worksection
Blog
Managementul de Proiect de Bază Principii pentru Începători
  •     •   12 min read

Managementul de Proiect de Bază Principii pentru Începători

Când o com­panie plănuiește să imple­menteze un proiect, te poți baza pe intu­iție și pe fap­tul că toți mem­brii echipei vor depune efor­turi pen­tru a obține un rezul­tat de suc­ces. Dar, este mai prob­a­bil ca, cu această abor­dare, rezul­tat­ul să nu fie la înălțimea aștep­tărilor, sau termenele și bugetele vor fi com­plet diferite de ceea ce s‑a așteptat.

Pen­tru a evi­ta acest lucru, este nece­sar să urmezi prin­cipi­ile man­age­men­tu­lui de proiect. Aces­tea sunt deosebit de impor­tante pen­tru începă­tori în man­age­men­tul de proiect. Chiar și man­agerii de proiect exper­i­men­tați nu le negli­jează, dar ade­sea își ajustează prin­cipi­ile de bază pen­tru ei înșiși. Prin urmare, vom dis­cu­ta despre prin­cipi­ile fun­da­men­tale și con­ceptele de man­age­ment de proiect, pe care le poți folosi la începutul muncii tale și, în timp, le poți com­ple­ta cu ceva propriu.

Ce este man­age­men­tul de proiect?

Un proiect este un set unic de inpu­turi (obiec­tive, prob­leme), pro­cese și resurse des­ti­nat obținer­ii unor rezul­tate aștep­tate într‑o perioadă de timp sta­bil­ită, de exem­plu, dez­voltarea unei apli­cații noi.
Pe baza datelor de input, se ela­bore­ază un număr de sarci­ni cu diverse grade de com­plex­i­tate, inter­conec­tate între ele. Când toate sarcinile sunt final­izate, proiec­tul este, de obi­cei, complet.

În ter­meni sim­pli, man­age­men­tul de proiect este orga­ni­zarea uti­lizării resurselor com­paniei. Obiec­tivul prin­ci­pal al man­age­men­tu­lui de proiect este de a atinge obiec­tivul sta­bilit la început în ter­menul spec­i­fi­cat și fără a depăși chel­tu­ielile planificate.



Asta înseam­nă că man­age­men­tul de proiect poate fi con­sid­er­at de cal­i­tate, dacă echipa a reușit să se încadreze în ter­menul plan­i­fi­cat, nu a fost nece­sar să se atragă urgent mulți spe­cial­iști și fon­duri supli­menta­re. În ace­lași timp, pro­dusul rezul­tat îndeplinește pe deplin cer­ințele sta­bilite la începutul lucrării.

Struc­tura proiectului

Pen­tru ca un proiect să aibă suc­ces, tre­buie să existe un man­ag­er care dez­voltă o struc­tură — un sis­tem care gru­pează ele­mentele nece­sare pen­tru ges­tionarea proiectului.

Obiec­tivul prin­ci­pal al creării unei struc­turi de proiect este de a sim­pli­fi­ca comu­ni­carea zil­nică și munca comună pe sarci­ni pen­tru echipă. În plus, struc­tura face munca echipei mai trans­par­en­tă și elim­ină dupli­carea activ­ităților și resurselor.

Indifer­ent de tip­ul proiec­tu­lui, con­cep­tul de man­age­ment de proiect pre­supune că urmă­toarele părți vor fi incluse în structură:

  1. Pro­cese. Unul din­tre instru­mentele man­age­men­tu­lui de proiect. Prin ​„pro­cese dez­voltate” înțelegem că există o clar­i­tate asupra respon­s­abil­ităților și o stare a unei sarci­ni sau activ­ități speci­fice. Vom dis­cută despre prin­ci­palele pro­cese mai jos.
  2. Ciclul de viață. Tre­buie înțe­les pen­tru fiecare pro­dus pen­tru a asigu­ra o plan­i­fi­care corec­tă a resurselor și finalizarea la timp a proiectului.
  3. Sis­temele de man­age­ment de proiect. Con­form con­cep­tu­lui de man­age­ment de proiect, este nece­sar să se urmărească urmă­toarele com­po­nente ale fiecărui proiect: oameni, cul­tură, orga­ni­zare, metodolo­gie, infor­mații, plan­i­fi­care și con­trol. Sis­temele de man­age­ment sunt con­ce­pute pen­tru a inter­conec­ta toate com­po­nen­tele și a le ges­tiona eficient.

Rolul și respon­s­abil­itățile unui Man­ag­er de Proiect

Un man­ag­er de proiect este o per­soană cheie, respon­s­abilă pen­tru suc­ce­sul unui proiect în ansamblu.

Pen­tru o muncă de suc­ces, man­agerul tre­buie să cunoască bine prin­cipi­ile de bază ale man­age­men­tu­lui de proiect și să le imple­menteze cu succes.
Ade­sea, ast­fel de spe­cial­iști au Cer­ti­fi­care Pro­fe­sion­ală în Man­age­men­tul Proiectelor, pres­cur­tat PMP. Acest doc­u­ment este emis de Insti­tu­tul de Man­age­ment al Proiectelor — PMI. Această orga­ni­za­ție a dez­voltat, pub­li­cat și actu­al­izează peri­od­ic ​“Cartea Cunoșt­ințelor în Man­age­men­tul Proiectelor” — Ghidul PMBOK ®. Acest ghid prez­in­tă con­ceptele prin­ci­pale și prin­cipi­ile fun­da­men­tale ale man­age­men­tu­lui, care con­sti­tu­ie un reper pen­tru man­age­men­tul proiectelor din întrea­ga lume.

Este impor­tant ca man­agerul să înțe­leagă că PMBOK sta­bilește stan­darde care pot fi apli­cate în orice proiect, dar el va tre­bui să ia decizii inde­pen­dente și să creeze noi prin­cipii pen­tru diferite proiecte care diferă între ele.

Print­re respon­s­abil­itățile prin­ci­pale ale unui man­ag­er se numără:
  • prim­irea datelor de input de la clienți, pre­cum și feed­back-ul aces­to­ra pe măsură ce se des­fășoară lucrările la proiect;
  • anal­iza și plan­i­fi­carea resurselor, în spe­cial — for­marea echipelor;
  • comu­ni­carea cu echipa și părțile interesate;
  • dacă este nece­sar, del­e­garea muncii;
  • ges­tionarea documentației;
  • dez­voltarea și imple­mentarea sis­temu­lui de motivare;
  • reacția la eveni­mente nepre­văzute, blo­ca­je, con­flicte și soluționarea altor prob­leme care pot reprezen­ta un risc pen­tru finalizarea la timp a proiectului.


Putem spune că rolul prin­ci­pal al man­ageru­lui este cel al unui diri­jor. El sta­bilește rit­mul lucrării la proiect, sug­erează cum și cine ar tre­bui să rezolve prob­le­ma, observă rapid greșelile și oferă sfa­turi și instrucți­u­ni efi­ciente pen­tru corectarea deficiențelor.

Pro­ce­se­le de Man­age­ment al Proiectului

Mai jos sunt prezen­tate prin­ci­palele pro­cese ale oricărui proiect. Ele urmează de obi­cei unul după altul, dar există situ­ații când tre­buie să te întor­ci la una din­tre etapele ante­rioare pen­tru a adău­ga infor­mații impor­tante, de exem­plu, din finalizare înapoi la planificare.

Cerc­etare, inițiere și planificare

Aproape orice proiect este cre­at ca răspuns la o nevoie. Pen­tru a afla cât mai multe despre această nevoie, se des­fășoară o cerc­etare. Infor­mați­ile obținute sunt folosite în etapele inițierii și planificării.

Inițierea este pro­ce­sul de definire a obiec­tivelor proiec­tu­lui, a resurselor nece­sare și a aștep­tărilor părților intere­sate. Inițierea se încheie cu întocmirea statu­tu­lui și ofer­tei de proiect.



În tim­pul plan­i­ficării, se con­turează prin­ci­palele etape care tre­buie par­curse pen­tru atin­gerea obiec­tivelor, ordinea și exe­cu­tanții. De aseme­nea, se anal­izează riscurile potențiale și modal­itățile de a le depăși.

Imple­mentare

Acest pro­ces este o imple­mentare direc­tă a ceea ce s‑a plan­i­fi­cat. Un ele­ment oblig­a­to­riu al des­fășurării activ­ității este mon­i­tor­izarea efi­cienței muncii.

Testare, măsurarea rezul­tatelor și iterare

În funcție de tip­ul de proiect și de metodolo­gia sa de ges­tionare, testarea poate avea loc fie după exe­cuție, fie simultan.

După ce echipa a ver­i­fi­cat prin testare că pro­dusul este gata, adică își îndeplinește funcți­ile con­form plan­u­lui, este posi­bil să se tragă con­cluzii. Adică, să se întocmească rapoarte, să se con­sem­neze ce ar tre­bui uti­lizat în proiectele viitoare, să se dez­volte doc­u­men­tația pen­tru viitorii pro­pri­etari și uti­liza­tori ai produsului.

15 Prin­cipii de Bază în Man­age­men­tul Proiectelor pen­tru Începători

Prin­cipi­ile PMP descrise mai jos se bazează pe a șaptea ediție a PMBOK. A fost lansată în 2021 și este sem­ni­fica­tiv difer­ită de ver­si­u­nile anterioare.

Ante­ri­or, stan­dard­ele prezen­tate în carte erau bazate pe pro­cese. Dar spe­cial­iștii care au lucrat la pub­li­care au ajuns la con­cluzia că este mai corect să spunem că fun­da­men­tul man­age­men­tu­lui efi­cient al proiectelor sunt prin­cipi­ile în sine. Prin urmare, în a șaptea ediție, se vor­bește mai mult despre abil­itățile nece­sare man­ageru­lui și exe­cu­tanților, pre­cum și despre cum să asig­ure un niv­el ridi­cat de sat­is­facție a părților intere­sate și să descrie val­oarea adău­gată a produsului.

De fapt, cartea descrie 12 prin­cipii, dar tre­buie să știi că în prac­tică există mult mai multe. Prin­ci­palul lucru este să înțele­gi că aces­te prin­cipii sunt fun­da­men­tul dru­mu­lui către man­age­men­tul de proiect de succes.

Sta­bilește obiec­tive clare

Acest prin­cip­iu este impor­tant pen­tru abso­lut fiecare proiect. Obiec­tivele tre­buie să fie
  1. speci­fice;
  2. măsura­bile;
  3. rel­e­vante;
  4. obținutibile;
  5. lim­i­tate în timp;
  6. agreate cu toate părțile interesate.
Obiec­tivele care îndeplinesc aces­te cri­terii sunt mai ușor de eval­u­at pen­tru realizare.

Descrie val­oarea adăugată

Echipa nu înțelege întot­deau­na care este val­oarea adău­gată a pro­dusu­lui. Aceas­ta depinde în mare măsură de proiect. Pen­tru unii, val­oarea adău­gată poate crește datorită man­age­men­tu­lui cal­ității, în timp ce alții sunt dis­puși să plătească pen­tru feed­back con­stant. Este impor­tant de înțe­les că este val­oarea adău­gată care creează imag­inea finală a unui pro­dus sau serviciu.

Definește rezul­tatele pe care clien­tul le va primi

Explică clien­tu­lui exact ce va pri­mi. De exem­plu, un sis­tem pen­tru con­trolul număru­lui de ore lucră­toare ale unui anga­jat. În ace­lași timp, este nece­sar să descrii cât mai detaliat:
  • ce funcții vor fi disponi­bile (aut­en­tifi­care, posi­bil­i­tatea de a pauza tim­pul, o tablă cu date pe zile, încăr­carea unui raport, etc.);
  • pe ce dis­poz­i­tive va funcționa sistemul;
  • ce lim­itări poate avea.
Desig­ur, rezul­tatele tre­buie con­sem­nate în scris, iar clien­tul tre­buie să fie de acord.

Fă o struc­tură clară a proiectului

Descrie abso­lut toate etapele pe care echipa le va par­curge în dru­mul către imple­mentarea proiec­tu­lui. Aici mer­ită să tre­ci de la strate­gie la tac­tică, adică de la sarci­ni glob­ale la cele secun­dare. Pen­tru clar­i­tate, struc­tura poate fi prezen­tată ca un dia­gramă sau o hartă de drum.

Descrie rolurile și respon­s­abil­itățile mem­brilor echipei

Fiecare per­soană din proiect ar tre­bui să știe pen­tru ce este respon­s­abil, cine este man­agerul său și la cine poate apela în caz de întrebări.



Această abor­dare asig­ură o pro­duc­tiv­i­tate și trans­parență mai mari, deoarece fiecare va ști respon­s­abil­itățile colegilor săi, iar aceas­ta va min­i­miza și riscul duplicării sarcinilor.

Ela­bore­ază statutul

Nu este nece­sar să descrii fiecare pas al tutur­or mem­brilor echipei. Este sufi­cient să indi­ci obiec­tivele proiec­tu­lui, buge­tul, prin­ci­palele resurse, părțile intere­sate și limitările.

Crește nivelul de respon­s­abil­i­tate în echipă

Înainte de a începe lucrul direct la proiect, explică mem­brilor echipei cum sunt inter­conec­tate sarcinile lor, ce întârziere la o etapă par­tic­u­lară va duce la, spune cine poate oferi asis­tență ș.a.m.d.

Ia în con­sid­er­are un for­mat de coop­er­are la distanță

Real­i­tatea este că, în orice moment, întrea­ga echipă sau o parte a aces­teia ar putea fi nevoită să treacă de la birou la muncă la dis­tanță. Prin urmare, mer­ită să scrii în pre­al­a­bil instrucți­u­ni, de exem­plu, cu privire la sto­carea datelor pen­tru a menține acce­sul la aces­tea din orice dispozitiv.



Eval­uează resursele

Man­agerul tre­buie să înțe­leagă clar cât timp și bani pot fi chel­tu­iți pen­tru imple­mentarea proiec­tu­lui. Une­ori, indi­ca­torii plan­i­fi­cați nu se potrivesc exact cu cei reali. Prin urmare, este impor­tant să te înțele­gi cu clien­tul cu privire la creșterea max­imă posi­bilă a con­sumu­lui de resurse înainte de a începe lucrul.

Stu­di­ază riscurile potențiale, fii proactiv

Eval­uează în avans ce ar putea împied­i­ca prezentarea rezul­tatelor proiec­tu­lui la timp. Cerc­etarea, inter­vi­urile cu experți în acest dome­niu și expe­riența ante­rioară te vor aju­ta în acest sens.



Când lista amenințărilor potențiale este gata, poți trece la elab­o­rarea unui plan de elim­inare a fiecărei din­tre ele. În acest mod, vei reduce sem­ni­fica­tiv impactul riscurilor asupra lucrării la proiect.

Accep­tă și notează modificările

Când ceva nu decurge con­form plan­u­lui și tre­buie să faci mod­i­ficări în pro­ce­se­le de muncă, ia‑o ușor. Dacă ai anal­izat riscurile și ai luat măsuri pen­tru a le depăși, nu vor exista atât de multe sur­prize. Dar este impor­tant să doc­u­mentezi mod­i­ficările, rezul­tatele și con­secințele pe care le va aduce pe ter­men lung. De aseme­nea, înreg­is­trarea este impor­tan­tă pen­tru raportarea externă către clienți, aceș­tia au drep­tul să înțe­leagă ce se întâm­plă în proiect.

Orga­nizează o comu­ni­care eficientă

Asig­ură-te că dezvolți un schemă de comu­ni­care între mem­brii proiec­tu­lui. Mem­brii echipei ar tre­bui să comu­nice reg­u­lat între ei și cu man­agerul. Clienții ar tre­bui să fie și ei în această rețea. Desig­ur, prob­a­bil că nu au nevoie de detalii minore, dar punctele impor­tante tre­buie comunicate.

Un pas util ar fi să oferi părților intere­sate, de exem­plu, o listă de mesageri în care este mai bine să comu­nice și să menționezi per­soanele de con­tact pen­tru diverse întrebări.

Mon­i­tor­izează progresul

Un man­ag­er tre­buie să aibă instru­mente pen­tru a mon­i­tor­iza pro­gre­sul echipei. În orice moment, el ar tre­bui să înțe­leagă cum decurg lucrurile. Când man­agerul este la curent cu evoluția proiec­tu­lui și comu­nică acest lucru reg­u­lat echipei, poți aștep­ta ca pro­duc­tiv­i­tatea și moti­vația echipei să fie ridicate.



În acest pro­ces, este impor­tant încă de la început să sta­bilești cri­teri­ile prin care va fi mon­i­tor­izat pro­gre­sul. De exem­plu, ratele de per­for­manță, buge­tul, rapor­tul din­tre numărul total de sarci­ni și cele final­izate, etc.

Încu­ra­jează trans­parența în muncă

Onesti­tatea și trans­parența sunt foarte val­oroase. Este impor­tant pen­tru oameni să înțe­leagă că nim­ic nu este ascuns de ei și că primesc o rec­om­pen­să corec­tă pen­tru munca lor. Prin urmare, folosește instru­mente care per­mit asig­u­rarea trans­parenței, dar nu excesive.

De exem­plu, poți imple­men­ta un man­ag­er de sarci­ni în care mem­brii echipei văd că unul din­tre cole­gi îndeplinește în mod reg­u­lat mai multe sarci­ni decât erau plan­i­fi­cate pen­tru el. În con­secință, el primește bonusuri. În ace­lași timp, salari­ile și bonusurile sunt infor­mații con­fi­dențiale la care au acces doar anu­miți angajați.

Orga­nizează un mediu de lucru favorabil

Fii intere­sat de ceea ce este impor­tant pen­tru echipă și încearcă să oferi cât mai mult posi­bil. Pen­tru unii, urările de ziua de naștere și petre­cer­ile cor­po­ra­tive sunt de mare impor­tanță, în timp ce alții doresc să lucreze doar con­form unei metodologii flex­i­bile și ar putea refuza chiar un proiect în care va fi uti­lizat mod­elul în cascadă.



Eval­uează rezul­tat­ul și munca depusă pen­tru aces­ta. Trage concluzii

Este întot­deau­na nece­sar să eval­uezi rezul­tat­ul final și să‑l corelezi cu efor­turile depuse și resurse­le chel­tu­ite. Une­ori, poate rezul­ta că un proiect aparent de suc­ces a avut de fapt multe com­pli­cații, iar cos­turile pen­tru aces­ta au depășit sem­ni­fica­tiv planul.

Prin urmare, este foarte impor­tant să nu te bazezi pe fap­tul că toate greșelile și opți­u­nile de soluționare vor rămâne în memo­ria man­ageru­lui pen­tru tot­deau­na. Trage con­cluzii și notează-le. Acest lucru va fi de aju­tor pen­tru proiectele viitoare.

Uti­lizarea Sis­temelor de Man­age­ment al Proiectelor

Prin­cipi­ile sunt cu sig­u­ranță impor­tante, dar pen­tru a le face să funcționeze, ar tre­bui să ale­gi instru­mentele care îți vor per­mite să trans­for­mi teo­ria în prac­tică. Cel mai ade­sea, pen­tru asta sunt folosite man­ageri de sarci­ni. Aces­te pro­grame îți per­mit să obții toate funcți­ile nece­sare într-un sin­gur pro­dus și să nu pierzi timp și efort trecând între mai multe servicii.

Avan­ta­jele sis­temelor de man­age­ment de proiect

Peste, am mențion­at deja ce com­po­nente ajută sis­temele de man­age­ment de proiect să gestioneze.

Soft­ware-ul de man­age­ment de proiect este un instru­ment optim care oferă man­ageru­lui posi­bil­i­tatea de a avea o viz­iune panoram­ică, adică de a privi munca echipei într-un mod cuprinză­tor, iar dacă este nece­sar, să se apropie și să vadă detaliile.

De exem­plu, dacă vor­bim despre Work­sec­tion, un sis­tem de man­age­ment de proiect din Ucraina, există un Dash­board care ajută man­agerul să vadă toate indi­ca­torii cheie ai proiec­tu­lui în timp real.



Privind imag­inea, man­agerul poate obser­va că proiec­tul pro­gre­sează destul de încet, data lim­ită s‑a mutat sem­ni­fica­tiv, iar activ­i­tatea pe proiect este aproape inex­is­ten­tă. Acest lucru va per­mite man­ageru­lui să urmărească care sarci­ni sau anga­jați înceti­nesc proiec­tul, să iden­ti­fice motivele aces­tu­ia la timp și să rezolve problemele.

De aseme­nea, avan­ta­jele soft­ware-ului de man­age­ment de proiect includ:
  • opți­u­ni pen­tru autom­a­ti­zarea planificării;
  • îmbunătățirea colaborării în echipă și uti­lizarea mai efi­cien­tă a tim­pu­lui de lucru;
  • memen­to-uri care min­i­mizează riscul de uitare a sarcinilor;
  • înțelegerea încăr­cării de lucru a echipei ca întreg și a anga­jaților individuali;
  • sim­pli­fi­carea comu­ni­cați­ilor și par­ta­jării fișierelor;
  • opti­mizarea raportării și finanțării.

Cum să imple­mentezi un man­ag­er de sarcini

Ca orice ino­vație, man­agerii de sarci­ni nece­sită pregătire pen­tru inte­grarea lor în munca echipei. În primul rând, este nece­sar să se ia în con­sid­er­are pregătirea gen­er­ală a echipei pen­tru a lucra cu aces­te pro­grame. Cu sig­u­ranță va fi mai mare dacă man­agerul povestește în detal­iu despre avan­ta­jele pe care le oferă track­er-ele de sarcini.

Un alt punct impor­tant este clar­i­tatea unui instru­ment spe­cif­ic. Este posi­bil ca nu tutur­or să le fie ușor să înceapă să folosească un pro­gram nou, așa că pregătește instrucți­u­ni și răspun­suri la între­bările frecvente în avans. Apropo, unii dez­volta­tori de tracker‑e de sarci­ni pregătesc ast­fel de mate­ri­ale sin­guri, iar tot ce tre­buie să faci este să le spui anga­jaților unde să găsească răspunsurile.

Dacă instrucți­u­nile stan­dard nu sunt sufi­ciente pen­tru o per­soană, poate fi nece­sară o con­sultare cu supor­tul tehnic. Și aces­ta este un punct foarte impor­tant, pen­tru că nu toate track­er-ele de sarci­ni au man­ageri de suport tehnic care lucrează prompt. Află despre asta în avans sau, mai bine, testează cât timp le ia să răspundă la între­bările uti­liza­to­rilor în ser­vi­ci­ul care ți‑a plăcut.

De aseme­nea, mer­ită să eval­uezi cos­tul track­er-ului de sarci­ni în com­para­ție cu prof­i­turile com­paniei. Uti­lizarea sis­temu­lui ar tre­bui să se amor­tizeze cel puțin pe ter­men mediu.
Cunoașterea prin­cipi­ilor de bază ale man­age­men­tu­lui de proiect va aduce ben­eficii afac­erii tale și va duce cal­i­tatea ser­vici­ilor tale la un nou niv­el. Dar nu uita de instru­mentele care te vor aju­ta să trans­for­mi teo­ria man­age­men­tu­lui de proiect în practică.
⇆

esc
Distribuie
или
Școala PM
Cum să gestionăm eficient termenele limită cu Worksection
Disruptiile termenului limită sunt unele dintre cele mai comune probleme în managementul proiectelor. Conform datelor de la Wellingtone, doar 29% dintre proiecte sunt finalizate la timp. Asta se întâmplă...
21 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Cum te ajută Worksection să eviți pierderea fișierelor și să nu mai pierzi timp căutându-le
Ai avut vreodată nevoie urgentă să găsești o prezentare — dar nu o găsești nicăieri în chat, email sau pe drive? Fișierele de lucru sunt împrăștiate peste tot: în mesagerie, pe Google Drive, în emailuri...
15 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Prezentare generală Worksection: manager de sarcini, kanban, diagramă Gantt, tracker de timp și raportare
Serviciile online pentru gestionarea proiectelor ajută la evitarea haosului în sarcini și se concentrează pe rezultate. Astfel, o creștere a productivității datorată instrumentelor digitale este observată...
30 Iunie 2025   •   11 min read
Începeți acum
Vă rugăm să introduceți adresa dvs. de e-mail reală 🙂
Anula