Gdy firma planuje wdrożenie projektu, można polegać na intuicji i fakcie, że wszyscy członkowie zespołu podejmą wysiłki, aby osiągnąć sukces. Jednak bardziej prawdopodobne jest, że przy takim podejściu rezultat nie spełni oczekiwań, a terminy i budżety będą całkowicie inne niż te, które przewidywano.
Aby tego uniknąć, konieczne jest przestrzeganie zasad zarządzania projektami. Są one szczególnie ważne dla początkujących w zarządzaniu projektami. Nawet doświadczeni kierownicy projektów nie lekceważą ich, ale często dostosowują podstawowe zasady do swoich potrzeb. Dlatego porozmawiamy o fundamentalnych zasadach i koncepcjach zarządzania projektami, które możesz zastosować na początku swojej pracy, a z czasem dodać coś od siebie.
Czym jest zarządzanie projektami?
Projekt to unikalny zbiór danych wejściowych (celów, problemów), procesów i zasobów mający na celu osiągnięcie oczekiwanych rezultatów w określonym czasie, na przykład, opracowanie nowej aplikacji.Na podstawie danych wejściowych opracowywana jest szereg zadań o różnym stopniu złożoności, powiązanych ze sobą. Kiedy wszystkie zadania są zakończone, projekt jest zwykle uznawany za zakończony.
Prościej mówiąc, zarządzanie projektami to organizacja wykorzystania zasobów firmy. Głównym celem zarządzania projektami jest osiągnięcie celu wyznaczonego na początku w określonym czasie i bez przekraczania planowanych wydatków.
Oznacza to, że zarządzanie projektem można uznać za wysokiej jakości, jeśli zespół zdołał zmieścić się w zaplanowanym czasie, nie było potrzeby pilnego angażowania wielu dodatkowych specjalistów i funduszy. Jednocześnie, powstały produkt w pełni spełnia wymagania, które zostały ustalone na początku pracy.
Struktura projektu
Aby projekt odniósł sukces, powinien być menedżer, który rozwija strukturę — system, który gromadzi elementy niezbędne do zarządzania projektem.
Głównym celem stworzenia struktury projektu jest uproszczenie codziennej komunikacji i wspólnej pracy nad zadaniami dla zespołu. Ponadto struktura czyni pracę zespołu bardziej przejrzystą i eliminuje duplikację działań i zasobów.
Bez względu na typ projektu, koncepcja zarządzania projektami zakłada, że w strukturze będą uwzględnione następujące części:
- Procesy. Jeden z narzędzi zarządzania projektami. Pod „opracowanymi procesami” rozumiemy, że istnieje zrozumienie odpowiedzialności oraz statusu konkretnego zadania lub działalności. O tym głównych procesach będziemy mówić poniżej.
- Cykl życia. Musi być zrozumiany dla każdego produktu, aby zapewnić odpowiednie planowanie zasobów i terminowe zakończenie projektu.
- Systemy zarządzania projektami. Zgodnie z koncepcją zarządzania projektami, konieczne jest śledzenie następujących składników każdego projektu: ludzi, kultury, organizacji, metodologii, informacji, planowania i kontroli. Systemy zarządzania są zaprojektowane, aby połączyć wszystkie składniki i skutecznie nimi zarządzać.
Rola i odpowiedzialności kierownika projektu
Kierownik projektu to kluczowa osoba odpowiedzialna za sukces projektu jako całości.
Aby praca była udana, menedżer musi dobrze znać podstawowe zasady zarządzania projektami i skutecznie je wdrażać.Dość często tacy specjaliści mają Certyfikację Project Management Professional, w skrócie PMP. Ten dokument jest wydawany przez Project Management Institute — PMI. To ta organizacja opracowała, opublikowała i regularnie aktualizuje “Project Management Book of Knowledge” — PMBOK ® Guide. Ten przewodnik przedstawia główne koncepcje i fundamentalne zasady zarządzania, które są punktem odniesienia dla zarządzania projektami na całym świecie.
Ważne jest, aby menedżer zrozumiał, że PMBOK określa standardy, które mogą być stosowane w każdym projekcie, ale będzie musiał podejmować niezależne decyzje i tworzyć nowe zasady dla różnych projektów, które różnią się od siebie.
Wśród głównych obowiązków menedżera znajdują się:
- otrzymywanie danych wejściowych od klientów, a także feedbacku od nich w miarę postępu prac nad projektem;
- analiza i planowanie zasobów, w szczególności — formowanie zespołów;
- komunikacja z zespołem i interesariuszami;
- jeśli to konieczne, delegowanie pracy;
- zarządzanie dokumentacją;
- opracowanie i wdrożenie systemu motywacyjnego;
- reakcja na siłę wyższą, blokady, konflikty i rozwiązywanie innych problemów, które mogą stanowić zagrożenie dla terminowego zakończenia projektu.
Można powiedzieć, że główną rolą menedżera jest rola dyrygenta. On ustala rytm pracy nad projektem, podpowiada, jak i kto powinien rozwiązać problem, szybko dostrzega błędy i udziela skutecznych rad i instrukcji dotyczących korygowania niedociągnięć.
Procesy zarządzania projektem
Poniżej przedstawiono główne procesy każdego projektu. Zwykle następują po sobie, ale zdarzają się sytuacje, kiedy trzeba wrócić do jednego z wcześniejszych etapów, aby dodać istotne informacje, na przykład z zakończenia do planowania.
Badania, inicjacja i planowanie
Prawie każdy projekt powstaje w odpowiedzi na potrzebę. Aby dowiedzieć się o tej potrzebie jak najwięcej, przeprowadza się badania. Uzyskane informacje są wykorzystywane na etapach inicjacji i planowania.
Inicjacja to proces definiowania celów projektu, wymaganych zasobów oraz oczekiwań interesariuszy. Inicjacja kończy się sporządzeniem statutu i oferty projektu.
Podczas planowania określane są główne kroki, które należy podjąć w celu osiągnięcia celów, ich kolejność i wykonawcy. Analizowane są także potencjalne ryzyka i sposoby ich przezwyciężenia.
Wdrożenie
Ten proces to bezpośrednia realizacja tego, co było zaplanowane. Obowiązkowym elementem wykonania jest śledzenie efektywności pracy.
Testowanie, mierzenie wyników i iteracja
W zależności od typu projektu i metodologii zarządzania, testowanie może odbywać się albo po wykonaniu, albo jednocześnie.
Po tym, jak zespół sprawdził poprzez testowanie, że produkt jest gotowy, to znaczy, wykonuje swoje funkcje zgodnie z planem, można wyciągnąć wnioski. To znaczy sporządzić raporty, zanotować, co powinno być wykorzystane w przyszłych projektach, opracować dokumentację dla przyszłych właścicieli i użytkowników produktu.
15 podstawowych zasad zarządzania projektami dla początkujących
Zasady PMP opisane poniżej opierają się na siódmej edycji PMBOK. Została wydana w 2021 roku i znacząco różni się od poprzednich wersji.
Wcześniej standardy określone w książce były oparte na procesach. Jednak specjaliści pracujący nad publikacją doszli do wniosku, że lepiej jest powiedzieć, że podstawą skutecznego zarządzania projektami są same zasady. Dlatego w siódmej edycji więcej uwagi poświęcono umiejętnościom potrzebnym menedżerowi i wykonawcom, a także sposobom zapewnienia wysokiego poziomu satysfakcji interesariuszy i opisania wartości dodanej produktu.
W rzeczywistości książka opisuje 12 zasad, ale należy wiedzieć, że w praktyce jest ich znacznie więcej. Najważniejsze to zrozumieć, że te zasady stanowią fundament drogi do skutecznego zarządzania projektami.
Ustalenie jasno określonych celów
Ta zasada jest ważna dla absolutnie każdego projektu. Cele powinny być
- konkretne;
- mierzalne;
- istotne;
- osiągalne;
- ograniczone czasowo;
- uzgodnione z wszystkimi zainteresowanymi stronami.
Cele, które spełniają te kryteria, są łatwiejsze do oceny pod względem osiągnięcia.
Opisz wartość dodaną
Zespół nie zawsze rozumie, jaka jest wartość dodana produktu. W dużej mierze zależy to od projektu. Dla niektórych wartość dodana może wynikać z zarządzania jakością, podczas gdy inni są gotowi zapłacić za stałą informację zwrotną. Ważne jest, aby zrozumieć, że to wartość dodana tworzy ostateczne wrażenie produktu lub usługi.
Zdefiniuj rezultaty, które klient otrzyma
Wyjaśnij klientowi dokładnie, co otrzyma. Na przykład system do kontrolowania liczby godzin pracy pracownika. Jednocześnie należy jak najdokładniej opisać:
- jakie funkcje będą dostępne (autoryzacja, możliwość wstrzymania czasu, tabela z danymi dziennymi, przesyłanie raportów itp.);
- na jakich urządzeniach system będzie działał;
- jakie ograniczenia może mieć.
Oczywiście, wyniki muszą być zapisane na piśmie, a klient musi się zgodzić.
Utwórz klarowną strukturę projektu
Opisz absolutnie wszystkie kroki, które zespół podejmie w drodze do realizacji projektu. Warto przejść od strategii do taktyki, to znaczy od globalnych zadań do drugorzędnych. Dla większej jasności, struktura może być przedstawiona jako diagram lub mapa drogowa.
Opisz role i odpowiedzialności członków zespołu
Każda osoba w projekcie powinna wiedzieć, za co odpowiada, kto jest jej menedżerem i do kogo może się zwrócić w przypadku pytań.
Takie podejście zapewnia większą produktywność i przejrzystość, ponieważ każdy będzie znał zakres odpowiedzialności innych, co zminimalizuje ryzyko powielania zadań.
Opracuj regulamin
Nie ma potrzeby opisywania każdego kroku wszystkich członków zespołu. Wystarczy wskazać cele projektu, budżet, główne zasoby, zainteresowane strony oraz ograniczenia.
Zwiększ poziom odpowiedzialności w zespole
Przed rozpoczęciem bezpośredniej pracy nad projektem wyjaśnij członkom zespołu, jak ich zadania są ze sobą powiązane, co opóźnienie na danym etapie prowadzi do, powiedz, kto może zapewnić pomoc itp.
Rozważ zdalny format współpracy
Rzeczywistością jest, że w każdej chwili cały zespół lub część zespołu może być zmuszona do przejścia z biura do pracy zdalnej. Dlatego warto z wyprzedzeniem spisać wskazówki, na przykład dotyczące przechowywania danych, aby zachować do nich dostęp z dowolnego urządzenia.
Oceń zasoby
Menedżer musi jasno rozumieć, ile czasu i pieniędzy można przeznaczyć na realizację projektu. Czasami planowane wskaźniki nie odpowiadają dokładnie rzeczywistym. Dlatego ważne jest, aby przed rozpoczęciem pracy uzgodnić z klientem maksymalny możliwy wzrost zużycia zasobów.
Zbadaj potencjalne ryzyka, działaj proaktywnie
Oceń z wyprzedzeniem, co może uniemożliwić Ci przedstawienie wyników projektu na czas. W tym mogą pomóc badania, wywiady z ekspertami w tej dziedzinie i wcześniejsze doświadczenia.
Gdy lista potencjalnych zagrożeń jest gotowa, możesz przystąpić do opracowania planu eliminacji każdego z nich. W ten sposób znacznie zmniejszysz wpływ ryzyk na pracę nad projektem.
Akceptuj i notuj zmiany
Gdy coś nie idzie zgodnie z planem i musisz wprowadzić zmiany w procesach pracy, zrób to spokojnie. Jeśli przeanalizowałeś ryzyka i podjąłeś środki zaradcze, nie będzie zbyt wielu niespodzianek. Ważne jest jednak, aby dokumentować zmiany, wyniki i konsekwencje, do jakich doprowadzą w dłuższym okresie. Również dokumentowanie jest ważne dla zewnętrznego raportowania wobec klientów, którzy mają prawo rozumieć, co dzieje się w projekcie.
Organizuj efektywną komunikację
Nie zapomnij opracować schematu komunikacji między członkami projektu. Członkowie zespołu powinni regularnie komunikować się ze sobą i z menedżerem. Klienci również powinni być częścią tego łańcucha. Oczywiście, prawdopodobnie nie potrzebują szczegółów, ale ważne punkty muszą być komunikowane.
Przydatnym krokiem byłoby przekazanie zainteresowanym, na przykład, listy komunikatorów, w których lepiej się komunikować oraz podanie kontaktów do różnych pytań.
Monitoruj postęp
Menedżer musi mieć narzędzia do monitorowania postępów zespołu. W każdej chwili powinien wiedzieć, jak idą sprawy. Kiedy menedżer jest świadomy, jak przebiega projekt i regularnie komunikuje to zespołowi, można się spodziewać, że produktywność i motywacja zespołu będą wysokie.
W tym procesie ważne jest na początku ustalenie kryteriów, według których będzie monitorowany postęp. Na przykład wskaźników wydajności, budżetu, stosunku całkowitej liczby zadań do zadań zakończonych itd.
Zachęcaj do przejrzystości w pracy
Uczciwość i otwartość są bardzo cenne. Ważne jest, aby ludzie rozumieli, że niczego nie ukrywa się przed nimi, a oni otrzymują uczciwą nagrodę za swoją pracę. Dlatego używaj narzędzi, które pozwalają zapewnić przejrzystość, ale nie w nadmiarze.
Na przykład, możesz wprowadzić menedżera zadań, w którym członkowie zespołu widzą, że jeden z kolegów regularnie realizuje więcej zadań niż zaplanowano. W takim przypadku otrzymuje on bonusy. Jednocześnie, płace i bonusy są informacjami poufnymi, do których dostęp mają tylko niektórzy pracownicy.
Zorganizuj sprzyjające środowisko pracy
Interesuj się tym, co jest ważne dla zespołu i staraj się dawać mu jak najwięcej. Dla kogoś życzenia urodzinowe i imprezy firmowe mają ogromne znaczenie, podczas gdy ktoś inny chce pracować tylko według elastycznej metodologii i może nawet odmówić projektu, w którym będzie wykorzystywany model kaskadowy.
Oceń wynik i wykonaną pracę nad nim. Wyciągnij wnioski
Zawsze należy oceniać końcowy wynik i porównywać go z podjętymi wysiłkami i wydanymi zasobami. Czasami może się okazać, że pozornie udany projekt miał wiele komplikacji, a koszty były znacznie wyższe niż planowano.
Dlatego bardzo ważne jest, aby nie polegać na tym, że wszystkie błędy i możliwości ich rozwiązania pozostaną w pamięci menedżera na zawsze. Wyciągnij wnioski i zarejestruj je. Będzie to pomocne dla przyszłych projektów.
Wykorzystanie systemów zarządzania projektami
Zasady są oczywiście ważne, ale aby je wprowadzić w życie, warto wybrać narzędzia, które pozwolą przenieść teorię do praktyki. Najczęściej do tego służą menedżery zadań. Programy te pozwalają uzyskać wszystkie niezbędne funkcje w ramach jednego produktu i nie marnować czasu i wysiłku na przełączanie się między kilkoma usługami.
Zalety systemów zarządzania projektami
Już wcześniej wspomnieliśmy, które składniki pomagają zarządzać systemy zarządzania projektami.
Oprogramowanie do zarządzania projektami to optymalne narzędzie, które daje menedżerowi możliwość spojrzenia na pracę zespołu w sposób całościowy, i w razie potrzeby zbliżenia się i zobaczenia szczegółów.
Na przykład, jeśli mówimy o Worksection, ukraińskim systemie zarządzania projektami, istnieje Dashboard, który pomaga menedżerowi zobaczyć wszystkie kluczowe wskaźniki projektu w czasie rzeczywistym.
Spoglądając na obraz, menedżer może dostrzec, że projekt postępuje dość wolno, termin ukończenia znacznie się przesunął, a aktywności w projekcie jest niemalże brak. To pozwoli menedżerowi śledzić, które zadania lub pracownicy spowalniają projekt, zidentyfikować przyczyny tego na czas i rozwiązać problemy.
Do zalet oprogramowania do zarządzania projektami należą również:
- możliwości automatyzacji planowania;
- poprawa pracy zespołowej i bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy;
- przypomnienia, które minimalizują ryzyko zapomnienia zadań;
- zrozumienie obciążenia zespołu jako całości oraz poszczególnych pracowników;
- uproszczenie komunikacji i udostępniania plików;
- optymalizacja raportowania i finansowania.
Jak wdrożyć menedżera zadań
Jak każda innowacja, menedżery zadań wymagają przygotowania do ich integracji w pracy zespołu. Przede wszystkim należy uwzględnić ogólną gotowość zespołu do pracy z tymi programami. Na pewno będzie wyższa, jeśli menedżer szczegółowo opowie o korzyściach, jakie oferują menedżery zadań.
Innym ważnym punktem jest zrozumiałość konkretnego narzędzia. Nie dla wszystkich łatwo będzie zacząć korzystać z nowego programu, dlatego warto wcześniej przygotować instrukcje i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. Przy okazji, niektórzy deweloperzy menedżerów zadań sami przygotowują takie materiały, więc wystarczy powiedzieć pracownikom, gdzie znaleźć odpowiedzi.
Jeśli standardowe instrukcje będą niewystarczające dla danej osoby, może być konieczna konsultacja z pomocą techniczną. I to również jest bardzo ważny punkt, ponieważ nie wszystkie menedżery menedżerów zadań mają pracujących szybko menedżerów wsparcia technicznego. Dowiedz się o tym z wyprzedzeniem, a najlepiej przetestuj, jak długo trwa odpowiedź na pytania użytkowników w usłudze, którą polubiłeś.
Warto również ocenić koszt menedżera zadań w porównaniu z zyskami firmy. Korzystanie z systemu powinno się opłacić przynajmniej w dłuższym okresie.
Znajomość podstawowych zasad zarządzania projektami przyniesie korzyści Twojej firmie i podniesie jakość świadczonych usług na nowy poziom. Ale nie zapominaj o narzędziach, które pomogą Ci przenieść teorię zarządzania projektami do praktyki.