Serviceunternehmen in den frühen Phasen der Entwicklung arbeiten oft chaotisch und ohne angemessene Ressourcensteuerung. Dies äußert sich typischerweise in der Abwesenheit systematischer Prozesse und der Zeiterfassung. In diesem Material werden wir erklären wie man einen systematischen Ansatz für die Abläufe eines Dienstleistungsunternehmens und die Ressourcenbuchhaltung von Grund auf implementiert, anhand eines fiktiven digitalen Agenturbeispiels.
Zunächst wurde die gesamte Arbeit der Agentur in Arbeits-Chats besprochen. Kundenprojekte konnten an klarer Struktur fehlen. Koordination und Anpassungen benötigten viel Zeit, und zusätzliche Änderungen seitens des Kunden wurden nicht dokumentiert. Schließlich erkannte der Inhaber, dass ein Aufgaben-Tracker für den effizienten Betrieb des Teams notwendig war, in dem alle Projekte und Aufgaben gespeichert werden. Daher implementierte das Unternehmen Worksection, um die Arbeitsprozesse zu zentralisieren.
Vorteile der Implementierung eines Aufgaben-Tracers
- Standardisierung. Der Manager erstellt und konfiguriert einmal Standardprojekte im System, die später verwendet werden und Zeit sparen.
- Datenzentralisierung. Keine Notwendigkeit mehr, den Aufgabenstatus ständig in Team-Chats zu überwachen. Alle Informationen über die Arbeit des Unternehmens werden an einem Ort gespeichert. Es zeigt, wer was gemacht hat und woran sie derzeit arbeiten.
- Transparenz in der Interaktion mit Kunden. Die Einbeziehung von Kunden in Projekte erhöht deren Loyalität und vereinfacht den Genehmigungsprozess.
Warum Zeiterfassung notwendig ist
Kunden priorisieren
Wenn Sie Kundenprojekte verwalten, benötigen verschiedene Kunden unterschiedliche Mengen an Aufmerksamkeit und Zeit — die Hauptressource der Agentur. Die Zeiterfassung hilft zu verstehen, wie viele tatsächliche Stunden Sie in Projekte investieren und hilft, deren Rentabilität zu bewerten.
Zum Beispiel, Unternehmen A ist der größte Kunde der digitalen Agentur. Unternehmen A benötigt jedoch auch viel Zeit für zusätzliche Überarbeitungen und Mikromanagement. Infolgedessen verbringt das Team statt der 80 Stunden, die dem Kunden verkauft wurden, 120 Stunden mit dem Projekt, aber diese zusätzlichen +40 Stunden bleiben undokumentiert. So kann selbst auf den ersten Blick ein “rentabler Kunde” tatsächlich Verluste für die Agentur verursachen.
Teamzeitkontrolle
In Dienstleistungsunternehmen wirkt sich jede Stunde der Arbeit der Mitarbeiter auf die Rentabilität des Geschäfts aus. Schließlich entfallen 70 – 80 % der Ausgaben auf die Gehälter des Teams.
Solange es einen ständigen Zustrom von Kunden gibt, insbesondere mit Abonnements und regelmäßigen Zahlungen, sind niedrige Projektmargen möglicherweise nicht offensichtlich. Wenn jedoch die Aufträge aufgrund eines Rückgangs im Marketing oder Verkauf abnehmen, werden die Probleme offensichtlich. Die Zahlungen an die Mitarbeiter bleiben stabil, während das neue Einkommen nicht ausreicht, um die Verluste zu decken.
Bewusstsein für die Notwendigkeit der Zeiterfassung
Zu verstehen, wie viel Zeit und wofür das Team aufwendet, ermöglicht eine effizientere Ressourcenzuteilung. Dies hilft, den korrekten internen Satz zu berechnen, und durch Hinzufügen der Zielmarge kann die Zeit der Agentur zu vorteilhaften Bedingungen verkauft werden.
Die Zeiterfassung beantwortet auch die folgenden Fragen:
- Wie viel Zeit kann das Team jeden Monat für Kundenprojekte aufwenden? Das bedeutet effektiv, was für eine “Zeitenbank” das Unternehmen hat.
- Wie viel Zeit verbringt das Team tatsächlich mit Kundenprojekten? Um die Übereinstimmung der tatsächlichen Zahlen mit den in den Kundenrechnungen angegebenen zu überprüfen.
- Was ist der Kosten pro Stunde für die Arbeit des Unternehmens? Um den internen Satz zu erfahren, der alle Ausgaben der Agentur berücksichtigt und das Betrieb Gleichgewicht ermöglicht.
Herausforderungen bei der Implementierung der Zeiterfassung
Nicht alle Unternehmen benötigen tatsächlich eine Zeiterfassung
Erstens benötigen nicht alle Unternehmen eine Zeiterfassung. Die Notwendigkeit hängt vom Unternehmenstyp ab. Zum Beispiel beschäftigt sich der Geschäftsinhaber in kreativen Agenturen mehr damit, die Probleme des Kunden zu lösen, als damit, wie viel Zeit es in Anspruch nimmt.In Rechtskanzleien ist die Situation jedoch anders. Wenn ein Unternehmen 30 Anwälte mit einem Stundensatz von 200 Dollar hat, ist es wichtig zu verstehen, wie sich ihre Zeit verteilt und an welchen Projekten sie arbeitet, oder? In diesem Fall erfordern typische Aufgaben eine detaillierte Stundenerfassung für besseres Planen, Leistungsbewertung und Kostenoptimierung.
Teamwiderstand
Die Implementierung der Zeiterfassung kann negative Reaktionen im Team hervorrufen. Das Management versteht den Wert einer solchen Verfolgung, aber bei der Implementierung ist der Widerstand des Teams unvermeidlich. Einige Mitarbeiter könnten es als eine Form zusätzlicher Kontrolle ansehen, während andere es als unnötige Bürokratie empfinden.
Schwierigkeiten bei der manuellen Dateneingabe
Die Zeiterfassung beginnt typischerweise mit Stundenerfassungsblättern in Excel. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter in einem Programm arbeiten müssen, während sie manuell Daten über die aufgewendeten Stunden in einem anderen aktualisieren. Dieser Ansatz kompliziert einen bereits herausfordernden Prozess der Implementierung der Stundenerfassung.
Mangel an einer verantwortlichen Person für die Implementierung
Ohne eine verantwortliche Person für den Implementierungsprozess gerät die Integration schnell außer Kontrolle. Innerhalb einer Woche beginnen viele, Stunden jeden Freitag aus dem Gedächtnis einzugeben. Dies verringert die Genauigkeit und die gesamte Effektivität der Verfolgung. Daher sollten Sie sicherstellen, dass jemand da ist, der die Einhaltung der neuen Regeln überwacht, ständig überwacht und Ergebnisse berichtet.
Wie man die Zeiterfassung erfolgreich implementiert
Setzen Sie klare Regeln und gewährleisten Sie Kommunikation
Die Implementierung der Zeiterfassung erfordert politischen Willen vom Management. Erklären Sie zunächst die Ziele der Zeiterfassung dem Team. Betonen Sie, dass es darauf abzielt, die Effizienz des Projekts zu erhöhen, nicht die Kontrolle über das Team.Erstellen Sie einen klaren Plan mit Regeln für alle Teammitglieder. Definieren Sie beispielsweise, welche Arten von Aufgaben erfasst werden müssen und wie dies mit dem gewählten Tool zu tun ist. Geben Sie regelmäßig Feedback und teilen Sie Informationen mit dem Team über den Erfolg der Implementierung.
Weisen Sie eine verantwortliche Person für die Implementierung zu
Es sollte jemanden geben, der für die Implementierung der Zeiterfassung verantwortlich ist. Zu ihren Aufgaben sollte es gehören, das Team an die Zeiterfassung zu erinnern und die erfassten Zeiten regelmäßig gemäß dem Plan zu überwachen.
Minimieren Sie unnötige Aktionen
Die Zeiterfassung sollte innerhalb desselben Tools erfolgen, in dem das Team Aufgaben protokolliert. Vermeiden Sie es, zwischen Tools zu wechseln, um den Prozess nicht unnötig zu komplizieren.
Berücksichtigen Sie Projektmanagement-Dienste mit einem integrierten Zeiterfassungstool, wie Worksection. Worksection hat einen eingebauten Timer, mit dem Sie einfach die Zeiterfassung starten können. Wenn Sie andere Produkte wie Asana, Jira oder Trello verwenden, müssen Sie Integrationen oder Plugins wie TimeDoctor oder Hourly einrichten.
Überarbeiten Sie das Motivationssystem
Um das Team dazu zu bringen, genau über die Arbeitsstunden zu berichten, lohnt es sich, von der vorgeschriebenen Stundeneingabe (PUSH) zu Anreizen (PULL) überzugehen und ein Motivationssystem zu schaffen. Dies kann erreicht werden, indem die Ratenzahlungen an die geleisteten Stunden gebunden werden.
Im Dienstleistungsbereich beträgt der Branchenstandard, 120 Stunden von 160 Arbeitsstunden in einem Monat zu erfassen.
Das Motivationssystem könnte so aussehen:
Ein Mitarbeiter, der die Norm von 120 Stunden erreicht, erhält den vollen Satz. Für weniger Stunden sinkt das Einkommen, und für Überstunden, wie 130 Stunden, gibt es einen kleinen Bonus. Der Bonus sollte moderat sein, und die Strafe für Unterleistung sollte signifikant sein.
Dies ist notwendig, damit der Mitarbeiter die Norm erfüllt, aber nicht überarbeitet und ausbrennt.
Bauen Sie eine Gewohnheit auf und integrieren Sie allmählich
Es ist wichtig, das neue Tool schrittweise einzuführen. Setzen Sie für den ersten Monat ein relativ einfaches Ziel — mindestens 60 Stunden von 120 zu erfassen, um dem Team Zeit zur Anpassung zu geben. Die verantwortliche Person für die Implementierung sollte die Stundeneinträge in den ersten Wochen täglich überprüfen.
Vorteile der Implementierung der Zeiterfassung
Die Implementierung der Zeiterfassung hilft, die Arbeitseffizienz zu bewerten und die Rentabilität des Geschäfts zu steigern:
- Genaues Kostenbewertung der Dienstleistungen. Daten über die aufgewendete Zeit ermöglichen eine genaue Berechnung der Kosten der Dienstleistungen.
- Korrekter Satz für Kunden. Dank der Zeiterfassung kann das Unternehmen die Stundensätze für Kunden genauer festlegen.
- Auswahl profitabler Projekte. Die gesammelten Daten helfen zu bewerten, welche Projekte mehr Gewinn bringen und die vorteilhaftesten auszuwählen.
- Unterstützung der Teamproduktivität. Die Zeiterfassung verhindert Überlastung, indem eine gleichmäßige Verteilung der Aufgaben ermöglicht und Burnout vermieden wird.
- Erhöhung der Marge. Durch die Analyse der Zeitkosten und Overheads können Ressourcen optimiert und die Marge erhöht werden.
Wie richtige Buchhaltung die Marge erhöht
Die Zeiterfassung hilft Projekte besser zu verwalten und erhöht die Marge der Agentur. Wenn ein Unternehmen weiß, wie viel Zeit es für Aufgaben ausgibt, kann es Dienstleistungen genau bepreisen und bei Bedarf rechtfertigen.Zum Beispiel, wenn ein SMM-Spezialist mehr Zeit für die Durchführung eines Projekts aufwendet als erwartet, kann das Unternehmen dem Kunden die Gründe basierend auf der tatsächlich geleisteten Stundenanzahl erklären.
Wie man die Gewinnmarge eines Dienstleistungsunternehmens erhöht — auf YouTube ansehen 
Berechnung interner und externer Sätze
Für die korrekte Berechnung des Satzes ist es notwendig, zwischen zwei Arten von Arbeitsstunden zu unterscheiden:
- Berechnungsfähige Stunden — Zeit, die für die Arbeit an einem Kundenprojekt aufgewendet wird, für das Sie eine Vergütung erhalten.
- Nicht berechnungsfähige Stunden — interne Meetings, Schulungen, administrative Arbeiten, die keinen direkten Gewinn generieren.
Es sind die berechnungsfähigen Stunden, die die Einkommensquelle für das Unternehmen darstellen. Daher ist es entscheidend, bei der Berechnung des internen Satzes ihre genaue Anzahl zu kennen.
- Interner Satz — ist die Kosten für eine Stunde der Agenturarbeit unter Berücksichtigung der Gehälter der Mitarbeiter und der Overheads.
Der resultierende interne Satz zeigt, wie viel eine Stunde Arbeit die Agentur kostet. Mit anderen Worten, zu diesem Satz wird die Agentur mit einem Gleichgewicht arbeiten.
- Externer Satz — ist der Satz, den die Agentur dem Kunden berechnet. Er wird auf Basis des internen Satzes unter Berücksichtigung der gewünschten Marge berechnet.
Typische Fehler bei der Berechnung des externen Satzes des Unternehmens
Fehler 1 Nicht alle Kosten sind in den Overheads berücksichtigt
Manchmal werden nicht alle Ausgaben in den Overheads berücksichtigt. Das Vergessen von Software-Rechnungen, Marketingbudgets oder Zahlungen für Wartung führt zu unterbewerteten Overheads, wodurch sowohl interne als auch externe Sätze sinken.Infolgedessen scheint es, dass man seine Dienstleistungen zu einem niedrigeren Preis als Konkurrenten anbieten kann, ohne die Marge zu verlieren.
Fehler 2 Nicht zu verstehen, wie viele berechnungsfähige Stunden tatsächlich vorhanden sind
Es ist wichtig für das Geschäft, nicht nur die Overheads genau zu berechnen, sondern auch zu wissen, wieviel Stunden das Team tatsächlich für Kundenprojekte aufwendet. Erst danach kann der externe Satz berechnet und Rechnungen an die Kunden gesendet werden.
Falsche Berechnung des externen Satzes
Am Beispiel eines digitalen Agenturinhabers werden wir die Konsequenzen der Berechnung des externen Satzes ohne Berücksichtigung der tatsächlichen Stunden demonstrieren. Dies ist lediglich ein hypothetisches Beispiel. Es ist wichtig zu verstehen, dass die Daten von Unternehmen zu Unternehmen variieren werden.
Angenommen, der Inhaber nimmt an, dass das Team aus 5 Mitarbeitern die standardmäßigen 160 Stunden pro Monat arbeitet. Die Gesamtsumme der Gehälter und Overheads beträgt 10.000 Dollar, und die Gesamtanzahl der Stunden beträgt 800 (5 Personen × 160 Stunden = 800 Stunden). Mit diesen Zahlen erhalten wir:
Der Inhaber fehlt jedoch die Information über die tatsächliche Zeitenbank — die Anzahl der für die Arbeit aufgewendeten Stunden. Somit liegt diese Zahl signifikant unter dem tatsächlichen internen Satz.
Zum Beispiel, die Agentur implementierte die Zeiterfassung mit einem Ziel von 120 erfassten Stunden pro Monat (sowohl berechnungsfähige als auch nicht berechnungsfähige). Dies ist der Branchenstandard, um die Effizienz beizubehalten und gleichzeitig ein Überlasten des Teams aufgrund übermäßigen Drucks zu vermeiden. Infolgedessen stellte sich heraus, dass das Team tatsächlich nur 100 Stunden pro Monat mit Kundenprojekten verbringt.
Die Gesamtzahl der berechnungsfähigen Stunden beträgt also 500 (5 Personen × 100 Stunden = 500 Stunden). Nur berechnungsfähige Stunden sind wichtig für die Berechnung des internen Satzes, da sie Einkommen für das Unternehmen generieren. Somit wird der tatsächliche interne Satz sein:
Indem der fälschlicherweise berechnete Satz von 12,5 Dollar anstelle des tatsächlichen von 20 Dollar verwendet wird, mit einer gewünschten Marge von 30 %, setzt die Agentur einen niedrigen externen Satz.
Wie Sie sehen können, wird ein solcher Satz in unserem Beispiel nicht alle Ausgaben des Unternehmens decken, und das Unternehmen arbeitet mit Verlust. Daher musste die digitale Agentur beginnen, sowohl berechnungsfähige als auch nicht berechnungsfähige Stunden zu erfassen, um von den umgesetzten Projekten zu profitieren.
Je nachdem, wie Sie rechnen, kann das Unternehmen mit einem Gleichgewicht arbeiten, niedrige Margen haben oder ganz unprofitabel sein. Alle Indikatoren sind individuell. Eine korrekte Berechnung des internen Satzes ermöglicht es, die Rentabilität von Projekten zu bewerten und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu optimieren.
Worksection — Ein Kompass zur Steigerung der Rentabilität
Die Implementierung der Stundenverfolgung ist herausfordernd, aber Unternehmen, die diesen Schritt gehen, gewinnen deutlich mehr Kontrolle über ihr Geschäft. Worksection ist ein effektives Tool für solche Aufgaben, da es ermöglicht, die Arbeit zu standardisieren und Daten über die aufgewendete Zeit zu sammeln.
Dies hilft, die Produktivität des Teams besser zu verstehen, zu bewerten, welche Kunden profitabel sind und welche nicht, und in Richtung Rentabilität und Wachstum zu steuern.
Im weiteren Verlauf, zeigen wir am Beispiel einer digitalen Agentur, wie man eine effektive Zeiterfassung in Worksection einrichtet und häufige Fehler vermeidet.