Servisní společnosti v raných fázích vývoje často fungují chaoticky a bez řádné kontroly zdrojů. To se obvykle projevuje absencí systematických procesů a sledování času. V tomto materiálu vysvětlíme jak implementovat systematický přístup k provozu servisního podniku a účetnictví zdrojů od základů na příkladu fiktivní digitální agentury.
Zpočátku byla veškerá práce agentury diskutována v pracovních chatech. Projekty klientů mohly postrádat jasnou strukturu. Koordinace a provádění úprav zabralo hodně času a další změny od klienta nebyly dokumentovány. Nakonec si majitel uvědomil, že pro efektivní fungování týmu je nutný sledovač úkolů, kde by byly uloženy všechny projekty a úkoly. Proto společnost implementovala Worksection k centralizaci pracovních procesů.
Výhody implementace sledovače úkolů
- Standardizace. Manažer vytvoří a nastaví standardní projekty v systému jednou, které se poté používají později a šetří čas.
- Centralizace dat. Žádná potřeba neustále sledovat stav úkolů v týmových chatech. Všechny informace o práci společnosti jsou uchovávány na jednom místě. Ukazuje, kdo co udělal a na čem právě pracuje.
- Transparentnost ve spolupráci s klienty. Zapojení klientů do projektů zvyšuje jejich loajalitu a zjednodušuje proces schvalování.
Proč je sledování času nezbytné
Prioritizace klientů
Pokud spravujete projekty klientů, různí klienti vyžadují různé množství pozornosti a času — hlavního zdroje agentury. Sledování času pomáhá pochopit skutečný počet hodin, které investujete do projektů, a pomáhá vyhodnotit jejich ziskovost.
Například, Společnost A je největším klientem digitální agentury. Nicméně, společnost A také vyžaduje mnoho času na další revize a mikromanagement. V důsledku toho tým stráví na projektu 120 hodin místo 80 hodin prodaných klientovi, ale těchto dodatečných +40 hodin není dokumentováno. Takže i na první pohled může “ziskový klient” ve skutečnosti způsobovat ztráty pro agenturu.
Kontrola času týmu
V servisních společnostech každá hodina práce zaměstnanců ovlivňuje ziskovost podnikání. Pořád 70 – 80 % nákladů jsou platy týmu.
Zatímco dochází k neustálému přílivu klientů, zejména se subscription a pravidelnými platbami, nízké projektové marže nemusí být zřejmé. Nicméně, když se objem objednávek sníží, například kvůli zpomalení marketingu nebo prodeje, problémy se stávají zřejmými. Platby zaměstnanců zůstávají stabilní, zatímco nové příjmy jsou nedostatečné na pokrytí ztrát.
Vědomí potřeby sledování času
Pochopení, kolik času a na co tým vynakládá, umožňuje efektivnější alokaci zdrojů. To pomáhá vypočítat správnou interní sazbu a přidáním cílové marže prodávat čas agentury za výhodných podmínek.
Sledování času také odpovídá na následující otázky:
- Kolik času může tým věnovat projektům klientů každý měsíc? To v podstatě znamená, jaký “bankovní čas” má společnost.
- Kolik času tým skutečně věnuje projektům klientů? Aby se ověřila shoda skutečných čísel s těmi uvedenými v fakturách klientů.
- Jaká je cena za hodinu práce společnosti? Aby se zjistila interní sazba, která zohledňuje všechny náklady agentury a umožňuje fungovat na nulovém zisku.
Výzvy při zavádění sledování času
Né všechny podniky skutečně potřebují sledování času
Za prvé, né všechny firmy vyžadují sledování času.Potřeba závisí na typu společnosti. Například v kreativních agenturách se majitel více zajímá o řešení problémů klienta než o to, kolik času to zabere.Nicméně v právnických firmách je situace jiná. Když má společnost 30 právníků s hodinovou sazbou 200 dolarů, je důležité pochopit, jak je jejich čas rozdělen a na jaké projekty je vynaložen, že?
V takovém případě vyžaduje typické úkoly podrobné sledování hodin pro lepší plánování, hodnocení výkonu a optimalizaci nákladů.
Odpor týmu
Implementace sledování času může vyvolat negativní reakce v týmu. Management chápe hodnotu takového sledování, ale co se týče implementace, odpor týmu je nevyhnutelný. Někteří pracovníci to mohou vnímat jako formu dodatečné kontroly, zatímco jiní to vidí jako zbytečnou byrokracii.
Obtíže manuálního zadávání dat
Sledování času obvykle začíná s tabulkami v Excelu. To znamená, že zaměstnanci musí pracovat v jednom programu a ručně aktualizovat data o strávených hodinách v jiném. Tento přístup komplikuje již tak složitý proces implementace sledování hodin.
Nedostatek odpovědné osoby pro implementaci
Bez odpovědné osoby pro implementační proces se integrace rychle vymkne z kontroly. Během týdne mnozí začnou zapisovat hodiny z paměti každopátečně. To snižuje přesnost a celkovou efektivitu sledování. Proto zajistěte, aby byl někdo, kdo bude sledovat dodržování nových pravidel, neustále monitorovat a hlásit výsledky.
Jak úspěšně implementovat sledování času
Stanovte jasná pravidla a zajistěte komunikaci
Implementace sledování času vyžaduje politickou vůli ze strany managementu.Nejprve vysvětlete cíle sledování času týmu. Zdůrazněte, že má za cíl zvyšovat efektivitu projektů, né kontrolovat tým.Vytvořte jasný plán s pravidly pro všechny členy týmu. Například určte, jaké typy úkolů je třeba sledovat a jak to udělat pomocí vybraného nástroje. Poskytujte pravidelnou zpětnou vazbu a sdílejte informace s týmem o úspěšnosti implementace.
Přiřaďte odpovědnou osobu pro implementaci
Měla by být zodpovědná osoba za implementaci sledování času. Jejich povinnosti by měly zahrnovat připomínání týmu o sledování času a pravidelné monitorování sledovaného času podle plánu.
Minimalizujte zbytečné akce
Sledování času by mělo probíhat v rámci stejného nástroje, kde tým zaznamenává úkoly. Vyhněte se přepínání mezi nástroji, abyste zbytečně nekomplikovali proces.
Zvažte služby řízení projektů s integrovaným sledovačem času, jako je Worksection. Worksection má vestavěný časovač, který umožňuje snadno začít sledovat čas. Pokud používáte jiné produkty, jako jsou Asana, Jira, nebo Trello, musíte nastavit integrace nebo pluginy jako TimeDoctor nebo Hourly.
Revidujte motivační systém
Aby tým měl zájem přesně vykazovat pracovní hodiny, stojí za to přejít od povinného zadávání hodin (PUSH) k podnětům (PULL) a vytvořit motivační systém. Toho lze dosáhnout propojením plateb sazeb s odpracovanými hodinami.
V servisním podnikání je průmyslový standard sledovat 120 hodin z 160 pracovních hodin za měsíc.
Motivační systém může vypadat takto:
Zaměstnanec, který splní normu 120 hodin, obdrží plnou sazbu. Za méně hodin se příjem snižuje a za přesčasovou práci, například 130 hodin, je poskytnuta malá odměna. Odměna by měla být umírněná a pokuta za podprůměrný výkon výrazná.
To je nutné, aby zaměstnanec splnil normu, ale nepřepracoval se a nevypálil.
Vytvořte návyk a integrujte postupně
Důležité je implementovat nový nástroj postupně. Na první měsíc stanovte relativně jednoduchý cíl—sledovat alespoň 60 hodin z 120, abyste týmu dali čas na adaptaci. Zodpovědná osoba za implementaci by měla denně kontrolovat zápisy hodin v prvních týdnech.
Výhody implementace sledování času
Implementace sledování času pomáhá hodnotit efektivitu práce a zvyšovat ziskovost podnikání:
- Správné hodnocení nákladů na služby. Data o stráveném čase umožňují přesné výpočty nákladů na služby.
- Správná sazba pro klienty. Díky sledování času může společnost stanovit hodinové sazby pro klienty přesněji.
- Výběr ziskových projektů. Nasbíraná data pomáhají vyhodnotit, které projekty přinášejí větší zisk a vybrat ty nejvýhodnější.
- Podpora produktivity týmu. Sledování času brání přetížení, umožňuje rovnoměrné rozdělení úkolů a vyhýbá se syndromu vyhoření.
- Zvýšení marže. Analyzováním nákladů na čas a režie mohou být optimalizovány zdroje a marže zvýšena.
Jak správné účetnictví zvyšuje marži
Sledování času pomáhá lépe řídit projekty a zvyšuje marži agentury. Když podnik ví, kolik času stráví na úkolech, může přesně ocenit služby a v případě potřeby je odůvodnit klientům.Například, pokud SMM specialista stráví na provádění projektu více času než bylo očekáváno, společnost může klientovi vysvětlit důvody na základě skutečného počtu odpracovaných hodin.
Jak zvýšit ziskovost servisního podnikání — sledovat na YouTube 
Výpočet interních a externích sazeb
Pro správný výpočet sazby je nutné rozlišovat mezi dvěma typy pracovní doby:
- Fakturované hodiny — čas strávený prací na projektu klienta, za který obdržíte platbu.
- Né-fakturované hodiny — interní schůzky, školení, administrativní práce, které přímo nevytvářejí zisk.
Fakturované hodiny jsou zdrojem zisku pro společnost. Proto je při výpočtu interní sazby zásadní znát jejich přesný počet.
- Interní sazba — je cena jedné hodiny práce agentury s ohledem na platy zaměstnanců a režie.
Výsledná interní sazba ukazuje, kolik stojí hodina práce agentury. Jinými slovy, při této sazbě bude agentura fungovat na nule.
- Externí sazba — je sazba, kterou agentura účtuje klientovi. Vypočítává se na základě interní sazby, s ohledem na požadovanou marži.
Typické chyby při výpočtu externí sazby společnosti
Chyba 1 Né všechny náklady jsou započteny v režii
Někdy nejsou všechny výdaje zohledněny v režii. Zapomínání na faktury za software, marketingové rozpočty nebo platby za údržbu vede k podhodnoceným režijním nákladům, což následně snižuje jak interní, tak externí sazby.Výsledkem se zdá, že můžete prodávat své služby za nižší cenu než konkurenti, aniž byste ztratili marži.
Chyba 2 Nechápat skutečný počet fakturovaných hodin
Je důležité, aby podnik přesně vypočítal nejen režii, ale také věděl, kolik hodin tým skutečně věnuje projektům klientů. Teprve poté lze vypočítat externí sazbu a zaslat faktury klientům.
Chybný výpočet externí sazby
Použitím příkladu majitele digitální agentury ukážeme důsledky výpočtu externí sazby bez zohlednění skutečných hodin. Toto je jen hypotetický příklad. Je důležité pochopit, že data se budou lišit od společnosti k společnosti.
Předpokládejme, že majitel předpokládá, že tým 5 zaměstnanců pracuje standardní 160 hodin měsíčně. Celkové platy a režie jsou 10 000 dolarů a celkový počet hodin je 800 (5 lidí × 160 hodin = 800 hodin). S těmito čísly získáme:
Ale majitel postrádá informace o skutečném bankovním čase—počtu hodin strávených prací. Takže toto číslo je výrazně nižší než skutečná interní sazba.
Například, agentura implementovala sledování času s cílem 120 sledovaných hodin měsíčně (fakturované i né-fakturované). To je průmyslový standard pro udržení efektivity a zároveň se vyhnout syndromu vyhoření týmu z nadměrného tlaku. V důsledku toho se ukázalo, že tým skutečně věnuje pouze 100 hodin měsíčně projektům klientů.
Takže celkový počet fakturovaných hodin je 500 (5 lidí × 100 hodin = 500 hodin). Pouze fakturované hodiny jsou důležité pro výpočet interní sazby, protože generují příjmy pro společnost. Takže skutečná interní sazba bude:
Proto při používání chybně vypočítaného čísla 12,5 dolaru namísto skutečných 20 dolarů s požadovanou marží 30 % agentura nastavuje nízkou externí sazbu.
Jak vidíte, taková sazba nepokryje všechny náklady společnosti v našem příkladu a podnik funguje se ztrátou. Proto potřebovala digitální agentura začít evidovat jak fakturované, tak né-fakturované hodiny, aby profitovala z realizovaných projektů.
V závislosti na vašich výpočtech může společnost fungovat na nule, mít nízké marže nebo být zcela ztrátová. Všechny ukazatele jsou individuální. Správný výpočet interní sazby umožňuje posoudit ziskovost projektů a podniknout kroky k jejich optimalizaci.
Worksection — Kompas pro zvyšování ziskovosti
Implementace sledování času je náročná, ale společnosti, které učiní tento krok, získávají výrazně více kontroly nad svým podnikáním. Worksection je efektivní nástroj pro takové úkoly, protože umožňuje standardizovat práci a shromažďovat data o stráveném čase.
Toto pomáhá lépe pochopit produktivitu týmu, vyhodnotit, které klienti přinášejí zisk a které né, a posunout se směrem k ziskovosti a růstu.
Další informace v odkazu, na příkladu digitální agentury ukážeme, jak nastavit efektivní sledování času v Worksection a vyvarovat se běžným chybám.