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Choisir un gestionnaire de tâches en 2022
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Choisir un gestionnaire de tâches en 2022

Au cours des dernières années, la plu­part des entre­pris­es ont con­sid­érable­ment changé leur envi­ron­nement de tra­vail. La pandémie, le tra­vail à dis­tance et les exi­gences accrues en matière d’ef­fi­cac­ité des affaires poussent les entre­pris­es à rechercher de nou­velles solu­tions, qui facilit­eraient le tra­vail d’équipe, gér­eraient de nom­breux pro­jets et aug­menteraient la pro­duc­tiv­ité et la rentabilité.

Pra­tique­ment chaque entre­prise à l’ère numérique a besoin d’un Respon­s­able de tâch­es, que ce soit pour le tra­vail de bureau ou à distance.
Chaque année, ces sys­tèmes devi­en­nent plus intel­li­gents, avec une fonc­tion­nal­ité crois­sante, aidant à gér­er les tâch­es et les pro­jets. Ils sont faciles à inté­gr­er avec d’autres solu­tions infor­ma­tiques et à suiv­re le temps et les coûts financiers pour une analyse rapi­de de la sit­u­a­tion actuelle.

Chaque jour, notre équipe inter­viewe des dizaines d’en­tre­pris­es qui recherchent un sys­tème de ges­tion de pro­jets adap­té. Nous avons décidé de struc­tur­er les prin­ci­paux critères et d’analyser les exi­gences les plus courantes pour les Respon­s­ables de tâches.

Dans cet arti­cle, nous avons com­paré la fonc­tion­nal­ité des sys­tèmes les plus pop­u­laires pour la ges­tion des tâch­es et des pro­jets. Après avoir lu l’ar­ti­cle, vous com­pren­drez quel ser­vice con­vient à votre entre­prise et quels fac­teurs doivent être pris en compte lors du choix d’un Respon­s­able de tâches.


Pourquoi une entre­prise a‑t-elle besoin d’un Respon­s­able de tâches ?

Quand l’en­tre­prise n’est pas grande, vous pou­vez utilis­er un mes­sager ou Excel pour attribuer des tâch­es et com­mu­ni­quer sur celles-ci. Mais lorsque le nom­bre de pro­jets aug­mente, les mes­sages et fichiers impor­tants peu­vent se per­dre dans une cor­re­spon­dance inten­sive. Ain­si, les entre­pris­es ont besoin d’un espace de tra­vail com­mun pour l’at­tri­bu­tion de tâch­es, les com­mu­ni­ca­tions et l’analyse de travail.

Par exem­ple, c’est ce qui s’est passé avec le départe­ment des ventes en ligne d’IBIS. Au départ, ils attribuaient des tâch­es orale­ment, mais à mesure que l’en­tre­prise et le vol­ume de tra­vail aug­men­taient, les col­lègues ressen­taient le besoin d’une sys­té­ma­ti­sa­tion des proces­sus. Main­tenant, l’équipe d’IBIS utilise Work­sec­tion pour la déf­i­ni­tion des tâch­es, l’analyse du tra­vail et la planification.

Dans l’ar­chi­tec­ture et l’ingénierie, un Respon­s­able de tâch­es est par­ti­c­ulière­ment impor­tant pour la ges­tion de pro­jets impor­tants. Par exem­ple, le Bureau d’Ar­chi­tec­ture Polyako­va gérait les proces­sus de tra­vail dans Google-Docs avant d’in­tro­duire un sys­tème de ges­tion de pro­jet. Mais plus il y a de pro­jets et d’équipes, moins il est pra­tique de tra­vailler de cette manière. C’est pourquoi une déci­sion a été prise d’im­plé­menter un Respon­s­able de tâch­es pour une ges­tion effi­cace de dif­férents pro­jets et équipes.

Après avoir analysé nos cas d’en­tre­prise, nous avons abouti à 6 raisons pour lesquelles les entre­pris­es utilisent un Respon­s­able de tâches :

  1. sys­té­ma­ti­sa­tion des proces­sus : divis­er les pro­jets en tâch­es et sous-tâch­es, mar­quer l’achève­ment des étapes par­ti­c­ulières d’une tâche, créer un flux de travail ;
  2. plan­i­fi­ca­tion du tra­vail : dans un cal­en­dri­er, des tableaux Kan­ban et un dia­gramme de Gantt ;
  3. suivi des résul­tats : créer et analyser des rap­ports, suiv­re le temps de tra­vail, estimer les coûts réels du projet ;
  4. stock­age de fichiers et col­lecte d’informations ;
  5. main­tenir le lien entre les employés et les clients ;
  6. com­mu­ni­ca­tion : garder toutes les déci­sions et com­men­taires dans un seul système.

Com­ment choisir un Respon­s­able de tâch­es : 7 critères d’évaluation

Tous les Respon­s­ables de tâch­es offrent la pos­si­bil­ité d’at­tribuer des tâch­es et de suiv­re leur achève­ment. Au-delà de cette fonc­tion­nal­ité com­mune, chaque ser­vice a ses car­ac­téris­tiques : l’un pro­pose des tableaux Kan­ban, l’autre — une inté­gra­tion avec des mes­sagers ou la VoIP. Un ser­vice peut avoir un min­i­mum de fonc­tions, qui pour­rait suf­fire pour un tra­vail pro­duc­tif, tan­dis que l’autre peut com­porter de nom­breuses fonc­tion­nal­ités intéres­santes néces­si­tant plus d’un mois d’ajustements.

Nous souligne­r­i­ons 7 critères d’é­val­u­a­tion pour un Respon­s­able de tâch­es, que nous avons util­isés pour analyser les solu­tions de ges­tion des tâch­es les plus populaires :

  1. Util­is­abil­ité. Cette fonc­tion­nal­ité affecte la rapid­ité avec laque­lle l’équipe peut s’adapter au pro­gramme et si les col­lègues sont prêts à l’u­tilis­er. Si vous devez con­sul­ter la FAQ chaque fois que vous attribuez une tâche ou que vous changez des délais — quelque chose né va pas avec ce Respon­s­able de tâches.
  2. Out­ils uni­versels. Pour assur­er un tra­vail pra­tique sur des pro­jets de com­plex­ité et de durée var­iées, il est impor­tant d’avoir des out­ils uni­versels, tels que les tableaux Kan­ban et le dia­gramme de Gantt, ain­si que dif­férents types d’af­fichage des tâch­es (par exem­ple, Liste, Par per­son­nes, etc.).
  3. Suivi du temps (chronomètre). C’est une option très utile, aidant à suiv­re le temps passé et la charge de tra­vail des employés et à com­pren­dre com­bi­en de temps prend en moyenne l’achève­ment d’une tâche. Les entre­pris­es avec des tar­ifs horaires éval­u­ent les coûts de temps des pro­jets à l’aide d’un chronomètre et cal­cu­lent les salaires des employés ou fac­turent leurs clients.
  4. Tableau de bord et rap­ports. Ces fonc­tion­nal­ités d’un Respon­s­able de tâch­es per­me­t­tent de suiv­re rapi­de­ment et facile­ment l’a­vance­ment d’un pro­jet en util­isant des indi­ca­teurs visuels, de suiv­re les dépens­es et de col­lecter des sta­tis­tiques rapi­des pour les réu­nions d’équipe.
  5. Inté­gra­tions. L’une des fonc­tions les plus impor­tantes et pop­u­laires. Un Respon­s­able de tâch­es né peut pas tou­jours rem­plac­er com­plète­ment un mes­sager ou un cal­en­dri­er en ligne, mais en util­isant des inté­gra­tions, vous pou­vez con­necter l’ap­pli­ca­tion néces­saire avec un Respon­s­able de tâch­es. De cette manière, les délais pour les tâch­es ou les pro­jets appa­raîtront dans Google Cal­en­dar et une tâche créée peut être directe­ment dis­cutée dans Telegram, Slack ou un mes­sager Facebook.
  6. Sup­port tech­nique. Un sup­port tech­nique rapi­de 24⁄7 dans votre langue a un grand effet sur la volon­té de l’équipe de tra­vailler avec un ser­vice par­ti­c­uli­er. Des répons­es rapi­des et com­plètes avec exem­ples et cap­tures d’écran facili­tent con­sid­érable­ment la mise en œuvre d’un nou­veau système.
  7. Ver­sion mobile. Pour ren­dre l’em­ployé indépen­dant de l’or­di­na­teur, un ser­vice de ges­tion des tâch­es doit offrir la pos­si­bil­ité d’at­tribuer et de mod­i­fi­er des tâch­es, ain­si que de com­mu­ni­quer et d’a­jouter des fichiers à l’aide d’un smartphone.

TOP‑6 Respon­s­ables de tâches

Jira — un ser­vice puis­sant pour les équipes informatiques

Jira est un ser­vice dans lequel les pro­jets se com­posent de tick­ets de tâch­es. Jira est conçu pour l’en­reg­istrement et l’achève­ment des deman­des de ser­vice, c’est pourquoi il est sou­vent util­isé par les équipes infor­ma­tiques, comme dans l’a­gence numérique Post­men. En 2015, un Jira Core est apparu sur le marché, axé sur la ges­tion de pro­jets et une inter­face plus simple.

Le prix men­su­el pour l’u­til­i­sa­tion de Jira dépend du nom­bre d’u­til­isa­teurs et s’élève à 7,5 $ — 14,5 $ par util­isa­teur.



L’a­van­tage et l’in­con­vénient de Jira est son niveau élevé de per­son­nal­i­sa­tion. Basé sur API et plu­g­ins, vous pou­vez con­fig­ur­er Jira pour envoy­er des noti­fi­ca­tions dans un chat d’en­tre­prise, cacher des com­men­taires non per­ti­nents et bien plus encore, mais cela sera pos­si­ble avec l’as­sis­tance d’un spé­cial­iste du sup­port technique.

Work­sec­tion — un sys­tème de ges­tion de pro­jet intuitif

Work­sec­tion per­met une ges­tion de pro­jet facile et rapi­de pour dif­férentes équipes en util­isant des méthodolo­gies pop­u­laires telles que Agile et Water­fall. La dernière mise à jour du sys­tème offre un tableau de pro­jet, un nou­v­el out­il pour une analyse rapi­de et facile de l’é­tat actuel du projet.



Les proces­sus com­mer­ci­aux peu­vent être affichés et automa­tisés sous forme de tableau Kan­ban, mon­trant la tâche se déplaçant à tra­vers les étapes du flux de tra­vail prédéfi­ni. Chaque tâche a une date de début et une date lim­ite, ce qui vous per­met de né pas vous per­dre dans un grand nom­bre de tâch­es. De plus, vous pou­vez utilis­er le dia­gramme de Gantt et le cal­en­dri­er, qui sont syn­chro­nisés avec des cal­en­dri­ers en ligne pop­u­laires, tels que Google, Apple et Outlook.

Avant une journée de tra­vail, chaque employé reçoit un e‑mail avec un digest quo­ti­di­en des tâch­es avec des dates d’échéance et des tâch­es en retard.

Je me demande com­ment il est pos­si­ble de tra­vailler sans utilis­er un pro­duit tel que Work­sec­tion ? C’est vrai­ment pra­tique.
Аnas­ta­sia Olshan­s­ka, Pro­prié­taire de pro­duit chez GeniusMarketing
Work­sec­tion dis­pose d’une inter­face intu­itive et d’une grande sta­bil­ité de ser­vice, avec moins d’op­por­tu­nités de per­son­nal­i­sa­tion que Jira, par exem­ple. Cepen­dant, vous pou­vez con­fig­ur­er un script per­me­t­tant de trans­former automa­tique­ment les deman­des sur le site de l’en­tre­prise en tâch­es de pro­jet. Les rap­ports sont égale­ment créés automa­tique­ment — il suf­fit de définir les paramètres néces­saires, d’indi­quer les dates lim­ites et de choisir une équipe.

Si vous souhaitez pass­er à Work­sec­tion à par­tir d’un autre Respon­s­able de tâch­es, les pro­jets, tâch­es, com­men­taires et autres don­nées peu­vent être trans­férés automatiquement.

Monday.com

Monday.com est un autre sys­tème pop­u­laire de ges­tion des tâch­es avec une inter­face con­viviale. Ce ser­vice serait adap­té pour des équipes de taille moyenne et grande tra­vail­lant sur des pro­jets à grande échelle et à long terme.

La car­ac­téris­tique clé de Monday.com est une visu­al­i­sa­tion effi­cace des don­nées. Vous pou­vez suiv­re vos tâch­es sur plusieurs tableaux et gér­er votre charge de tra­vail. Le sys­tème offre égale­ment dif­férents types d’af­fichage des don­nées, tels que dia­gramme de Gantt et Chronolo­gie pour tous les tar­ifs, à l’ex­cep­tion du tarif de base.


Monday.com pro­pose 4 plans tar­i­faires en fonc­tion du nom­bre d’u­til­isa­teurs. Le prix varie de 8 $ à 16 $ par util­isa­teur. Tous les plans inclu­ent une péri­ode d’es­sai de 14 jours d’u­til­i­sa­tion du Respon­s­able de tâch­es avec un nom­bre illim­ité de tableaux.


Base­camp — listes de con­trôle et sub­sti­tu­tion à un dia­gramme de Gantt

Base­camp (Base­camp 3) est un Respon­s­able de tâch­es basé sur des listes de con­trôle. C’est un pro­duit de l’an­cien stu­dio 37signals, dont le PDG Jason Fried et son parte­naire David Hans­son ont écrit deux livres sur le démar­rage d’une entre­prise et son opti­mi­sa­tion. Base­camp a une appli­ca­tion pour PC, Android et iOs, bien qu’il per­me­tte égale­ment de tra­vailler dans un nav­i­ga­teur. Au lieu d’un dia­gramme de Gantt, ils utilisent un out­il pro­pre à Base­camp — un Hill Chart, divisant l’a­vance­ment d’une tâche en deux par­ties : la phase ascen­dante (recher­ché d’une solu­tion à la tâche) et une phase descen­dante (réal­i­sa­tion de la tâche).



Un incon­vénient de Base­camp est son prix : la rede­vance men­su­elle est de 99 $. Pour en tir­er le meilleur par­ti du prix, vous pou­vez utilis­er le pre­mier mois gra­tu­it et ensuite vous abon­ner pour un an afin d’obtenir 2 mois bonus. Un autre incon­vénient est l’ab­sence de tableaux Kan­ban et d’un sup­port 24⁄7.

Trel­lo — ges­tion des tâch­es avec Kanban

Trel­lo est un logi­ciel de ges­tion de pro­jet basé sur le Kan­ban, détenu par Atlass­ian, les développeurs de Jira. Les pro­jets sont affichés sous forme de tableaux, avec des colonnes ajoutées pour mon­tr­er une étape par­ti­c­ulière de l’achève­ment de la tâche. Trel­lo est prin­ci­pale­ment util­isé par des free­lances et de petites entreprises.



Trel­lo dis­pose égale­ment d’un sys­tème d’au­toma­ti­sa­tion But­ler. Il vous per­met de créer des équipes et des règles pour la col­lab­o­ra­tion d’équipe. Avec du temps et des efforts, vous pou­vez con­fig­ur­er But­ler pour que le sys­tème choi­sisse la per­son­ne respon­s­able, fixe les délais ou déplace automa­tique­ment les tâch­es vers une autre étape du flux de travail.

Nous avons com­mencé notre par­cours vers le monde des tracks des tâch­es avec Trel­lo. C’est un track­er de tâch­es con­vivial pour une petite société de pub­lic­ité.
Yulia Belit­s­ka, direc­trice mar­ket­ing de l’a­gence numérique Idea
La ver­sion d’es­sai gra­tu­ite de Trel­lo est sou­vent util­isée comme pre­mier Respon­s­able de tâch­es dans une entre­prise. Les inté­gra­tions sont présen­tées comme des options fournies séparé­ment. Ces options inclu­ent égale­ment cer­tains out­ils comme un fil­tre pour les tâch­es en retard. Une seule option est disponible dans la ver­sion gra­tu­ite, avec les fichiers joints lim­ités à 10 Mo. Le plan tar­i­faire stan­dard com­mence à 5 $ par util­isa­teur par mois et offre des fonc­tion­nal­ités éten­dues par rap­port à la ver­sion gra­tu­ite. Pour un tarif Pre­mi­um, vous serez fac­turé une rede­vance men­su­elle de 10 $ par utilisateur.

Asana — un Respon­s­able de tâch­es avec instruc­tions intégrées

Asana est un Respon­s­able de tâch­es sim­ple avec une appli­ca­tion mobile. Vous pou­vez attribuer des tâch­es à l’aide de tableaux Kan­ban et gér­er les délais à l’aide d’un dia­gramme de Gantt. Il peut être inté­gré avec les ser­vices Google et Adobe, des pro­grammes pour le traite­ment de fichiers, des rap­ports et des enreg­istrements de temps. L’Asana Acad­e­my est disponible pour une adap­ta­tion rapi­de de l’équipe, per­me­t­tant aux employés de mieux com­pren­dre cer­taines fonc­tions du Respon­s­able de tâch­es grâce à des cours en ligne avec des tests et des exercices.



La ver­sion d’es­sai gra­tu­ite d’Asana a des fonc­tions sim­i­laires à celles de Trel­lo. Utilis­er Asana vous coûtera 11 $ par employé.

Mal­heureuse­ment, Asana n’a pas de chronomètre inté­gré, donc vous devrez suiv­re le temps dépen­sé à l’aide d’un ser­vice séparé, suivi d’une saisie manuelle des données.


Avez-vous choisi un Respon­s­able de tâch­es par­mi la liste ci-dessus ? La liste est sub­jec­tive et nous en avons con­science. Ajoutez d’autres critères d’é­val­u­a­tion en ten­ant compte de vos exi­gences spé­ci­fiques et testez votre pro­pre liste de Respon­s­ables de tâches.

Dans les com­men­taires ci-dessous, veuillez écrire le Respon­s­able de tâch­es que vous utilisez dans votre entre­prise. Si vous en avez un qui né fig­ure pas dans notre liste, mer­ci de com­menter votre choix et de pré­cis­er ses avan­tages pour votre entreprise.
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