За последние несколько лет существенно изменились условия работы большинства компаний. Пандемия, дистанционная работа и повышенные требования к эффективности бизнеса подталкивают компании к поиску решений, которые помогут им упрощать работу, реализовывать множество проектов и повышать результативность и прибыльность.
Эти системы с каждым годом становятся все умнее, расширяется их функционал, помогающий организовать работу над задачами и проектами. Легко интегрируются с другими ИТ-решениями и ведут учет затрат времени и финансов для быстрого анализа текущей ситуации.
Наша команда проводит десятки интервью каждый день с компаниями, которые ищут подходящую систему управления проектами. Мы решили структурировать основные критерии и разобрать наиболее популярные требования к таск-менеджерам.
В статье мы сравнили возможности самых популярных систем управления проектами и задачами. Прочитав статью, вы поймете, какой сервис лучше подойдет вашей организации и на что обратить внимание при выборе системы.
Зачем компании нужен таск-менеджер?
Пока команда небольшая, задачи можно ставить и вести по ним коммуникацию в мессенджере или через Excel. Но когда проектов становится больше, важные сообщения и файлы теряются среди множества переписок. Поэтому компании нуждаются в общем рабочем пространстве для постановки задач, коммуникации и анализа работы.
К примеру, такой путь прошло подразделение интернет-продаж компании ИБИС. Первое время они ставили задачи устно, но по мере роста компании и объёма работы стали нуждаться в систематизации процессов. Сейчас команда ИБИС использует Worksection для постановки задач, анализа проделанной работы и планирования.
В сфере архитектуры и строительства таск-менеджер особенно важен для управления большими проектами. Так, в Архитектурном бюро Polyakova до внедрения системы управления проектами рабочие процессы велись в Google-документах. Но чем больше проектов и команд — тем неудобнее работать таким способом. Поэтому в бюро приняли решение о внедрении таск-менеджера для удобства работы с разными проектами и командами.
Проанализировав наши бизнес-кейсы, мы выделили 6 причин, почему компании используют таск-менеджер:
- Систематизируют процессы: разбивают проект на задачи и подзадачи, отмечают прохождение задачи по этапам, выстраивают workflow.
- Планируют работу: в календаре, Канбан-досках и диаграмме Ганта.
- Отслеживают результаты: создают и анализируют отчеты, учитывают рабочее время, определяют, сколько ресурсов потрачено на проект.
- Хранят файлы и собирают информацию.
- Поддерживают связь между сотрудниками и клиентами.
- Ведут коммуникацию, чтобы все решения и комментарии по работе были в одной системе.
Как выбрать таск-менеджер: 7 критериев оценки
Во всех таск-менеджерах можно ставить задачи и отмечать выполненные. Дальше начинаются различия: у одного сервиса есть Канбан-доски, у другого — интеграция, например, с мессенджерами или IP-телефонией. В одном сервисе может быть минимальный, но достаточный функционал, а на адаптацию ко второму или настройку бизнес-процессов уйдет не один месяц.
Мы выделили 7 критериев оценки таск-менеджера, по которым проверили наиболее популярные решения:
- Удобство использования. Влияет на то, как быстро команда адаптируется к программе и захочет ли ей пользоваться. Если вам нужно смотреть в FAQ, чтобы понять, как поставить задачу или изменить сроки задачи — с таск-менеджером что-то не так.
- Универсальные инструменты. Для удобной работы над проектами разной сложности и длительности важно наличие универсальных инструментов, таких как Канбан и Диаграмма Ганта, а также разные виды отображения задач (например, Список, По людям и т.д.).
- Учет времени (таймер). Очень полезная опция, которая поможет учитывать затраты времени и контролировать, насколько загружены сотрудники и сколько времени в среднем занимают задачи. Компании с почасовой системой оплаты с помощью таймера оценивают затраты по проекту и рассчитывают зарплату сотрудникам или выставляют счет клиенту.
- Дашборд и отчеты. Такие возможности таск-менеджера позволяют быстро и легко отслеживать прогресс работы над проектом с помощью визуальных индикаторов, контролировать расходы и собирать быструю статистику для встреч команды.
- Интеграции. Один из самых важных и популярных функционалов. Таск-менеджер не всегда может полностью заменить мессенджер или онлайн-календарь. Но с интеграциями вы сможете связать нужное приложение с таск-менеджером. Так, сроки задач или проектов попадут в Google-Календарь, а созданную задачу можно будет сразу обсудить в Telegram, Slack или Facebook-мессенджер.
- Техподдержка. Быстрая 24/7 техподдержка на удобном вам языке сильно влияет на желание команды работать с сервисом. Оперативные и понятные ответы с примерами и картинками делают процесс адаптации сотрудников к системе намного проще.
- Мобильная версия. Чтобы не привязывать сотрудника к ПК, должна быть возможность ставить и менять задачи, общаться и добавлять файлы в смартфоне.
ТОП-6 таск-менеджеров
Jira — мощный сервис для IT-команд
Jira — сервис, в котором проекты состоят из задач-тикетов. Jira заточен под регистрацию и выполнение запросов на обслуживание, поэтому его часто используют IT-команды, как в digital-агентстве Postmen. В 2015 году вышел Jira Core с упором на управление проектами с более простым интерфейсом.
Стоимость пользования Jira считается по количеству пользователей в системе: $7.5-$14.5 в месяц за одного пользователя.
Преимущество и одновременно недостаток Jira — высокий уровень кастомизации. На основе API и плагинов можно настроить Jira, чтобы отправлять напоминания в корпоративный чат, скрывать неактуальные комментарии к задаче и многое другое, но для этого понадобится помощь специалиста по настройке.
Worksection — интуитивная система управления проектами
Worksection — это легкое и быстрое управление проектами для различных команд по популярным методологиям как Agile, так и Waterfall. С последним обновлением в системе появился новый раздел для быстрого и легкого анализа текущего статуса работы над проектом — Дашборд проекта.
Бизнес-процесс также можно отобразить и автоматизировать в виде Канбан-доски, по которой задача переходит по этапам установленного процесса. Чтобы не запутаться в большом количестве задач, у каждой из которых свой срок запуска и окончания, можно использовать диаграмму Ганта и календарь, который синхронизируется с популярными онлайн-календарями, такими как Google, Apple, Outlook.
Перед началом рабочего дня сотруднику на email приходит дневной дайджест новостей по задачам, у которых подходит срок и просроченным задачам.
У меня возникает риторический вопрос: как можно работать и не пользоваться продуктом, таким как Worksection? Это же очень удобно.
Анастасия Ольшанская, Product owner в GeniusMarketing
В Worksection интуитивный интерфейс и высокая стабильность работы сервиса, но не так много возможностей по кастомизации, как например в Jira. Вместе с тем, там можно настроить скрипт, по которому заявки на сайте компании автоматически превратятся в задачи проекта. Отчеты тоже создаются автоматически — достаточно задать необходимые параметры, указать нужные сроки и команду.
Если захотите перейти с другого таск-менеджера на Worksection, проекты, задачи, комментарии и т.д. можно перенести автоматически со многих популярных таск-менеджеров.
Monday.com
Monday.com – еще одна популярная система управления задачами с простым пользовательским интерфейсом. Подойдет средним и большим командам, которые работают над масштабными и долговременными проектами.
Ключевой особенностью Monday.com является эффективное отображение данных. Можно отслеживать свои задачи на нескольких досках и управлять своей рабочей нагрузкой. В системе также доступны разные виды отображения, такие как Диаграмма Ганта и Шкала времени, для всех тарифов, кроме базового.
Monday.com предлагает четыре тарифных плана в зависимости от количества пользователей. Стоимость доступа варьируется от $8 до $16 за пользователя. Все планы предусматривают 14-дневную бесплатную пробную версию таск-менеджера с неограниченным количеством досок.Basecamp — чек-листы и замена диаграмме Ганта
Basecamp (Basecamp 3) — таск-менеджер на основе чек-листов. Это продукт бывшей студии 37signals, руководители которой — Джейсон Фрайд и Дэвид Хенссон — написали две книги о запуске и оптимизации бизнеса. У Basecamp есть приложение на ПК, Android и iOs, хотя работать можно и в браузере. Вместо диаграммы Ганта в Basecamp используется собственная разработка — Hill Charts, которая делит прогресс задачи на две части: вверх по склону (поиск решения задачи) и вниз по склону (выполнение задачи).
Минусом Basecamp является стоимость: месяц работы обойдется в $99. Чтобы снизить цену, используйте бесплатный тестовый месяц, и потом оплатите подписку на год, чтобы получить 2 месяца в подарок. Также в Basecamp нет Канбан-досок и круглосуточной поддержки.
Trello — управление задачами с Канбан
Trello — приложение для управления проектами на основе Канбан-досок, которым владеют Atlassian, разработчики Jira. Проекты представлены в виде досок, в которых добавляются столбцы с этапами прохождения задачи. Trello используют отдельные фрилансеры и небольшие команды.
В Trello также есть система автоматизации Butler. В ней вы создаете команды и правила, по которым они запускаются. Покопавшись, можно настроить Butler так, чтобы система автоматически выбирала исполнителя задачи, ставила сроки или переносила задачу на следующий этап.
Начали знакомство с миром таск-трекеров вместе с Trellо. Это удобный таск-трекер для рекламной компании небольшого размера.
Юлия Белицкая, маркетинг-директор Idea Digital Agency
Бесплатная версия Trello часто используется как первый таск-менеджер в компании. Интеграции представлены в виде улучшений, которые подключаются отдельно. К улучшениям также относятся отдельные инструменты типа фильтра просроченных задач. В бесплатной версии можно подключить только одно улучшение. Также в бесплатной версии нельзя прикрепить файл больше 10 Мб. Стандартный тарифный план начинается с $5 за пользователя в месяц и расширяет возможности системы в сравнении с бесплатным тарифом. Premium-тариф обойдется уже в $10 за пользователя в месяц.
Asana — таск-менеджер со встроенным обучением
Asana — простой таск-менеджер с мобильным приложением. Задачи можно ставить в Канбан-досках и управлять сроками через диаграмму Ганта. В списке интеграций есть сервисы Google и Adobe, программы для работы с файлами, отчетами и для ведения учета времени. Для быстрой адаптации команды работает проект Asana Academy, где можно разобраться в отдельных функциях таск-менеджера на онлайн-курсах с тестами и заданиями.
На бесплатном тарифе Asana по функциям идентичен Trello. При оплате за месяц Asana обойдется в $11 за сотрудника.
К сожалению, в Asana нет встроенного тайм-трекера, поэтому учитывать затраченное время придется через сторонний сервис, после чего вносить потраченное на задачу время вручную.
Ни один из таск-менеджеров в статье не понравился? Список субъективный, и мы это понимаем. Дополните критерии оценки с учетом специфики вашей компании и протестируйте собственный список таск-менеджеров.
Напишите в комментариях, какой таск-менеджер вы используете и в какой компании. А если пользуетесь приложением не из нашего списка — расскажите, чем вам понравился этот таск-менеджер.