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Escolhendo um Gerenciador de Tarefas em 2022
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Gráfico de Gantt Kanban Ágil Digital CRM Ásana

Escolhendo um Gerenciador de Tarefas em 2022

Nos últi­mos anos, a maio­r­ia das empre­sas mudou sig­ni­fica­ti­va­mente seu ambi­ente de tra­bal­ho. A pan­demia, o tra­bal­ho remo­to e os req­ui­si­tos cres­centes de efi­ciên­cia nos negó­cios obrigam as empre­sas a bus­carem novas soluções que facilitem o tra­bal­ho em equipe, geren­ciem muitos pro­je­tos e aumentem a pro­du­tivi­dade e a rentabilidade.

Quase todos os negó­cios na era dig­i­tal pre­cisam de um Geren­ci­ador de Tare­fas, tan­to para o tra­bal­ho de escritório quan­to para o remoto.
Todo ano, ess­es sis­temas se tor­nam mais inteligentes, com fun­cional­i­dades cres­centes, aju­dan­do a geren­ciar tare­fas e pro­je­tos. Eles são fáceis de inte­grar com out­ras soluções de TI e ras­trear tem­po e cus­tos finan­ceiros para uma análise ráp­i­da da situ­ação atual.

Diari­a­mente, nos­sa equipe entre­vista dezenas de empre­sas que estão em bus­ca de um sis­tema de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos ade­qua­do. Decidi­mos estru­tu­rar os prin­ci­pais critérios e anal­is­ar os req­ui­si­tos mais comuns para Geren­ci­adores de Tarefas.

Neste arti­go, com­para­mos a fun­cional­i­dade dos sis­temas mais pop­u­lares para geren­ci­a­men­to de tare­fas e pro­je­tos. Após a leitu­ra do arti­go, você enten­derá qual serviço é ade­qua­do para sua empre­sa e quais fatores devem ser con­sid­er­a­dos ao escol­her um Geren­ci­ador de Tarefas.


Por que a empre­sa pre­cisa de um Geren­ci­ador de Tarefas?

Quan­do a empre­sa não é grande, você pode usar um men­sageiro ou Excel para atribuir tare­fas e comu­nicar sobre elas. Mas quan­do o número de pro­je­tos cresce, men­sagens e arquiv­os impor­tantes podem se perder na cor­re­spondên­cia inten­sa. Por isso, as empre­sas pre­cisam de um espaço de tra­bal­ho comum para atribuição de tare­fas, comu­ni­cações e análise de trabalho.

Por exem­p­lo, esse foi o caso do depar­ta­men­to de ven­das pela inter­net do IBIS. Ini­cial­mente, eles atribuíam tare­fas ver­bal­mente, mas à medi­da que a empre­sa e o vol­ume de tra­bal­ho cres­ci­am, os cole­gas sen­ti­am que pre­cisavam de sis­tem­ati­za­ção de proces­sos. Ago­ra, a equipe do IBIS está usan­do o Work­sec­tion para definir tare­fas, anal­is­ar o tra­bal­ho e planejar.

Na arquite­tu­ra e engen­haria, um Geren­ci­ador de Tare­fas é espe­cial­mente impor­tante para o geren­ci­a­men­to de grandes pro­je­tos. Por exem­p­lo, o Escritório de Arquite­tu­ra Polyako­va geren­ci­a­va os proces­sos de tra­bal­ho no Google Docs antes de intro­duzir um sis­tema de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos. Mas quan­to mais pro­je­tos e equipes, menos con­ve­niente é tra­bal­har dessa maneira. Por isso, foi toma­da a decisão de imple­men­tar um Geren­ci­ador de Tare­fas para um geren­ci­a­men­to efi­ciente de difer­entes pro­je­tos e equipes.

Após anal­is­ar nos­sos casos de negó­cios, cheg­amos a 6 razões pelas quais as empre­sas usam um Geren­ci­ador de Tarefas:

  1. sis­tem­ati­za­ção de proces­sos: dividir pro­je­tos em tare­fas e subtare­fas, mar­car a con­clusão de eta­pas par­tic­u­lares de uma tare­fa, cri­ar um fluxo de trabalho;
  2. plane­ja­men­to de tra­bal­ho: em um cal­endário, quadros Kan­ban e Grá­fi­co de Gantt;
  3. ras­trea­men­to de resul­ta­dos: cri­ar e anal­is­ar relatórios, ras­trear tem­po de tra­bal­ho, esti­mar cus­tos reais do projeto;
  4. armazena­men­to de arquiv­os e cole­ta de informações;
  5. man­ter a conexão entre empre­ga­dos e clientes;
  6. comu­ni­cação: man­ter todas as decisões e comen­tários em um úni­co sistema.

Como escol­her um Geren­ci­ador de Tare­fas: 7 critérios de avaliação

Todos os Geren­ci­adores de Tare­fas ofer­e­cem a pos­si­bil­i­dade de atribuir tare­fas e ras­trear a con­clusão. Além des­ta fun­cional­i­dade comum, cada serviço tem suas par­tic­u­lar­i­dades: um ofer­ece quadros Kan­ban, o out­ro — inte­gração com men­sageiros ou VoIP. Um serviço pode ter um mín­i­mo de funções, que pode ser sufi­ciente para um tra­bal­ho pro­du­ti­vo, enquan­to o out­ro pode apre­sen­tar muitas funções inter­es­santes que exigem mais de um mês de ajustes.

Des­ta for­ma, desta­camos 7 critérios de avali­ação para um Geren­ci­ador de Tare­fas, que usamos para anal­is­ar as soluções de geren­ci­a­men­to de tare­fas mais populares:

  1. Usabil­i­dade. Este recur­so afe­ta a veloci­dade com que a equipe pode se adap­tar ao pro­gra­ma e se os cole­gas estão dis­pos­tos a usá-lo. Se você pre­cisa con­sul­tar o FAQ toda vez que atribui uma tare­fa ou altera pra­zos — algo está erra­do com este Geren­ci­ador de Tarefas.
  2. Fer­ra­men­tas uni­ver­sais. Para pro­por­cionar um tra­bal­ho con­ve­niente em pro­je­tos de diver­sas com­plex­i­dades e durações, é impor­tante ter fer­ra­men­tas uni­ver­sais, como Kan­ban e Grá­fi­co de Gantt, além de difer­entes tipos de exibição de tare­fas (por exem­p­lo, Lista, Por Pes­soas etc.).
  3. Ras­trea­men­to de tem­po (cronômetro). É uma opção muito útil, aju­dan­do a ras­trear o tem­po gas­to e a car­ga de tra­bal­ho dos empre­ga­dos e enten­der quan­to tem­po leva, em média, a con­clusão de uma tare­fa. As empre­sas que tra­bal­ham com taxa horária avaliam os cus­tos de tem­po do pro­je­to uti­lizan­do um cronômetro e cal­cu­lam o salário dos empre­ga­dos ou cobram seus clientes.
  4. Painel e relatórios. Ess­es recur­sos de um Geren­ci­ador de Tare­fas per­mitem ras­trear rap­i­da­mente e facil­mente o pro­gres­so de um pro­je­to usan­do indi­cadores visuais, ras­trear despe­sas e cole­tar estatís­ti­cas ráp­i­das para reuniões de equipe.
  5. Inte­grações. Uma das funções mais impor­tantes e pop­u­lares. Um Geren­ci­ador de Tare­fas pode não sub­sti­tuir com­ple­ta­mente o men­sageiro ou o cal­endário online, mas usan­do inte­grações, você pode conec­tar o aplica­ti­vo necessário com um Geren­ci­ador de Tare­fas. Des­ta for­ma, os pra­zos para tare­fas ou pro­je­tos apare­cerão no Google Cal­en­dar e uma tare­fa cri­a­da poderá ser dis­cu­ti­da dire­ta­mente no Telegram, Slack ou Facebook-messenger.
  6. Suporte téc­ni­co. Um suporte téc­ni­co rápi­do 24⁄7 no seu idioma tem um grande efeito na von­tade da equipe de tra­bal­har com um deter­mi­na­do serviço. Respostas ráp­i­das e abrangentes com exem­p­los e cap­turas de tela facili­tam sig­ni­fica­ti­va­mente a imple­men­tação de um novo sistema.
  7. Ver­são móv­el. Para tornar o empre­ga­do inde­pen­dente do com­puta­dor, um serviço de geren­ci­a­men­to de tare­fas deve ofer­e­cer a pos­si­bil­i­dade de atribuir e alter­ar tare­fas, bem como comu­nicar-se e adi­cionar arquiv­os usan­do um smartphone.

TOP‑6 Geren­ci­adores de Tarefas

Jira — um serviço poderoso para equipes de TI

O Jira é um serviço no qual os pro­je­tos con­sis­tem em tick­ets de tare­fas. O Jira é per­feito para reg­istro e con­clusão de solic­i­tações de serviço, por isso é fre­quente­mente uti­liza­do por equipes de TI, como na agên­cia dig­i­tal Post­men. Em 2015, um Jira Core apare­ceu no mer­ca­do, com foco no geren­ci­a­men­to de pro­je­tos e uma inter­face mais simples.

Um preço men­sal para usar o Jira depende do número de usuários e varia de $7.5-$14.5 por usuário.



A van­tagem e desvan­tagem do Jira é seu alto nív­el de per­son­al­iza­ção. Com base em APIs e plu­g­ins, você pode con­fig­u­rar o Jira para enviar noti­fi­cações para um chat cor­po­ra­ti­vo, ocul­tar comen­tários irrel­e­vantes e muito mais, mas isso seria pos­sív­el com a aju­da de um espe­cial­ista em suporte técnico.

Work­sec­tion — um sis­tema intu­iti­vo de geren­ci­a­men­to de projetos

O Work­sec­tion pro­por­ciona um geren­ci­a­men­to de pro­je­tos fácil e rápi­do para difer­entes equipes uti­lizan­do metodolo­gias pop­u­lares, como Agile e Water­fall. A atu­al­iza­ção mais recente do sis­tema ofer­ece um Dash­board do Pro­je­to, uma nova fer­ra­men­ta para análise ráp­i­da e fácil do sta­tus atu­al do projeto.



Os proces­sos de negó­cios podem ser exibidos e autom­a­ti­za­dos na for­ma de um quadro Kan­ban, mostran­do a tare­fa se moven­do através das eta­pas do fluxo de tra­bal­ho pré-definido. Cada tare­fa tem seu iní­cio e pra­zo final, per­mitin­do que você não se con­fun­da em um grande número de tare­fas. Além dis­so, você pode usar o Grá­fi­co de Gantt e o Cal­endário, que estão sin­croniza­dos com cal­endários online pop­u­lares, como Google, Apple e Outlook.

Antes do dia de tra­bal­ho, cada fun­cionário recebe um e‑mail com um resumo diário sobre as tare­fas com pra­zos e tare­fas atrasadas.

Eu me per­gun­to como é pos­sív­el tra­bal­har sem usar um pro­du­to como o Work­sec­tion? É real­mente con­ve­niente.
Аnas­ta­sia Olshan­s­ka, Prod­uct own­er no GeniusMarketing
O Work­sec­tion apre­sen­ta uma inter­face intu­iti­va e alta esta­bil­i­dade de serviço, com menos opções de per­son­al­iza­ção do que o Jira, por exem­p­lo. No entan­to, você pode con­fig­u­rar um script que per­mite trans­for­mar auto­mati­ca­mente solic­i­tações no site da empre­sa em tare­fas do pro­je­to. Os relatórios tam­bém são ger­a­dos auto­mati­ca­mente — bas­ta definir os parâmet­ros necessários, indicar os pra­zos e escol­her uma equipe.

Se você dese­ja mudar para o Work­sec­tion a par­tir de out­ro Geren­ci­ador de Tare­fas, os pro­je­tos, tare­fas, comen­tários e out­ros dados podem ser trans­feri­dos automaticamente.

Monday.com

O Monday.com é out­ro sis­tema pop­u­lar para geren­ci­a­men­to de tare­fas com uma inter­face amigáv­el. Este serviço seria bom para equipes de médio e grande porte que tra­bal­ham em pro­je­tos de grande escala e lon­go prazo.

A car­ac­terís­ti­ca prin­ci­pal do Monday.com é a visu­al­iza­ção efi­ciente de dados. Você pode ras­trear suas tare­fas em vários quadros e geren­ciar sua car­ga de tra­bal­ho. O sis­tema tam­bém ofer­ece difer­entes tipos de exibição de dados, como Grá­fi­co de Gantt e Lin­ha do Tem­po para todos os planos, exce­to o básico.


O Monday.com ofer­ece 4 planos de tar­i­fas depen­den­do do número de usuários. O preço varia de $8 a $16 por usuário. Todos os planos incluem um perío­do de teste de 14 dias para uso do Geren­ci­ador de Tare­fas com um número ilim­i­ta­do de quadros.


Base­camp — check­lists e uma sub­sti­tu­ição para um Grá­fi­co de Gantt

Base­camp (Base­camp 3) é um Geren­ci­ador de Tare­fas basea­do em check­lists. Este é um pro­du­to do anti­go estú­dio 37signals, cujo CEO Jason Fried e seu par­ceiro David Hans­son escrever­am dois livros sobre como ini­ciar um negó­cio e sua otimiza­ção. O Base­camp tem um aplica­ti­vo para PC, Android e iOS, emb­o­ra per­mi­ta tra­bal­har em um nave­g­ador tam­bém. Em vez do Grá­fi­co de Gantt, eles usam uma fer­ra­men­ta própria do Base­camp — um Hill Chart, dividin­do o pro­gres­so da tare­fa em duas partes: a fase ascen­dente (bus­can­do a solução da tare­fa) e a fase descen­dente (con­cluin­do a tarefa).



Uma desvan­tagem do Base­camp é seu preço: a taxa men­sal é de $99. Para obter o máx­i­mo pelo preço, você pode usar o primeiro mês grátis e, em segui­da, assi­nar por um ano para gan­har 2 meses bônus. Out­ra desvan­tagem é a ausên­cia de quadros Kan­ban e suporte 24⁄7.

Trel­lo — um geren­ci­a­men­to de tare­fas com Kanban

Trel­lo é um soft­ware basea­do em Kan­ban para geren­ci­a­men­to de pro­je­tos, de pro­priedade da Atlass­ian, desen­volve­dores do Jira. Os pro­je­tos são exibidos na for­ma de quadros, com col­u­nas adi­cionadas para mostrar a eta­pa par­tic­u­lar de con­clusão da tare­fa. O Trel­lo é mais uti­liza­do por free­lancers e peque­nas empresas.



O Trel­lo tam­bém con­ta com um sis­tema de automação But­ler. Ele per­mite que você crie equipes e regras para colab­o­ração em equipe. Com algum tem­po e esforço, você pode con­fig­u­rar o But­ler para que o sis­tema escol­ha a pes­soa respon­sáv­el, defi­na pra­zos ou mova tare­fas para out­ra eta­pa do fluxo de tra­bal­ho automaticamente.

Começamos nos­sa jor­na­da para o mun­do dos ras­treadores de tare­fas com o Trel­lo. É um ras­treador de tare­fas amigáv­el para uma peque­na agên­cia de pub­li­ci­dade.
Yulia Belit­s­ka, dire­to­ra de mar­ket­ing da Idea Dig­i­tal Agency
A ver­são de avali­ação gra­tui­ta do Trel­lo é fre­quente­mente usa­da como o primeiro Geren­ci­ador de Tare­fas em uma empre­sa. As inte­grações são apre­sen­tadas como opções que são ofer­e­ci­das sep­a­rada­mente. Essas opções tam­bém incluem algu­mas fer­ra­men­tas, como um fil­tro de tare­fas atrasadas. Ape­nas uma opção está disponív­el na ver­são gra­tui­ta, com os arquiv­os anex­a­dos lim­i­ta­dos a 10 Mb. O plano tar­ifário padrão começa em $5 por usuário por mês e ofer­ece fun­cional­i­dade esten­di­da em com­para­ção com a ver­são gra­tui­ta. Para um plano Pre­mi­um, você será cobra­do uma taxa men­sal de $10 por usuário.

Asana — um Geren­ci­ador de Tare­fas com instruções embutidas

A Asana é um Geren­ci­ador de Tare­fas sim­ples com um aplica­ti­vo móv­el. Você pode atribuir tare­fas usan­do quadros Kan­ban e geren­ciar pra­zos usan­do um Grá­fi­co de Gantt. Pode ser inte­gra­do com serviços do Google e Adobe, pro­gra­mas para oper­ação de arquiv­os, relatórios e reg­istros de tem­po. A Asana Acad­e­my está disponív­el para uma ráp­i­da adap­tação da equipe, per­mitin­do que os fun­cionários des­cubram mais sobre funções especí­fi­cas do Geren­ci­ador de Tare­fas usan­do cur­sos online com testes e exercícios.



A ver­são de avali­ação gra­tui­ta da Asana pos­sui funções sim­i­lares ao Trel­lo. Usar a Asana cus­tará $11 por funcionário.

Infe­liz­mente, a Asana não pos­sui um tem­po­rizador de tem­po embu­ti­do, então você terá que reg­is­trar o tem­po gas­to usan­do um serviço sep­a­ra­do, segui­do da entra­da man­u­al de dados.


Você já escol­heu algum Geren­ci­ador de Tare­fas da lista aci­ma? A lista é sub­je­ti­va e enten­demos isso. Adi­cione alguns out­ros critérios de avali­ação levan­do em con­ta seus req­ui­si­tos especí­fi­cos e teste sua própria lista de Geren­ci­adores de Tarefas.

Nos comen­tários abaixo, escre­va qual Geren­ci­ador de Tare­fas você usa em sua empre­sa. Se você pos­sui algum além da nos­sa lista, comente sua escol­ha e especi­fique suas van­ta­gens para seu negócio.
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