In den letzten Jahren haben die meisten Unternehmen ihre Arbeitsumgebung erheblich verändert. Pandemie, Remote-Arbeit und steigende Anforderungen an die Geschäftseffizienz drängen Unternehmen dazu, nach neuen Lösungen zu suchen, die die Zusammenarbeit erleichtern, viele Projekte verwalten und die Produktivität und Rentabilität steigern.
Jedes Jahr werden diese Systeme intelligenter, mit wachsender Funktionalität, die hilft, Aufgaben und Projekte zu verwalten. Sie sind leicht in andere IT-Lösungen zu integrieren und verfolgen Zeit- und Kostenausgaben für eine schnelle Analyse der aktuellen Situation.
Täglich interviewt unser TeamDutzende von Unternehmen, die auf der Suche nach einem geeigneten Projektmanagementsystem sind. Wir haben uns entschlossen, die wichtigsten Kriterien zu strukturieren und die häufigsten Anforderungen an Task-Manager zu analysieren.
In diesem Artikel haben wir die Funktionalität der beliebtesten Systeme für Aufgaben- und Projektmanagement verglichen. Nach dem Lesen des Artikels werden Sie verstehen, welcher Dienst für Ihr Unternehmen geeignet ist und welche Faktoren bei der Auswahl eines Task-Managers berücksichtigt werden sollten.
Warum benötigt das Unternehmen einen Task-Manager?
Wenn das Unternehmen nicht groß ist, können Sie einen Messenger oder Excel verwenden, um Aufgaben zuzuweisen und darüber zu kommunizieren. Aber wenn die Anzahl der Projekte wächst, können wichtige Nachrichten und Dateien in der intensiven Korrespondenz verloren gehen. Daher benötigen die Unternehmen einen gemeinsamen Arbeitsbereich für die Aufgabenvergabe, Kommunikation und Arbeitsanalyse.
Zum Beispiel war dies der Fall mit der Internetvertriebsabteilung von IBIS. Zunächst vergaben sie Aufgaben mündlich, aber als das Unternehmen und das Arbeitsvolumen wuchsen, hatten die Kollegen das Gefühl, dass sie Prozesssystematisierung benötigten. Jetzt verwendet das IBIS-Team Worksection zur Aufgabenstellung, Arbeitsanalyse und Planung.
In Architektur und Ingenieurwesen ist ein Task-Manager besonders wichtig für das Management großer Projekte. Zum Beispiel hat das Architekturbüro Polyakova die Arbeitsprozesse in Google-Dokumenten verwaltet, bevor es ein Projektmanagementsystem eingeführt hat. Aber je mehr Projekte und Teams es gibt, desto unpraktischer ist es, auf diese Weise zu arbeiten. Deshalb wurde beschlossen, einen Task-Manager für eine effiziente Verwaltung unterschiedlicher Projekte und Teams einzuführen.
Nach Analyse unserer Geschäftsfälle sind wir zu 6 Gründen gekommen, warum Unternehmen einen Task-Manager verwenden:
- Prozesssystematisierung: Projekte in Aufgaben und Unteraufgaben unterteilen, das Erledigen bestimmter Phasen einer Aufgabe kennzeichnen, einen Arbeitsablauf erstellen;
- Arbeitsplanung: in einem Kalender, Kanban-Boards und Gantt-Diagramm;
- Ergebnisverfolgung: Berichte erstellen und analysieren, Arbeitszeit verfolgen, tatsächliche Kosten des Projekts schätzen;
- Dateispeicherung und Informationssammlung;
- Verbindung zwischen Mitarbeitern und Kunden aufrechterhalten;
- Kommunikation: Alle Entscheidungen und Kommentare in einem System festhalten.
Wie man einen Task-Manager auswählt: 7 Bewertungskriterien
Alle Task-Manager bieten die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen und deren Abschluss zu verfolgen. Über diese gemeinsame Funktionalität hinaus hat jeder Dienst seine eigenen Merkmale: Der eine bietet Kanban-Boards, der andere — die Integration von Messengern oder VoIP. Ein Dienst kann möglicherweise nur über minimale Funktionen verfügen, die für produktives Arbeiten ausreichen könnten, während der andere viele interessante Funktionen hat, die mehr als einen Monat an Anpassungen erfordern.
Wir würden 7 Bewertungskriterien für einen Task-Manager hervorheben, die wir verwendet haben, um die beliebtesten Lösungen für das Task-Management zu analysieren:
- Benutzerfreundlichkeit. Dieses Merkmal beeinflusst, wie schnell sich das Team an das Programm anpassen kann und ob die Kollegen bereit sind, es zu verwenden. Wenn Sie jedes Mal das FAQ prüfen müssen, wenn Sie die Aufgabe zuweisen oder Fristen ändern — dann stimmt etwas mit diesem Task-Manager nicht.
- Universelle Werkzeuge. Um eine bequeme Arbeit an Projekten verschiedener Komplexität und Dauer zu gewährleisten, ist es wichtig, universelle Werkzeuge wie Kanban und Gantt-Diagramm sowie verschiedene Arten der Aufgabenanzeige (z.B. Liste, nach Personen usw.) zu haben.
- Zeiterfassung (Timer). Dies ist eine sehr nützliche Option, die hilft, den Zeitaufwand und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu verfolgen und zu verstehen, wie lange der durchschnittliche Abschluss einer Aufgabe dauert. Unternehmen mit Stundenlohn bewerten die Projektzeitkosten mit Hilfe eines Timers und berechnen die Gehälter der Mitarbeiter oder stellen ihren Kunden in Rechnung.
- Dashboards und Berichte. Diese Funktionen eines Task-Managers ermöglichen es, den Fortschritt eines Projekts schnell und einfach mithilfe visueller Indikatoren zu verfolgen, Ausgaben zu überwachen und schnelle Statistiken für Teammeetings zu sammeln.
- Integrationen. Eine der wichtigsten und beliebtesten Funktionen. Ein Task-Manager kann nicht immer einen Messenger oder einen Online-Kalender vollständig ersetzen, aber durch Integrationen können Sie die erforderliche Anwendung mit einem Task-Manager verbinden. Auf diese Weise erscheinen die Fristen für Aufgaben oder Projekte im Google-Kalender, und eine erstellte Aufgabe kann direkt in Telegram, Slack oder einem Facebook-Messenger besprochen werden.
- Technischer Support. Ein schneller technischer Support rund um die Uhr in Ihrer Sprache hat großen Einfluss auf die Bereitschaft des Teams, mit einem bestimmten Dienst zu arbeiten. Schnelle und umfassende Antworten mit Beispielen und Screenshots erleichtern die Einführung eines neuen Systems erheblich.
- Mobile Version. Um die Mitarbeiter unabhängig vom Computer zu machen, sollte ein Dienst für das Aufgabenmanagement die Möglichkeit bieten, Aufgaben zuzuweisen und zu ändern sowie zu kommunizieren und Dateien über ein Smartphone hinzuzufügen.
TOP‑6 Task-Manager
Jira — ein leistungsstarker Dienst für IT-Teams
Jira ist ein Dienst, in dem Projekte aus Aufgaben-Tickets bestehen. Jira ist besonders geeignet für die Registrierung und Erledigung von Serviceanfragen, deshalb wird es oft von IT-Teams wie in der digitalen Agentur Postmen verwendet. 2015 erschien Jira Core auf dem Markt, mit Fokus auf Projektmanagement und einer einfacheren Benutzeroberfläche.
Der monatliche Preis für die Nutzung von Jira hängt von der Anzahl der Nutzer ab und liegt bei 7,5 bis 14,5 Dollar pro Nutzer.
Jiras Vorteil und Nachteil ist sein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit. Basierend auf API und Plugins können Sie Jira so einrichten, dass es Benachrichtigungen an einen Unternehmens-Chat sendet, irrelevante Kommentare ausblendet und vieles mehr, aber dies wäre nur mit der Hilfe eines technischen Support-Spezialisten möglich.
Jiras Vorteil und Nachteil ist sein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit. Basierend auf API und Plugins können Sie Jira so einrichten, dass es Benachrichtigungen an einen Unternehmens-Chat sendet, irrelevante Kommentare ausblendet und vieles mehr, aber dies wäre nur mit der Hilfe eines technischen Support-Spezialisten möglich.
Worksection — ein intuitives Projektmanagementsystem
Worksection bietet einfaches und schnelles Projektmanagement für verschiedene Teams unter Verwendung beliebter Methoden wie Agile und Wasserfall. Das neueste Update des Systems bietet ein Projekt Dashboard, ein neues Tool für eine schnelle und einfache Analyse des aktuellen Projektstatus.
Geschäftsprozesse können in Form eines Kanban-Boards angezeigt und automatisiert werden, das zeigt, wie sich die Aufgabe durch die Phasen des festgelegten Arbeitsablaufs bewegt. Jede Aufgabe hat ihren Start und eine Frist, die es Ihnen ermöglichen, sich bei einer großen Anzahl von Aufgaben nicht zu verwirren. Darüber hinaus können Sie Gantt-Diagramme und Kalender verwenden, die mit beliebten Online-Kalendern wie Google, Apple und Outlook synchronisiert sind.
Vor einem Arbeitstag erhält jeder Mitarbeiter eine E‑Mail mit einem täglichen Digest zu Aufgaben mit Fälligkeiten und überfälligen Aufgaben.
Ich wundere mich, wie es möglich ist, ohne ein Produkt wie Worksection zu arbeiten? Das ist wirklich bequem.
Аnastasia Olshanska, Product Owner bei GeniusMarketing
Worksection verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und hohe Service-Stabilität, hat jedoch nicht so viele Anpassungsmöglichkeiten wie beispielsweise Jira. Sie können jedoch ein Skript einrichten, das Anfragen auf der Unternehmenswebsite automatisch in Projektaufgaben umwandelt. Die Berichte werden ebenfalls automatisch erstellt — es genügt, die erforderlichen Parameter festzulegen, Fristen anzugeben und ein Team auszuwählen.
Wenn Sie von einem anderen Task-Manager zu Worksection wechseln möchten, können die Projekte, Aufgaben, Kommentare und anderen Daten automatisch übertragen werden.
Monday.com
Monday.com ist ein weiteres beliebtes System für das Aufgabenmanagement mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Dieser Dienst wäre gut für mittelgroße und große Teams, die an großangelegten und langfristigen Projekten arbeiten.
Das Hauptmerkmal von Monday.com ist eine effiziente Datenvisualisierung. Sie können Ihre Aufgaben auf mehreren Boards verfolgen und Ihre Arbeitslast verwalten. Das System bietet zudem verschiedene Arten der Datenanzeige wie Gantt-Diagramm und Zeitachse für alle Tarife, mit Ausnahme des Basisplans.
Monday.com bietet 4 Tarifpläne, die von der Anzahl der Benutzer abhängen. Der Preis variiert von 8 Dollar bis 16 Dollar pro Nutzer. Alle Pläne beinhalten eine 14-tägige Testphase für die Nutzung des Task-Managers mit einer unbegrenzten Anzahl von Boards.
Basecamp — Checklisten und ein Ersatz für ein Gantt-Diagramm
Basecamp (Basecamp 3) ist ein auf Checklisten basierender Task-Manager. Dies ist ein Produkt des ehemaligen 37signals-Studios, dessen CEO Jason Fried und sein Partner David Hansson zwei Bücher über die Gründung eines Unternehmens und dessen Optimierung geschrieben haben. Basecamp verfügt über eine App für PC, Android und iOS, ermöglicht jedoch auch die Arbeit im Browser. Anstelle eines Gantt-Diagramms verwenden sie das eigene Tool von Basecamp — ein Hill Chart, das den Fortschritt einer Aufgabe in zwei Teile unterteilt: die bergauf Phase (Suche nach einer Aufgabenlösung) und die bergab Phase (das Erledigen der Aufgabe).
Ein Nachteil von Basecamp ist der Preis: Die monatliche Gebühr beträgt 99 Dollar. Um das Beste aus dem Preis zu machen, können Sie den ersten kostenlosen Monat nutzen und danach für ein Jahr abonnieren, um 2 Bonusmonate zu erhalten. Ein weiterer Nachteil ist das Fehlen von Kanban-Boards und 24/7‑Support.
Trello — ein Aufgabenmanagement mit Kanban
Trello ist eine auf Kanban basierende Software für das Projektmanagement, die von Atlassian, den Entwicklern von Jira, produziert wird. Die Projekte werden in Form von Boards angezeigt, mit hinzugefügten Spalten, um die jeweilige Phase des Aufgabenabschlusses zu zeigen. Trello wird hauptsächlich von Freiberuflern und kleinen Unternehmen genutzt.
Trello verfügt auch über ein Automatisierungssystem namens Butler. Es ermöglicht Ihnen, Teams zu erstellen und Regeln für die Zusammenarbeit zu definieren. Mit etwas Zeit und Mühe können Sie Butler so einstellen, dass das System die verantwortliche Person wählt, Fristen festlegt oder Aufgaben automatisch in eine andere Phase des Arbeitsablaufs verschiebt.
Wir haben unsere Reise in die Welt der Aufgaben-Tracker mit Trello begonnen. Es ist ein benutzerfreundlicher Aufgaben-Tracker für ein kleines Werbeunternehmen.
Yulia Belitska, Marketingdirektorin der Idee Digital Agency
Die kostenlose Testversion von Trello wird oft als erster Task-Manager in einem Unternehmen verwendet. Die Integrationen werden als Optionen angeboten, die separat bereitgestellt werden. Diese Optionen umfassen auch einige Werkzeuge wie einen Filter für überfällige Aufgaben. In der kostenlosen Version ist nur eine Option verfügbar, wobei die angehängten Dateien auf 10 MB begrenzt sind. Der Standardtarif beginnt bei 5 Dollar pro Nutzer und Monat und bietet erweiterte Funktionen im Vergleich zur kostenlosen Version. Für einen Premium-Tarif fallen monatliche Gebühren von 10 Dollar pro Nutzer an.
Asana — ein Task-Manager mit eingebauten Anleitungen
Asana ist ein einfacher Task-Manager mit einer mobilen App. Sie können Aufgaben mit Kanban-Boards zuweisen und Fristen mit einem Gantt-Diagramm verwalten. Es kann in Google und Adobe-Dienste, Programme zur Dateioperation, Berichterstattung und Zeiterfassung integriert werden. Die Asana Academy ist verfügbar für eine schnelle Team-Anpassung, sodass die Mitarbeiter mehr über bestimmte Funktionen des Task-Managers mithilfe von Online-Kursen mit Tests und Übungen erfahren können.
Die kostenlose Testversion von Asana hat ähnliche Funktionen wie Trello. Die Nutzung von Asana kostet 11 Dollar pro Mitarbeiter.
Leider hat Asana keinen eingebauten Zeittracker, weshalb Sie den Zeitaufwand mit einem separaten Dienst erfassen müssen, gefolgt von der manuellen Dateneingabe.
Haben Sie einen Task-Manager aus der obigen Liste ausgewählt? Die Liste ist subjektiv und das verstehen wir. Fügen Sie einige andere Bewertungskriterien unter Berücksichtigung Ihrer spezifischen Anforderungen hinzu und testen Sie Ihre eigene Liste von Task-Managern.
Bitte schreiben Sie in die Kommentare unten, welchen Task-Manager Sie in Ihrem Unternehmen verwenden. Wenn Sie einen haben, der nicht auf unserer Liste steht, kommentieren Sie bitte Ihre Wahl und geben Sie dessen Vorteile für Ihr Geschäft an.