Worksection vs Telegram: Який
інструмент краще для організації
роботи
Робочі чати є поширеним рішенням для організації роботи. У чатах фіксують завдання та домовленості, комунікують з клієнтами та командою, обмінюються файлами тощо.
Проте чати створені першочергово як інструмент комунікації, а не структурування проєктів і задач. Для повноцінного управління проєктами існують спеціальні онлайн-сервіси та інструменти. Вони мають повний набір функцій від таск-менеджмента і статусів до діаграми Ганта і тайм-трекера. Тому чати в кращому випадку потребують інтеграції з цими сервісами для ефективної організації робочих процесів.
Сьогодні ми порівняємо робочі чати та інструменти проєктного менеджменту, щоб зрозуміти, чому вони не взаємозамінні.
Коротко про Worksection та Telegram
Worksection
Worksection — український онлайн-сервіс управління проєктами, заснований у 2008 році, який використовують понад 1,600 команд по всьому світу. Він надає комплексне рішення проєктного менеджменту за допомогою вбудованого таск-менеджера, тайм-трекера, діаграм Ганта, канбан-дошок та детальних звітів про роботу команд.
Ключові можливості та обмеження Worksection
Можливості:
Структурування робочих процесів. З Worksection ви можете розділити напрямки роботи компанії на окремі проєкти, щоб не розв’язувати питання оплат від клієнтів та закупки молока в офіс одному просторі.
Широкі налаштування проєктів і задач. Таск-менеджер Worksection дозволяє створювати проєкти, задачі та підзадачі, призначати відповідального, встановлювати пріоритети, мітки та статуси. Кожна зона відповідальності під контролем.
Централізований доступ до даних. Worksection допомагає зібрати та організувати інформацію в межах проєкту або завдання. Закріплюйте файли під задачами і вони автоматично зберігатимуться у відповідному проєкті з доступом для всієї команди.
Комунікація з клієнтом. Запросіть клієнта в проєкт системи для збереження прозорості під час роботи над проєктом.
Управління доступом до інформації. За допомогою системи ролей та прав, а також додаткових налаштувань приватності інформації, ви можете бути впевненими в конфіденційності даних при залученні до роботи третіх осіб.
Наприклад, підрядник з роллю в системі “гість” бачитиме лише інформацію по тих завданнях, у яких він є відповідальним або підписником.
Обмеження:
Відсутність шаблонів. Worksection не надає готові шаблони для наповнення проєкту.
Низький рівень кастомізації. Якщо ви шукаєте сервіс, який можна повністю налаштувати під себе, то вам краще розглянути альтернативи.
Оцінки на каталогах
Telegram
Чати є основним інструментом для організації робочих процесів у багатьох компаніях. Вони дозволяють миттєво комунікувати з членами команди та клієнтами, обмінюватися інформацією і файлами у режимі реального часу.
Ключові можливості та обмеження Чатів
Можливості:
Миттєвий обмін інформацією. Чати забезпечують швидку комунікацію, що дозволяє оперативно розв’язувати питання. Наприклад, під час кризових ситуацій апдейти команди відбуваються за лічені секунди.
Доступність на різних платформах і пристроях. Чати можна використовувати як на комп’ютерах, так і смартфонах. Наприклад, Slack та Microsoft Teams мають мобільні додатки, що дозволяють залишатися на зв’язку з будь-якого місця.
Спільне використання файлів. У чаті можна швидко надіслати презентацію клієнту або поділитися звітом про проведену роботу з колегами.
Обмеження:
Інформаційне перевантаження. У чатах легко загубити важливе повідомлення або документ серед сотень менш значущих.
Обмежена можливість організації та структурування задач. У більшості чатів важко створити ієрархію задач, встановити дедлайни та призначити відповідальних, що ускладнює відстеження прогресу та виконання задач.
Обмеження щодо управління доступом до інформації, що може призвести до проблем з конфіденційністю даних.
Наприклад, новий працівник може випадково отримати доступ до чутливої інформації, якщо він доданий до загального чату без обмежень.
Оцінка на каталогах залежить від аналізу конкретного сервісу.
Для кого Worksection та Чати
Worksection
Worksection підійде вам, якщо ви
Команда від 10 до 100 людей. Worksection ідеально підходить для малих і середніх бізнесів та надає всі необхідні інструменти для організації роботи.
Шукаєте систему для структурованої роботи. Worksection має структуру розподілену на проєкти з задачами та підзадачами декількох рівнів, що допомагає контролювати завдання. Додавання міток, статусів та пріоритетів зберігає всі процеси під контролем і забезпечує ефективність.
Хочете почати працювати на погодинці. Розраховуйте точні витрати в межах проєкту та свій прибуток завдяки інструментам контролю ресурсів Worksection. Тайм-трекер дозволяє фіксувати реальний час виконання завдань, а автоматизована підзвітність збирає їх в одному місця для зручного аналізу.
Вам потрібні інструменти проєктного менеджменту, такі як канбан або діаграма Ганта. У Worksection канбан-дошка та діаграма Ганта є одним зі способів візуалізації ваших завдань в межах проєкту. Це спрощує процес роботи з інструментами до двох дій: створити завдання та відобразити їх у потрібному вам форматі.
Краще розглянути альтернативу сервісу, якщо
Ви шукаєте рішення з високим рівнем автоматизації та шаблонами. Впровадивши в роботу з Worksection ви не отримуєте готові шаблони доступ до складних автоматизацій бізнес-процесів.
Ви не готові платити за систему. Worksection — це платний сервіс. Якщо ви не готові інвестувати у систему управління проєктами, то краще розглянути безкоштовні варіанти.
Чати
Вам підійде використання чатів, якщо
У вас команда до 5 людей з простими лінійними задачами. Чати стануть ефективним засобом швидкої координації дій та обміну інформацією для невеликих команд з простими задачами.
Ви шукаєте рішення для комунікації в реальному часі. Чати дозволяють обмінюватися повідомленнями миттєво, що сприяє швидкій реакції на зміни.
У вас невеликий бюджет на впровадження системи. Месенджери на зразок Telegram і WhatsApp мають безкоштовні плани. Це робить їх доступними для команд з обмеженими фінансами.
Чати точно не підійдуть вам, якщо
У вас складні, багаторівневі робочі процеси. Чати можуть бути недостатньо функціональними, якщо ваші проєкти вимагають комплексного планування, розподілу завдань та контролю за виконанням на різних етапах.
Вам потрібен сервіс з вбудованими інструментами для проджект-менеджменту. Чати не мають інструментів для управління проєктами, таких як канбан-дошки, діаграми Ганта, тайм-трекери тощо. Для цього краще використовувати спеціалізовані сервіси.
Ви хочете централізувати всю інформацію в одному місці. У чатах важко забезпечити легкий доступ до інформації для всієї команди. Інформаційне перевантаження та відсутність структури призводить до втрати важливих даних.
Вам необхідно вести прозору комунікацію з клієнтом на основі підзвітності. Чати не забезпечують належного рівня підзвітності та прозорості. Тому краще використовувати сервіси, де можна надавати клієнтам доступ до певних частин проєкту та звітів.
Ми підготували для вас спрощену порівняльну таблицю, щоб ви швидко оцінили функціонал обох рішень:
Порівнюючи робочі чати з онлайн-сервісами проєктного менеджменту, варто зауважити, що таск-менеджмент за допомогою чатів можливий.
Розберемо детальніше на прикладі месенджера Telegram.
Таск-менеджмент Telegram
Telegram пропонує управління завданнями завдяки інтеграції чат-ботів. Доступні як безкоштовні, так і платні рішення.
Як це працює?
Чат-боти розширюють можливості чату завдяки інтерактивним кнопкам. Для інтеграції бота потрібно додати його в робочий чат. Далі після авторизації учасників вони зможуть переглядати поточні та заплановані задачі, а також отримувати нові.
Переваги та недоліки
Переваги:
Ви не витрачаєте час на міграцію, а залишаєтесь у знайомому середовищі без потреби переходу на інший інструмент.
Знайомий функціонал. Використання чат-ботів спрощує онбординг, адже більшість користувачів вже знайомі з їх роботою.
Недоліки:
Відсутність структурованості. Задачі все ще перебувають в чаті, і хоч знайти їх з чат-ботом швидше, ви та ваші співробітники не мають чіткої ієрархії завдань з розподілом на підзадачі.
Таск-менеджмент Worksection
Управління завданнями в Worksection доступне на всіх тарифах і охоплює наступні можливості:
Створення задачз двома рівнями підзадач для структурованої роботи.
Встановлення пріоритетів завдань для координації ресурсів.
Статуси та мітки завдань для класифікації етапів та специфіки роботи
Встановлення дедлайнів та визначення відповідального. Базові можливості для ефективного управління часом та ресурсами.
Налаштування завдань в Worksection
Деталізуйте опис завдання завдяки можливостям форматування, додавайте посилання та файли
Спілкуйтесь в межах задачі. Використовуйте згадки користувачів, прикріпляйте файли одразу в коментарях до завдань.
Обмежуйте доступ до перегляду завдання або коментарів всередині нього.
Проглядайте історію завдання для відстеження та документації всіх дій.
Чому варто обрати Worksection
Комплексне рішення проєктного менеджменту
З Worksection ви отримуєте комплексне рішення для ведення проєктів різної складності та профілю:
Діаграма Ганта для проєктів з визначеними часовими рамками та залежностями між процесами. Дієве рішення для архітектурних бюро, будівельників та виробництв.
Канбан для проєктів з повторюваними етапами для сегментації робочих процесів. Допоможе організувати роботу у сфері консалтингу та дизайн студій.
Таймер та автоматизовані звіти допоможуть контролювати використані ресурси, що важливо для сервісних команд.
Різноманіття інструментів та їх грамотна комбінація допоможе ефективно побудувати роботу нетехнічних та змішаних команд.
Погодинка
Фіксуйте та аналізуйте час разом з витраченими ресурсами на проєкт. Це допоможе вам оцінити свій заробіток та проаналізувати збиткові процеси для їх оптимізації.
В основі погодинки Worksection є узгоджена робота тайм-трекера та звітів:
Таймер дозволяє в декілька кліків зафіксувати час витрачений на конкретну задачу та автоматично відображає його у звітах
Звіти дозволяють проаналізувати витрачені ресурси в реальному часі. Завдяки цьому ви можете контролювати маржу та не втрачати прибуток.
Робота з клієнтом
Організуйте роботу з клієнтом завдяки:
Системі підзвітності. Завдяки автоматизованим звітами ви з легкістю можете надавати клієнту актуальні дані щодо перебігу роботи на проєкті
Запрошенню клієнта в проєкт для контролю та узгодження всіх деталей. Створіть клієнтську команду та долучіть замовника до проєкту.
Ви також можете приховувати від клієнта задачі та контактні дані робітників.
Структурованість та прозорість
Структурність процесів:
Акаунт Worksection ділиться на проєкти. В них можна організувати окремі напрямки роботи або відвести проєкт для роботи з певним клієнтом
Всі задачі створюються в межах конкретного проєкту. Ви можете створювати задачі та додавати до них два рівні підзадач для деталізації робочих процесів.
Завдання також мають мітки та статуси. Статуси – для маркування етапів процесу. Мітки – для позначення їх специфіки.
Кожне завдання має свого відповідального за результат. Вся діяльність робітників відображається у звітах.
Прозорість ролей та комунікації
Розподіл на адміністративні та користувацькі ролі для контролю доступу до інформації співробітників та третіх осіб в межах системи. Наприклад, учасник з роллю “читач” може проглядати інформацію про проєкт, але не може з ним взаємодіяти.
Розгалужена комунікація під задачами в коментарях. Кожна задача має власне поле для обговорення, що дозволяє зберегти прозорість та зрозумілість перебігу виконання.
Підтримка під час онбордингу
Worksection має чат техпідтримки для допомоги у розв’язанні будь-яких проблем в процесі вашого онбордингу. Особливістю нашої підтримки є комунікація зі спеціалістами системи напряму, а не реагування на шаблонні відповіді від чат-бота.
Чат техпідтримки працює 24⁄7, а середня тривалість відповіді від експертів сервісу складає в середньому 3 хвилини. Ви також матимете доступ до інформації в блозі системи, FAQ з детальним описом функціонала та короткі ознайомчі відео на YouTube.
Програмне забезпечення для управління робочими процесами створене для автоматизації процесів, покращення командної співпраці та підвищення загальної продуктивності. У цьому огляді представлено 10 найкращих...
Правильний вибір програмного забезпечення для управління проєктами може допомогти організувати завдання, покращити командну співпрацю та забезпечити виконання проєктів у встановлені терміни та бюджет...
Правильний вибір програмного забезпечення для управління будівельними проєктами може значно спростити процеси, покращити співпрацю та забезпечити своєчасне завершення проєктів у межах бюджету. У цій статті...
