Firmy usługowe we wczesnych etapach rozwoju często działają chaotycznie i bez odpowiedniej kontroli zasobów. Zazwyczaj objawia się to brakiem systematycznych procesów i śledzenia czasu. W tym materiale wyjaśnimy jak wprowadzić systematyczne podejście do operacji biznesu usługowego i ewidencji zasobów od podstaw na przykładzie fikcyjnej agencji cyfrowej.
Na początku wszystkie prace agencji były omawiane w czatach roboczych. Projekty klientów mogły nie mieć wyraźnej struktury. Koordynacja i wprowadzanie zmian zajmowały dużo czasu, a dodatkowe zmiany ze strony klienta nie były dokumentowane. Ostatecznie właściciel zdał sobie sprawę, że niezbędny jest tracker zadań dla efektywnej pracy zespołu, w którym przechowywane będą wszystkie projekty i zadania. Dlatego firma wdrożyła Worksection, aby scentralizować procesy robocze.
Zalety wdrożenia trackera zadań
- Standaryzacja. Menadżer jednorazowo tworzy i konfiguruje standardowe projekty w systemie, które są później wykorzystywane i oszczędzają czas.
- Centralizacja danych. Nie ma już potrzeby nieustannego monitorowania statusu zadań w czatach zespołu. Wszystkie informacje o pracy firmy są przechowywane w jednym miejscu. Pokazuje to, kto zrobił co i nad czym obecnie pracują.
- Przejrzystość w interakcjach z klientami. Angażowanie klientów w projekty zwiększa ich lojalność i upraszcza proces akceptacji.
Dlaczego śledzenie czasu jest konieczne
Priorytetyzacja klientów
Kiedy zarządzasz projektami klientów, różni klienci wymagają różnej ilości uwagi i czasu — głównego zasobu agencji. Śledzenie czasu pomaga zrozumieć rzeczywistą liczbę godzin, które inwestujesz w projekty i ocenić ich rentowność.
Na przykład, Firma A jest największym klientem agencji cyfrowej. Jednak Firma A także zajmuje dużo czasu na dodatkowe poprawki i mikrozarządzanie. W rezultacie, zamiast 80 godzin sprzedanych klientowi, zespół spędza 120 godzin nad projektem, ale te dodatkowe +40 godzin pozostaje nieudokumentowane. Tak więc, nawet na pierwszy rzut oka, “rentowny klient” może w rzeczywistości przynosić straty dla agencji.
Kontrola czasu pracy zespołu
W firmach usługowych każda godzina pracy pracowników wpływa na rentowność biznesu. W końcu 70 – 80% wydatków to wynagrodzenia zespołu.
Choć istnieje stały napływ klientów, zwłaszcza przy subskrypcjach i stałych płatnościach, niskie marże projektowe mogą nie być oczywiste. Jednak gdy zamówienia maleją, na przykład z powodu spowolnienia w marketingu lub sprzedaży, problemy stają się widoczne. Wypłaty dla pracowników pozostają stabilne, podczas gdy nowe dochody są niewystarczające, aby pokryć straty.
Świadomość potrzeby śledzenia czasu
Zrozumienie, ile czasu i na co zespół wydaje, umożliwia bardziej efektywną alokację zasobów. Pomaga to obliczyć właściwą wewnętrzną stawkę, a dodając docelową marżę, sprzedawać czas agencji na korzystnych warunkach.
Śledzenie czasu odpowiada również na następujące pytania:
- Ile czasu zespół może przeznaczyć na projekty klientów co miesiąc? To w efekcie oznacza, jaki “bank czasu” ma firma.
- Ile czasu zespół faktycznie spędza na projektach klientów? Aby zweryfikować zgodność rzeczywistych danych z tymi wskazanymi w fakturach dla klientów.
- Jaka jest stawka za godzinę pracy firmy? Aby dowiedzieć się, jaką wewnętrzną stawkę uwzględniającą wszystkie wydatki agencji i pozwalającą na działanie na poziomie rentowności.
Wyzwania związane z wdrażaniem śledzenia czasu
Nie wszystkie firmy faktycznie potrzebują śledzenia czasu
Po pierwsze, nie wszystkie firmy wymagają śledzenia czasu. Konieczność zależy od typu firmy. Na przykład, w agencjach kreatywnych właściciel firmy bardziej martwi się o rozwiązanie problemów klienta niż o to, ile czasu to zajmuje.Jednak w kancelariach prawnych sytuacja jest inna. Gdy firma ma 30 prawników z stawką godzinową 200$, ważne jest zrozumienie, jak ich czas jest rozdzielany i na jakie projekty jest wydawany, prawda? W tym przypadku typowe zadania wymagają szczegółowego śledzenia godzin dla lepszego planowania, oceny wydajności i optymalizacji kosztów.
Opór zespołu
Wdrażanie śledzenia czasu może wywołać negatywne reakcje w zespole. Zarząd rozumie wartość takiego monitorowania, ale kiedy dochodzi do wdrożenia, opór zespołu jest nieunikniony. Niektórzy pracownicy mogą postrzegać to jako formę dodatkowej kontroli, podczas gdy inni mogą widzieć w tym zbędną biurokrację.
Trudności z ręcznym wprowadzaniem danych
Śledzenie czasu zazwyczaj zaczyna się od arkuszy kalkulacyjnych w Excelu. Oznacza to, że pracownicy muszą pracować w jednym programie, podczas gdy ręcznie aktualizują dane o przepracowanych godzinach w innym. Takie podejście komplikuje już i tak trudny proces wdrażania śledzenia godzinowego.
Brak osoby odpowiedzialnej za wdrożenie
Bez osoby odpowiedzialnej za proces wdrożenia integracja szybko wymyka się spod kontroli. W ciągu tygodnia wiele osób zaczyna wprowadzać godziny z pamięci w każdy piątek. To zmniejsza dokładność i efektywność ogólnego śledzenia. Dlatego upewnij się, że jest ktoś, kto będzie monitorować przestrzeganie nowych zasad, nieustannie nadzorować i raportować wyniki.
Jak skutecznie wdrożyć śledzenie czasu
Ustal jasne zasady i zapewnij komunikację
Wdrożenie śledzenia czasu wymaga woli politycznej ze strony zarządu. Najpierw wyjaśnij cele śledzenia czasu zespołowi. Podkreśl, że ma na celu zwiększenie efektywności projektu, a nie kontrolę zespołu.Stwórz jasny plan z zasadami dla wszystkich członków zespołu. Na przykład, zdefiniuj, które typy zadań należy śledzić i jak to zrobić przy użyciu wybranego narzędzia. Zapewnij regularne informacje zwrotne i dziel się z zespołem informacjami o sukcesach wdrożenia.
Przydziel osobę odpowiedzialną za wdrożenie
Powinna być osoba odpowiedzialna za wdrożenie śledzenia czasu. Do jej obowiązków powinno należeć przypominanie zespołowi o śledzeniu czasu i regularne monitorowanie rejestrowanego czasu zgodnie z planem.
Minimalizuj zbędne działania
Śledzenie czasu powinno odbywać się w tym samym narzędziu, w którym zespół rejestruje zadania. Unikaj przełączania się między narzędziami, aby nie komplikować procesu niepotrzebnie.
Rozważ usługi zarządzania projektami z wbudowanym trackerem czasu, takie jak Worksection. Worksection ma wbudowany stoper, który umożliwia łatwe rozpoczęcie śledzenia czasu. Jeśli używasz innych produktów, takich jak Asana, Jira lub Trello, musisz ustawić integracje lub wtyczki, takie jak TimeDoctor lub Hourly.
Zrewiduj system motywacyjny
Aby utrzymać zainteresowanie zespołu w dokładnym raportowaniu godzin pracy, warto przejść od obowiązkowego wprowadzania godzin (PUSH) do zachęt (PULL), tworząc system motywacyjny. Można to osiągnąć, wiążąc płatności stawki z przepracowanymi godzinami.
W biznesie usługowym standard przemysłowy to śledzenie 120 godzin z 160 godzin roboczych w miesiącu.
System motywacyjny może wyglądać następująco:
Pracownik, który zrealizuje normę 120 godzin, otrzymuje pełną stawkę. Przy mniejszej liczbie godzin dochód maleje, a za pracę w nadgodzinach, np. 130 godzin, przewidziano niewielką premię. Premia powinna być umiarkowana, a kara za niedostateczną wydajność znacząca.
Jest to konieczne, aby pracownik spełnił normy, ale nie pracował zbyt wiele i się nie wypalił.
Buduj nawyk i wdrażaj stopniowo
Ważne jest, aby wdrażać nowe narzędzie stopniowo. W pierwszym miesiącu ustal stosunkowo prosty cel — śledzić co najmniej 60 godzin z 120, dając zespołowi czas na adaptację. Osoba odpowiedzialna za wdrożenie powinna codziennie sprawdzać wpisy godzinowe przez pierwsze tygodnie.
Zalety wdrożenia śledzenia czasu
Wdrożenie śledzenia czasu pomaga ocenić efektywność pracy i zwiększyć rentowność biznesu:
- Dokładna ocena kosztów usług. Dane o przepracowanym czasie pozwalają na dokładne obliczenia kosztów usług.
- Poprawna stawka dla klientów. Dzięki śledzeniu czasu, firma może dokładniej ustawić stawki godzinowe dla klientów.
- Wybór rentownych projektów. Zgromadzone dane pomagają ocenić, które projekty przynoszą większy zysk i wybierać te najbardziej korzystne.
- Wsparcie wydajności zespołu. Śledzenie czasu zapobiega przeciążeniu, umożliwiając równomierne rozłożenie zadań i uniknięcie wypalenia.
- Zwiększenie marży. Analizując koszty czasu i ogólne wydatki, można optymalizować zasoby i zwiększać marżę.
Jak odpowiednia ewidencja zwiększa marżę
Śledzenie czasu pomaga lepiej zarządzać projektami i zwiększa marżę agencji. Kiedy biznes wie, ile czasu wydaje na zadania, może dokładnie wycenić usługi i uzasadnić je klientom w razie potrzeby.Na przykład, jeśli specjalista SMM spędza więcej czasu na realizacji projektu niż oczekiwano, firma może wyjaśnić klientowi przyczyny na podstawie rzeczywistej liczby przepracowanych godzin.
Jak zwiększyć marżę zysku firmy usługowej — obejrzyj na YouTube 
Obliczanie wewnętrznych i zewnętrznych stawek
Aby prawidłowo obliczyć stawkę, należy odróżnić dwa rodzaje godzin roboczych:
- Godziny płatne — czas poświęcony na pracę w projekcie klienta, za który otrzymujesz wynagrodzenie.
- Godziny niepłatne — wewnętrzne spotkania, szkolenia, prace administracyjne, które nie generują bezpośrednio zysku.
To godziny płatne są źródłem zysku dla firmy. Dlatego przy obliczaniu wewnętrznej stawki kluczowe jest znanie ich dokładnej liczby.
- Stawka wewnętrzna — to koszt jednej godziny pracy agencji uwzględniający wynagrodzenia pracowników i ogólne wydatki.
Uzyskana stawka wewnętrzna pokazuje, ile kosztuje godzina pracy agencji. Innymi słowy, przy tej stawce agencja będzie działać na poziomie rentowności.
- Stawka zewnętrzna — to stawka, którą agencja nalicza klientowi. Jest obliczana na podstawie stawki wewnętrznej z uwzględnieniem pożądanej marży.
Typowe błędy w obliczaniu zewnętrznej stawki firmy
Błąd 1 Nie wszystkie koszty są uwzględnione w ogólnych wydatkach
Czasami nie wszystkie wydatki są brane pod uwagę w ogólnych wydatkach. Zapominanie o fakturach za oprogramowanie, budżetach marketingowych czy płatnościach za utrzymanie prowadzi do niedoszacowania ogólnych wydatków, co z kolei obniża zarówno stawki wewnętrzne, jak i zewnętrzne.W rezultacie wydaje się, że można sprzedawać swoje usługi po niższej cenie niż konkurencja, nie tracąc na marży.
Błąd 2 Nie zrozumienie rzeczywistej liczby godzin płatnych
Ważne jest, aby firma dokładnie obliczała nie tylko ogólne wydatki, ale także znała ile godzin zespół faktycznie spędza na projektach klientów. Dopiero po tym można obliczyć stawkę zewnętrzną i wysłać faktury do klientów.
Niepoprawne obliczanie stawki zewnętrznej
Posługując się przykładem właściciela agencji cyfrowej, pokażemy konsekwencje obliczania stawki zewnętrznej bez uwzględnienia rzeczywistych godzin. To tylko hipotetyczny przykład. Ważne jest zrozumienie, że dane będą się różnić w zależności od firmy.
Załóżmy, właściciel zakłada, że zespół 5 pracowników pracuje standardowe 160 godzin miesięcznie. Łączne wynagrodzenia i ogólne wydatki wynoszą 10,000$, a całkowita liczba godzin to 800 (5 osób × 160 godzin = 800 godzin). Na podstawie tych danych otrzymujemy:
Jednak właścicielowi brakuje informacji o rzeczywistym banku czasu— liczbie godzin poświęconych na pracę. Tak więc ta liczba jest znacznie niższa niż prawdziwa stawka wewnętrzna.
Na przykład, agencja wdrożyła śledzenie czasu z celem 120 rejestrowanych godzin miesięcznie (zarówno płatnych, jak i niepłatnych). To standard przemysłowy, aby utrzymać efektywność, unikając wypalenia zespołu z powodu nadmiernego stresu. W rezultacie okazało się, że zespół w rzeczywistości spędza tylko 100 godzin miesięcznie na projektach klientów.
Ostatecznie całkowita liczba godzin płatnych wynosi 500 (5 osób × 100 godzin = 500 godzin). Tylko godziny płatne mają znaczenie przy obliczaniu stawki wewnętrznej, ponieważ generują dochód dla firmy. Tak więc, rzeczywista stawka wewnętrzna będzie wynosić:
W związku z tym, używając źle obliczonej liczby 12.5$ zamiast rzeczywistej 20$, przy pożądanej marży 30%, agencja ustawia niską stawkę zewnętrzną.
Jak widać, taka stawka nie pokryje wszystkich wydatków firmy w naszym przykładzie, a biznes działa ze stratą. Dlatego agencja cyfrowa musiała zacząć rejestrować zarówno godziny płatne, jak i niepłatne, aby czerpać zyski z realizowanych projektów.
W zależności od obliczeń, firma może działać na poziomie rentowności, mieć niskie marże lub być całkowicie nierentowna. Wszystkie wskaźniki są indywidualne. Prawidłowe obliczenie wewnętrznej stawki pozwala na ocenę rentowności projektów i podejmowanie działań w celu ich optymalizacji.
Worksection — Kompas do zwiększania rentowności
Wdrażanie śledzenia godzinowego jest wyzwaniem, ale firmy, które podejmują ten krok, zyskują znacznie większą kontrolę nad swoim biznesem. Worksection to skuteczne narzędzie do takich zadań, ponieważ pozwala standaryzować pracę i gromadzić dane o czasie poświęconym.
Pomaga to lepiej zrozumieć wydajność zespołu, ocenić, którzy klienci przynoszą zyski, a którzy nie, i dążyć do rentowności i wzrostu.
Dalej w linku, na przykładzie agencji cyfrowej, pokażemy, jak ustawić efektywne śledzenie czasu w Worksection i unikać typowych błędów.