Қызмет көрсету компанияларының даму кезеңінің басында олар хаотикалық түрде жұмыс істейді және ресурстарды тиісті бақылаусыз басқарады. Бұл, әдетте, жүйелі процестер мен уақытты бақылаудың болмауымен көрініс табады. Бұл материалда біз қызмет көрсету бизнесінің операциялары мен ресурстарды есепке алуды қалай жүйелі тәсілмен енгізуге болатынын қиялдағы цифрлық агенттіктің мысалында түсіндіреміз.
Алғашында агенттіктің жұмысы жұмыс чаттарында талқыланды. Клиент жобаларына анық құрылым жетіспеуі мүмкін. Келісімдер мен түзетулерді енгізу көп уақытты алады, ал клиенттен қосымша өзгерістер құжатталмаған. Соңында, иесі команда үшін барлық жобалар мен тапсырмаларын сақтайтын тапсырма трекері қажеттілігін түсінді. Сондықтан компания жұмыс процестерін орталықтандыру үшін Worksection бағдарламасын енгізді.
Тапсырма трекерін енгізудің артықшылықтары
- Стандарттау. Менеджер жүйеде стандартты жобаларды бір рет жасап, конфигурациялайды, олар кейінірек пайдаланылады және уақытты сақтайды.
- Деректерді орталықтандыру. Команда чаттарында тапсырмалардың мәртебесін үнемі бақылаудың қажеті жоқ. Компанияның жұмысы туралы барлық ақпарат бір жерде сақталады. Ол кім не істегені мен қазіргі уақытта немен айналысып жатқанын көрсетеді.
- Транспаренттілік клиенттермен өзара әрекеттесуде. Клиенттерді жобаларға қатыстыру олардың адалдығын арттырады және келісім процесін жеңілдетеді.
Неліктен уақытты бақылау қажет
Клиенттерді Приориттеу
Клиент жобаларын басқарғанда, әртүрлі клиенттер әртүрлі көңіл бөлуді және уақытты қажет етеді — агенттіктің негізгі ресурсы. Уақытты бақылау жобаларға қанша ақиқат сағат жұмсалғанын түсінуге көмектеседі және олардың пайдалығын бағалауға көмектеседі.
Мысалы, Компания А — цифрлық агенттіктің ең ірі клиенті. Алайда, Компания А қосымша түзетулер мен микроманagement үшін көп уақыт алады. Нәтижесінде, клиентке 80 сағат сатылғанының орнына, команда жобаның үстінде 120 сағат жұмсайды, бірақ бұл қосымша +40 сағат құжатталмаған. Сондықтан, алғашқы көзқарасқа қарамастан, “пайдалы клиент” агенттікке шығын келтіруі мүмкін.
Командалық Уақыт Бақылауы
Қызмет көрсету компанияларында, әрбір қызметкердің жұмыс уақыты бизнестің пайдасына әсер етеді. Себебі, шығынның 70 – 80% команда жалақысының үлесінде.
Клиенттердің тұрақты ағыны болса, әсіресе жазылымдар мен тұрақты төлемдермен, жоба маржалары төмен болуы мүмкін. Дегенмен, тапсырыстар азайғанда, мысалы маркетинг немесе сатудағы баяулау кезінде, мәселелер айқын түрде көрініс табады. Қызметкерлердің төлемдері тұрақты қалады, ал жаңа табыс шығындарды жабуға жеткіліксіз.
Уақытты бақылау қажеттілігінің түсінуі
Команда қанша уақытты және неге жұмсайтынын түсіну ресурстарды тиімдірек бөлуді қамтамасыз етеді. Бұл дұрыс ішкі ставканы есептеуге көмектеседі, ал мақсатты маржаны қосу арқылы агенттіктің уақытын тиімді шарттарда сатуға болады.
Уақытты бақылау мынадай сұрақтарға да жауап береді:
- Команда клиент жобаларына әр айда қанша уақыт бөліп отыр? Бұл компанияның қандай “уақыт банкіне” ие екенін білдіреді.
- Команда клиент жобаларына қанша уақыт жұмсайды? Нақты көрсеткіштердің клиенттік шот-фактураларында көрсетілгендермен сәйкестігін тексеру үшін.
- Компанияның жұмысының бір сағаттық құны қанша? Агенттіктің барлық шығындарын ескеретін және теңдестірілген шарттарда жұмыс істеуге мүмкіндік беретін ішкі ставканы білу үшін.
Уақытты бақылауды жүзеге асырудың қиындықтары
Барлық бизнес уақытты бақылауды қажет етпейді
Біріншіден, барлық бизнес уақытты бақылауды талап етпейді. Қажеттілік компанияның түріне байланысты. Мысалы, шығармашылық агенттіктерде бизнес иесі клиент проблемаларын шешумен айналысады, қанша уақыт жұмсалатынына қарамай.Дегенмен, заңгерлік фирмаларда жағдай басқаша. Компанияда сағаттық төлемі $200 болатын 30 заңгер болғанда, олардың уақытын қалай бөлетінін және қай жобаларға жұмсалатынын түсіну маңызды, солай емес пе? Бұл жағдайда, типтік тапсырмаларды жақсы жоспарлау, нәтижелерді бағалау және шығындарды оңтайландыру үшін жеке сағаттарды дәл бақылау қажет.
Команда Кедергісі
Уақытты бақылауды жүзеге асыру командада теріс реакциялардың туындауына себеп болуы мүмкін. Басқару мұндай бақылаудың маңыздылығын түсінеді, бірақ енгізілу кезеңінде команда кедергісі сөзсіз болады. Кейбір қызметкерлер мұны қосымша бақылаудың түрі ретінде қабылдауы мүмкін, ал басқалары мұны қажетсіз бюрократия ретінде көреді.
Қолмен Деректер Кіргізудегі Қиындықтар
Уақытты бақылау әдетте Excel-дегі уақыт парақтарынан басталады. Бұл қызметкерлердің бір бағдарламамен жұмыс істеп, екінші бағдарламада жұмсалған сағаттар туралы деректерді қолмен жаңартуы қажет екенін білдіреді. Бұл тәсіл сағаттық бақылауды енгізуді қиындайды.
Жүзеге Асырған Жауапты Адамның Жоқтығы
Жүзеге асыру процесі үшін жауапты адамсыз интеграция тез бақылаудан шығып кетеді. Бір апта ішінде көптеген адамдар әр жексенбіде сағаттарды жадынан енгізе бастайды. Бұл дәлдікті және жалпы бақылаудың тиімділігін төмендетеді. Сондықтан, жаңа ережелерге күтім жасайтын, тұрақты бақылап, нәтижелерді есеп беретін біреудің бар екеніне көз жеткізіңіз.
Уақытты бақылауды табысты енгізу жолдары
Анық Ережелер Орнатыңыз және Байланысты Қамтамасыз Етіңіз
Уақытты бақылау енгізу басқарудан саяси ерік-жігерді талап етеді. Алдымен, уақтты бақылаудың мақсаттарын командаға түсіндіріңіз. Оның жобаның тиімділігін арттыруға бағытталғанын, команданы бақылауға алу емес екенін атап өтіңіз.Команда мүшелері үшін ережелермен айқын жоспар жасаңыз. Мысалы, бақылауды қажет ететін тапсырма түрлерін анықтаңыз және оны қалай жасау қажеттілігін көрсетіңіз. Тұрақты кері байланыс беріп, жүзеге асырудың табыстары туралы командамен ақпарат бөлісіңіз.
Жүзеге Асырған Жауапты Адамды Тағайындау
Уақытты бақылауды жүзеге асыру үшін жауапты адам болуы керек. Оның міндеттері командаға уақытты бақылау туралы ескерту және жоспар бойынша бip қалыпты аудит жүргізу болып табылады.
Қажетсіз Әрекеттерді Азайтыңыз
Уақытты бақылау команда тапсырмаларын тіркейтін сол құралда жүзеге асырылуы керек. Процесті қажетсіз қиындамау үшін құралдар арасында ауысудан аулақ болыңыз.
Worksection сияқты интеграцияланған уақыт трекері бар жобаны басқару қызметтерін қарастырыңыз. Worksection автоматты таймермен жабдықталған, ол уақытты бақылауға оңай бастауға мүмкіндік береді. Егер сіз Asana, Jira немесе Trello сияқты басқа өнімдерді қолдансаңыз, интеграцияларды немесе TimeDoctor немесе Hourly сияқты плагиндерді орнату қажет болады.
Мотивация Жүйесін Қарастырыңыз
Команданы жұмыс сағаттарын дәл көрсетуге қызықтыру үшін, міндетті сағаттарды енгізуден (PUSH) ынталандыруларға (PULL) көшу қолайлы, мотивация жүйесін құру. Бұл жұмыс сағаттарына төлемдерді байланыстыру арқылы жүзеге асырылуы мүмкін.
Қызмет көрсету бизнесінде, индустриялық стандарт айына 160 жұмыс сағатынан 120 сағатты бақылау.
Мотивация жүйесі былай көрінуі мүмкін:
120 сағат нормасын орындаған қызметкер толық ставка алады. Аз сағат үшін кіріс төмендейді, ал 130 сағат секілді қосымша жұмыс үшін шағын бонус беріледі. Бонус таңғажайып болуы тиіс, ал төмен өнімділік үшін жаза айқын болуы қажет.
Бұл қызметкер нормаларды орындауына, бірақ артықшылықтан ескерту мен жоғары достыққа жете алмайды.
Әдет Құру және Пайдалануды БірТіндеп Инеграциялаңыз
Жаңа құралды жекелеп енгізу маңызды. Бірінші айда салыстырмалы түрде оңай міндет қойыңыз — 120-дан кемінде 60 сағатты бақылау, командаға бейімделуге уақыт беріңіз. Жүзеге асыру үшін жауапты адам алғашқы апталарда күнделікті сағаттарды тексеруі керек.
Уақытты бақылаудың артықшылықтары
Уақытты бақылауды жүзеге асыру жұмыс тиімділігін бағалауға және бизнес пайдасын арттыруға көмектеседі:
- Қызметтердің Дәл Құнын Бағалау. Жұмсалған уақыт туралы деректер қызмет құнын дәл есептеуге мүмкіндік береді.
- Клиенттерге Дұрыс Ставканы Қою. Уақытты бақылаудың арқасында, компания клиенттер үшін сағаттық ставкаларды дәлірек қоя алады.
- Пайдалы Жобаларды Таңдау. Жиналған деректер қай жобалар көп пайда әкелетінін бағалауға және ең тиімділерін таңдауға көмектеседі.
- Команда Өнімділігін Қолдау. Уақытты бақылау артықшылығын болдырмауға мүмкіндік береді, тапсырмаларды теңгеде таратады және күйзелістен сақтайды.
- Маржаны Арттыру. Уақыт шығыстарын және артық шығындарды талдай отырып, ресурстарды оңтайландырып, маржаны арттыруға болады.
Дұрыс есептеу маржаны арттырады
Уақытты есептеужобаларды жақсы басқаруға және агенттіктің маржасын арттыруға көмектеседі. Кәсіпорынның тапсырмаларға қанша уақыт жұмсайтынын білгенде, ол қызметтерін нақты бағалап, қажет болған жағдайда клиенттерге дәлелдей алады.Мысалы, SMM маманы жобаны орындауға күтілгеннен көп уақыт жұмсайтын болса, компания клиентке қанша сауатты жұмыс істегені туралы негіздерімді түсіндіре алады.
Қызмет көрсету бизнесінің пайда маржасын қалай арттыруға болады — YouTube-та қараңыз 
Ішкі және Сыртқы Ставкаларды Есептеу
Ставкаларды дұрыс есептеу үшін екі жұмыс сағаты түрін ажырату қажет:
- Төленетін Сағаттар — клиент жобасындағы жұмысқа жұмсалған уақыт, оған үшін сіз төлем аласыз.
- Төленбейтін Сағаттар — үнемі жиналған кездесулер, оқыту, пайда тудырмайтын әкімшілік жұмыс.
Төленетін сағаттар компанияның пайда көзі болып табылады. Сондықтан, ішкі ставканы есептегенде, олардың нақты саны туралы білу өте маңызды.
- Ішкі Ставка — агенттіктің жұмыс сағатының құны, қызметкерлер жалақысын және артық шығындарды ескере отырып.
Алынған ішкі ставка агенттік жұмыс уақытының құнын көрсетеді. Басқаша айтқанда, осы ставка бойынша агенттік теңдестірілген шарттарда жұмыс істейді.
- Сыртқы Ставка — агенттіктің клиенттен алынатын ставкасы. Ол ішкі ставка негізінде есептеледі, қажетті маржа ескеріледі.
Компанияның Сыртқы Ставкасын Есептеуде Типтік Қателер
Қате 1 Барлық шығындар артық шығындарға ескерілуі керек
Кейде барлық шығындар артық шығындарға есептелмейді. Бағдарламалық қамтамасыз ету шоттарының, маркетинг бюджеттерінің немесе күтім төлемдерін ескермеу артық шығындардың төмендеуіне әкеледі, бұл ішкі және сыртқы ставкалардың төмендеуіне әсер етеді.Нәтижесінде, бәсекелестерден төмен бағаға қызметтеріңізді сатуға болатын сияқты көрінеді, маржаңызды жоғалтпай.
Қате 2 Төленетін сағаттардың нақты санын түсінбеу
Бизнес үшін артық шығындарды ғана емес, сонымен қатар команданың клиент жобаларына қанша уақыт жұмсайтынын дәлірек есептеу маңызды. Тек содан кейін сыртқы ставка есептеліп, клиенттерге шот-фактуралар жіберіледі.
Сыртқы Ставканы Дұрыс Есептемеу
Цифрлық агенттік иесінің мысалында біз нақты сағаттарды ескермей сыртқы ставканы есептеудің салдарын көрсетуге тырысамыз. Бұл тек гипотетикалық мысал. Компанияларға қатысты деректер түрленуі тиіс.
Мысалы, ие 5 қызметкердің стандартты 160 сағат жұмыс істейтінін есептейді. Жалақы мен артық шығындардың жалпы сомасы $10,000, ал сағаттарының жалпы саны 800 (5 адам × 160 сағат = 800 сағат). Осы мәліметтерді пайдалана отырып, біз мынадайдарды аламыз:
Дегенмен, иесі нақты уақыт банкі — жұмсалған сағаттардың санын білмейді. Сондықтан, бұл сан шын мәнінде ішкі ставканың төменгі шегінен әлдеқайда төмен.
Мысалы, агенттік 120 бақыланатын сағаттардың мақсатын ескере отырып уақытты бақылауды енгізді (жұмыс істейтін және жұмыс істемейтін). Бұл команданың қажетіншіттемей жұмыс істеуіне және күйзеліске қажеттілікті болдырмау үшін тиімділікті сақтау үшін өнеркәсіп стандартын қалыптастырады. Нәтижесінде команда шын мәнінде клиент жобаларына тек 100 сағат жұмсайды.
Осылайша, жалпы төленетін сағаттар саны 500 (5 адам × 100 сағат = 500 сағат). Тек төленетін сағаттар ішкі ставканы есептеуде маңызды, себебі олар компанияға кіріс әкеледі. Осылайша, ішкі нақты ставка мынадай болады:
Сондықтан, дұрыс есептелген $12.5 баламасының орнына нақты $20-мен, қажетті маржа 30% болатын агенттік төмен сыртқы ставканы орнатады.
Көріп отырғаныңыздай, мұндай ставка компанияның барлық шығындарын жаба алмайды, және бизнес шығынмен жұмыс істейді. Сондықтан цифрлық агенттік төленетін және төленбейтін сағаттарды есепке алуға қайта кірісті.
Сіздің есептеуге байланысты, компания теңдестірілген шарттарда жұмыс істей алады, маржалары төмен болуы мүмкін немесе мүлдем әрекет ете алмайды. Барлық көрсеткіштер жеке болып табылады. Ішкі ставканы дұрыс есептеу жобалардың рентабелділігін бағалауға мүмкіндік береді және олардың оңтайландыру жөнінде шаралар қабылдауға көмектеседі.
Worksection — Пайданы Арттыру үшін Компас
Уақытты бақылауды енгізу қиын, бірақ бұл қадамды жасаған компаниялар бизнес бойынша айтарлықтай көбірек бақылауды алады. Worksection жұмыс стандарттауына және жұмсалған уақыт туралы деректерді жинауға мүмкіндік беретін тиімді құрал болып табылады.
Бұл команда өнімділігін жақсы түсінуге, қай клиенттердің пайда әкелетінін және қайсысының емес екенін бағалауға, табысты және өсуді арттыруға көмектеседі.
Сілтемеде, цифрлық агенттіктің мысалында, Worksection-да тиімді уақытты бақылауды қалай орнатуға болатынын және жиі кездесетін қателіктерді қалай болдырмауға болатынын көрсетеміз.