Les entreprises de services au début de leur développement opèrent souvent de manière chaotique et sans contrôle adéquat des ressources. Cela se manifeste généralement par l’absence de processus systématiques et de suivi du temps. Dans ce document, nous expliquerons comment mettre en œuvre une approche systématique des opérations d’une entreprise de services et de la comptabilité des ressources à partir de zéro en utilisant une agence digitale fictive comme exemple.
Au départ, tout le travail de l’agence était discuté dans des chats de travail. Les projets clients pouvaient manquer de structure claire. La coordination et les ajustements prenaient beaucoup de temps, et les changements supplémentaires du client n’étaient pas documentés. Finalement, le propriétaire a réalisé qu’un outil de gestion des tâches était nécessaire pour le bon fonctionnement de l’équipe, où tous les projets et les tâches seraient stockés. Par conséquent, l’entreprise a mis en œuvre Worksection pour centraliser les processus de travail.
Avantages de la mise en œuvre d’un outil de gestion des tâches
- Standardisation. Le responsable crée et configure des projets standards dans le système une fois, qui sont ensuite utilisés par la suite et font gagner du temps.
- Centralisation des données. Plus besoin de surveiller constamment l’état des tâches dans les chats d’équipe. Toutes les informations sur le travail de l’entreprise sont stockées au même endroit. Cela montre qui a fait quoi et sur quoi ils travaillent actuellement.
- Transparence dans les interactions avec les clients. Impliquer les clients dans les projets augmente leur fidélité et simplifie le processus d’approbation.
Pourquoi le suivi du temps est nécessaire
Priorisation des clients
Lorsque vous gérez des projets clients, différents clients nécessitent différentes quantités d’attention et de temps — la principale ressource de l’agence. Le suivi du temps aide à comprendre le nombre réel d’heures que vous investissez dans les projets et aide à évaluer leur rentabilité.
Par exemple, L’entreprise A est le plus grand client de l’agence digitale. Cependant, l’entreprise A prend également beaucoup de temps pour des révisions supplémentaires et un micromanagement. En conséquence, au lieu des 80 heures vendues au client, l’équipe consacre 120 heures au projet, mais ces 40 heures supplémentaires né sont pas documentées. Ainsi, même à première vue, un «client rentable» peut en réalité entraîner des pertes pour l’agence.
Contrôle du temps de l’équipe
Dans les entreprises de services, chaque heure de travail des employés affecte la rentabilité de l’entreprise. Après tout, 70 – 80% des dépenses sont des salaires d’équipe.
Tandis qu’il y a un afflux constant de clients, notamment avec des abonnements et des paiements réguliers, des marges de projet faibles peuvent né pas être évidentes. Cependant, lorsque les commandes diminuent, par exemple, en raison d’un ralentissement du marketing ou des ventes, les problèmes deviennent apparents. Les paiements des employés restent stables, tandis que les nouveaux revenus sont insuffisants pour couvrir les pertes.
Prise de conscience de la nécessité du suivi du temps
Comprendre combien de temps et sur quoi l’équipe dépense permet une allocation plus efficace des ressources. Cela aide à calculer le bon taux interne, et en ajoutant la marge ciblée, à vendre le temps de l’agence dans des conditions favorables.
Le suivi du temps répond également aux questions suivantes :
- Combien de temps l’équipe peut-elle allouer aux projets clients chaque mois ? Cela signifie effectivement quelle est la « banque de temps » dont dispose l’entreprise.
- Combien de temps l’équipe consacre-t-elle réellement aux projets clients ? Pour vérifier l’alignement des chiffres réels avec ceux indiqués dans les factures clients.
- Quel est le coût par heure du travail de l’entreprise ? Pour déterminer le taux interne qui prend en compte toutes les dépenses de l’agence et permet de fonctionner à l’équilibre.
Défis de la mise en œuvre du suivi du temps
Toutes les entreprises n’ont pas réellement besoin du suivi du temps
Tout d’abord, toutes les entreprises né nécessitent pas le suivi du temps. La nécessité dépend du type d’entreprise. Par exemple, dans les agences créatives, le propriétaire de l’entreprise se préoccupe davantage de résoudre les problèmes du client que du temps que cela prend.Cependant, dans les cabinets juridiques, la situation est différente. Lorsqu’une entreprise a 30 avocats avec un taux horaire de 200 $, il est important de comprendre comment leur temps est réparti et sur quels projets il est dépensé, n’est-ce pas ? Dans ce cas, les tâches typiques nécessitent un suivi détaillé des heures pour une meilleure planification, évaluation des performances et optimisation des coûts.
Résistance de l’équipe
La mise en œuvre du suivi du temps peut provoquer des réactions négatives au sein de l’équipe. La direction comprend la valeur d’un tel suivi, mais lorsqu’il s’agit de l’implémentation, la résistance de l’équipe est inévitable. Certains employés peuvent le percevoir comme une forme de contrôle supplémentaire, tandis que d’autres peuvent le considérer comme une bureaucratie inutile.
Difficultés de saisie manuelle des données
Le suivi du temps commence généralement par des feuilles de temps dans Excel. Cela signifie que les employés doivent travailler dans un programme tout en mettant à jour manuellement les données sur les heures passées dans un autre. Cette approche complique déjà un processus difficile de mise en œuvre du suivi horaire.
Manqué de personne responsable de l’implémentation
Sans personne responsable du processus d’implémentation, l’intégration devient rapidement incontrôlable. Dans la semaine qui suit, beaucoup commencent à saisir les heures de mémoire chaque vendredi. Cela réduit la précision et l’efficacité globale du suivi. Par conséquent, assurez-vous qu’il y a quelqu’un qui surveillera le respect des nouvelles règles, surveillera constamment et rendra compte des résultats.
Comment mettre en œuvre avec succès le suivi du temps
Définir des règles claires et garantir la communication
La mise en œuvre du suivi du temps nécessite une volonté politique de la direction. Tout d’abord, expliquez les objectifs du suivi du temps à l’équipe. Soulignez qu’il vise à accroître l’efficacité des projets, et non à contrôler l’équipe.Créez un plan clair avec des règles pour tous les membres de l’équipe. Par exemple, définissez quels types de tâches doivent être suivis et comment le faire en utilisant l’outil choisi. Fournissez des retours réguliers et partagez des informations avec l’équipe sur le succès de la mise en œuvre.
Désigner une personne responsable de l’implémentation
Il doit y avoir quelqu’un de responsable de la mise en œuvre du suivi du temps. Ses responsabilités devraient inclure le rappel à l’équipe concernant le suivi du temps et le suivi régulier du temps suivi selon le plan.
Minimiser les actions inutiles
Le suivi du temps doit se faire dans le même outil où l’équipe enregistre les tâches. Évitez de passer d’un outil à l’autre afin de né pas compliquer le processus inutilement.
Envisagez des services de gestion de projet avec un suivi du temps intégré, comme Worksection. Worksection a un minuteur intégré qui vous permet de commencer facilement à suivre le temps. Si vous utilisez d’autres produits comme Asana, Jira ou Trello, vous devez configurer des intégrations ou des plugins comme TimeDoctor ou Hourly.
Réviser le système de motivation
Pour garder l’équipe intéressée par des rapports précis des heures de travail, il vaut la peine de passer d’une saisie d’heures obligatoire (PUSH) à des incitatifs (PULL), en créant un système de motivation. Cela peut être réalisé en liant les paiements de tarifs aux heures travaillées.
Dans le secteur des services, la norme industrielle est de suivre 120 heures sur 160 heures de travail dans un mois.
Le système de motivation peut ressembler à ceci :
Un employé qui complète la norme de 120 heures reçoit le tarif plein. Pour moins d’heures, les revenus diminuent, et pour un travail en heures supplémentaires, comme 130 heures, un petit bonus est prévu. Le bonus doit être modéré, et la pénalité pour un rendement insuffisant doit être significative.
C’est nécessaire pour que l’employé respecte la norme mais né surmenage pas et né brûle pas.
Créer une habitude et intégrer progressivement
Il est important de mettre en œuvre le nouvel outil progressivement. Pour le premier mois, fixez un objectif relativement simple : suivre au moins 60 heures sur 120, en donnant à l’équipe le temps de s’adapter. La personne responsable de l’implémentation doit vérifier les entries d’heures quotidiennement pendant les premières semaines.
Avantages de la mise en œuvre du suivi du temps
La mise en œuvre du suivi du temps aide à évaluer l’efficacité du travail et à augmenter la rentabilité de l’entreprise :
- Évaluation précise des coûts des services. Les données sur le temps passé permettent des calculs précis des coûts des services.
- Taux correct pour les clients. Grâce au suivi du temps, l’entreprise peut définir des taux horaires pour les clients plus précisément.
- Choix de projets rentables. Les données collectées aident à évaluer quels projets rapportent plus de profit et choisir les plus avantageux.
- Soutien à la productivité de l’équipe. Le suivi du temps empêche la surcharge, permettant une répartition équilibrée des tâches et évitant l’épuisement.
- Augmentation de la marge. En analysant les coûts en temps et les frais généraux, les ressources peuvent être optimisées et la marge augmentée.
Comment une comptabilité appropriée augmente la marge
La comptabilité du temps aide à mieux gérer les projets et augmente la marge de l’agence. Lorsqu’une entreprise sait combien de temps elle consacre aux tâches, elle peut établir des prix de services précis et les justifier aux clients si nécessaire.Par exemple, si un spécialiste SMM passé plus de temps à exécuter un projet que prévu, l’entreprise peut expliquer au client les raisons sur la base du nombre réel d’heures travaillées.
Comment augmenter la marge bénéficiaire d’une entreprise de services — regarder sur YouTube 
Calcul des taux internes et externes
Pour un calcul correct du taux, il est nécessaire de distinguer deux types d’heures de travail :
- Heures facturables — temps passé à travailler sur un projet client pour lequel vous recevez un paiement.
- Heures non facturables — réunions internes, formations, travail administratif qui né génèrent pas directement de profit.
C’est les heures facturables qui sont la source du profit pour l’entreprise. Par conséquent, lors du calcul du taux interne, il est crucial de connaître leur nombre exact.
- Taux interne — est le coût d’une heure de travail de l’agence en tenant compte des salaires des employés et des frais généraux.
Le taux interne résultant montre combien coûte une heure de travail à l’agence. En d’autres termes, à ce taux, l’agence fonctionnera à l’équilibre.
- Taux externe — est le taux que l’agence facture au client. Il est calculé sur la base du taux interne en tenant compte de la marge désirée.
Erreurs typiques dans le calcul du taux externe de l’entreprise
Erreur 1 Tous les coûts né sont pas pris en compte dans les frais généraux
Parfois, toutes les dépenses né sont pas prises en compte dans les frais généraux. Oublier les factures de logiciels, les budgets marketing ou les paiements pour la maintenance conduit à des frais généraux sous-estimés, qui à leur tour diminuent à la fois les taux internes et externes.En conséquence, il semble que vous pouvez vendre vos services à un prix inférieur à celui de vos concurrents sans perdre de marge.
Erreur 2 Né pas comprendre le nombre réel d’heures facturables
Il est important pour l’entreprise de calculer avec précision non seulement les frais généraux, mais aussi de savoir combien d’heures l’équipe consacre réellement aux projets clients. Ce n’est qu’après cela que le taux externe peut être calculé et les factures envoyées aux clients.
Calcul incorrect du taux externe
À partir de l’exemple d’un propriétaire d’agence digitale, nous allons montrer les conséquences du calcul du taux externe sans tenir compte des heures réelles. C’est simplement un exemple hypothétique. Il est important de comprendre que les données varieront d’une entreprise à l’autre.
Supposons, le propriétaire suppose que l’équipe de 5 employés travaille les 160 heures standard par mois. Le total des salaires et des frais généraux s’élève à 10 000 $, et le nombre total d’heures est de 800 (5 personnes × 160 heures = 800 heures). Avec ces chiffres, nous obtenons :
Cependant, le propriétaire manqué d’informations sur la banque de temps réelle—le nombre d’heures consacrées au travail. Ainsi, ce chiffre est nettement inférieur au taux interne réel.
Par exemple, l’agence a mis en œuvre le suivi du temps avec un objectif de 120 heures suivies par mois (facturables et non facturables). C’est la norme de l’industrie pour maintenir l’efficacité tout en évitant l’épuisement de l’équipe dû à une pression excessive. En conséquence, il s’est avéré que l’équipe né consacre en fait que 100 heures par mois aux projets clients.
Ainsi, le nombre total d’heures facturables est de 500 (5 personnes × 100 heures = 500 heures). Seules les heures facturables sont importantes pour le calcul du taux interne, car elles génèrent des revenus pour l’entreprise. Ainsi, le taux interne réel sera :
Par conséquent, en utilisant le chiffre mal calculé de 12,5 $ au lieu de l’actuel 20 $, avec une marge désirée de 30 %, l’agence fixe un taux externe bas.
Comme vous pouvez le voir, un tel taux né couvrira pas toutes les dépenses de l’entreprise dans notre exemple, et l’entreprise fonctionne à perte. Par conséquent, l’agence digitale devait commencer à enregistrer à la fois les heures facturables et non facturables pour tirer profit des projets réalisés.
En fonction de vos calculs, l’entreprise peut fonctionner à l’équilibre, avoir des marges faibles, ou être complètement non rentable. Tous les indicateurs sont individuels. Un calcul approprié du taux interne permet d’évaluer la rentabilité des projets et de prendre des mesures pour les optimiser.
Worksection — Une boussole pour augmenter la rentabilité
La mise en œuvre du suivi horaire est difficile, mais les entreprises qui franchissent cette étape obtiennent un contrôle nettement plus important sur leur activité. Worksection est un outil efficace pour des tâches telles que standardiser le travail et accumuler des données sur le temps passé.
Cela aide à mieux comprendre la productivité de l’équipe, à évaluer quels clients apportent du profit et lesquels né le font pas, et à se diriger vers la rentabilité et la croissance.
Plus d’informations dans le lien, en prenant l’exemple d’une agence digitale, nous montrerons comment configurer le suivi du temps de manière efficace dans Worksection et éviter les erreurs courantes.