Quando uma empresa planeja implementar um projeto, você pode contar com a intuição e o fato de que todos os membros da equipe farão esforços para obter um resultado bem-sucedido. Mas, é mais provável que com essa abordagem o resultado não atenda às expectativas, ou que os prazos e orçamentos sejam completamente diferentes do que se esperava.
Para evitar isso, é necessário seguir os princípios de gerenciamento de projetos. Eles são especialmente importantes para iniciantes em gerenciamento de projetos. Mesmo gerentes de projetos experientes não os negligenciam, mas frequentemente ajustam os princípios básicos para si mesmos. Portanto, falaremos sobre os principais princípios e conceitos de gerenciamento de projetos, que você pode usar no começo do seu trabalho e, com o tempo, adicionar algo próprio a eles.
O que é gerenciamento de projetos?
Um projeto é um conjunto único de insumos (metas, problemas), processos e recursos voltados para alcançar resultados esperados dentro de um período determinado, por exemplo, desenvolver um novo aplicativo.Com base nos dados de entrada, é desenvolvido um conjunto de tarefas de vários graus de complexidade, interconectadas entre si. Quando todas as tarefas são concluídas, o projeto geralmente está completo.
Em termos simples, gerenciamento de projetos é a organização do uso dos recursos da empresa. O principal objetivo do gerenciamento de projetos é alcançar a meta estabelecida no início dentro do prazo especificado e sem ultrapassar os gastos planejados.
Ou seja, o gerenciamento de projetos pode ser considerado de alta qualidade, se a equipe conseguiu cumprir o prazo planejado, não foi necessário atrair urgentemente muitos especialistas e recursos adicionais. Ao mesmo tempo, o produto resultante atende completamente aos requisitos estabelecidos no início do trabalho.
Estrutura do Projeto
Para que um projeto tenha sucesso, deve haver um gerente que desenvolva uma estrutura — um sistema que reúne os elementos necessários para gerenciar o projeto.
O principal objetivo de criar uma estrutura de projeto é simplificar a comunicação diária e o trabalho comum nas tarefas da equipe. Além disso, a estrutura torna o trabalho da equipe mais transparente e elimina a duplicação de atividades e recursos.
Independente do tipo de projeto, o conceito de gerenciamento de projetos pressupõe que as seguintes partes serão incluídas na estrutura:
- Processos. Uma das ferramentas de gerenciamento de projetos. Entendemos por “processos desenvolvidos” que há uma compreensão de responsabilidades e um status de uma determinada tarefa ou atividade. Falaremos sobre os principais processos abaixo.
- Ciclo de vida. É preciso entender para cada produto a fim de garantir o planejamento adequado dos recursos e a conclusão do projeto em tempo útil.
- Sistemas de gerenciamento de projetos. De acordo com o conceito de gerenciamento de projetos, é necessário rastrear os seguintes componentes de cada projeto: pessoas, cultura, organização, metodologia, informação, planejamento e controle. Os sistemas de gestão são projetados para unir todos os componentes e gerenciá-los de forma eficaz.
O Papel e as Responsabilidades de um Gerente de Projetos
Um gerente de projetos é a pessoa chave, responsável pelo sucesso de um projeto em geral.
Para um trabalho bem-sucedido, o gerente deve conhecer bem os princípios básicos de gerenciamento de projetos e implementá-los com sucesso.Com bastante frequência, tais especialistas possuem a Certificação Profissional em Gerenciamento de Projetos, abreviada como PMP. Este documento é emitido pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos — PMI. É essa organização que desenvolveu, publicou e atualiza regularmente o “Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos” — PMBOK ®. Este guia delineia os principais conceitos e princípios fundamentais de gestão, que são um ponto de referência para o gerenciamento de projetos em todo o mundo.
É importante que o gerente entenda que o PMBOK estabelece padrões que podem ser aplicados em qualquer projeto, mas ele terá que tomar decisões independentes e criar novos princípios para diferentes projetos que diferem uns dos outros.
Entre as principais responsabilidades de um gerente estão:
- receber dados de entrada dos clientes, bem como feedback deles à medida que o trabalho no projeto avança;
- análise e planejamento de recursos, em particular — formação de equipes;
- comunicação com a equipe e partes interessadas;
- se necessário, delegação de trabalho;
- gestão de documentação;
- desenvolvimento e implementação do sistema de motivação;
- reação a casos de força maior, bloqueios, conflitos e resolução de outros problemas que possam representar um risco para a conclusão oportuna do projeto.
Podemos dizer que o papel principal do gerente é o de um maestro. Ele estabelece o ritmo do trabalho no projeto, orienta como e quem deve resolver o problema, percebe rapidamente os erros e dá conselhos e orientações eficazes sobre como corrigir as falhas.
Processos de Gerenciamento de Projetos
Segue abaixo os principais processos de qualquer projeto. Eles geralmente se sucedem, mas há situações em que é necessário retornar a uma das etapas anteriores para adicionar informações importantes, por exemplo, da finalização de volta ao planejamento.
Pesquisa, Iniciação e Planejamento
Quase qualquer projeto é criado em resposta a uma necessidade. Para descobrir sobre essa necessidade o máximo possível, realiza-se uma pesquisa. As informações obtidas são utilizadas nas etapas de iniciação e planejamento.
Iniciação é o processo de definição das metas do projeto, recursos necessários e expectativas das partes interessadas. A iniciação termina com a elaboração do estatuto e da proposta do projeto.
Durante o planejamento, os principais passos a serem tomados para alcançar as metas, sua ordem e executores são delineados. Também são analisados riscos potenciais e formas de superá-los.
Implementação
Esse processo é a implementação direta do que foi planejado. Um elemento obrigatório da execução é o rastreamento da eficiência do trabalho.
Teste, mensuração de resultados e iteração
Dependendo do tipo de projeto e sua metodologia de gerenciamento, os testes podem ocorrer após a execução ou simultaneamente.
Depois que a equipe verificou através de testes que o produto está pronto, ou seja, desempenha suas funções conforme planejado, é possível fazer conclusões. Ou seja, fazer relatórios, registrar o que deve ser utilizado em projetos futuros, desenvolver documentação para futuros proprietários e usuários do produto.
15 Princípios Básicos de Gerenciamento de Projetos para Iniciantes
Os princípios PMP descritos abaixo são baseados na sétima edição do PMBOK. Foi lançada em 2021 e é significativamente diferente das versões anteriores.
Anteriormente, os padrões delineados no livro eram baseados em processos. Mas os especialistas que trabalhavam na publicação chegaram à conclusão de que é mais correto dizer que a base do gerenciamento de projetos eficaz são os próprios princípios. Portanto, na sétima edição, fala-se mais sobre as habilidades necessárias para o gerente e executores, assim como sobre como garantir um alto nível de satisfação das partes interessadas e descrever o valor agregado do produto.
Na verdade, o livro descreve 12 princípios, mas você deve saber que na prática existem muitos mais. O principal é entender que esses princípios são a base do caminho para um gerenciamento de projetos bem-sucedido.
Defina metas claras
Este princípio é importante para absolutamente todos os projetos. As metas devem ser
- específicas;
- mensuráveis;
- relevantes;
- alcançáveis;
- limitadas no tempo;
- concordadas com todas as partes interessadas.
Metas que atendem a esses critérios são mais fáceis de avaliar para realização.
Descreva o valor agregado
A equipe nem sempre entende qual é o valor agregado do produto. Isso depende em grande parte do projeto. Para alguns, o valor agregado pode aumentar devido à gestão de qualidade, enquanto outros estão dispostos a pagar por feedback constante. É importante entender que é o valor agregado que cria a impressão final de um produto ou serviço.
Defina os resultados que o cliente receberá
Explique ao cliente exatamente o que ele receberá. Por exemplo, um sistema para controlar o número de horas trabalhadas de um funcionário. Ao mesmo tempo, é necessário descrever da forma mais detalhada possível:
- quais funções estarão disponíveis (autenticação, a capacidade de pausar o tempo, uma tabela com dados por dia, upload de um relatório, etc.);
- em quais dispositivos o sistema funcionará;
- quais limitações ele pode ter.
Claro, os resultados devem ser registrados por escrito, e o cliente deve concordar.
Faça uma estrutura clara do projeto
Descreva absolutamente todos os passos que a equipe tomará no caminho para a implementação do projeto. Aqui vale a pena passar da estratégia para a tática, ou seja, das tarefas globais para as secundárias. Para clareza, a estrutura pode ser apresentada como um diagrama ou mapa estratégico.
Descreva os papéis e responsabilidades dos membros da equipe
Cada pessoa no projeto deve saber pelo que ela é responsável, quem é seu gerente e a quem pode se dirigir em caso de dúvidas.
Essa abordagem garante mais produtividade e transparência, pois todos saberão as responsabilidades uns dos outros, e isso também minimizará o risco de duplicação de tarefas.
Elabore o estatuto
Não é necessário descrever cada passo de todos os membros da equipe. Basta indicar metas do projeto, orçamento, principais recursos, partes interessadas e limitações.
Aumente o nível de responsabilidade na equipe
Antes de iniciar o trabalho direto no projeto, explique aos membros da equipe como suas tarefas estão relacionadas entre si, quais atrasos em uma determinada etapa podem levar, diga quem pode fornecer assistência e assim por diante.
Considere um formato remoto de cooperação
A realidade é que a qualquer momento toda a equipe ou parte da equipe pode ser forçada a se deslocar do escritório para o trabalho remoto. Portanto, é aconselhável registrar instruções com antecedência, por exemplo, sobre armazenamento de dados para manter o acesso a eles de qualquer dispositivo.
Avalie os recursos
O gerente deve entender claramente quanto tempo e dinheiro podem ser gastos na implementação do projeto. Às vezes, os indicadores planejados não correspondem exatamente aos reais. Portanto, é importante concordar com o cliente sobre o aumento máximo possível no consumo de recursos antes de iniciar o trabalho.
Estude os riscos potenciais, seja proativo
Avalie antecipadamente o que pode impedir você de apresentar os resultados do projeto a tempo. Pesquisas, entrevistas com especialistas nesta área e experiência anterior ajudarão nisso.
Quando a lista de ameaças potenciais estiver pronta, você pode prosseguir para o desenvolvimento de um plano para eliminar cada uma delas. Assim, você reduzirá significativamente o impacto dos riscos no trabalho do projeto.
Aceite e registre mudanças
Quando algo não sai conforme o planejado e você precisa fazer alterações nos processos de trabalho, mantenha a calma. Se você analisou os riscos e tomou medidas para superá-los, não haverá tantas surpresas. Mas é importante documentar as mudanças e os resultados e as consequências que elas trarão a longo prazo. Além disso, o registro é importante para relatórios externos aos clientes, eles têm o direito de entender o que está acontecendo no projeto.
Organize uma comunicação eficaz
Certifique-se de desenvolver um esquema de comunicação entre os membros do projeto. Os membros da equipe devem se comunicar regularmente entre si e com o gerente. Os clientes também devem estar nesta cadeia. É claro que eles provavelmente não precisam de pequenos detalhes, mas pontos importantes precisam ser comunicados.
Um passo útil seria fornecer às partes interessadas, por exemplo, uma lista de mensageiros em que é melhor se comunicar e mencionar as pessoas de contato para várias questões.
Monitore o progresso
Um gerente deve ter ferramentas para monitorar o progresso da equipe. A qualquer momento, ele deve entender como as coisas estão indo. Quando o gerente está ciente de como o projeto está progredindo e comunica isso regularmente à equipe, pode-se esperar que a produtividade e a motivação da equipe sejam altas.
Neste processo, é importante no começo estabelecer critérios pelos quais o progresso será monitorado. Por exemplo, as taxas de desempenho, orçamento, a proporção do número total de tarefas em relação às concluídas, e assim por diante.
Incentive a transparência no trabalho
Honestidade e abertura são muito valiosas. É importante que as pessoas entendam que nada está escondido delas e que elas recebem uma recompensa justa pelo seu trabalho. Portanto, utilize ferramentas que garantam transparência, mas não de forma excessiva.
Por exemplo, você pode implementar um gerenciador de tarefas no qual os membros da equipe percebam que um de seus colegas realiza regularmente mais tarefas do que o planejado para ele. Consequentemente, ele recebe bônus. Ao mesmo tempo, salários e bônus são informações confidenciais às quais apenas determinados funcionários têm acesso.
Organize um ambiente de trabalho favorável
Mostre interesse no que é importante para a equipe e tente fornecer o máximo possível. Para alguns, saudações de aniversário e festas corporativas têm grande importância, enquanto outros desejam trabalhar apenas de acordo com uma metodologia flexível e podem até recusar um projeto onde o modelo em cascata será utilizado.
Avalie o resultado e o trabalho realizado para isso. Faça conclusões
É sempre necessário avaliar o resultado final e correlacioná-lo com os esforços realizados e os recursos gastos. Às vezes, pode acontecer que um projeto aparentemente bem-sucedido na verdade tenha tido muitas complicações e os custos excedam muito o plano.
Portanto, é muito importante não contar com o fato de que todos os erros e opções para solucioná-los permanecerão na memória do gerente para sempre. Faça conclusões e registre-as. Isso será útil para projetos futuros.
Uso de Sistemas de Gerenciamento de Projetos
Os princípios são, sem dúvida, importantes, mas para que eles funcionem, você deve escolher as ferramentas que permitirão transformar teoria em prática. A maioria das vezes, gerenciadores de tarefas são usados para isso. Esses programas permitem obter todas as funções necessárias dentro de um único produto e não desperdiçar tempo e esforço alternando entre vários serviços.
Vantagens dos sistemas de gerenciamento de projetos
Acima, já mencionamos quais componentes os sistemas de gerenciamento de projetos ajudam a gerenciar.
O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta ideal que oferece ao gerente a oportunidade de ter uma visão geral, ou seja, olhar para o trabalho da equipe de forma abrangente e, se necessário, se aproximar e ver os detalhes.
Por exemplo, se falarmos sobre o Worksection, um sistema de gerenciamento de projetos ucraniano, há um Dashboard que ajuda o gerente a ver todos os indicadores-chave do projeto em tempo real.
Olhando para a imagem, o gerente pode perceber que o projeto está avançando de forma bastante lenta, a data de conclusão foi significativamente deslocada e quase não há atividade no projeto. Isso permitirá ao gerente rastrear quais tarefas ou funcionários estão desacelerando o projeto, identificar as razões para isso em tempo hábil e resolver os problemas.
Além disso, as vantagens do software de gerenciamento de projetos incluem:
- oportunidades para automação do planejamento;
- melhoria do trabalho em equipe e uso mais eficaz do tempo de trabalho;
- lembretes que minimizam o risco de esquecer tarefas;
- compreensão da carga de trabalho da equipe como um todo e de funcionários individuais;
- simplificação das comunicações e compartilhamento de arquivos;
- otimização de relatórios e financiamentos.
Como implementar um gerenciador de tarefas
Como qualquer inovação, gerenciadores de tarefas precisam de preparação para sua integração no trabalho da equipe. Antes de tudo, é necessário considerar a prontidão geral da equipe para trabalhar com esses programas. Isso será definitivamente maior se o gerente explicar detalhadamente as vantagens que os rastreadores de tarefas oferecem.
Outro ponto importante é a compreensibilidade de uma ferramenta específica. Pode não ser fácil para todos começar a usar um novo programa, então prepare instruções e respostas a perguntas comuns com antecedência. A propósito, alguns desenvolvedores de rastreadores de tarefas preparam esses materiais por conta própria, e tudo que você precisa fazer é dizer aos funcionários onde encontrar as respostas.
Se as instruções padrão não forem suficientes para uma pessoa, uma consulta com o suporte técnico pode ser necessária. E este também é um ponto muito importante, pois nem todos os rastreadores de tarefas têm gerentes de suporte técnico que trabalham de forma rápida. Informe-se sobre isso com antecedência, ou melhor ainda, teste quanto tempo leva para responder às perguntas dos usuários no serviço que você gostou.
Vale também avaliar o custo do rastreador de tarefas em comparação com os lucros da empresa. O uso do sistema deve valer a pena pelo menos no médio prazo.
Conhecer os princípios básicos de gerenciamento de projetos beneficiará seu negócio e elevará a qualidade de seus serviços a um novo nível. Mas não se esqueça das ferramentas que ajudarão você a transformar a teoria do gerenciamento de projetos em prática.