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Eligiendo un Gestor de Tareas en 2022
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Eligiendo un Gestor de Tareas en 2022

En los últi­mos años, la may­oría de las empre­sas han cam­bi­a­do sig­ni­fica­ti­va­mente su entorno de tra­ba­jo. La pan­demia, el tra­ba­jo remo­to y los cre­cientes requer­im­ien­tos de efi­cien­cia empre­sar­i­al han empu­ja­do a las empre­sas a bus­car nuevas solu­ciones que faciliten el tra­ba­jo en equipo, ges­tio­nen muchos proyec­tos y aumenten la pro­duc­tivi­dad y la rentabilidad.

Casi todas las empre­sas en la era dig­i­tal nece­si­tan un Gestor de Tar­eas, tan­to para el tra­ba­jo de ofic­i­na como para el tra­ba­jo remoto. 
Cada año, estos sis­temas se vuel­ven más inteligentes, con fun­ciones en crec­imien­to, ayu­dan­do a ges­tionar tar­eas y proyec­tos. Son fáciles de inte­grar con otras solu­ciones de TI y per­miten ras­trear el tiem­po y los cos­tos financieros para un análi­sis rápi­do de la situación actual.

Diari­a­mente, nue­stro equipo entre­vista a doce­nas de empre­sas que bus­can un sis­tema de gestión de proyec­tos ade­cua­do. Decidi­mos estruc­turar los cri­te­rios prin­ci­pales y analizar los requer­im­ien­tos más comunes de los Gestores de Tareas.

En este artícu­lo, com­para­mos la fun­cional­i­dad de los sis­temas más pop­u­lares para la gestión de tar­eas y proyec­tos. Después de leer el artícu­lo, enten­derás qué ser­vi­cio es ade­cua­do para tu empre­sa y qué fac­tores deben con­sid­er­arse al ele­gir un Gestor de Tareas.


¿Por qué nece­si­ta la empre­sa un Gestor de Tareas?

Cuan­do la empre­sa no es grande, puedes usar un men­sajero o Excel para asig­nar tar­eas y comu­ni­carte sobre ellas. Pero cuan­do el número de proyec­tos crece, los men­sajes impor­tantes y los archivos pueden perder­se en una cor­re­spon­den­cia inten­sa. Por eso las empre­sas nece­si­tan un espa­cio de tra­ba­jo común para la asi­gnación de tar­eas, la comu­ni­cación y el análi­sis del trabajo.

Por ejem­p­lo, este fue el caso del depar­ta­men­to de ven­tas por inter­net de IBIS. Ini­cial­mente asigna­ban tar­eas de for­ma oral, pero a medi­da que la empre­sa y el vol­u­men de tra­ba­jo crecían, los cole­gas sin­tieron que nece­sita­ban sis­tem­ati­zación de pro­ce­sos. Aho­ra, el equipo de IBIS uti­liza Work­sec­tion para la asi­gnación de tar­eas, el análi­sis del tra­ba­jo y la planificación.

En arqui­tec­tura e inge­niería, un Gestor de Tar­eas es espe­cial­mente impor­tante para la gestión de grandes proyec­tos. Por ejem­p­lo, la Ofic­i­na de Arqui­tec­tura Polyako­va ges­tion­a­ba los pro­ce­sos de tra­ba­jo en Google-Docs antes de intro­ducir un sis­tema de gestión de proyec­tos. Pero cuan­to más proyec­tos y equipos, menos con­ve­niente es tra­ba­jar de esta man­era. Es por eso que se tomó la decisión de imple­men­tar un Gestor de Tar­eas para una gestión efi­ciente de difer­entes proyec­tos y equipos.

Después de analizar nue­stros casos de nego­cio, lleg­amos a 6 razones por las cuales las empre­sas uti­lizan un Gestor de Tareas:

  1. sis­tem­ati­zación de pro­ce­sos: dividir proyec­tos en tar­eas y subtar­eas, mar­car la final­ización de eta­pas par­tic­u­lares de una tarea, crear un flu­jo de trabajo;
  2. plan­i­fi­cación del tra­ba­jo: en un cal­en­dario, tableros Kan­ban y grá­fi­cos de Gantt;
  3. seguimien­to de resul­ta­dos: crear y analizar informes, ras­trear el tiem­po de tra­ba­jo, esti­mar los cos­tos reales del proyecto;
  4. alma­ce­namien­to de archivos y recopi­lación de información;
  5. man­ten­er conex­ión entre emplea­d­os y clientes;
  6. comu­ni­cación: man­ten­er todas las deci­siones y comen­tar­ios en un solo sistema.

Cómo ele­gir un Gestor de Tar­eas: 7 cri­te­rios de evaluación

Todos los Gestores de Tar­eas ofre­cen la posi­bil­i­dad de asig­nar tar­eas y ras­trear su final­ización. Más allá de esta fun­cional­i­dad común, cada ser­vi­cio tiene sus car­ac­terís­ti­cas: uno ofrece tableros Kan­ban, el otro — inte­gración con men­sajeros o VoIP. Un ser­vi­cio puede ten­er un mín­i­mo de fun­ciones, que podrían ser sufi­cientes para un tra­ba­jo pro­duc­ti­vo, mien­tras que el otro puede ten­er muchas fun­ciones intere­santes que requieren más de un mes de ajustes.

Destacaríamos 7 cri­te­rios de eval­u­ación para un Gestor de Tar­eas, que uti­lizamos para analizar las solu­ciones de gestión de tar­eas más populares:

  1. Usabil­i­dad. Esta car­ac­terís­ti­ca afec­ta a cuán rápi­do el equipo puede adap­tarse al pro­gra­ma y si los cole­gas están dis­puestos a usar­lo. Si nece­si­tas con­sul­tar la FAQ cada vez que asig­nas la tarea o cam­bias las fechas límite, algo está mal con este Gestor de Tareas.
  2. Her­ramien­tas uni­ver­sales. Para pro­por­cionar un tra­ba­jo con­ve­niente en proyec­tos de diver­sas com­ple­ji­dades y dura­ciones, es impor­tante ten­er her­ramien­tas uni­ver­sales, como Kan­ban y Grá­fi­co de Gantt, así como difer­entes tipos de visu­al­ización de tar­eas (por ejem­p­lo, Lista, Por Per­sonas, etc.).
  3. Ras­treo de tiem­po (tem­po­rizador). Es una opción muy útil que ayu­da a ras­trear el gas­to de tiem­po y la car­ga de tra­ba­jo de los emplea­d­os y enten­der cuán­to tiem­po toma la final­ización prome­dio de una tarea. Las empre­sas con tar­i­fas por hora evalúan los cos­tos de tiem­po del proyec­to uti­lizan­do un tem­po­rizador y cal­cu­lan los salarios de los emplea­d­os o cobran a sus clientes.
  4. Tablero e informes. Estas car­ac­terís­ti­cas de un Gestor de Tar­eas per­miten ras­trear ráp­i­da y fácil­mente el pro­gre­so de un proyec­to uti­lizan­do indi­cadores visuales, ras­trear gas­tos y recoger estadís­ti­cas ráp­i­das para reuniones de equipo.
  5. Inte­gra­ciones. Una de las fun­ciones más impor­tantes y pop­u­lares. Un Gestor de Tar­eas no siem­pre puede susti­tuir com­ple­ta­mente a un men­sajero o cal­en­dario en línea, pero uti­lizan­do inte­gra­ciones puedes conec­tar la apli­cación nece­saria con un Gestor de Tar­eas. De esta for­ma, las fechas límite para tar­eas o proyec­tos apare­cerán en Google Cal­en­dar y una tarea crea­da puede ser dis­cu­ti­da direc­ta­mente en Telegram, Slack o Mes­sen­ger de Facebook.
  6. Soporte téc­ni­co. Un soporte téc­ni­co rápi­do 24⁄7 en tu idioma tiene un gran efec­to en la vol­un­tad del equipo de tra­ba­jar con un ser­vi­cio par­tic­u­lar. Respues­tas ráp­i­das y com­ple­tas con ejem­p­los y cap­turas de pan­talla facil­i­tan sig­ni­fica­ti­va­mente la imple­mentación de un nue­vo sistema.
  7. Ver­sión móvil. Para hac­er al emplea­do inde­pen­di­ente de la com­puta­do­ra, un ser­vi­cio de gestión de tar­eas debe ofre­cer la posi­bil­i­dad de asig­nar y cam­biar tar­eas, así como comu­ni­carse y agre­gar archivos uti­lizan­do un telé­fono inteligente.

TOP‑6 Gestores de Tareas

Jira — un poderoso ser­vi­cio para equipos de TI

Jira es un ser­vi­cio en el que los proyec­tos con­sis­ten en tick­ets de tar­eas. Jira está dis­eña­do para reg­is­trar y com­ple­tar solic­i­tudes de ser­vi­cio, por lo que a menudo es uti­liza­do por equipos de TI, como en la Agen­cia Dig­i­tal Post­men. En 2015, apare­ció en el mer­ca­do Jira Core, con un enfoque en la gestión de proyec­tos y una inter­faz más simple.

El pre­cio men­su­al por usar Jira depende del número de usuar­ios y varía entre $7.5-$14.5 por usuario.



La ven­ta­ja y desven­ta­ja de Jira es su alto niv­el de per­son­al­ización. Basa­do en API y com­ple­men­tos, puedes con­fig­u­rar Jira para enviar noti­fi­ca­ciones a un chat cor­po­ra­ti­vo, ocul­tar comen­tar­ios irrel­e­vantes y mucho más, pero esto sería posi­ble con la asis­ten­cia de un espe­cial­ista de soporte técnico.

Work­sec­tion — un sis­tema de gestión de proyec­tos intuitivo

Work­sec­tion pro­por­ciona gestión de proyec­tos fácil y ráp­i­da para difer­entes equipos uti­lizan­do metodologías pop­u­lares como Agile y Water­fall. La últi­ma actu­al­ización del sis­tema ofrece un Tablero de Proyec­to, una nue­va her­ramien­ta para el análi­sis rápi­do y fácil del esta­do actu­al del proyecto.



Los pro­ce­sos empre­sar­i­ales pueden mostrarse y autom­a­ti­zarse en for­ma de un tablero Kan­ban, mostran­do la tarea movién­dose a través de las eta­pas del flu­jo de tra­ba­jo pre­set. Cada tarea tiene un ini­cio y una fecha límite, per­mi­tien­do no con­fundirse en un gran número de tar­eas. Además, puedes uti­lizar el Grá­fi­co de Gantt y el Cal­en­dario, que está sin­croniza­do con cal­en­dar­ios en línea pop­u­lares, como Google, Apple y Outlook.

Antes de un día lab­orable, cada emplea­do recibe un correo elec­tróni­co con un resumen diario de tar­eas con fechas de vencimien­to y tar­eas atrasadas.

Me pre­gun­to cómo es posi­ble tra­ba­jar sin usar un pro­duc­to como Work­sec­tion. Es real­mente con­ve­niente.
Аnas­ta­sia Olshan­s­ka, Propi­etaria de Pro­duc­to en GeniusMarketing
Work­sec­tion pre­sen­ta una inter­faz intu­iti­va y alta esta­bil­i­dad del ser­vi­cio, aunque no tiene tan­tas opor­tu­nidades de per­son­al­ización como Jira, por ejem­p­lo. Sin embar­go, puedes con­fig­u­rar un script que per­mi­ta con­ver­tir automáti­ca­mente las solic­i­tudes en el sitio web de la empre­sa en tar­eas de proyec­to. Los informes tam­bién se gen­er­an automáti­ca­mente: solo es nece­sario estable­cer los parámet­ros nece­sar­ios, indicar las fechas límite y ele­gir un equipo.

Si deseas cam­biar a Work­sec­tion des­de otro Gestor de Tar­eas, los proyec­tos, tar­eas, comen­tar­ios y otros datos pueden trasladarse automáticamente.

Monday.com

Monday.com es otro sis­tema pop­u­lar para la gestión de tar­eas con una inter­faz ami­ga­ble. Este ser­vi­cio sería bueno para equipos medi­anos y grandes que tra­ba­jen en proyec­tos a gran escala y a largo plazo.

La car­ac­terís­ti­ca clave de Monday.com es una visu­al­ización efec­ti­va de datos. Puedes ras­trear tus tar­eas en var­ios tableros y ges­tionar tu car­ga de tra­ba­jo. El sis­tema tam­bién ofrece difer­entes tipos de visu­al­ización de datos, como Grá­fi­co de Gantt y Línea de tiem­po para todos los tar­i­fas, excep­to la básica.


Monday.com ofrece 4 planes tar­i­far­ios depen­di­en­do del número de usuar­ios. El pre­cio varía de $8 a $16 por usuario. Todos los planes incluyen un peri­o­do de prue­ba de 14 días de uso del Gestor de Tar­eas con un número ilim­i­ta­do de tableros.


Base­camp — lis­tas de ver­i­fi­cación y un susti­tu­to para un Grá­fi­co de Gantt

Base­camp (Base­camp 3) es un Gestor de Tar­eas basa­do en lis­tas de ver­i­fi­cación. Este es un pro­duc­to de la antigua estu­dio 37signals, cuyo CEO Jason Fried y su socio David Hans­son escri­bieron dos libros sobre cómo ini­ciar un nego­cio y su opti­mización. Base­camp tiene una app para PC, Android y iOS, aunque tam­bién per­mite tra­ba­jar en un nave­g­ador. En lugar de un Grá­fi­co de Gantt, uti­lizan una her­ramien­ta propia de Base­camp — un Grá­fi­co de Col­i­nas, que divide el pro­gre­so de la tarea en dos partes: la fase de subi­da (bus­can­do la solu­ción de una tarea) y la fase de baja­da (com­ple­tan­do la tarea).



Una desven­ta­ja de Base­camp es su pre­cio: la tar­i­fa men­su­al es $99. Para obten­er el máx­i­mo por el pre­cio, puedes usar el primer mes gra­tu­ito y luego suscribirte por un año para obten­er 2 meses adi­cionales. Otra desven­ta­ja es la ausen­cia de tableros Kan­ban y un soporte 24⁄7.

Trel­lo — un gestor de tar­eas con Kanban

Trel­lo es un soft­ware basa­do en Kan­ban para la gestión de proyec­tos, propiedad de Atlass­ian, los desar­rol­ladores de Jira. Los proyec­tos se mues­tran en for­ma de tableros, con colum­nas aña­di­das para mostrar la eta­pa par­tic­u­lar de final­ización de tar­eas. Trel­lo es uti­liza­do prin­ci­pal­mente por free­lancers y pequeñas empresas.



Trel­lo tam­bién cuen­ta con un sis­tema de autom­a­ti­zación lla­ma­do But­ler. Per­mite crear equipos y reglas para la colab­o­ración del equipo. Con algo de tiem­po y esfuer­zo, puedes con­fig­u­rar a But­ler para que el sis­tema eli­ja à la per­sona respon­s­able, establez­ca fechas límite o mue­va tar­eas a otra eta­pa del flu­jo de tra­ba­jo automáticamente.

Comen­zamos nue­stro via­je hacia el mun­do de los ras­treadores de tar­eas con Trel­lo. Es un ras­treador de tar­eas ami­ga­ble para una pequeña empre­sa de pub­li­ci­dad.
Yulia Belit­s­ka, direc­to­ra de mar­ket­ing de Idea Dig­i­tal Agency
La ver­sión de prue­ba gra­tui­ta de Trel­lo a menudo se uti­liza como el primer Gestor de Tar­eas en una empre­sa. Las inte­gra­ciones se pre­sen­tan como opciones que se ofre­cen por sep­a­ra­do. Estas opciones tam­bién incluyen algu­nas her­ramien­tas como un fil­tro de tar­eas atrasadas. Solo una opción está disponible en la ver­sión gra­tui­ta, con archivos adjun­tos lim­i­ta­dos a 10 Mb. El plan tar­i­fario están­dar comien­za des­de $5 por usuario al mes y ofrece fun­cional­i­dad ampli­a­da en com­para­ción con la ver­sión gra­tui­ta. Para el plan pre­mi­um, se cobrará una tar­i­fa men­su­al de $10 por usuario.

Asana — un Gestor de Tar­eas con instruc­ciones integradas

Asana es un Gestor de Tar­eas sim­ple con una app móvil. Puedes asig­nar tar­eas uti­lizan­do tableros Kan­ban y ges­tionar fechas límite uti­lizan­do un Grá­fi­co de Gantt. Se puede inte­grar con ser­vi­cios de Google y Adobe, pro­gra­mas para archivos, informes y reg­istros de tiem­po. Asana Acad­e­my está disponible para una ráp­i­da adaptación del equipo, per­mi­tien­do a los emplea­d­os apren­der más sobre fun­ciones par­tic­u­lares del Gestor de Tar­eas usan­do cur­sos en línea con prue­bas y ejercicios.



La ver­sión de prue­ba gra­tui­ta de Asana tiene fun­ciones sim­i­lares a las de Trel­lo. Usar Asana te costará $11 por empleado.

Desafor­tu­nada­mente, Asana no tiene un ras­treador de tiem­po inte­gra­do, por lo que ten­drás que lle­var un reg­istro del gas­to de tiem­po uti­lizan­do un ser­vi­cio sep­a­ra­do, segui­do por la entra­da man­u­al de datos.


¿Has elegi­do algún Gestor de Tar­eas de la lista ante­ri­or? La lista es sub­je­ti­va y lo enten­demos. Agre­ga algunos otros cri­te­rios de eval­u­ación tenien­do en cuen­ta tus requer­im­ien­tos especí­fi­cos y prue­ba tu propia lista de Gestores de Tareas.

En los comen­tar­ios a con­tin­uación, por favor escribe el Gestor de Tar­eas que uti­lizas en tu empre­sa. Si tienes alguno más allá de nues­tra lista, comen­ta tu elec­ción y especi­fi­ca sus ven­ta­jas para tu negocio.
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