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Scegliere un Gestore di Attività nel 2022
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diagramma di Gantt Kanban Agile Digitale CRM Asana

Scegliere un Gestore di Attività nel 2022

Negli ulti­mi anni, la mag­gior parte delle aziende ha sig­ni­fica­ti­va­mente cam­bi­a­to il pro­prio ambi­ente di lavoro. Pan­demia, lavoro da remo­to e req­ui­si­ti aumen­tati per l’ef­fi­cien­za azien­dale spin­gono le aziende a cer­care nuove soluzioni che facil­iti­no il lavoro di squadra, gestis­cano molti prog­et­ti e aumenti­no la pro­dut­tiv­ità e la redditività.

Qua­si ogni azien­da nel­l’era dig­i­tale ha bisog­no di un Gestore di Attiv­ità, sia per il lavoro in uffi­cio che per il lavoro da remoto.
Ogni anno questi sis­te­mi diven­tano più intel­li­gen­ti, con fun­zion­al­ità in cresci­ta, aiu­tan­do a gestire attiv­ità e prog­et­ti. Sono facili da inte­grare con altre soluzioni IT e a trac­cia­re tem­po e costi finanziari per un’anal­isi rap­i­da del­la situ­azione attuale.

Ogni giorno il nos­tro team inter­vista decine di aziende che stan­no cer­can­do un sis­tema di ges­tione prog­et­ti adat­to. Abbi­amo deciso di strut­turare i cri­teri prin­ci­pali e anal­iz­zare i req­ui­si­ti più comu­ni per i Gestori di Attività.

In questo arti­co­lo abbi­amo con­fronta­to la fun­zion­al­ità dei sis­te­mi più popo­lari per la ges­tione di attiv­ità e prog­et­ti. Dopo aver let­to l’ar­ti­co­lo, capirete quale servizio è adat­to alla vos­tra azien­da e quali fat­tori devono essere con­siderati nel­la scelta di un Gestore di Attività.


Per­ché l’azien­da ha bisog­no di un Gestore di Attività?

Quan­do l’azien­da non è grande, si può usare un mes­sen­ger o Excel per asseg­nare com­pi­ti e comu­ni­care su di essi. Ma quan­do il numero dei prog­et­ti cresce, mes­sag­gi e file impor­tan­ti pos­sono andare per­si in una cor­rispon­den­za inten­sa. Quin­di, le aziende han­no bisog­no di uno spazio di lavoro comune per l’asseg­nazione di com­pi­ti, comu­ni­cazioni e anal­isi del lavoro.

Ad esem­pio, è sta­to così per il dipar­ti­men­to ven­dite online di IBIS. Inizial­mente asseg­na­vano com­pi­ti oral­mente, ma con la cresci­ta del­l’azien­da e del vol­ume di lavoro i col­leghi han­no sen­ti­to la neces­sità di sis­tem­atiz­zazione dei pro­ces­si. Ora il team di IBIS uti­liz­za Work­sec­tion per definire i com­pi­ti, anal­iz­zare il lavoro e pianificare.

In architet­tura e ingeg­ne­r­ia, un Gestore di Attiv­ità è par­ti­co­lar­mente impor­tante per la ges­tione di gran­di prog­et­ti. Ad esem­pio, il Bureau Architet­ton­i­co Polyako­va ges­ti­va i pro­ces­si di lavoro in Google Docs pri­ma di intro­durre un sis­tema di ges­tione prog­et­ti. Ma più prog­et­ti e team ci sono, meno con­ve­niente è lavo­rare in questo modo. È per questo che si è deciso di imple­mentare un Gestore di Attiv­ità per una ges­tione effi­ciente di diver­si prog­et­ti e team.

Dopo aver anal­iz­za­to i nos­tri casi azien­dali, siamo giun­ti a 6 motivi per cui le aziende uti­liz­zano un Gestore di Attività:

  1. sis­tem­atiz­zazione dei pro­ces­si: dividere i prog­et­ti in attiv­ità e sot­toat­tiv­ità, seg­nare il com­ple­ta­men­to di fasi par­ti­co­lari di un’at­tiv­ità, creare un flus­so di lavoro;
  2. piani­fi­cazione del lavoro: in un cal­en­dario, bacheche Kan­ban e Gantt Chart;
  3. trac­cia­men­to dei risul­tati: creare e anal­iz­zare rap­por­ti, mon­i­torare il tem­po di lavoro, sti­mare i costi effet­tivi del progetto;
  4. archivi­azione di file e rac­col­ta di informazioni;
  5. man­tenere la con­nes­sione tra dipen­den­ti e clienti;
  6. comu­ni­cazione: man­tenere tutte le deci­sioni e com­men­ti in un uni­co sistema.

Come scegliere un Gestore di Attiv­ità: 7 cri­teri di valutazione

Tut­ti i Gestori di Attiv­ità offrono la pos­si­bil­ità di asseg­nare com­pi­ti e mon­i­torare il com­ple­ta­men­to. Oltre a ques­ta fun­zion­al­ità comune, ogni servizio ha le sue carat­ter­is­tiche: uno offre bacheche Kan­ban, l’al­tro — inte­grazione con mes­sen­ger o VoIP. Un servizio può avere un numero min­i­mo di fun­zioni, suf­fi­ci­en­ti per un lavoro pro­dut­ti­vo, men­tre l’al­tro può pre­sentare molte fun­zioni inter­es­san­ti che richiedono più di un mese di aggiustamenti.

Vogliamo evi­den­ziare 7 cri­teri di val­u­tazione per un Gestore di Attiv­ità, che abbi­amo uti­liz­za­to per anal­iz­zare le soluzioni di ges­tione attiv­ità più popolari:

  1. Usabil­ità. Ques­ta fun­zion­al­ità influisce su quan­to velo­ce­mente il team può adat­tar­si al pro­gram­ma e se i col­leghi sono dis­posti a usar­lo. Se è nec­es­sario con­trol­lare il FAQ ogni vol­ta che asseg­nate un com­pi­to o cam­bi­ate le sca­den­ze — qual­cosa non va in questo Gestore di Attività.
  2. Stru­men­ti Uni­ver­sali. Per fornire un lavoro con­ve­niente su prog­et­ti di diver­sa com­p­lessità e dura­ta, è impor­tante avere stru­men­ti uni­ver­sali, come Kan­ban e Gantt Chart, oltre a diver­si tipi di visu­al­iz­zazione delle attiv­ità (ad esem­pio, Lista, Per Per­sone, ecc.).
  3. Trac­cia­men­to del tem­po (timer). È un’opzione molto utile, che aiu­ta a mon­i­torare il tem­po di spe­sa e il cari­co di lavoro dei dipen­den­ti e a capire quan­to tem­po imp­ie­ga in media il com­ple­ta­men­to di un’at­tiv­ità. Le aziende con tar­iffe orarie val­u­tano i costi tem­po­rali del prog­et­to uti­liz­zan­do un timer e cal­colano lo stipen­dio per i dipen­den­ti o addeb­i­tano ai loro clienti.
  4. Dash­board e rap­por­ti. Queste fun­zion­al­ità di un Gestore di Attiv­ità con­sentono di mon­i­torare rap­i­da­mente e facil­mente i pro­gres­si di un prog­et­to tramite indi­ca­tori visivi, mon­i­torare le spese e rac­cogliere sta­tis­tiche rapi­de per riu­nioni di squadra.
  5. Inte­grazioni. Una delle fun­zion­al­ità più impor­tan­ti e popo­lari. Un Gestore di Attiv­ità non può sem­pre sos­ti­tuire com­ple­ta­mente un mes­sen­ger o un cal­en­dario online, ma uti­liz­zan­do le inte­grazioni è pos­si­bile col­le­gare l’ap­pli­cazione nec­es­saria a un Gestore di Attiv­ità. In questo modo, le sca­den­ze per le attiv­ità o i prog­et­ti appari­ran­no nel Google Cal­en­dar e un com­pi­to cre­ato può essere dis­cus­so diret­ta­mente in Telegram, Slack o Facebook-messenger.
  6. Sup­por­to tec­ni­co. Un sup­por­to tec­ni­co rapi­do 24⁄7 nel­la tua lin­gua ha un grande impat­to sul­la volon­tà del team di lavo­rare con un par­ti­co­lare servizio. Risposte tem­pes­tive e com­plete con esem­pi e screen­shot facil­i­tano sig­ni­fica­ti­va­mente l’im­ple­men­tazione di un nuo­vo sistema.
  7. Ver­sione mobile. Per ren­dere il dipen­dente indipen­dente dal com­put­er, un servizio di ges­tione delle attiv­ità dovrebbe offrire la pos­si­bil­ità di asseg­nare e mod­i­fi­care com­pi­ti, nonché comu­ni­care e aggiun­gere file uti­liz­zan­do uno smartphone.

TOP‑6 Gestori di Attività

Jira — un servizio potente per i team IT

Jira è un servizio in cui i prog­et­ti con­sistono di tick­et di attiv­ità. Jira è tagli­a­ta su misura per la reg­is­trazione e il com­ple­ta­men­to delle richi­este di servizio, ed è per questo moti­vo che è spes­so uti­liz­za­ta da team IT, come nel­l’a­gen­zia dig­i­tale Post­men. Nel 2015 è appar­so sul mer­ca­to Jira Core, con un focus sul­la ges­tione dei prog­et­ti e un’in­ter­fac­cia più semplice.

Il prez­zo men­sile per l’u­ti­liz­zo di Jira dipende dal numero di uten­ti e si aggi­ra intorno a $7.5-$14.5 per utente.



Sia il van­tag­gio che lo svan­tag­gio di Jira è il suo alto liv­el­lo di per­son­al­iz­zazione. Basato su API e plu­g­in, puoi con­fig­u­rare Jira per inviare noti­fiche a una chat azien­dale, nascon­dere com­men­ti irril­e­van­ti e molto altro, ma questo sarà pos­si­bile con l’as­sis­ten­za di uno spe­cial­ista del sup­por­to tecnico.

Work­sec­tion — un sis­tema di ges­tione prog­et­ti intuitivo

Work­sec­tion for­nisce una ges­tione prog­et­ti facile e veloce per diver­si team uti­liz­zan­do metodolo­gie popo­lari come Agile e Water­fall. L’ul­ti­mo aggior­na­men­to del sis­tema offre un Dash­board del Prog­et­to, un nuo­vo stru­men­to per un’anal­isi rap­i­da e facile del­lo sta­to attuale del progetto.



I pro­ces­si azien­dali pos­sono essere visu­al­iz­za­ti e autom­a­tiz­za­ti sot­to for­ma di una bacheca Kan­ban, mostran­do il pas­sag­gio delle attiv­ità attra­ver­so le fasi del flus­so di lavoro preim­posta­to. Ogni attiv­ità ha un inizio e una sca­den­za, per­me­t­ten­do di non con­fonder­si in un grande numero di attiv­ità. Inoltre, puoi uti­liz­zare Gantt Chart e Cal­en­dario, che si sin­croniz­za con i cal­en­dari online popo­lari, come Google, Apple e Outlook.

Pri­ma di un giorno lavo­ra­ti­vo, ogni dipen­dente riceve un’e­mail con un riepi­l­o­go gior­naliero sui com­pi­ti con sca­den­ze e com­pi­ti in ritardo.

Mi chiedo come sia pos­si­bile lavo­rare sen­za uti­liz­zare un prodot­to come Work­sec­tion? È davvero con­ve­niente.
Anas­ta­sia Olshan­s­ka, Prod­uct own­er in GeniusMarketing
Work­sec­tion pre­sen­ta un’in­ter­fac­cia intu­iti­va e un’al­ta sta­bil­ità del servizio, con non molte oppor­tu­nità di per­son­al­iz­zazione rispet­to a Jira, ad esem­pio. Tut­tavia, puoi con­fig­u­rare uno script che con­sen­ta di trasfor­mare auto­mati­ca­mente le richi­este sul sito web del­l’azien­da in com­pi­ti di prog­et­to. Anche i rap­por­ti ven­gono creati auto­mati­ca­mente: è suf­fi­ciente impostare i para­metri nec­es­sari, indi­care le sca­den­ze e scegliere un team.

Se vuoi pas­sare a Work­sec­tion da un altro Gestore di Attiv­ità, i prog­et­ti, le attiv­ità, i com­men­ti e altri dati pos­sono essere trasfer­i­ti automaticamente.

Monday.com

Monday.com è un altro sis­tema popo­lare per la ges­tione delle attiv­ità con un’in­ter­fac­cia intu­iti­va. Questo servizio sarebbe buono per team di medie e gran­di dimen­sioni che lavo­ra­no su prog­et­ti su larga scala e a lun­go termine.

La carat­ter­is­ti­ca prin­ci­pale di Monday.com è una visu­al­iz­zazione effi­ciente dei dati. Puoi mon­i­torare i tuoi com­pi­ti su più bacheche e gestire il tuo cari­co di lavoro. Il sis­tema offre anche diver­si tipi di visu­al­iz­zazione dei dati, come Gantt Chart e Time­line per tut­ti i tar­if­fari, esclu­so il base.


Monday.com offre 4 piani tar­if­fari a sec­on­da del numero di uten­ti. Il prez­zo varia da $8 a $16 per utente. Tut­ti i piani includono un peri­o­do di pro­va di 14 giorni per uti­liz­zare il Gestore di Attiv­ità con un numero illim­i­ta­to di bacheche.


Base­camp — check­list e un sos­ti­tu­to per un Gantt Chart

Base­camp (Base­camp 3) è un Gestore di Attiv­ità basato su check­list. Questo è un prodot­to del­l’ex stu­dio 37signals, il cui CEO Jason Fried e il suo part­ner David Hans­son han­no scrit­to due lib­ri su come avviare un’at­tiv­ità e la sua ottimiz­zazione. Base­camp ha un’app per PC, Android e iOs, anche se con­sente di lavo­rare anche in un brows­er. Invece del Gantt Chart, uti­liz­zano uno stru­men­to pro­prio di Base­camp — un Hill Chart, div­i­den­do il pro­gres­so di un’at­tiv­ità in due par­ti: la fase in sali­ta (ricer­ca di una soluzione al com­pi­to) e una fase in disce­sa (com­ple­ta­men­to del compito).



Uno svan­tag­gio di Base­camp è il suo prez­zo: una tar­if­fa men­sile è di $99. Per sfruttare al mas­si­mo il prez­zo, puoi uti­liz­zare il pri­mo mese gra­tu­ito e suc­ces­si­va­mente iscriver­ti per un anno per ottenere 2 mesi bonus. Un altro svan­tag­gio è l’assen­za di bacheche Kan­ban e un sup­por­to 24⁄7.

Trel­lo — un’ ges­tione delle attiv­ità con Kanban

Trel­lo è un soft­ware basato su Kan­ban per la ges­tione dei prog­et­ti, di pro­pri­età di Atlass­ian, i svilup­pa­tori di Jira. I prog­et­ti sono visu­al­iz­za­ti sot­to for­ma di bacheche, con colonne aggiunte per mostrare la fase par­ti­co­lare di com­ple­ta­men­to delle attiv­ità. Trel­lo è uti­liz­za­to prin­ci­pal­mente da liberi pro­fes­sion­isti e pic­cole aziende.



Trel­lo pre­sen­ta anche un sis­tema di automazione But­ler. Per­me­tte di creare team e regole per la col­lab­o­razione di grup­po. Con un po’ di tem­po e fat­i­ca, puoi impostare But­ler in modo che il sis­tema scel­ga la per­sona respon­s­abile, imposti le sca­den­ze o sposti auto­mati­ca­mente le attiv­ità in un’al­tra fase del flus­so di lavoro.

Abbi­amo inizia­to il nos­tro viag­gio nel mon­do dei track­er di attiv­ità con Trel­lo. È un track­er di attiv­ità user-friend­ly per una pic­co­la azien­da pub­blic­i­taria.
Yulia Belit­s­ka, diret­trice mar­ket­ing di Idea Dig­i­tal Agency
La ver­sione di pro­va gra­tui­ta di Trel­lo è spes­so uti­liz­za­ta come pri­mo Gestore di Attiv­ità in un’azien­da. Le inte­grazioni sono pre­sen­tate come opzioni for­nite sep­a­rata­mente. Queste opzioni includono anche alcu­ni stru­men­ti come un fil­tro per le attiv­ità scadute. Solo un’opzione è disponi­bile nel­la ver­sione gra­tui­ta, con file alle­gati lim­i­tati a 10 MB. Il piano tar­if­fario stan­dard inizia da $5 per utente al mese e offre fun­zion­al­ità estese rispet­to alla ver­sione gra­tui­ta. Per una tar­if­fa Pre­mi­um ti ver­rà addeb­i­ta­to un canone men­sile di $10 per utente.

Asana — un Gestore di Attiv­ità con istruzioni integrate

Asana è un sem­plice Gestore di Attiv­ità con un’app mobile. Puoi asseg­nare attiv­ità uti­liz­zan­do bacheche Kan­ban e gestire le sca­den­ze usan­do un Gantt Chart. Può essere inte­gra­to con i servizi Google e Adobe, pro­gram­mi per la ges­tione di file, rap­por­ti e reg­is­trazioni del tem­po. Asana Acad­e­my è disponi­bile per una rap­i­da adat­ta­men­to del team, con­sen­ten­do ai dipen­den­ti di sco­prire di più sulle fun­zion­al­ità par­ti­co­lari del Gestore di Attiv­ità usan­do cor­si online con test ed esercizi.



La ver­sione di pro­va gra­tui­ta di Asana ha fun­zioni sim­ili a quelle di Trel­lo. Usare Asana ti costerà $11 per dipendente.

Purtrop­po, Asana non ha un track­er di tem­po inte­gra­to, quin­di dovrai tenere trac­cia del­la spe­sa di tem­po uti­liz­zan­do un servizio sep­a­ra­to, segui­to dal­l’in­ser­i­men­to man­uale dei dati.


Hai scel­to un Gestore di Attiv­ità dal­l’e­len­co sopra? L’e­len­co è sogget­ti­vo e lo com­pren­di­amo. Aggiun­gi alcu­ni altri cri­teri di val­u­tazione tenen­do con­to delle tue speci­fiche esi­gen­ze e tes­ta il tuo elen­co di Gestori di Attività.

Nei com­men­ti qui sot­to, ti preghi­amo di scri­vere quale Gestore di Attiv­ità uti­lizzi nel­la tua azien­da. Se hai qual­cosa di diver­so dal­la nos­tra lista, ti preghi­amo di com­mentare la tua scelta e speci­fi­carne i van­tag­gi per la tua attività.
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