As empresas de serviços em estágios iniciais de desenvolvimento costumam operar de maneira caótica e sem controle adequado de recursos. Isso se manifesta tipicamente na ausência de processos sistemáticos e monitoramento de tempo. Neste material, iremos explicar como implementar uma abordagem sistemática nas operações de um negócio de serviços e na contabilidade de recursos do zero, usando uma agência digital fictícia como exemplo.
Inicialmente, todo o trabalho da agência era discutido em chats de trabalho. Projetos de clientes podiam não ter uma estrutura clara. A coordenação e os ajustes levavam muito tempo, e mudanças adicionais do cliente não eram documentadas. Eventualmente, o proprietário percebeu que um rastreador de tarefas era necessário para o funcionamento eficiente da equipe, onde todos os projetos e tarefas seriam armazenados. Portanto, a empresa implementou Worksection para centralizar os processos de trabalho.
Benefícios da Implementação de um Rastreador de Tarefas
- Padronização. O gerente cria e configura projetos padrão no sistema uma vez, que são utilizados posteriormente e economizam tempo.
- Centralização de Dados. Não há mais necessidade de monitorar constantemente o status da tarefa em chats de equipe. Todas as informações sobre o trabalho da empresa são armazenadas em um só lugar. Ele mostra quem fez o quê e em que estão trabalhando atualmente.
- Transparência nas interações com os clientes. Incluir os clientes nos projetos aumenta sua lealdade e simplifica o processo de aprovação.
Por que o Monitoramento de Tempo é Necessário
Priorizando Clientes
Quando você gerencia projetos de clientes, diferentes clientes exigem diferentes quantidades de atenção e tempo — o principal recurso da agência. O monitoramento de tempo ajuda a entender o número real de horas que você investe em projetos e ajuda a avaliar sua rentabilidade.
Por exemplo, A Empresa A é o maior cliente da agência digital. No entanto, a Empresa A também demanda muito tempo para revisões adicionais e micromanagement. Como resultado, em vez das 80 horas vendidas ao cliente, a equipe gasta 120 horas no projeto, mas essas 40 horas adicionais permanecem não documentadas. Assim, mesmo à primeira vista, um “cliente lucrativo” pode, na verdade, gerar prejuízos para a agência.
Controle do Tempo da Equipe
Em empresas de serviços, cada hora de trabalho dos funcionários afeta a rentabilidade do negócio. Afinal, 70 – 80% das despesas são salários da equipe.
Enquanto há um fluxo constante de clientes, especialmente com assinaturas e pagamentos regulares, margens de projeto baixas podem não ser óbvias. No entanto, quando os pedidos diminuem, por exemplo, devido a uma desaceleração em marketing ou vendas, os problemas se tornam evidentes. Os pagamentos dos funcionários permanecem estáveis, enquanto a nova renda é insuficiente para cobrir as perdas.
Consciência da Necessidade de Monitoramento de Tempo
Compreender quanto tempo e em que o time gasta permite uma alocação de recursos mais eficiente. Isso ajuda a calcular a taxa interna correta e, ao adicionar a margem alvo, vender o tempo da agência em termos favoráveis.
O monitoramento de tempo também responde às seguintes perguntas:
- Quanto tempo a equipe pode alocar para projetos de clientes a cada mês? Isso efetivamente significa qual é o “banco de horas” que a empresa possui.
- Quanto tempo a equipe realmente gasta em projetos de clientes? Para verificar a conformidade entre os números reais e os indicados nas faturas dos clientes.
- Qual é o custo por hora de trabalho da empresa? Para descobrir a taxa interna que leva em consideração todas as despesas da agência e permite operar no ponto de equilíbrio.
Desafios da Implementação do Monitoramento de Tempo
Nem todos os negócios realmente precisam de monitoramento de tempo
Primeiramente, nem todos os negócios requerem monitoramento de tempo. A necessidade depende do tipo de empresa. Por exemplo, em agências criativas, o proprietário da empresa está mais preocupado em resolver os problemas do cliente do que com quanto tempo isso leva.No entanto, em escritórios de advocacia, a situação é diferente. Quando uma empresa tem 30 advogados com uma taxa horária de $200, é importante entender como seu tempo é distribuído e em quais projetos está sendo gasto, não é? Nesse caso, tarefas típicas exigem um rastreamento detalhado de horas para melhor planejamento, avaliação de desempenho e otimização de custos.
Resistência da Equipe
A implementação do monitoramento de tempo pode provocar reações negativas na equipe. A gestão entende o valor desse rastreamento, mas quando se trata de implementação, a resistência da equipe é inevitável. Alguns trabalhadores podem perceber isso como uma forma de controle adicional, enquanto outros podem vê-lo como uma burocracia desnecessária.
Dificuldades com a Inserção Manual de Dados
O monitoramento de tempo geralmente começa com folhas de ponto no Excel. Isso significa que os funcionários têm que trabalhar em um programa enquanto atualizam manualmente os dados sobre as horas gastas em outro. Essa abordagem complica um processo já desafiador de implementação de rastreamento por horas.
Falta de uma Pessoa Responsável pela Implementação
Sem uma pessoa responsável pelo processo de implementação, a integração rapidamente sai de controle. Dentro de uma semana, muitos começam a inserir horas de memória toda sexta-feira. Isso reduz a precisão e a eficácia geral do rastreamento. Portanto, certifique-se de que haja alguém que monitorará a adesão às novas regras, monitorará constantemente e reportará os resultados.
Como Implementar com Sucesso o Monitoramento de Tempo
Defina Regras Claras e Garanta Comunicação
A implementação do monitoramento de tempo requer vontade política da gestão. Primeiro, explique os objetivos do monitoramento de tempo para a equipe. Enfatize que visa aumentar a eficiência do projeto, e não controlar a equipe.Crie um plano claro com regras para todos os membros da equipe. Por exemplo, defina quais tipos de tarefas precisam ser rastreadas e como fazer isso utilizando a ferramenta escolhida. Forneça feedback regular e compartilhe informações com a equipe sobre o sucesso da implementação.
Atribua uma Pessoa Responsável pela Implementação
Deve haver alguém responsável pela implementação do monitoramento de tempo. Suas funções devem incluir lembrar a equipe sobre o monitoramento de tempo e monitorar regularmente o tempo rastreado de acordo com o plano.
Minimize Ações Desnecessárias
O monitoramento de tempo deve ocorrer dentro da mesma ferramenta onde a equipe registra as tarefas. Evite a troca entre ferramentas para não complicar desnecessariamente o processo.
Considere serviços de gerenciamento de projetos com um rastreador de tempo integrado, como o Worksection. Worksection possui um temporizador embutido que permite iniciar o rastreamento de tempo facilmente. Se você usar outros produtos, como Asana, Jira ou Trello, será necessário configurar integrações ou plugins, como TimeDoctor ou Hourly.
Revise o Sistema de Motivação
Para manter a equipe interessada em relatar com precisão as horas trabalhadas, é interessante fazer a transição de entrada obrigatória de horas (PUSH) para incentivos (PULL), criando um sistema de motivação. Isso pode ser alcançado vinculando pagamentos de taxas às horas trabalhadas.
No setor de serviços, o padrão da indústria é rastrear 120 horas de 160 horas trabalhadas em um mês.
O sistema de motivação pode ser assim:
Um funcionário que completa a norma de 120 horas recebe a taxa inteira. Para menos horas, a renda diminui, e para horas extras, como 130 horas, um pequeno bônus é fornecido. O bônus deve ser moderado, e a penalização por desempenho abaixo da norma deve ser significativa.
Isso é necessário para que o funcionário atenda à norma, mas não trabalhe demais e se esgote.
Crie um Hábito e Integre Gradualmente
É importante implementar a nova ferramenta gradualmente. No primeiro mês, defina uma meta relativamente simples — rastrear pelo menos 60 horas de 120, dando tempo à equipe para se adaptar. A pessoa responsável pela implementação deve verificar as entradas de horas diariamente nas primeiras semanas.
Benefícios da Implementação do Monitoramento de Tempo
A implementação do monitoramento de tempo ajuda a avaliar a eficiência do trabalho e aumentar a rentabilidade do negócio:
- Avaliação Precisa dos Custos dos Serviços. Os dados sobre o tempo gasto permitem cálculos precisos dos custos dos serviços.
- Taxa Correta para os Clientes. Graças ao monitoramento de tempo, a empresa pode definir taxas horárias para clientes com mais precisão.
- Escolha de Projetos Lucrativos. Os dados coletados ajudam a avaliar quais projetos trazem mais lucro e escolher os mais vantajosos.
- Suporte à Produtividade da Equipe. O monitoramento de tempo evita sobrecargas, permitindo uma distribuição equilibrada das tarefas e evitando o burnout.
- Aumento da Margem. Ao analisar os custos de tempo e despesas gerais, os recursos podem ser otimizados e a margem aumentada.
Como a Contabilidade Adequada Aumenta a Margem
A contabilidade do tempo ajuda a gerenciar melhor os projetos e aumenta a margem da agência. Quando um negócio sabe quanto tempo gasta em tarefas, pode precificar serviços com precisão e justificá-los aos clientes quando necessário.Por exemplo, se um especialista em SMM gasta mais tempo para executar um projeto do que o esperado, a empresa pode explicar ao cliente os motivos com base no número real de horas trabalhadas.
Como Aumentar a Margem de Lucro de um Negócio de Serviços — assista no YouTube 
Calculando Taxas Internas e Externas
Para o correto cálculo da taxa, é necessário distinguir entre dois tipos de horas trabalhadas:
- Horas Faturáveis — tempo gasto trabalhando em um projeto de cliente pelo qual você recebe pagamento.
- Horas Não Faturáveis — reuniões internas, treinamentos, trabalho administrativo que não gera lucro diretamente.
São as horas faturáveis que são a fonte de lucro para a empresa. Portanto, ao calcular a taxa interna, é crucial saber seu número exato.
- Taxa Interna — é o custo de uma hora de trabalho da agência considerando salários e despesas gerais dos funcionários.
A taxa interna resultante mostra quanto custa uma hora de trabalho para a agência. Em outras palavras, a essa taxa, a agência operará no ponto de equilíbrio.
- Taxa Externa — é a taxa que a agência cobra do cliente. Ela é calculada com base na taxa interna considerando a margem desejada.
Erros Típicos no Cálculo da Taxa Externa da Empresa
Erro 1 Nem todos os custos são contabilizados nas despesas gerais
Às vezes, nem todas as despesas são levadas em consideração nas despesas gerais. Esquecer faturas de software, orçamentos de marketing ou pagamentos de manutenção leva a despesas gerais subestimadas, o que, por sua vez, diminui tanto a taxa interna quanto a externa.Como resultado, parece que você pode vender seus serviços a um preço mais baixo do que os concorrentes sem perder margem.
Erro 2 Não entender o número real de horas faturáveis
É importante para a empresa calcular com precisão não apenas as despesas gerais, mas também saber quantas horas a equipe realmente gasta em projetos de clientes. Somente após isso a taxa externa pode ser calculada e faturas enviadas aos clientes.
Cálculo Incorreto da Taxa Externa
Usando o exemplo de um proprietário de agência digital, vamos mostrar as consequências de calcular a taxa externa sem considerar as horas reais. Este é apenas um exemplo hipotético. É importante entender que os dados variarão de empresa para empresa.
Suponha, que o proprietário presume que a equipe de 5 funcionários trabalha as 160 horas padrão por mês. O total de salários e despesas gerais é de $10.000, e o número total de horas é de 800 (5 pessoas × 160 horas = 800 horas). Com esses números, obtemos:
No entanto, o proprietário não possui informações sobre o banco de horas real—o número de horas gastas no trabalho. Assim, esse número é significativamente menor do que a verdadeira taxa interna.
Por exemplo, a agência implementou o monitoramento de tempo com uma meta de 120 horas rastreadas por mês (tanto faturáveis quanto não faturáveis). Este é o padrão da indústria para manter eficiência enquanto evita o burnout da equipe por pressão excessiva. Como resultado, constatou-se que a equipe realmente gasta apenas 100 horas por mês em projetos de clientes.
Assim, o número total de horas faturáveis é 500 (5 pessoas × 100 horas = 500 horas). Somente as horas faturáveis são importantes para o cálculo da taxa interna, pois elas geram receita para a empresa. Assim, a verdadeira taxa interna será:
Portanto, usando o número incorretamente calculado de $12,5 em vez do real de $20, com uma margem desejada de 30%, a agência define uma taxa externa baixa.
Como você pode ver, tal taxa não cobrirá todas as despesas da empresa em nosso exemplo, e o negócio opera com prejuízo. Portanto, a agência digital precisava começar a registrar horas faturáveis e não faturáveis para lucrar com os projetos implementados.
Dependendo de seus cálculos, a empresa pode operar no ponto de equilíbrio, ter margens baixas ou ser completamente não lucrativa. Todos os indicadores são individuais. O cálculo correto da taxa interna permite avaliar a rentabilidade dos projetos e tomar ações para otimizá-los.
Worksection — Uma Bússola para Aumentar a Lucratividade
A implementação do rastreamento por horas é desafiadora, mas as empresas que dão esse passo ganham significativamente mais controle sobre seus negócios. Worksection é uma ferramenta eficaz para tais tarefas, pois permite padronizar o trabalho e acumular dados sobre o tempo gasto.
Isso ajuda a entender melhor a produtividade da equipe, avaliar quais clientes trazem lucro e quais não trazem, e avançar em direção à lucratividade e ao crescimento.
Mais adiante no link, usando o exemplo de uma agência digital, mostraremos como configurar um monitoramento de tempo eficaz no Worksection e evitar erros comuns.