie ușor să înceapă să folosească un program nou, așa că pregătește instrucțiuni și răspunsuri la întrebările frecvente în avans. Apropo, unii dezvoltatori de tracker‑e de sarcini pregătesc astfel de materiale singuri, iar tot ce trebuie să faci este să le spui angajaților unde să găsească răspunsurile.
Dacă instrucțiunile standard nu sunt suficiente pentru o persoană, poate fi necesară o consultare cu suportul tehnic. Și acesta este un punct foarte important, pentru că nu toate tracker-ele de sarcini au manageri de suport tehnic care lucrează prompt. Află despre asta în avans sau, mai bine, testează cât timp le ia să răspundă la întrebările utilizatorilor în serviciul care ți‑a plăcut.
De asemenea, merită să evaluezi costul tracker-ului de sarcini în comparație cu profiturile companiei. Utilizarea sistemului ar trebui să se amortizeze cel puțin pe termen mediu.
Cunoașterea principiilor de bază ale managementului de proiect va aduce beneficii afacerii tale și va duce calitatea serviciilor tale la un nou nivel. Dar nu uita de instrumentele care te vor ajuta să transformi teoria managementului de proiect în practică.