Když společnost plánuje realizaci projektu, můžete se spolehnout na intuici a na to, že všichni členové týmu se budou snažit dosáhnout úspěšného výsledku. Je však pravděpodobnější, že s tímto přístupem výsledek nebude odpovídat očekáváním, nebo že termíny a rozpočty budou zcela odlišné od toho, co bylo očekáváno.
Aby se tomu předešlo, je nutné dodržovat principy projektového řízení. Ty jsou obzvlášť důležité pro začátečníky v projektovém řízení. I zkušení projektoví manažeři na ně nezapomínají, ale často je přizpůsobují pro sebe. Proto si povíme o základních principech a koncepcích projektového řízení, které můžete použít na začátku své práce, a postupem času do nich přidat něco svého.
Co je projektové řízení?
Projekt je unikátní soubor vstupů (cíle, problémy), procesů a zdrojů zaměřených na dosažení očekávaných výsledků v rámci stanoveného časového období, například vývoj nové aplikace.Na základě vstupních dat se vyvíjí řada úkolů různých stupňů složitosti, vzájemně propojených. Když jsou všechny úkoly splněny, projekt je obvykle dokončen.
Jednoduše řečeno, projektové řízení je organizace využití zdrojů společnosti. Hlavním cílem projektového řízení je dosáhnout cíle stanoveného na začátku v určeném čase a bez překročení plánovaných výdajů.
To znamená, že projektové řízení lze považovat za kvalitní, pokud se týmu podařilo dodržet plánovaný časový rámec, nebylo nutné naléhavě přitahovat mnoho dalších specialistů a finančních prostředků. Současně produkt, který byl vyhotoven, plně vyhovuje požadavkům stanoveným na začátku práce.
Struktura projektu
Aby projekt uspěl, měl by být manažer, který vyvíjí strukturu — systém, který spojuje prvky potřebné k řízení projektu.
Hlavním cílem vytvoření projektové struktury je zjednodušení každodenní komunikace a společné práce na úkolech pro tým. Kromě toho struktura činí práci týmu transparentnější a odstraňuje duplicitní činnosti a zdroje.
Bez ohledu na typ projektu, koncept projektového řízení předpokládá, že následující části budou zahrnuty ve struktuře:
- Procesy. Jeden z nástrojů projektového řízení. Pod „vyvinutými procesy” rozumíme, že existuje pochopení odpovědností a stavu konkrétního úkolu nebo činnosti. O hlavních procesech budeme mluvit níže.
- Životní cyklus. Musí být chápán pro každý produkt, aby se zajistilo správné plánování zdrojů a včasné dokončení projektu.
- Projektové řízení systémů. Podle konceptu projektového řízení je třeba sledovat následující komponenty každého projektu: lidé, kultura, organizace, metodologie, informace, plánování a kontrola. Systémy řízení jsou navrženy tak, aby propojovaly všechny komponenty a efektivně je řídily.
Role a odpovědnosti projektového manažera
Projektový manažer je klíčová osoba, zodpovědná za úspěch projektu jako celku.
Aby bylo dosaženo úspěšné práce, musí manažer dobře znát základní principy projektového řízení a úspěšně je implementovat.Naprosto často mají takoví specialisté certifikaci projektového řízení profesionálů, zkráceně PMP. Tento dokument vydává Institut projektového řízení — PMI. Právě tato organizace vyvinula, publikovala a pravidelně aktualizuje “Kniha znalostí projektového řízení” — PMBOK ® Guid. Tento průvodce vymezuje hlavní koncepty a základní principy řízení, které jsou referenčním bodem pro projektové řízení po celém světě.
Je důležité, aby manažer chápal, že PMBOK stanovuje standardy, které mohou být aplikovány v jakémkoli projektu, ale bude muset učinit nezávislá rozhodnutí a vytvořit nové principy pro různé projekty, které se od sebe liší.
Mezi hlavní odpovědnosti manažera patří:
- přijímání vstupních údajů od zákazníků, jakož i zpětné vazby od nich, jak práce na projektu pokračuje;
- analýza a plánování zdrojů, konkrétně — formování týmů;
- komunikace s týmem a zainteresovanými stranami;
- v případě potřeby delegace práce;
- správa dokumentace;
- vývoj a implementace motivačního systému;
- reakce na mimořádné okolnosti, blokátory, konflikty a řešení dalších problémů, které mohou představovat riziko pro včasné dokončení projektu.
Možná říct, že hlavní rolí manažera je roli dirigenta. Určuje rytmus práce na projektu, radí, jak a kdo by měl problém řešit, rychle si všímá chyb a poskytuje efektivní rady a pokyny k nápravě nedostatků.
Procesy projektového řízení
Níže jsou uvedeny hlavní procesy jakéhokoliv projektu. Obvykle na sebe navazují, ale jsou situace, kdy je třeba se vrátit k jednomu z předchozích stupňů, abychom přidali důležité informace, například z dokončení zpět na plánování.
Výzkum, iniciace a plánování
Téměř jakýkoli projekt vzniká jako reakce na potřebu. Abychom se o této potřebě dozvěděli co nejvíce, provádí se výzkum. Získané informace se využívají ve fázích iniciace a plánování.
Iniciace je proces definování cílů projektu, potřebných zdrojů a očekávání zainteresovaných stran. Iniciace končí vypracováním zakládací listiny a projektového návrhu.
Během plánování jsou vymezeny hlavní kroky, které je třeba podniknout, aby se dosáhlo cílů, jejich pořadí a vykonavatelé. Analyzují také potenciální rizika a způsoby, jak je překonat.
Implementace
Tento proces je přímou realizací toho, co bylo naplánováno. Povinným prvkem výkonu je sledování efektivity práce.
Testování, měření výsledků a iterace
V závislosti na typu projektu a jeho metodologii řízení může testování probíhat buď po provedení, nebo současně.
Poté, co tým pomocí testování ověří, že produkt je připraven, tj. plní své funkce, jak bylo plánováno, je možné učinit závěry. To znamená, že vytvoří zprávy, zaznamenají, co by mělo být použito v budoucích projektech, a vyvinou dokumentaci pro budoucí vlastníky a uživatele produktu.
15 základních principů projektového řízení pro začátečníky
Principy PMP popsané níže vycházejí z sedmého vydání PMBOK. Bylo vydáno v roce 2021 a významně se liší od předchozích verzí.
Předtím byly standardy uvedené v knize založeny na procesech. Ale specialisté pracující na publikaci dospěli k závěru, že správněji je říct, že základem efektivního projektového řízení jsou samotné principy. Proto ve sedmém vydání jde více o dovednosti potřebné manažerovi a vykonavatelům, stejně jako o to, jak zajistit vysokou úroveň spokojenosti zainteresovaných stran a popsání přidané hodnoty produktu.
Ve skutečnosti kniha popisuje 12 principů, ale měli byste vědět, že v praxi jich existuje mnohem více. Hlavní je pochopit, že tyto principy jsou základem cesty k úspěšnému projektovému řízení.
Stanovte jasné cíle
Tento princip je důležitý pro naprosto každý projekt. Cíle by měly být
- specifické;
- měřitelné;
- relevantní;
- realizovatelné;
- časově omezené;
- dojednané se všemi zainteresovanými stranami.
Cíle, které splňují tyto kritéria, jsou snadněji hodnotitelné z hlediska dosažení.
Popište přidanou hodnotu
Tým vždy nepochopí, jaká je přidaná hodnota produktu. Tuto hodnost do značné míry závisí na projektu. Pro někoho může být přidaná hodnota zvýšena díky řízení kvality, zatímco jiní jsou ochotni platit za stálou zpětnou vazbu. Je důležité pochopit, že to je přidaná hodnota, která vytváří finální dojem produktu nebo služby.
Definujte výsledky, které klient obdrží
Vysvětlete klientovi, co přesně dostane. Například systém pro kontrolu počtu pracovních hodin zaměstnance. Zároveň je nutné co nejpodrobněji popsat:
- jaké funkce budou dostupné (autorizace, možnost pozastavit čas, tabulka s daty podle dnů, nahrání zprávy atd.);
- na kterých zařízeních systém funguje;
- jaká omezení může mít.
Samozřejmě, výsledky musí být zaznamenány písemně, a zákazník je musí schválit.
Vytvořte jasnou strukturu projektu
Popište naprosto všechny kroky, které tým učiní na cestě k realizaci projektu. Zde stojí za to přejít od strategie k taktice, tj. od globálních úkolů k sekundárním. Pro přehlednost může být struktura prezentována jako diagram nebo road map.
Popište role a odpovědnosti členů týmu
Každý člověk v projektu by měl vědět, za co je odpovědný, kdo je jeho manažer a na koho se může obrátit v případě dotazů.
Tento přístup zajišťuje vyšší produktivitu a transparentnost, protože každý bude znát odpovědnosti ostatních, a to také minimalizuje riziko duplicitních úkolů.
Vypracujte statute
Není nutné popisovat každý krok všech členů týmu. Stačí uvést cíle projektu, rozpočet, hlavní zdroje, zainteresované strany a omezení.
Zvýšte úroveň odpovědnosti v týmu
Před zahájením přímé práce na projektu vysvětlete členům týmu, jak jsou jejich úkoly vzájemně propojeny, co zpoždění v určitém stupni vyvolává, řekněte, kdo může poskytnout pomoc a tak dále.
Zvažte vzdálený formát spolupráce
Realita je taková, že v kterémkoli okamžiku může být celý tým nebo část týmu nucena přejít z kanceláře na práci na dálku. Proto je dobré předem sepsat pokyny třeba týkající se úložiště dat, aby se zajistil přístup k nim z jakéhokoli zařízení.
Hodnoťte zdroje
Manažer musí jasně pochopit, kolik času a peněz může být vynaloženo na realizaci projektu. Někdy plánované ukazatele přesně neodpovídají skutečným. Proto je důležité se před zahájením práce domluvit se zákazníkem na maximálním možném nárůstu spotřeby zdrojů.
Studujte potenciální rizika, buďte proaktivní
Předem zhodnoďte, co by mohlo bránit předložení výsledků projektu včas. Výzkum, rozhovory s odborníky v tomto oboru a předchozí zkušenosti vám s tím pomohou.
Když je seznam potenciálních hrozeb připraven, můžete přistoupit k vypracování plánu na eliminaci každé z nich. Tímto způsobem výrazně snížíte dopad rizik na práci na projektu.
Přijměte a zaznamenejte změny
Když něco nejde podle plánu a musíte provést změny v pracovních procesech, berte to s klidem. Pokud jste analyzovali rizika a přijali opatření k jejich překonání, nebude tolik překvapení. Ale je důležité dokumentovat změny a výsledky a důsledky, které to v dlouhodobém horizontu přinese. Také je důležitý zápis pro externí zprávy zákazníkům, mají právo chápat, co se v projektu děje.
Organizujte efektivní komunikaci
Určitě vypracujte komunikační schéma mezi členy projektu. Členové týmu by měli pravidelně komunikovat mezi sebou a s manažerem. Zákazníci by také měli být v tomto řetězci. Samozřejmě, že pravděpodobně nepotřebují malé detaily, ale důležité body je třeba komunikovat.
Užitečným krokem by bylo poskytnout zainteresovaným stranám například seznam messengerů, ve kterých je lepší komunikovat, a zmínit kontaktní osoby pro různé dotazy.
Sledujte pokrok
Manažer musí mít nástroje pro sledování pokroku týmu. V jakémkoli okamžiku by měl rozumět tomu, jak se věci vyvíjejí. Když je manažer informován o tom, jak projekt postupuje a pravidelně to komunikuje týmu, můžete očekávat, že produktivita a motivace týmu budou vysoké.
V tomto procesu je důležité na samém začátku stanovit kritéria, podle kterých bude pokrok sledován. Například výkonnostní ukazatele, rozpočet, poměr celkového počtu úkolů k dokončeným atd.
Podporujte transparentnost v práci
Poctivost a otevřenost jsou velmi cenné. Je důležité, aby lidé chápali, že se před nimi nic neskrývá a dostávají spravedlivou odměnu za svou práci. Proto používejte nástroje, které umožňují zajistit transparentnost, ale né nadměrnou.
Například můžete implementovat správce úkolů, ve kterém členové týmu vidí, že jeden z kolegů pravidelně vykonává více úkolů, než bylo pro něj naplánováno. Odpovídajícím způsobem dostává bonusy. Zároveň jsou platy a bonusy důvěrné informace, k nimž mají přístup pouze někteří zaměstnanci.
Organizujte příznivé pracovní prostředí
Zajímejte se o to, co je pro tým důležité, a snažte se to co nejvíce poskytnout. Pro někoho mají narozeninová přání a firemní akce velký význam, zatímco někdo chce pracovat pouze podle flexibilní metodologie a může dokonce odmítnout projekt, kde bude použit kaskádový model.
Hodnoťte výsledek a odvedenou práci za něj. Učiňte závěry
Vždy je nutné hodnotit konečný výsledek a srovnat ho s vynaloženými úsilím a spotřebovanými zdroji. Někdy se může ukázat, že na první pohled úspěšný projekt měl ve skutečnosti mnoho komplikací a náklady na něj výrazně převýšily plán.
Proto je velmi důležité nespoléhat se na to, že všechny chyby a možnosti jejich řešení zůstanou v paměti manažera navždy. Učiňte závěry a zaznamenejte je. To bude užitečné pro budoucí projekty.
Využití systémů projektového řízení
Principy jsou samozřejmě důležité, ale abyste je přivedli do praxe, měli byste si vybrat nástroje, které vám umožní převést teorii do praxe. Nejčastěji se k tomu používají správci úkolů. Tyto programy umožňují získat všechny potřebné funkce v rámci jednoho produktu a neztrácet čas a úsilí přepínáním mezi několika službami.
Výhody systémů projektového řízení
Výše jsme již zmínili, které komponenty systémy projektového řízení pomáhají řídit.
Software pro projektové řízení je optimální nástroj, který manažerovi poskytuje příležitost mít pohled z vrtulníku, tj. podívat se na práci týmu komplexním způsobem, a pokud je to nutné, přiblížit se a vidět detaily.
Například, pokud hovoříme o Worksection, ukrajinském systému projektového řízení, existuje Dashboard, který manažerovi pomáhá vidět všechny klíčové ukazatele projektu v reálném čase.
Pohledem na obrázek si manažer může všimnout, že projekt postupuje spíše pomalu, dokončovací datum se značně posunulo a na projektu téměř není žádná aktivita. To umožní manažerovi sledovat, které úkoly nebo zaměstnanci zpomalují projekt, včas identifikovat příčiny a vyřešit problémy.
Také mezi výhody softwaru pro projektové řízení patří:
- možnosti automatizace plánování;
- zkvalitnění týmové spolupráce a efektivnější využívání pracovní doby;
- upozornění, která minimalizují riziko zapomenutí úkolů;
- porozumění zátěži týmu jako celku a jednotlivých zaměstnanců;
- zjednodušení komunikace a sdílení souborů;
- optimalizace reportování a financování.
Jak implementovat správce úkolů
Stejně jako jakákoliv inovace, správci úkolů potřebují přípravu na jejich integraci do práce týmu. Především je nutné vzít v úvahu obecnou připravenost týmu pracovat s těmito programy. Určitě bude vyšší, pokud manažer podrobně sdělí výhody, které správci úkolů poskytují.
Dalším důležitým bodem je srozumitelnost konkrétního nástroje. Pro každého nemusí být snadné začít používat nový program, takže připravte pokyny a odpovědi na časté otázky předem. Mimochodem, někteří vývojáři správců úkolů připravují takové materiály sami, a vše, co musíte udělat, je říct zaměstnancům, kde najít odpovědi.
Pokud standardní pokyny nestačí, může být vyžadována konzultace s technickou podporou. A to je také velmi důležitý bod, protože né všichni správci úkolů mají techniky podpory, které pracují promptně. Zjistěte to předem, nebo ještě lépe, otestujte, jak dlouho trvá odpovědět na dotazy uživatelů ve službě, kterou jste si oblíbili.
Také je dobré zhodnotit náklady na správce úkolů ve srovnání se zisky společnosti. Použití systému by se mělo vyplatit alespoň v střednědobém horizontu.
Znát základní principy projektového řízení bude pro váš obchod přínosem a přivede kvalitu vašich služeb na novou úroveň. Ale nezapomínejte na nástroje, které vám pomohou převést teorii projektového řízení do praxe.