worksection
Blog
Eligiendo un Gestor de Tareas en 2022
  •   9 min read
Diagrama de Gantt Kanban Ágil Digital CRM Asana

Eligiendo un Gestor de Tareas en 2022

En los últi­mos años, la may­oría de las empre­sas han cam­bi­a­do sig­ni­fica­ti­va­mente su entorno de tra­ba­jo. La pan­demia, el tra­ba­jo remo­to y los cre­cientes requer­im­ien­tos de efi­cien­cia empre­sar­i­al han empu­ja­do a las empre­sas a bus­car nuevas solu­ciones que faciliten el tra­ba­jo en equipo, ges­tio­nen muchos proyec­tos y aumenten la pro­duc­tivi­dad y la rentabilidad.

Casi todas las empre­sas en la era dig­i­tal nece­si­tan un Gestor de Tar­eas, tan­to para el tra­ba­jo de ofic­i­na como para el tra­ba­jo remoto. 
Cada año, estos sis­temas se vuel­ven más inteligentes, con fun­ciones en crec­imien­to, ayu­dan­do a ges­tionar tar­eas y proyec­tos. Son fáciles de inte­grar con otras solu­ciones de TI y per­miten ras­trear el tiem­po y los cos­tos financieros para un análi­sis rápi­do de la situación actual.

Diari­a­mente, nue­stro equipo entre­vista a doce­nas de empre­sas que bus­can un sis­tema de gestión de proyec­tos ade­cua­do. Decidi­mos estruc­turar los cri­te­rios prin­ci­pales y analizar los requer­im­ien­tos más comunes de los Gestores de Tareas.

En este artícu­lo, com­para­mos la fun­cional­i­dad de los sis­temas más pop­u­lares para la gestión de tar­eas y proyec­tos. Después de leer el artícu­lo, enten­derás qué ser­vi­cio es ade­cua­do para tu empre­sa y qué fac­tores deben con­sid­er­arse al ele­gir un Gestor de Tareas.


¿Por qué nece­si­ta la empre­sa un Gestor de Tareas?

Cuan­do la empre­sa no es grande, puedes usar un men­sajero o Excel para asig­nar tar­eas y comu­ni­carte sobre ellas. Pero cuan­do el número de proyec­tos crece, los men­sajes impor­tantes y los archivos pueden perder­se en una cor­re­spon­den­cia inten­sa. Por eso las empre­sas nece­si­tan un espa­cio de tra­ba­jo común para la asi­gnación de tar­eas, la comu­ni­cación y el análi­sis del trabajo.

Por ejem­p­lo, este fue el caso del depar­ta­men­to de ven­tas por inter­net de IBIS. Ini­cial­mente asigna­ban tar­eas de for­ma oral, pero a medi­da que la empre­sa y el vol­u­men de tra­ba­jo crecían, los cole­gas sin­tieron que nece­sita­ban sis­tem­ati­zación de pro­ce­sos. Aho­ra, el equipo de IBIS uti­liza Work­sec­tion para la asi­gnación de tar­eas, el análi­sis del tra­ba­jo y la planificación.

En arqui­tec­tura e inge­niería, un Gestor de Tar­eas es espe­cial­mente impor­tante para la gestión de grandes proyec­tos. Por ejem­p­lo, la Ofic­i­na de Arqui­tec­tura Polyako­va ges­tion­a­ba los pro­ce­sos de tra­ba­jo en Google-Docs antes de intro­ducir un sis­tema de gestión de proyec­tos. Pero cuan­to más proyec­tos y equipos, menos con­ve­niente es tra­ba­jar de esta man­era. Es por eso que se tomó la decisión de imple­men­tar un Gestor de Tar­eas para una gestión efi­ciente de difer­entes proyec­tos y equipos.

Después de analizar nue­stros casos de nego­cio, lleg­amos a 6 razones por las cuales las empre­sas uti­lizan un Gestor de Tareas:

  1. sis­tem­ati­zación de pro­ce­sos: dividir proyec­tos en tar­eas y subtar­eas, mar­car la final­ización de eta­pas par­tic­u­lares de una tarea, crear un flu­jo de trabajo;
  2. plan­i­fi­cación del tra­ba­jo: en un cal­en­dario, tableros Kan­ban y grá­fi­cos de Gantt;
  3. seguimien­to de resul­ta­dos: crear y analizar informes, ras­trear el tiem­po de tra­ba­jo, esti­mar los cos­tos reales del proyecto;
  4. alma­ce­namien­to de archivos y recopi­lación de información;
  5. man­ten­er conex­ión entre emplea­d­os y clientes;
  6. comu­ni­cación: man­ten­er todas las deci­siones y comen­tar­ios en un solo sistema.

Cómo ele­gir un Gestor de Tar­eas: 7 cri­te­rios de evaluación

Todos los Gestores de Tar­eas ofre­cen la posi­bil­i­dad de asig­nar tar­eas y ras­trear su final­ización. Más allá de esta fun­cional­i­dad común, cada ser­vi­cio tiene sus car­ac­terís­ti­cas: uno ofrece tableros Kan­ban, el otro — inte­gración con men­sajeros o VoIP. Un ser­vi­cio puede ten­er un mín­i­mo de fun­ciones, que podrían ser sufi­cientes para un tra­ba­jo pro­duc­ti­vo, mien­tras que el otro puede ten­er muchas fun­ciones intere­santes que requieren más de un mes de ajustes.

Destacaríamos 7 cri­te­rios de eval­u­ación para un Gestor de Tar­eas, que uti­lizamos para analizar las solu­ciones de gestión de tar­eas más populares:

  1. Usabil­i­dad. Esta car­ac­terís­ti­ca afec­ta a cuán rápi­do el equipo puede adap­tarse al pro­gra­ma y si los cole­gas están dis­puestos a usar­lo. Si nece­si­tas con­sul­tar la FAQ cada vez que asig­nas la tarea o cam­bias las fechas límite, algo está mal con este Gestor de Tareas.
  2. Her­ramien­tas uni­ver­sales. Para pro­por­cionar un tra­ba­jo con­ve­niente en proyec­tos de diver­sas com­ple­ji­dades y dura­ciones, es impor­tante ten­er her­ramien­tas uni­ver­sales, como Kan­ban y Grá­fi­co de Gantt, así como difer­entes tipos de visu­al­ización de tar­eas (por ejem­p­lo, Lista, Por Per­sonas, etc.).
  3. Ras­treo de tiem­po (tem­po­rizador). Es una opción muy útil que ayu­da a ras­trear el gas­to de tiem­po y la car­ga de tra­ba­jo de los emplea­d­os y enten­der cuán­to tiem­po toma la final­ización prome­dio de una tarea. Las empre­sas con tar­i­fas por hora evalúan los cos­tos de tiem­po del proyec­to uti­lizan­do un tem­po­rizador y cal­cu­lan los salarios de los emplea­d­os o cobran a sus clientes.
  4. Tablero e informes. Estas car­ac­terís­ti­cas de un Gestor de Tar­eas per­miten ras­trear ráp­i­da y fácil­mente el pro­gre­so de un proyec­to uti­lizan­do indi­cadores visuales, ras­trear gas­tos y recoger estadís­ti­cas ráp­i­das para reuniones de equipo.
  5. Inte­gra­ciones. Una de las fun­ciones más impor­tantes y pop­u­lares. Un Gestor de Tar­eas no siem­pre puede susti­tuir com­ple­ta­mente a un men­sajero o cal­en­dario en línea, pero uti­lizan­do inte­gra­ciones puedes conec­tar la apli­cación nece­saria con un Gestor de Tar­eas. De esta for­ma, las fechas límite para tar­eas o proyec­tos apare­cerán en Google Cal­en­dar y una tarea crea­da puede ser dis­cu­ti­da direc­ta­mente en Telegram, Slack o Mes­sen­ger de Facebook.
  6. Soporte téc­ni­co. Un soporte téc­ni­co rápi­do 24⁄7 en tu idioma tiene un gran efec­to en la vol­un­tad del equipo de tra­ba­jar con un ser­vi­cio par­tic­u­lar. Respues­tas ráp­i­das y com­ple­tas con ejem­p­los y cap­turas de pan­talla facil­i­tan sig­ni­fica­ti­va­mente la imple­mentación de un nue­vo sistema.
  7. Ver­sión móvil. Para hac­er al emplea­do inde­pen­di­ente de la com­puta­do­ra, un ser­vi­cio de gestión de tar­eas debe ofre­cer la posi­bil­i­dad de asig­nar y cam­biar tar­eas, así como comu­ni­carse y agre­gar archivos uti­lizan­do un telé­fono inteligente.

TOP‑6 Gestores de Tareas

Jira — un poderoso ser­vi­cio para equipos de TI

Jira es un ser­vi­cio en el que los proyec­tos con­sis­ten en tick­ets de tar­eas. Jira está dis­eña­do para reg­is­trar y com­ple­tar solic­i­tudes de ser­vi­cio, por lo que a menudo es uti­liza­do por equipos de TI, como en la Agen­cia Dig­i­tal Post­men. En 2015, apare­ció en el mer­ca­do Jira Core, con un enfoque en la gestión de proyec­tos y una inter­faz más simple.

El pre­cio men­su­al por usar Jira depende del número de usuar­ios y varía entre $7.5-$14.5 por usuario.



La ven­ta­ja y desven­ta­ja de Jira es su alto niv­el de per­son­al­ización. Basa­do en API y com­ple­men­tos, puedes con­fig­u­rar Jira para enviar noti­fi­ca­ciones a un chat cor­po­ra­ti­vo, ocul­tar comen­tar­ios irrel­e­vantes y mucho más, pero esto sería posi­ble con la asis­ten­cia de un espe­cial­ista de soporte técnico.

Work­sec­tion — un sis­tema de gestión de proyec­tos intuitivo

Work­sec­tion pro­por­ciona gestión de proyec­tos fácil y ráp­i­da para difer­entes equipos uti­lizan­do metodologías pop­u­lares como Agile y Water­fall. La últi­ma actu­al­ización del sis­tema ofrece un Tablero de Proyec­to, una nue­va her­ramien­ta para el análi­sis rápi­do y fácil del esta­do actu­al del proyecto.



Los pro­ce­sos empre­sar­i­ales pueden mostrarse y autom­a­ti­zarse en for­ma de un tablero Kan­ban, mostran­do la tarea movién­dose a través de las eta­pas del flu­jo de tra­ba­jo pre­set. Cada tarea tiene un ini­cio y una fecha límite, per­mi­tien­do no con­fundirse en un gran número de tar­eas. Además, puedes uti­lizar el Grá­fi­co de Gantt y el Cal­en­dario, que está sin­croniza­do con cal­en­dar­ios en línea pop­u­lares, como Google, Apple y Outlook.

Antes de un día lab­orable, cada emplea­do recibe un correo elec­tróni­co con un resumen diario de tar­eas con fechas de vencimien­to y tar­eas atrasadas.

Me pre­gun­to cómo es posi­ble tra­ba­jar sin usar un pro­duc­to como Work­sec­tion. Es real­mente con­ve­niente.
Аnas­ta­sia Olshan­s­ka, Propi­etaria de Pro­duc­to en GeniusMarketing
Work­sec­tion pre­sen­ta una inter­faz intu­iti­va y alta esta­bil­i­dad del ser­vi­cio, aunque no tiene tan­tas opor­tu­nidades de per­son­al­ización como Jira, por ejem­p­lo. Sin embar­go, puedes con­fig­u­rar un script que per­mi­ta con­ver­tir automáti­ca­mente las solic­i­tudes en el sitio web de la empre­sa en tar­eas de proyec­to. Los informes tam­bién se gen­er­an automáti­ca­mente: solo es nece­sario estable­cer los parámet­ros nece­sar­ios, indicar las fechas límite y ele­gir un equipo.

Si deseas cam­biar a Work­sec­tion des­de otro Gestor de Tar­eas, los proyec­tos, tar­eas, comen­tar­ios y otros datos pueden trasladarse automáticamente.

Monday.com

Monday.com es otro sis­tema pop­u­lar para la gestión de tar­eas con una inter­faz ami­ga­ble. Este ser­vi­cio sería bueno para equipos medi­anos y grandes que tra­ba­jen en proyec­tos a gran escala y a largo plazo.

La car­ac­terís­ti­ca clave de Monday.com es una visu­al­ización efec­ti­va de datos. Puedes ras­trear tus tar­eas en var­ios tableros y ges­tionar tu car­ga de tra­ba­jo. El sis­tema tam­bién ofrece difer­entes tipos de visu­al­ización de datos, como Grá­fi­co de Gantt y Línea de tiem­po para todos los tar­i­fas, excep­to la básica.


Monday.com ofrece 4 planes tar­i­far­ios depen­di­en­do del número de usuar­ios. El pre­cio varía de $8 a $16 por usuario. Todos los planes incluyen un peri­o­do de prue­ba de 14 días de uso del Gestor de Tar­eas con un número ilim­i­ta­do de tableros.


Base­camp — lis­tas de ver­i­fi­cación y un susti­tu­to para un Grá­fi­co de Gantt

Base­camp (Base­camp 3) es un Gestor de Tar­eas basa­do en lis­tas de ver­i­fi­cación. Este es un pro­duc­to de la antigua estu­dio 37signals, cuyo CEO Jason Fried y su socio David Hans­son escri­bieron dos libros sobre cómo ini­ciar un nego­cio y su opti­mización. Base­camp tiene una app para PC, Android y iOS, aunque tam­bién per­mite tra­ba­jar en un nave­g­ador. En lugar de un Grá­fi­co de Gantt, uti­lizan una her­ramien­ta propia de Base­camp — un Grá­fi­co de Col­i­nas, que divide el pro­gre­so de la tarea en dos partes: la fase de subi­da (bus­can­do la solu­ción de una tarea) y la fase de baja­da (com­ple­tan­do la tarea).



Una desven­ta­ja de Base­camp es su pre­cio: la tar­i­fa men­su­al es $99. Para obten­er el máx­i­mo por el pre­cio, puedes usar el primer mes gra­tu­ito y luego suscribirte por un año para obten­er 2 meses adi­cionales. Otra desven­ta­ja es la ausen­cia de tableros Kan­ban y un soporte 24⁄7.

Trel­lo — un gestor de tar­eas con Kanban

Trel­lo es un soft­ware basa­do en Kan­ban para la gestión de proyec­tos, propiedad de Atlass­ian, los desar­rol­ladores de Jira. Los proyec­tos se mues­tran en for­ma de tableros, con colum­nas aña­di­das para mostrar la eta­pa par­tic­u­lar de final­ización de tar­eas. Trel­lo es uti­liza­do prin­ci­pal­mente por free­lancers y pequeñas empresas.



Trel­lo tam­bién cuen­ta con un sis­tema de autom­a­ti­zación lla­ma­do But­ler. Per­mite crear equipos y reglas para la colab­o­ración del equipo. Con algo de tiem­po y esfuer­zo, puedes con­fig­u­rar a But­ler para que el sis­tema eli­ja à la per­sona respon­s­able, establez­ca fechas límite o mue­va tar­eas a otra eta­pa del flu­jo de tra­ba­jo automáticamente.

Comen­zamos nue­stro via­je hacia el mun­do de los ras­treadores de tar­eas con Trel­lo. Es un ras­treador de tar­eas ami­ga­ble para una pequeña empre­sa de pub­li­ci­dad.
Yulia Belit­s­ka, direc­to­ra de mar­ket­ing de Idea Dig­i­tal Agency
La ver­sión de prue­ba gra­tui­ta de Trel­lo a menudo se uti­liza como el primer Gestor de Tar­eas en una empre­sa. Las inte­gra­ciones se pre­sen­tan como opciones que se ofre­cen por sep­a­ra­do. Estas opciones tam­bién incluyen algu­nas her­ramien­tas como un fil­tro de tar­eas atrasadas. Solo una opción está disponible en la ver­sión gra­tui­ta, con archivos adjun­tos lim­i­ta­dos a 10 Mb. El plan tar­i­fario están­dar comien­za des­de $5 por usuario al mes y ofrece fun­cional­i­dad ampli­a­da en com­para­ción con la ver­sión gra­tui­ta. Para el plan pre­mi­um, se cobrará una tar­i­fa men­su­al de $10 por usuario.

Asana — un Gestor de Tar­eas con instruc­ciones integradas

Asana es un Gestor de Tar­eas sim­ple con una app móvil. Puedes asig­nar tar­eas uti­lizan­do tableros Kan­ban y ges­tionar fechas límite uti­lizan­do un Grá­fi­co de Gantt. Se puede inte­grar con ser­vi­cios de Google y Adobe, pro­gra­mas para archivos, informes y reg­istros de tiem­po. Asana Acad­e­my está disponible para una ráp­i­da adaptación del equipo, per­mi­tien­do a los emplea­d­os apren­der más sobre fun­ciones par­tic­u­lares del Gestor de Tar­eas usan­do cur­sos en línea con prue­bas y ejercicios.



La ver­sión de prue­ba gra­tui­ta de Asana tiene fun­ciones sim­i­lares a las de Trel­lo. Usar Asana te costará $11 por empleado.

Desafor­tu­nada­mente, Asana no tiene un ras­treador de tiem­po inte­gra­do, por lo que ten­drás que lle­var un reg­istro del gas­to de tiem­po uti­lizan­do un ser­vi­cio sep­a­ra­do, segui­do por la entra­da man­u­al de datos.


¿Has elegi­do algún Gestor de Tar­eas de la lista ante­ri­or? La lista es sub­je­ti­va y lo enten­demos. Agre­ga algunos otros cri­te­rios de eval­u­ación tenien­do en cuen­ta tus requer­im­ien­tos especí­fi­cos y prue­ba tu propia lista de Gestores de Tareas.

En los comen­tar­ios a con­tin­uación, por favor escribe el Gestor de Tar­eas que uti­lizas en tu empre­sa. Si tienes alguno más allá de nues­tra lista, comen­ta tu elec­ción y especi­fi­ca sus ven­ta­jas para tu negocio.
⇆

esc
Compartir en
или
Escuela PM
Las 10 mejores alternativas de backlog en 2025
Backlog ha sido durante mucho tiempo un gestor de tareas preferido para desarrolladores: ofrece tableros, seguimiento de errores, una wiki y un repositorio Git básico. Sin embargo, en los últimos dos...
19 junio 2025   •   10 min read
Escuela PM
Las 10 mejores alternativas a Any.do en 2025
Any.do ha permanecido como la "primera parada" para las personas que necesitaban una lista de tareas ligera con calendario y recordatorios durante muchos años. Sin embargo, para 2025, el mercado ha crecido...
18 junio 2025   •   9 min read
Escuela PM
Mejores reemplazos de Microsoft Project en 2025
Microsoft Project sigue siendo un clásico corporativo, sin embargo, su precio de licencia, la empinada curva de aprendizaje y el largo tiempo de implementación están empujando a las empresas a buscar...
18 junio 2025   •   8 min read
Empieza ahora
Por favor ingrese su correo electrónico real 🙂
Cancelar
Ganado Informe Agencia Carpeta de proyecto Optimizar Venta Etiquetas Más 49...
Ganado Informe Agencia Carpeta de proyecto Optimizar Venta Etiquetas Video Comentarios Kanban Proyectos Equipos Gestión de proyectos Diagrama de Gantt Tareas Calendario Migración P.M secretos del PM Asana Informes Seguimiento del tiempo Marketing Consejos y trucos Prioridades Rastreador de tiempo Ágil Cascada Melé Gestión de tareas Arquitecto ELEGANTE Estados Plan Minutero rastreador de tiempo Telegrama rastreador de tiempo Etiquetas Inclinarse Notificaciones Integración ÉL Integraciones API Consejo Entrevista SEO Buscar CRM Asociación Gente Aplicación Archivos Planificación Digital