Las empresas de servicios en las primeras etapas de desarrollo a menudo operan de manera caótica y sin un control adecuado de los recursos. Esto se manifiesta típicamente en la ausencia de procesos sistemáticos y seguimiento del tiempo. En este material, explicaremos cómo implementar un enfoque sistemático en las operaciones de un negocio de servicios y en la contabilidad de recursos desde cero, utilizando una agencia digital ficticia como ejemplo.
Inicialmente, todo el trabajo de la agencia se discutía en chats de trabajo. Los proyectos de los clientes podían carecer de una estructura clara. La coordinación y la realización de ajustes tomaban mucho tiempo, y los cambios adicionales del cliente no se documentaban. Finalmente, el dueño se dio cuenta de que era necesario un rastreador de tareas para el funcionamiento eficiente del equipo, donde se almacenarían todos los proyectos y tareas. Por lo tanto, la empresa implementó Worksection para centralizar los procesos de trabajo.
Beneficios de implementar un rastreador de tareas
- Estandarización. El gerente crea y configura proyectos estándar en el sistema una vez, que luego se utilizan más tarde y ahorran tiempo.
- Centralización de datos. No es necesario monitorear constantemente el estado de las tareas en los chats del equipo. Toda la información sobre el trabajo de la empresa se almacena en un solo lugar. Muestra quién hizo qué y en qué están trabajando actualmente.
- Transparencia en las interacciones con los clientes. Involucrar a los clientes en los proyectos aumenta su lealtad y simplifica el proceso de aprobación.
Por qué el seguimiento del tiempo es necesario
Priorizando a los Clientes
Cuando gestionas proyectos de clientes, diferentes clientes requieren diferentes cantidades de atención y tiempo, el principal recurso de la agencia. El seguimiento del tiempo ayuda a entender el número real de horas que inviertes en proyectos y ayuda a evaluar su rentabilidad.
Por ejemplo, la Empresa A es el mayor cliente de la agencia digital. Sin embargo, la Empresa A también consume mucho tiempo para revisiones adicionales y micromanagement. Como resultado, en lugar de las 80 horas vendidas al cliente, el equipo gastó 120 horas en el proyecto, pero estas +40 horas adicionales permanecen sin documentar. Así, incluso a primera vista, un “cliente rentable” puede estar incurriendo en pérdidas para la agencia.
Control del Tiempo del Equipo
En las empresas de servicios, cada hora de trabajo de los empleados afecta la rentabilidad del negocio. Después de todo, el 70 – 80% de los gastos son salarios del equipo.
Si bien hay un flujo constante de clientes, especialmente con suscripciones y pagos regulares, los márgenes de proyecto bajos pueden no ser obvios. Sin embargo, cuando disminuyen los pedidos, por ejemplo, debido a un desaceleración en marketing o ventas, los problemas se hacen evidentes. Los pagos a los empleados permanecen estables, mientras que los nuevos ingresos son insuficientes para cubrir las pérdidas.
Conciencia de la Necesidad de Seguimiento del Tiempo
Entender cuánto tiempo y en qué se gasta el equipo permite una asignación de recursos más eficiente. Esto ayuda a calcular la tasa interna correcta, y al añadir el margen objetivo, vender el tiempo de la agencia en condiciones favorables.
El seguimiento del tiempo también responde a las siguientes preguntas:
- ¿Cuánto tiempo puede el equipo asignar a proyectos de clientes cada mes? Esto significa efectivamente qué “banco de tiempo” tiene la empresa.
- ¿Cuánto tiempo realmente gasta el equipo en proyectos de clientes? Para verificar la alineación de las cifras reales con las que se indican en las facturas de los clientes.
- ¿Cuál es el costo por hora del trabajo de la empresa? Para averiguar la tasa interna que tiene en cuenta todos los gastos de la agencia y permite operar sin pérdidas.
Desafíos de Implementar Seguimiento de Tiempo
No todas las empresas realmente necesitan seguimiento de tiempo
En primer lugar, no todas las empresas requieren seguimiento de tiempo. La necesidad depende del tipo de empresa. Por ejemplo, en agencias creativas, al dueño del negocio le preocupa más resolver los problemas del cliente que cuánto tiempo lleva hacerlo.Sin embargo, en despachos legales, la situación es diferente. Cuando una empresa tiene 30 abogados con una tarifa por hora de $200, es importante entender cómo se distribuye su tiempo y en qué proyectos se gasta, ¿no? En este caso, las tareas típicas requieren un seguimiento detallado de las horas para una mejor planificación, evaluación del rendimiento y optimización de costos.
Resistencia del Equipo
Implementar el seguimiento del tiempo puede provocar reacciones negativas en el equipo. La dirección entiende el valor de dicho seguimiento, pero cuando se trata de la implementación, la resistencia del equipo es inevitable. Algunos trabajadores pueden percibirlo como una forma de control adicional, mientras que otros pueden verlo como una burocracia innecesaria.
Dificultades en la Entrada Manual de Datos
El seguimiento del tiempo típicamente comienza con hojas de tiempos en Excel. Esto significa que los empleados tienen que trabajar en un programa mientras actualizan manualmente los datos sobre las horas trabajadas en otro. Este enfoque complica un proceso que ya es difícil de implementar para el seguimiento por horas.
Falta de una Persona Responsable para la Implementación
Sin una persona responsable del proceso de implementación, la integración rápidamente se descontrola. En una semana, muchos comienzan a ingresar horas de memoria cada viernes. Esto reduce la precisión y la efectividad general del seguimiento. Por lo tanto, asegúrate de que haya alguien que monitoree la adherencia a las nuevas reglas, monitoree constantemente y reporte los resultados.
Cómo implementar con éxito el seguimiento del tiempo
Establecer Reglas Claras y Asegurar Comunicación
Implementar el seguimiento del tiempo requiere voluntad política por parte de la dirección. Primero, explica los objetivos del seguimiento del tiempo al equipo. Enfatiza que está dirigido a aumentar la eficiencia del proyecto, no a controlar al equipo.Crea un plan claro con reglas para todos los miembros del equipo. Por ejemplo, define qué tipos de tareas necesitan ser rastreadas y cómo hacerlo utilizando la herramienta elegida. Proporciona retroalimentación regular y comparte información con el equipo sobre el éxito de la implementación.
Asigna una Persona Responsable para la Implementación
Debería haber alguien responsable de implementar el seguimiento del tiempo. Sus funciones deben incluir recordar al equipo sobre el seguimiento del tiempo y monitorear regularmente el tiempo rastreado de acuerdo al plan.
Minimizar Acciones Innecesarias
El seguimiento del tiempo debe realizarse dentro de la misma herramienta donde el equipo registra las tareas. Evita cambiar entre herramientas para no complicar innecesariamente el proceso.
Considera servicios de gestión de proyectos con un rastreador de tiempo integrado, como Worksection. Worksection tiene un temporizador incorporado que te permite comenzar a rastrear el tiempo fácilmente. Si utilizas otros productos como Asana, Jira o Trello, necesitas establecer integraciones o complementos como TimeDoctor o Hourly.
Revisa el Sistema de Motivación
Para mantener al equipo interesado en reportar con precisión las horas trabajadas, vale la pena pasar de la entrada de horas obligatoria (PUSH) a incentivos (PULL), creando un sistema de motivación. Esto se puede lograr atando los pagos de tarifas a las horas trabajadas.
En el negocio de servicios, el estándar de la industria es rastrear 120 horas de 160 horas de trabajo en un mes.
El sistema de motivación puede verse así:
Un empleado que completa la norma de 120 horas recibe la tarifa completa. Por menos horas, el ingreso disminuye, y por trabajo extra, como 130 horas, se ofrece un pequeño bono. El bono debe ser moderado y la penalización por bajo rendimiento debe ser significativa.
Esto es necesario para que el empleado cumpla con la norma pero no se sobrecargue y se queme.
Construye un Hábito e Integra Gradualmente
Es importante implementar la nueva herramienta gradualmente. Durante el primer mes, establece un objetivo relativamente simple: rastrear al menos 60 horas de 120, dando al equipo tiempo para adaptarse. La persona responsable de la implementación debe verificar diariamente las entradas de horas durante las primeras semanas.
Beneficios de Implementar Seguimiento de Tiempo
Implementar el seguimiento del tiempo ayuda a evaluar la eficiencia del trabajo y aumentar la rentabilidad del negocio:
- Evaluación Precisa del Costo de los Servicios. Los datos sobre el tiempo gastado permiten cálculos precisos de los costos de los servicios.
- Tasa Correcta para los Clientes. Gracias al seguimiento del tiempo, la empresa puede establecer tarifas por hora para los clientes de manera más precisa.
- Elegir Proyectos Rentables. Los datos recopilados ayudan a evaluar qué proyectos generan más ganancias y a elegir los más ventajosos.
- Apoyar la Productividad del Equipo. El seguimiento del tiempo previene la sobrecarga, permitiendo una distribución equitativa de tareas y evitando el agotamiento.
- Aumentar el Margen. Al analizar los costos de tiempo y gastos generales, se pueden optimizar los recursos y aumentar el margen.
Cómo la Contabilidad Adecuada Aumenta el Margen
La contabilidad del tiempo ayuda a gestionar mejor los proyectos y aumenta el margen de la agencia. Cuando un negocio sabe cuánto tiempo gasta en tareas, puede fijar precios precisos de los servicios y justificarlos a los clientes cuando sea necesario.Por ejemplo, si un especialista en SMM pasa más tiempo ejecutando un proyecto del esperado, la empresa puede explicarle al cliente las razones basadas en el número real de horas trabajadas.
Cómo Aumentar el Margen de Beneficio de un Negocio de Servicios — ver en YouTube 
Cálculo de Tarifas Internas y Externas
Para el cálculo correcto de la tarifa, es necesario distinguir entre dos tipos de horas trabajadas:
- Horas Facturables — tiempo gastado trabajando en un proyecto de cliente por el cual recibes pago.
- Horas No Facturables — reuniones internas, formación, trabajo administrativo que no genera ganancias directamente.
Son las horas facturables las que son la fuente de ganancias para la empresa. Por lo tanto, al calcular la tasa interna, es crucial conocer su número exacto.
- Tasa Interna — es el costo de una hora de trabajo de la agencia considerando los salarios de los empleados y los gastos generales.
La tasa interna resultante muestra cuánto cuesta una hora de trabajo à la agencia. En otras palabras, a esta tasa, la agencia operará en equilibrio.
- Tasa Externa — es la tarifa que la agencia cobra al cliente. Se calcula en función de la tasa interna considerando el margen deseado.
Errores Típicos en el Cálculo de la Tasa Externa de la Empresa
Error 1 No se tienen en cuenta todos los costos en los gastos generales
A veces no se tienen en cuenta todos los gastos en los gastos generales. Olvidar facturas de software, presupuestos de marketing o pagos por mantenimiento lleva a subestimar los gastos generales, lo que a su vez disminuye tanto las tasas internas como externas.Como resultado, parece que puedes vender tus servicios a un precio más bajo que el de los competidores sin perder margen.
Error 2 No entender el número real de horas facturables
Es importante para el negocio calcular con precisión no solo los gastos generales, sino también saber cuántas horas gasta realmente el equipo en proyectos de clientes. Solo después de esto se puede calcular la tasa externa y enviar facturas a los clientes.
Cálculo Incorrecto de la Tasa Externa
Usando el ejemplo de un propietario de agencia digital, mostraremos las consecuencias de calcular la tasa externa sin considerar las horas reales. Este es solo un ejemplo hipotético. Es importante entender que los datos variarán de una empresa a otra.
Supongamos, que el propietario asume que el equipo de 5 empleados trabaja las 160 horas estándar al mes. El total de salarios y gastos generales es de $10,000, y el total de horas es 800 (5 personas × 160 horas = 800 horas). Con estas cifras, obtenemos:
Sin embargo, al propietario le falta información sobre el banco de tiempo real, el número de horas gastadas en trabajo. Así, esta cifra es significativamente más baja que la verdadera tasa interna.
Por ejemplo, la agencia implementó el seguimiento del tiempo con un objetivo de 120 horas rastreadas por mes (tanto facturables como no facturables). Este es el estándar de la industria para mantener la eficiencia y evitar el agotamiento del equipo debido à la presión excesiva. Como resultado, se descubrió que el equipo realmente gasta solo 100 horas al mes en proyectos de clientes.
Así, el número total de horas facturables es 500 (5 personas × 100 horas = 500 horas). Solo las horas facturables son importantes para calcular la tasa interna, ya que generan ingresos para la empresa. Por lo tanto, la tasa interna real será:
Por ende, usando la cifra incorrectamente calculada de $12.5 en lugar de los $20 reales, con un margen deseado del 30%, la agencia establece una baja tasa externa.
Como puedes ver, tal tasa no cubrirá todos los gastos de la empresa en nuestro ejemplo, y el negocio opera con pérdidas. Por lo tanto, la agencia digital necesitaba comenzar a grabar tanto horas facturables como no facturables para obtener beneficios de los proyectos implementados.
Dependiendo de tus cálculos, la empresa puede operar en equilibrio, tener márgenes bajos o ser completamente no rentable. Todos los indicadores son individuales. Un cálculo adecuado de la tasa interna permite evaluar la rentabilidad de los proyectos y tomar medidas para optimizarlos.
Worksection — Una Brújula para Aumentar la Rentabilidad
Implementar el seguimiento por horas es un desafío, pero las empresas que dan este paso obtienen un control significativamente mayor sobre su negocio. Worksection es una herramienta efectiva para tareas como esta, ya que permite estandarizar el trabajo y acumular datos sobre el tiempo gastado.
Esto ayuda a comprender mejor la productividad del equipo, evaluar qué clientes generan ganancias y cuáles no, y avanzar hacia la rentabilidad y el crecimiento.
Más adelante en el enlace, usando el ejemplo de una agencia digital, mostraremos cómo configurar el seguimiento efectivo del tiempo en Worksection y evitar errores comunes.