Le aziende di servizi nelle fasi iniziali di sviluppo spesso operano in modo caotico e senza un adeguato controllo delle risorse. Ciò si manifesta tipicamente con l’assenza di processi sistematici e di monitoraggio del tempo. In questo materiale, spiegheremo come implementare un approccio sistematico alle operazioni di un’azienda di servizi e alla contabilità delle risorse da zero utilizzando un’agenzia digitale fittizia come esempio.
Inizialmente, tutto il lavoro dell’agenzia veniva discusso in chat di lavoro. I progetti dei clienti potevano mancare di una struttura chiara. Il coordinamento e l’apportare modifiche richiedeva molto tempo, e le modifiche aggiuntive da parte del cliente non venivano documentate. Alla fine, il proprietario si è reso conto che era necessario un tracker di compiti per il funzionamento efficiente del team, dove sarebbero stati memorizzati tutti i progetti e i compiti. Pertanto, la società ha implementato Worksection per centralizzare i processi lavorativi.
Vantaggi dell’Implementazione di un Tracker di Compiti
- Standardizzazione. Il manager crea e configura progetti standard nel sistema una volta, che vengono poi utilizzati in seguito e risparmiano tempo.
- Centralizzazione dei Dati. Nessuna necessità di monitorare costantemente lo stato delle attività nelle chat di squadra. Tutte le informazioni sul lavoro dell’azienda sono memorizzate in un luogo. Mostra chi ha fatto cosa e su cosa stanno attualmente lavorando.
- Trasparenza nelle interazioni con i clienti. Coinvolgere i clienti nei progetti aumenta la loro lealtà e semplifica il processo di approvazione.
Perché il Monitoraggio del Tempo è Necessario
Prioritizzare i Clienti
Quando gestisci progetti per i clienti, diversi clienti richiedono diverse quantità di attenzione e tempo, la risorsa principale dell’agenzia. Il monitoraggio del tempo aiuta a comprendere il numero attuale di ore investite nei progetti e aiuta a valutarne la redditività.
Ad esempio, l’Azienda A è il cliente più grande dell’agenzia digitale. Tuttavia, l’Azienda A richiede anche molto tempo per revisioni aggiuntive e micromanagement. Di conseguenza, invece delle 80 ore vendute al cliente, il team spende 120 ore sul progetto, ma queste 40 ore aggiuntive rimangono non documentate. Così, anche a prima vista, un “cliente redditizio” può effettivamente causare perdite per l’agenzia.
Controllo del Tempo del Team
Nelle aziende di servizi, ogni ora di lavoro dei dipendenti influisce sulla redditività del business. Dopotutto, il 70 – 80% delle spese sono salari del team.
Mentre c’è un flusso costante di clienti, specialmente con abbonamenti e pagamenti regolari, i margini dei progetti possono non essere ovvi. Tuttavia, quando gli ordini diminuiscono, ad esempio, a causa di un rallentamento del marketing o delle vendite, i problemi diventano evidenti. I pagamenti ai dipendenti rimangono stabili, mentre il nuovo reddito è insufficiente per coprire le perdite.
Consapevolezza della Necessità del Monitoraggio del Tempo
Comprendere quanto tempo e su cosa il team spende consente un’allocazione più efficiente delle risorse. Questo aiuta a calcolare il tasso interno corretto, e aggiungendo il margine obiettivo, a vendere il tempo dell’agenzia a condizioni favorevoli.
Il monitoraggio del tempo risponde anche alle seguenti domande:
- Quanto tempo può allocare il team ai progetti dei clienti ogni mese? Questo significa efficacemente quale “banca del tempo” ha l’azienda.
- Quanto tempo il team spende effettivamente sui progetti dei clienti? Per verificare l’allineamento delle cifre reali con quelle indicate nelle fatture dei clienti.
- Qual è il costo per ora del lavoro dell’azienda? Per scoprire il tasso interno che tiene conto di tutte le spese dell’agenzia e consente di operare in pareggio.
Sfide dell’Implementazione del Monitoraggio del Tempo
Non tutte le aziende hanno realmente bisogno del monitoraggio del tempo
In primo luogo, non tutte le aziende richiedono il monitoraggio del tempo. La necessità dipende dal tipo di azienda. Ad esempio, nelle agenzie creative, il proprietario dell’azienda è più interessato a risolvere i problemi del cliente che a quanto tempo ci vuole.Tuttavia, nelle aziende legali, la situazione è diversa. Quando un’azienda ha 30 avvocati con una tariffa oraria di 200$, è importante capire come il loro tempo è distribuito e su quali progetti è speso, giusto? In questo caso, compiti tipici richiedono un monitoraggio dettagliato delle ore per una migliore pianificazione, valutazione delle prestazioni e ottimizzazione dei costi.
Resistenza del Team
Implementare il monitoraggio del tempo può provocare reazioni negative nel team. La direzione comprende il valore di tale monitoraggio, ma quando si tratta di implementazione, la resistenza del team è inevitabile. Alcuni lavoratori possono percepirlo come una forma di controllo aggiuntivo, mentre altri possono vederlo come una burocrazia inutile.
Difficoltà nell’Inserimento Manuale dei Dati
Il monitoraggio del tempo in genere inizia con fogli di lavoro in Excel. Questo significa che i dipendenti devono lavorare in un programma mentre aggiornano manualmente i dati sulle ore spese in un altro. Questo approccio complica ulteriormente un processo già impegnativo di implementazione del monitoraggio orario.
Mancanza di una Persona Responsabile per l’Implementazione
Sencondo una persona responsabile per il processo di implementazione, l’integrazione esce rapidamente dal controllo. Entro una settimana, molti iniziano a inserire le ore dalla memoria ogni venerdì. Questo riduce l’accuratezza e l’efficacia complessiva del monitoraggio. Pertanto, assicurati che ci sia qualcuno che monitori l’aderenza alle nuove regole, monitori costantemente e riferisca i risultati.
Come Implementare con Successo il Monitoraggio del Tempo
Stabilisci Regole Chiare e Assicurati della Comunicazione
Implementare il monitoraggio del tempo richiede volontà politica da parte della direzione. Innanzitutto, spiega gli obiettivi del monitoraggio del tempo al team. Sottolinea che è mirato ad aumentare l’efficienza dei progetti, non a controllare il team.Crea un piano chiaro con regole per tutti i membri del team. Ad esempio, definisci quali tipi di compiti devono essere monitorati e come farlo utilizzando lo strumento scelto. Fornisci feedback regolari e condividi informazioni con il team sul successo dell’implementazione.
Assegna una Persona Responsabile per l’Implementazione
Deve esserci qualcuno responsabile per l’implementazione del monitoraggio del tempo. Le sue mansioni dovrebbero includere il promemoria al team riguardo al monitoraggio del tempo e la supervisione regolare del tempo monitorato secondo il piano.
Minimizzare Azioni Innecessarie
Il monitoraggio del tempo dovrebbe avvenire all’interno dello stesso strumento in cui il team registra i compiti. Evita di passare tra gli strumenti per non complicare inutilmente il processo.
Considera i servizi di gestione dei progetti con un tracker del tempo integrato, come Worksection. Worksection ha un timer incorporato che ti consente di iniziare a monitorare il tempo facilmente. Se usi altri prodotti come Asana, Jira o Trello, devi configurare integrazioni o plugin come TimeDoctor o Hourly.
Rivedere il Sistema di Motivazione
Per mantenere il team interessato a segnalare con precisione le ore lavorative, vale la pena passare da un’entrata di ore obbligatoria (PUSH) a incentivi (PULL), creando un sistema di motivazione. Questo può essere ottenuto legando i pagamenti delle tariffe alle ore lavorate.
Nel business dei servizi, lo standard di settore è monitorare 120 ore su 160 ore lavorative in un mese.
Il sistema di motivazione potrebbe apparire in questo modo:
Un dipendente che completa la norma di 120 ore riceve la tariffa piena. Per meno ore, il reddito diminuisce, e per ore di lavoro straordinarie, come 130 ore, viene fornito un piccolo bonus. Il bonus deve essere moderato e la penalità per scarsa prestazione deve essere significativa.
Questo è necessario affinché il dipendente rispetti la norma ma non lavori eccessivamente e non si esaurisca.
Costruire un Abitudine e Integrare Gradualmente
È importante implementare il nuovo strumento gradualmente. Per il primo mese, stabilisci un obiettivo relativamente semplice: monitorare almeno 60 ore su 120, dando al team tempo per adattarsi. La persona responsabile dell’implementazione dovrebbe controllare le voci delle ore quotidianamente per le prime settimane.
Vantaggi dell’Implementazione del Monitoraggio del Tempo
Implementare il monitoraggio del tempo aiuta a valutare l’efficienza lavorativa e ad aumentare la redditività aziendale:
- Valutazione Accurate dei Costi dei Servizi. I dati sul tempo speso consentono calcoli accurati dei costi dei servizi.
- Tariffe Corrette per i Clienti. Grazie al monitoraggio del tempo, l’azienda può impostare tariffe orarie per i clienti con maggiore precisione.
- Scelta di Progetti Redditizi. I dati raccolti aiutano a valutare quali progetti portano più profitto e a scegliere i più vantaggiosi.
- Sostenere la Produttività del Team. Il monitoraggio del tempo previene sovraccarichi, consentendo una distribuzione uniforme dei compiti e evitando l’esaurimento.
- Aumento del Margine. Analizzando i costi del tempo e le spese generali, le risorse possono essere ottimizzate e il margine aumentato.
Come la Corretta Contabilità Aumenta il Margine
La contabilizzazione del tempo aiuta a gestire meglio i progetti e aumenta il margine dell’agenzia. Quando un’azienda sa quanto tempo spende per i compiti, può stabilire i prezzi dei servizi in modo accurato e giustificarli ai clienti quando necessario.Ad esempio, se uno specialista SMM spende più tempo per eseguire un progetto del previsto, l’azienda può spiegare al cliente le ragioni basate sul numero effettivo di ore lavorate.
Come Aumentare il Margine di Profitto di un’Azienda di Servizi — guarda su YouTube 
Calcolo delle Tariffe Interne ed Esterne
Per il corretto calcolo della tariffa, è necessario distinguere tra due tipi di ore di lavoro:
- Ore Fatturabili — tempo speso a lavorare su un progetto cliente per il quale si riceve pagamento.
- Ore Non Fatturabili — riunioni interne, formazione, lavoro amministrativo che non genera profitto direttamente.
Le ore fatturabili sono la fonte di profitto per l’azienda. Pertanto, quando si calcola la tariffa interna, è cruciale conoscere il loro numero esatto.
- Tariffa Interna — è il costo di un’ora di lavoro dell’agenzia considerando salari dei dipendenti e spese generali.
La tariffa interna risultante mostra quanto costa un’ora di lavoro per l’agenzia. In altre parole, a questa tariffa, l’agenzia opererà in pareggio.
- Tariffa Esterna — è la tariffa che l’agenzia addebita al cliente. È calcolata sulla base della tariffa interna considerando il margine desiderato.
Errori Tipici nel Calcolo della Tariffa Esterna dell’Azienda
Errore 1 Non tutti i costi sono contabilizzati nelle spese generali
A volte non tutte le spese sono prese in considerazione nelle spese generali. Dimenticare le fatture per software, budget di marketing o pagamenti per manutenzione porta a spese generali sottovalutate, che a loro volta diminuiscono sia le tariffe interne che quelle esterne.Di conseguenza, sembra che tu possa vendere i tuoi servizi a un prezzo inferiore rispetto ai concorrenti senza perdere margine.
Errore 2 Non capire il numero effettivo di ore fatturabili
È importante per l’azienda calcolare con precisione non solo le spese generali ma anche sapere quante ore il team spende effettivamente sui progetti clienti. Solo dopo questo si può calcolare la tariffa esterna e inviare fatture ai clienti.
Calcolo Errato della Tariffa Esterna
Usando l’esempio di un proprietario di agenzia digitale, mostreremo le conseguenze del calcolo della tariffa esterna senza considerare le ore effettive. Questo è solo un esempio ipotetico. È importante capire che i dati varieranno da azienda a azienda.
Supponiamo, che il proprietario presumesse che il team di 5 dipendenti lavorasse le standard 160 ore al mese. Il totale dei salari e delle spese generali è $10,000, e il numero totale di ore è 800 (5 persone × 160 ore = 800 ore). Con queste cifre, otteniamo:
Tuttavia, il proprietario manca delle informazioni sulla banca del tempo attuale—il numero di ore spese per il lavoro. Pertanto, questo dato è significativamente inferiore alla vera tariffa interna.
Ad esempio, l’agenzia ha implementato il monitoraggio del tempo con un obiettivo di 120 ore monitorate al mese (sia fatturabili che non fatturabili). Questo è lo standard del settore per mantenere l’efficienza evitando l’esaurimento del team a causa di eccessiva pressione. Di conseguenza, si è scoperto che il team spende effettivamente solo 100 ore al mese sui progetti dei clienti.
Quindi, il numero totale di ore fatturabili è 500 (5 persone × 100 ore = 500 ore). Solo le ore fatturabili sono importanti per calcolare la tariffa interna, poiché generano reddito per l’azienda. Pertanto, la reale tariffa interna sarà:
Di conseguenza, utilizzando l’importo calcolato erroneamente di $12.5 invece dell’effettivo $20, con un margine desiderato del 30%, l’agenzia imposta una tariffa esterna bassa.
Come puoi vedere, tale tariffa non coprirà tutte le spese dell’azienda nel nostro esempio, e l’azienda opera in perdita. Pertanto, l’agenzia digitale doveva iniziare a registrare sia le ore fatturabili che quelle non fatturabili per trarre profitto dai progetti implementati.
A seconda dei tuoi calcoli, l’azienda potrebbe operare in pareggio, avere margini bassi o essere complessivamente non redditizia. Tutti gli indicatori sono individuali. Un calcolo corretto della tariffa interna consente di valutare la redditività dei progetti e di intraprendere azioni per ottimizzarli.
Worksection — Una Bussola per Aumentare la Redditività
Implementare il monitoraggio orario è una sfida, ma le aziende che fanno questo passo ottengono un controllo significativamente maggiore sul proprio business. Worksection è uno strumento efficace per tali compiti poiché consente di standardizzare il lavoro e accumulare dati sul tempo speso.
Questo aiuta a comprendere meglio la produttività del team, valutare quali clienti portano profitto e quali no, e muoversi verso la redditività e la crescita.
Nei link successivi, usando l’esempio di un’agenzia digitale, mostreremo come impostare un monitoraggio del tempo efficace in Worksection ed evitare errori comuni.