В следующем окне заполните следующие поля:

1 Введите название задачи

При создании задачи мы рекомендуем использовать 5 принципов SMART.

Совет Рекомендуем называть проекты и задачи по одному последовательному принципу, чтобы любой менеджер или сотрудник мог быстро понять новый проект.

2 Выберите ответственного

У задачи может быть только один ответственный. Если вам нужно несколько ответственных, разбейте работу на подзадачи и назначьте соответствующего человека на каждую из них.

3 Установите сроки

У задачи могут быть следующие варианты планирования:

- Нет даты: задача не имеет определенной даты начала или окончания;
- Только крайний срок: например, до пятницы, 13 февраля;
- Даты начала и окончания: например, начиная с 23-го и заканчивая 27‑м;

Вы также можете добавить повтор задачи: например, ​“Ежемесячный отчет каждую пятницу нового месяца.”

4 Установите приоритет задачи

В системе вы можете выбрать приоритет от 1 до 10, где 10 — самый высокий. Также существует нулевой приоритет, отображаемый в виде паузы.

5 Добавьте статус задачи

Статусы помогают организовать работу и отслеживать ход выполнения задач. Используйте статусы, чтобы быстро увидеть, какие задачи в процессе выполнения, требуют проверки или уже завершены. Это особенно полезно при работе с большим количеством задач.

6 Добавьте метки задач

Метки помогают дополнительно структурировать задачи и упрощают поиск нужной информации. Вы можете создавать собственные метки для своей учетной записи в зависимости от потребностей вашей команды. Вы также можете увидеть, как наши клиенты используют метки для отслеживания времени в нашем блоге.

7 Оцените

Сначала вы можете пропустить это поле. Это общий план ожидаемого времени и затрат на задачу.

8 Опишите задачу

В этом поле вы можете добавить описание задачи (вики), любую полезную информацию для всех участников, а также необходимые файлы и документы.

9 Подпишите участников проекта на задачу

Участники, которых вы подпишете на эту задачу, будут получать уведомления о определенных действиях в задаче, таких как изменения даты или новые комментарии. Мы рекомендуем подписывать только тех, кто действительно участвует в работе.

10 Ограничьте доступность, если необходимо

Используя блок конфиденциальности, вы можете сделать задачу видимой только для определенных людей. Например, вы можете скрыть задачу от клиента. По умолчанию все задачи проекта видны всей команде проекта.

Если вам необходимо добавить несколько задач одновременно, используйте множественное добавление:

Вы можете копировать названия задач из таблицы Excel и вставлять их в это поле или полностью импортировать задачи с датами, описаниями и другой информацией прямо из файла Excel.

Совет Сделайте задачу верхнего уровня чем-то, что определенно приближает вас к завершению всего проекта. Все меньшие и промежуточные шаги должны быть созданы как подзадачи или списки проверок.

Проект, заполненный задачами, может выглядеть так:

1 панель страницы проекта

2 панель фильтра

3 поиск

4 настройки содержимого страницы. Здесь вы можете выбрать, какие столбцы информации о задачах отображать, а какие скрывать.

Типы столбцов задач:

• Название: отображает заголовок задачи и также содержит дополнительный раздел для сворачивания или разворачивания списка подзадач
• Статус
• Приоритет
• Действие: отображает информацию о времени последнего действия в задаче
• Создано
• Автор
• Чек-лист: содержит индикатор прогресса на основе выполненных пунктов чек-листа и показывает соотношение завершенных и открытых пунктов
• Ответственный
• Метки
• Срок выполнения
• Время: отображает затраченное время и его соотношение с запланированным временем для задачи
• Затраты: отображает зафиксированные финансовые затраты и их соотношение с запланированными затратами для задачи
• Оценка времени
• Оценка стоимости
• Дата завершения
• Помечено: столбец, показывающий, была ли задача добавлена в избранное с помощью звезды
• Родительская задача: отображает заголовок родительской задачи
• Подзадачи: отображает индикатор прогресса, показывающий соотношение открытых и завершенных подзадач
• Реакции: отображает список реакций эмодзи, оставленных на задаче

Примечание Все столбцы, кроме «Название», можно скрыть или свернуть. Вы также можете изменить их ширину и положение относительно других столбцов, а также закрепить их положение. Настройки столбцов индивидуальны для каждого проекта и каждого сотрудника.

Система включает в себя различные встроенные фильтры для поддержки вашей повседневной работы. Вы также можете создать собственные фильтры при необходимости. Например, вы можете отфильтровать задачи с высоким приоритетом и меткой «На проверку», а затем сохранить результаты в закладки или как отдельную страницу проекта для быстрого доступа.

Как и любой список в Work­sec­tion, его можно экспортировать в Excel:

Примечание Когда вы находитесь внутри проекта, вы видите только задачи и участников этого проекта. Чтобы просмотреть задачи на уровне аккаунта, используйте кнопку «Список задач» и различные представления «Канбан» в левом боковом меню.

Вы также можете переключиться на список задач «Канбан по людям», например:

В представлении «Канбан по людям» у каждого человека есть свой столбец с назначенными задачами. Эта страница показывает все задачи, назначенные вашим сотрудникам.

Здесь вы также можете фильтровать задачи по статусу или метке, или просмотреть нагрузку сотрудника, например, за неделю, установив соответствующее значение в фильтре «Срок выполнения». Вы также можете перетаскивать задачу из одного столбца участника проекта в другой.