Соңғы жылдары көптеген компаниялар өз жұмыс ортасын айтарлықтай өзгеріс енгізді. Пандемия, қашықтан жұмыс істеу және бизнестің тиімділігіне қойылатын талаптардың артуы компанияларды командалық жұмысты жеңілдететін, көптеген жобаларды басқаруға және өнімділікті, рентабельділікті арттыруға арналған жаңа шешімдерді іздеуге мәжбүрлейді.
Әр жыл сайын бұл жүйелер ақылдырақ болуда, функционалдылығы артып, тапсырмалар мен жобаларды басқаруды жеңілдетуде. Олар басқа IT шешімдерімен интеграция жасауға оңай, уақыт пен қаржылық шығыстарды бақылауға мүмкіндік береді, бұл қазіргі жағдайдың жылдам талдауын жүргізу үшін пайдалы.
Күн сайын біздің команда сәйкес жобаларды басқару жүйесін іздейтін көптеген компаниялармен сұхбат өткізеді. Біз негізгі критерийлерді құрылымдауды және тапсырмаларды басқарушыларға қойылатын ең көп кездесетін талаптарды талдауды шештік.
Осы мақалада біз тапсырмалар мен жобаларды басқару үшін ең танымал жүйелердің функционалдылығын салыстырдық. Мақаланың соңында сіздің компанияңызға қай қызметтің сәйкес келетінін және Тапсырмалар басқарушысын таңдау кезінде назарға алуды қажет ететін қандай факторларды түсінесіз.
Компанияға Тапсырмалар басқарушысы не үшін қажет?
Компания үлкен болмаса, тапсырмаларды тағайындау және оларда байланыс жасау үшін мессенджерді немесе Excel пайдалануымыз мүмкін. Бірақ жобалардың саны артқан сайын, маңызды хабарламалар мен файлдар тығыз хат алмасу барысында жоғалуы мүмкін. Сондықтан компанияларға тапсырмалар беру, байланыстар жасау және жұмыстарды талдау үшін ортақ жұмыс кеңістігі қажет.
Мысалы, IBIS интернет-сатылымдар бөлімінде осындай жағдай болды. Алғашында олар тапсырмаларды ауызша берді, бірақ компания мен жұмыс көлемі өсіп жатқанда, әріптестер процестерді жүйелеп
Jira-ның артықшылығы мен кемшілігі - жоғары жеке өзгерту деңгейі. API мен плагиндер негізінде сіз Jira-ны корпоративтік чатқа хабарландырулар жіберу, тиімсіз пікірлерді жасыру және тағы басқалар үшін баптауға болады, бірақ бұл техникалық қолдау маманының көмегінсіз мүмкін емес.
Архитектура мен инженерияда тәжірибенің басқарушысы үлкен жобаларды басқару үшін аса маңызды. Мысалы, Polyakova Архитектуралық Бюросы жобаларды басқару жүйесін енгізбей тұрып, Google-Docs-та жұмыс процестерін басқарды. Бірақ жобалар мен командалар көбейген сайын, осылай жұмыс істеу ыңғайсыз бола бастайды. Сондықтан әртүрлі жобалар мен командаларды тиімді басқару үшін Тапсырмалар басқарушысын енгізу туралы шешім қабылданды.
Біздің бизнес жағдайларын талдай отырып, біз компаниялардың Тапсырмалар басқарушысын қолдануының 6 себебін анықтадық:
- процесстерді жүйелеу: жобаларды тапсырмалар мен кіші тапсырмаларға бөліп, тапсырманың белгілі бір кезеңдерін белгілеу, жұмыс ағынын жасау;
- жұмысты жоспарлау: күнтізбеде, Канбан тақталарында және Гант диаграммасында;
- нәтижелерді бақылау: есептер жасау және талдау, жұмыс уақытын бақылау, жобаның нақты шығындарын бағалау;
- файлдарды сақтау және ақпарат жинау;
- қызметкерлер мен клиенттер арасында байланыс сақтауды;
- байланыс: барлық шешімдер мен пікірлерді бір жүйеде сақтау.
Тапсырмалар басқарушысын қалай таңдау керек: 7 бағалау критерийі
Барлық Тапсырмалар басқарушылары тапсырмаларды тағайындау және аяқталуын бақылау мүмкіндігін ұсынады. Осы ортақ функционалдылықтан басқа, әр қызметтің өзінің ерекше қасиеттері бар: бірінде Канбан тақталары ұсынылса, екіншісінде - мессенджерлермен немесе VoIP-пен интеграция бар. Бір қызметте функциялардың минимумы болуы мүмкін, бұл өнімді жұмыс істеу үшін жеткілікті, ал басқасында бір айдан астам уақытты қажет ететін көптеген қызықты функциялары болуы мүмкін.
Біз Тапсырмалар басқарушысы үшін 7 бағалау критерийін атап өткіміз келеді, оларды біз ең танымал тапсырмалар басқару шешімдерін талдау кезінде пайдаландық:
- Қолдану ыңғайлылығы. Бұл функция командаға бағдарламаны қаншалықты тез адаптациялануға әсер етеді және әріптестер мұны қолдануға дайын ба. Егер сіз әр тапсырмаларды белгілегенде немесе соңғы мерземдерді өзгерткенде, әр жолы ЖҚС тексеруіңіз керек болса - бұл Тапсырмалар басқарушысы дұрыс емес.
- Универсалдық құралдар. Әр түрлі күрделіліктегі және ұзақтығындағы жобаларда ыңғайлы жұмыс істеу үшін универсалдық құралдар, мысалы, Канбан және Гант диаграммасы, сонымен қатар әртүрлі тапсырмаларды көрсету түрлері (мысалы, Тізім, Адамдар бойынша т. б.) болуы маңызды.
- Уақытты бақылау (таймер). Бұл өте пайдалы опция, ол жұмыстың жұмсалған уақытын бақылауға және қызметкерлердің жүктемесін түсінуге көмектеседі, орташа тапсырманың аяқталу уақыты қанша екенін білу. Сағаттық тарифпен жұмыс істейтін компаниялар таймерді пайдаланып жоба уақыт шығындарын бағалап, қызметкерлердің жалақысын есептейді немесе клиенттерге ақы алады.
- Басқару панелі мен есептер. Тапсырмалар басқарушысының осы функциялары жобаның прогресін визуалды көрсеткіштер арқылы жылдам және жеңіл бақылау, шығыстарды бақылау және команда кездесулері үшін жедел статистиканы жинауға мүмкіндік береді.
- Интеграциялар. Ең маңызды және танымал функциялардың бірі. Тапсырмалар басқарушысы әрқашан мессенджерді немесе онлайн күнтізбені толығымен алмастыра алмайды, бірақ интеграцияларды пайдалану арқылы қажетті бағдарламаны Тапсырмалар басқарушымен біріктіруге болады. Осылайша, тапсырмалар немесе жобалардың мерзімдері Google Күнтізбесінде пайда болады, ал жасалған тапсырма Telegram, Slack немесе Facebook-мессенджерінде талқылануы мүмкін.
- Техникалық қолдау. Сіздің тіліңізде жылдам 24/7 техникалық қолдау команда қызметінің жұмыс жасауға ынтасына айтарлықтай әсер етеді. Уақытында және жан-жақты жауаптар, мысалдар мен экран суреттері жаңа жүйені енгізуді айтарлықтай жеңілдетеді.
- Ұялы нұсқа. Қызметкердің компьютерден тәуелсіздігін қамтамасыз ету үшін тапсырмаларды басқару қызметі тапсырмаларды тағайындау және өзгерту, сондай-ақ смартфонды пайдалану арқылы байланыс жасау және файлдарды қосу мүмкіндігін ұсынуы керек.
ТОП-6 Тапсырмалар басқарушылары
Jira — IT-командалар үшін қуатты қызмет
Jira — жобалар тапсырмалар тикеттерінен тұратын қызмет. Jira қызмет сұраныстарын тіркеу және орындау үшін ыңғайлы, сондықтан оны IT-командалары, мысалы, Postmen сандық агенттігінен жиі пайдаланады. 2015 жылы жобаларды басқаруға және жай интерфейске бағытталған Jira Core нарықта пайда болды.
Jira-ны пайдаланудың ай сайынғы бағасы пайдаланушылардың санына байланысты $7.5-$14.5 аралығында.
Jira-ның артықшылығы мен кемшілігі - жоғары жеке өзгерту деңгейі. API мен плагиндер негізінде сіз Jira-ны корпоративтік чатқа хабарландырулар жіберу, тиімсіз пікірлерді жасыру және тағы басқалар үшін баптауға болады, бірақ бұл техникалық қолдау маманының көмегінсіз мүмкін емес.
Worksection — интуитивті жобаларды басқару жүйесі
Worksection түрлі командалар үшін Agile және Waterfall сияқты танымал әдістерді пайдалана отырып жобаларды басқаруды жеңілдетеді. Жүйенің соңғы жаңартуы Жоба Басқару консолі атты жаңа құралды ұсынады, ол ағымдағы жобаның статусының жылдам және оңай талдауын жасауға мүмкіндік береді.
Бизнес процестерін алдын ала анықталған жұмыс ағындары арқылы тапсырмалардың кезеңдері бойынша қозғалысын көрсететін Канбан тақтасы түрінде көрсету және автоматтандыруға болады. Әр тапсырманың басталу және соңғы мерзімі бар, бұл көп тапсырма арасынан адасуды болдырмайды. Сонымен қатар, сіз Гант диаграммасын және танымал онлайн күнтізбелерімен, мысалы, Google, Apple және Outlook-пен синхрондалған Күнтізбені пайдалана аласыз.
Жұмыс күні басталмай тұрып, әр қызметкер мерзімі өткен тапсырмалармен бірге күнделікті хабарлама алатын болады.
Worksection сияқты өнімді пайдаланбай жұмыс істеу қалай мүмкін екенін білмеймін? Бұл өте ыңғайлы.
Аннастасия Олшанская, GeniusMarketing өнімдерінің иесі
Worksection интуитивті интерфейсі мен қызмет көрсету тұрақтылығымен ерекшеленеді, бірақ, мысалы, Jira-мен салыстырғанда, өзгерту мүмкіндіктері аз. Дегенмен, компанияның веб-сайтындағы сұраныстарды автоматты түрде жобалық тапсырмаларға айналдыратын скрипт орнатуға болады. Есептер де автоматты түрде жасалады — қажетті параметрлерді орнатып, соңғы мерзімдерді көрсетіп, команданы таңдау жеткілікті.
Егер сіз басқа Тапсырмалар басқарушысынан Worksection-ға көшуіңіз қажет болса, жобалар, тапсырмалар, пікірлер және басқа мәліметтер автоматты түрде тасымалдана алады.
Monday.com
Monday.com — орташа және үлкен командаларға ауқымды және ұзақ мерзімді жобаларды басқаруға ыңғайлы интерфейсі бар тағы бір танымал жүйе.
Monday.com-ның негізгі ерекшелігі — ынталы деректерді визуализациялау. Сіз тапсырмаларыңызды бірнеше тақтада қадағалай аласыз және жұмыс жүктемеңізді басқара аласыз. Жүйе сондай-ақ барлық тарифтер бойынша Гант диаграммасы мен Уақыт шкаласы сияқты деректерді көрсету үшін әртүрлі түрлерді ұсынады, тек базалық тарифтен басқа.
Monday.com пайдаланушы санына байланысты 4 тариф жоспарын ұсынады. Бағасы $8-ден $16-қа дейін ауытқиды. Барлық жоспарлар Тапсырмалар басқарушысын шектеусіз тақталармен пайдалану үшін 14 күндік сынақ мерзімін қамтиды.
Basecamp — тексеру тізімдері және Гант диаграммасының алмастыруы
Basecamp (Basecamp 3) — тексеру тізімдеріне негізделген Тапсырмалар басқарушысы. Бұл бұрынғы 37signals студиясының өнімі, оның бас директоры Джейсон Фрид және оның әріптесі Дэвид Ханссон бизнес бастаудың және оны оңтайландырудың екі кітабын жазды. Basecamp-те PC, Android және iOs үшін қосымша бар, бірақ ол браузерде де жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Гант диаграммасының орнына олар Basecamp-тің жеке құралы — Hill Chart-ты пайдаланады, тапсырманың прогресін екі бөлікке бөледі: тауға шығу кезеңі (тапсырма шешімін іздеу) және төмендеу кезеңі (тапсырманы орындау).
Basecamp-тің кемшілігі — бағасы: ай сайынғы ақы $99. Бағадан барынша пайда алу үшін бірінші тегін айды пайдаланып, содан кейін бір жылдық жазылымға жазылуға болады, 2 бонус айын алу үшін. Басқа кемшілігі — Канбан тақталары мен 24/7 қолдаудың болмауы.
Trello — Канбанмен тапсырмаларды басқару
Trello — Atlassian, Jira әзірлеушілерімен иеленілетін Канбан негізіндегі жобаларды басқару бағдарламасы. Жобалар тапсырмаларды орындаудың белгілі бір кезеңдерін көрсету үшін қосымша бағандармен тақталар түрінде көрсетіледі. Trello көбінесе фрилансерлер мен шағын компаниялармен пайдаланылады.
Trello сонымен қатар автоматизация жүйесі Butler-мен сипатталады. Ол командаларды жасауға және командалық ынтымақтастық үшін ережелерді орнатуға мүмкіндік береді. Кейбір уақыт пен күш жұмсау арқылы сіз Butler-ды жауапты адамды таңдау, соңғы мерзімді белгілеу немесе тапсырмаларды жұмыс ағынының келесі кезеңіне автоматты түрде ауыстыру үшін баптай аласыз.
Біз Trello көмегімен тапсырмалар бақылаушылары әлеміне алғашқы қадам жасадық. Бұл шағын жарнама компаниясы үшін қолдануға ыңғайлы тапсырмалар бақылаушысы.
Юлия Белицкая, Idea Digital Agency маркетинг директоры
Trello-ның тегін сынақ нұсқасы компанияда алғашқы Тапсырмалар басқарушысы ретінде жиі қолданылады. Интеграциялар бөлек опциялар ретінде ұсынылған. Бұл опцияларға мерзімі өткен тапсырмалар фильтрі сияқты кейбір құралдар да кіреді. Тегін нұсқада тек бір опция болады, ендірілген файлдардың көлемі 10 Мб-пен шектеледі. Стандартты тариф жоспары айына $5-ден басталады және тегін нұсқадан кеңейтілген функционалдылықты ұсынады. Premium-тариф үшін сізге ай сайын $10 алынады.
Asana — кіріктірілген нұсқаулармен Тапсырмалар басқарушысы
Asana — мобильді қосымша бар қарапайым Тапсырмалар басқарушысы. Сіз тапсырмаларды Канбан тақталары арқылы тағайындап, Гант диаграммасын пайдаланып соңғы мерзімдерді басқаруға болады. Google және Adobe қызметтерімен, файлдарды өңдейтін бағдарламалармен, есептермен және уақыт жазбаларымен интеграциялануы мүмкін. Asana Академиясы командаға жедел адаптация жүргізу үшін қолжетімді, қызметкерлерге Тапсырмалар басқарушысының нақты функциялары туралы онлайн курстар мен тесттер арқылы көбірек білуге мүмкіндік береді.
Asana-ның тегін сынақ нұсқасы Trello-мен ұқсас функцияларға ие. Asana пайдаланудың құны $11 әрбір қызметкер үшін.
Өкінішке орай, Asana-да кіріктірілген уақыт бақылаушысы жоқ, сондықтан сіз уақыт шығынын бөлек қызмет арқылы есепке алуға мәжбүр боласыз, содан кейін деректерді қолмен енгізу керек.
Сіз жоғарыда аталған тізімнен қандай да бір Тапсырмалар басқарушысын таңдадыңыз ба? Бұл тізім субъективті және біз мұны түсінеміз. Өз нақты талаптарыңызды ескере отырып, басқаша бағалау критерийлерін қосыңыз және Тапсырмалар басқарушыларының өзіңіз жасаған тізімін байқап шығыңыз.
Пікірлерде компанияңызда қолданатын Тапсырмалар басқарушысын жазыңыз. Егер тізімімізде жоқ болса, таңдауыңызды түсіндіріңіз және бизнесіңіз үшін оның артықшылықтарын нақтылаңыз.