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Worksection vs Telegram: Quale strumento è migliore per l'organizzazione del lavoro
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Worksection vs Telegram: Quale strumento è migliore per l'organizzazione del lavoro

Chat di lavoro sono una soluzione comune per orga­niz­zare il lavoro. Ven­gono uti­liz­zate per doc­u­mentare com­pi­ti e accor­di, comu­ni­care con cli­en­ti e mem­bri del team, con­di­videre file, ecc.

Tut­tavia, le chat sono prog­et­tate prin­ci­pal­mente come una piattafor­ma di comu­ni­cazione, non come uno stru­men­to per strut­turare prog­et­ti e attiv­ità. Per una ges­tione com­ple­ta dei prog­et­ti, ci sono servizi e stru­men­ti online spe­cial­iz­za­ti. Offrono un set com­ple­to di fun­zion­al­ità, dal­la ges­tione dei com­pi­ti e del­lo sta­to ai dia­gram­mi di Gantt e ai track­er di tem­po. È per questo che le chat devono essere inte­grate con questi servizi per orga­niz­zare effi­cace­mente i flus­si di lavoro.

Oggi fare­mo un con­fron­to tra chat di lavoro e stru­men­ti di ges­tione dei prog­et­ti, e per­ché non sono intercambiabili.

Brief su Work­sec­tion e Telegram

Work­sec­tion

Work­sec­tion è un servizio online di ges­tione prog­et­ti ucraino fonda­to nel 2008 e uti­liz­za­to da più di 1.600 team in tut­to il mon­do. For­nisce una soluzione com­ple­ta per la ges­tione dei prog­et­ti con un gestore di com­pi­ti inte­gra­to, track­er di tem­po, dia­gram­mi di Gantt, bacheche kan­ban e report det­tagliati sulle per­for­mance del team.


Capac­ità e lim­i­tazioni di Worksection

Capac­ità:

  1. Strut­turazione dei flus­si di lavoro. Work­sec­tion con­sente di dividere la tua attiv­ità in prog­et­ti sep­a­rati, quin­di non devi occu­par­ti di paga­men­ti dei cli­en­ti e acquisti di lat­te nel­la stes­sa stanza.
  2. Ampia per­son­al­iz­zazione di prog­et­ti e com­pi­ti. Il gestore di com­pi­ti di Work­sec­tion ti per­me­tte di creare prog­et­ti, com­pi­ti e sot­to-com­pi­ti, asseg­nare una per­sona respon­s­abile, impostare pri­or­ità, etichette e sta­ti. Ogni area di respon­s­abil­ità è sot­to controllo.
  3. Acces­so cen­tral­iz­za­to ai dati. Work­sec­tion ti aiu­ta a rac­cogliere e orga­niz­zare infor­mazioni all’in­ter­no di un prog­et­to o com­pi­to. Alle­ga file ai com­pi­ti per archiviar­li auto­mati­ca­mente nel prog­et­to appro­pri­a­to con acces­so per l’in­tero team.
  4. Comu­ni­cazione con i cli­en­ti. Invi­ta i tuoi cli­en­ti nel prog­et­to per man­tenere la trasparen­za men­tre lavori al progetto.
  5. Gestire l’ac­ces­so alle infor­mazioni. Con per­me­s­si di sis­tema e impostazioni di pri­va­cy aggiun­tive, puoi garan­tire la ris­er­vatez­za delle infor­mazioni quan­do coin­vol­gi terze parti.
Ad esem­pio, un free­lance con il “Ruo­lo Ospite” nel sis­tema vedrà solo le infor­mazioni sui com­pi­ti per i quali è respon­s­abile o un sottoscrittore. 

Lim­i­tazioni:

  1. Man­can­za di mod­el­li. Work­sec­tion non for­nisce mod­el­li per i progetti.
  2. Bas­so liv­el­lo di per­son­al­iz­zazione. Se stai cer­can­do un servizio com­ple­ta­mente per­son­al­iz­z­abile, dovresti con­sid­er­are altre opzioni.

Val­u­tazioni sui cataloghi

Telegram

Le chat sono lo stru­men­to prin­ci­pale per orga­niz­zare i flus­si di lavoro in molte aziende. Ti per­me­t­tono di comu­ni­care istan­ta­nea­mente con mem­bri del team e cli­en­ti, con­div­i­den­do infor­mazioni e file in tem­po reale.

Capac­ità e lim­i­tazioni delle chat

Capac­ità:

  1. Scam­bio di infor­mazioni istan­ta­neo. Le chat for­niscono un’in­ter­azione rap­i­da che ti con­sente di risol­vere le ques­tioni rap­i­da­mente. Ad esem­pio, in una situ­azione di crisi, gli aggior­na­men­ti del team avven­gono in pochi secondi.
  2. Disponi­bil­ità su piattaforme e dis­pos­i­tivi. Le chat pos­sono essere uti­liz­zate su com­put­er così come su smart­phone. Ad esem­pio, Slack e Microsoft Teams han­no app mobili che ti per­me­t­tono di rimanere in con­tat­to da qual­si­asi luogo.
  3. Con­di­vi­sione di file. In una chat, puoi inviare rap­i­da­mente una pre­sen­tazione a un cliente o con­di­videre un report sul tuo lavoro con i colleghi.

Lim­i­tazioni:

  1. Over­load di dati. Nel­la chat, è facile perdere un mes­sag­gio o un doc­u­men­to impor­tante tra centi­na­ia di mes­sag­gi meno importanti.
  2. Capac­ità lim­i­ta­ta di orga­niz­zare e strut­turare i com­pi­ti. Nel­la mag­gior parte delle chat, è dif­fi­cile creare una ger­ar­chia di com­pi­ti, impostare sca­den­ze e asseg­nare respon­s­abil­ità, ren­den­do dif­fi­cile tenere trac­cia del pro­gres­so e com­pletare i compiti.
  3. Restrizioni nel­la ges­tione del­l’ac­ces­so alle infor­mazioni, che pos­sono portare a prob­le­mi di privacy. 
Ad esem­pio, un nuo­vo imp­ie­ga­to potrebbe acci­den­tal­mente accedere a infor­mazioni sen­si­bili se aggiun­to a una chat pub­bli­ca sen­za restrizioni.

La val­u­tazione sui cat­a­loghi dipende dal­l’anal­isi speci­fi­ca del servizio.

Chi può usare Work­sec­tion e le Chat?

Work­sec­tion

Work­sec­tion è adat­to per te se

  • Hai un team di 10 a 100 per­sone. Work­sec­tion è ide­ale per pic­cole e medie imp­rese e for­nisce tut­ti gli stru­men­ti nec­es­sari per orga­niz­zare il lavoro.
  • Cer­chi un sis­tema per un lavoro strut­tura­to. Work­sec­tion ha una strut­tura sud­di­visa in prog­et­ti con attiv­ità e sot­to-attiv­ità di più liv­el­li, che ti aiu­ta a con­trol­lare i com­pi­ti. Aggiun­gere etichette, sta­ti e pri­or­ità mantiene tut­ti i pro­ces­si sot­to con­trol­lo e garan­tisce efficienza.
  • Vuoi iniziare a lavo­rare su base oraria. Cal­co­la i costi esat­ti del prog­et­to e il tuo prof­it­to con gli stru­men­ti di con­trol­lo delle risorse di Work­sec­tion. Il track­er di tem­po ti con­sente di reg­is­trare il tem­po reale dei com­pi­ti, e la repor­tis­ti­ca autom­a­tiz­za­ta li rac­coglie in un uni­co pos­to per un’anal­isi facile. 
  • Hai bisog­no di stru­men­ti di ges­tione dei prog­et­ti come kan­ban o dia­gram­mi di Gantt. La bacheca kan­ban di Work­sec­tion e il dia­gram­ma di Gantt sono un modo per visu­al­iz­zare i tuoi com­pi­ti all’in­ter­no di un prog­et­to. Questo sem­pli­fi­ca il flus­so di lavoro in due pas­sag­gi: crea com­pi­ti e visu­al­iz­za­li nel for­ma­to desiderato.

È meglio con­sid­er­are alter­na­tive ai servizi se

  • Stai cer­can­do una soluzione con un alto liv­el­lo di automazione e mod­el­li. Imple­men­tan­do Work­sec­tion, non ottieni mod­el­li pre­de­fin­i­ti o acces­so a com­p­lessi pro­ces­si azien­dali automatizzati.
  • Non sei pron­to a pagare per il sis­tema. Work­sec­tion è un servizio a paga­men­to. Se non sei pron­to a inve­stire in un sis­tema di ges­tione prog­et­ti, è meglio con­sid­er­are opzioni gratuite. 

Chat

Le chat sono adat­te per te se

  • Hai un team di fino a 5 per­sone con com­pi­ti sem­pli­ci. Le chat saran­no un modo effi­cace per coor­dinare rap­i­da­mente le azioni e scam­biare infor­mazioni per pic­coli team con com­pi­ti semplici. 
  • Cer­chi una soluzione di comu­ni­cazione in tem­po reale. Le chat ti per­me­t­tono di scam­biare mes­sag­gi istan­ta­nea­mente, il che ti aiu­ta a rispon­dere rap­i­da­mente ai cambiamenti.
  • Hai un bud­get lim­i­ta­to per l’im­ple­men­tazione del sis­tema. I mes­sen­ger come Telegram e What­sApp han­no piani gra­tu­iti. Questo li rende acces­si­bili per team con finanzi­a­men­ti limitati.

Le chat non fun­zion­er­an­no per te se

  • Hai flus­si di lavoro com­p­lessi e mul­ti-liv­el­lo. Le chat potreb­bero non essere abbas­tan­za fun­zion­ali se i tuoi prog­et­ti richiedono una piani­fi­cazione com­p­lessa, dis­tribuzione dei com­pi­ti e con­trol­lo del­l’ese­cuzione a diverse fasi.
  • Hai bisog­no di un servizio con stru­men­ti di ges­tione dei prog­et­ti inte­grati. Le chat non han­no stru­men­ti di ges­tione dei prog­et­ti come bacheche kan­ban, dia­gram­mi di Gantt, track­er di tem­po, ecc. Per questo, è meglio uti­liz­zare servizi specializzati. 
  • Vuoi cen­tral­iz­zare tutte le infor­mazioni in un uni­co pos­to. Nelle chat, è dif­fi­cile fornire un acces­so facile alle infor­mazioni per l’in­tero team. L’over­load di infor­mazioni e la man­can­za di strut­tura por­tano alla perdi­ta di dati importanti.
  • Hai bisog­no di comu­ni­care in modo traspar­ente con il cliente sul­la base di report. Le chat non for­niscono il gius­to liv­el­lo di respon­s­abil­ità e trasparen­za. Per­tan­to, è meglio uti­liz­zare servizi dove puoi dare ai cli­en­ti acces­so a deter­mi­nate par­ti del prog­et­to e report.
Abbi­amo prepara­to una tabel­la di con­fron­to sem­pli­fi­ca­ta per aiu­tar­ti a val­utare rap­i­da­mente la fun­zion­al­ità di entrambe le soluzioni:

Ges­tione dei com­pi­ti nelle Chat e in Worksection 

Nel con­frontare le chat di lavoro con i servizi online di ges­tione dei prog­et­ti, è essen­ziale notare che la ges­tione dei com­pi­ti tramite chat è pos­si­bile. Diamo un’oc­chi­a­ta più da vici­no al mes­sen­ger Telegram.

Ges­tione dei com­pi­ti in Telegram

Telegram offre la ges­tione dei com­pi­ti attra­ver­so l’in­te­grazione di chat­bot. Sono disponi­bili soluzioni sia gra­tu­ite che a pagamento. 

Come fun­ziona?

I chat­bot ampli­ano le capac­ità delle chat con pul­san­ti inter­at­tivi. Per inte­grare un chat­bot, devi aggiunger­lo a una chat di lavoro. Dopo l’au­tor­iz­zazione, i parte­ci­pan­ti potran­no visu­al­iz­zare i com­pi­ti attuali e pro­gram­mati, oltre a ricev­erne di nuovi. 

Van­tag­gi e svantaggi

I van­tag­gi:
  1. Non per­di tem­po nel­la migrazione, ma rimani in un ambi­ente famil­iare sen­za dover pas­sare a un altro strumento.
  2. Fun­zion­al­ità famil­iare. L’u­so di chat­bot sem­pli­fi­ca l’on­board­ing, poiché la mag­gior parte degli uten­ti è già famil­iare con il loro funzionamento.

Svan­tag­gi:

  1. Man­can­za di strut­tura. I com­pi­ti sono anco­ra nel­la chat, e anche se è più veloce trovar­li con un chat­bot, tu e i tuoi dipen­den­ti non avete una chiara ger­ar­chia di com­pi­ti con una sud­di­vi­sione in sotto-compiti. 

Ges­tione dei com­pi­ti in Worksection

La ges­tione dei com­pi­ti in Work­sec­tion è disponi­bile per tut­ti i piani e include le seguen­ti funzionalità:
  • Crea com­pi­ti con due liv­el­li di sot­to-com­pi­ti per un lavoro strutturato.
  • Pri­or­i­tiz­za i com­pi­ti per coor­dinare le risorse.
  • Sta­tus e etichette dei com­pi­ti per clas­si­fi­care fasi e speci­ficità del lavoro
  • Impostazione delle sca­den­ze e asseg­nazione delle respon­s­abil­ità. Fun­zion­al­ità di base per una ges­tione effi­cace del tem­po e delle risorse.

Per­son­al­iz­zazione dei com­pi­ti in Worksection

  1. Det­taglia la descrizione del com­pi­to con opzioni di for­mat­tazione, aggiun­gi link e file 
  2. Comu­ni­ca all’in­ter­no del com­pi­to. Usa le men­zioni degli uten­ti, alle­ga file diret­ta­mente nei com­men­ti ai compiti.
  3. Limi­ta l’ac­ces­so alla visu­al­iz­zazione di un com­pi­to o ai com­men­ti all’in­ter­no di esso. 
  4. Visu­al­iz­za la cronolo­gia del com­pi­to per trac­cia­re e doc­u­mentare tutte le attività.

Per­ché dovresti scegliere Worksection?

Una soluzione com­ple­ta per la ges­tione dei progetti

Work­sec­tion for­nisce una soluzione com­ple­ta per gestire prog­et­ti di varia com­p­lessità e profilo:
  1. Dia­gram­ma di Gantt per prog­et­ti con sca­den­ze def­i­nite e dipen­den­ze tra i pro­ces­si. Una soluzione effi­cace per stu­di architet­toni­ci, imp­rese di costruzione e produttori. 
  2. Kan­ban per prog­et­ti con fasi ripet­i­tive per seg­mentare i flus­si di lavoro. Aiuterà a orga­niz­zare il lavoro in stu­di di con­sulen­za e design.
  3. Un timer e report autom­a­tiz­za­ti aiuter­an­no a con­trol­lare le risorse uti­liz­zate, il che è impor­tante per i team di servizio.
Una vari­età di stru­men­ti e il loro abbina­men­to com­pe­tente aiuter­an­no a costru­ire il lavoro di team non tec­ni­ci e misti in modo efficace.

Sup­por­to del­la tar­if­fa oraria

Trac­cia e anal­iz­za tem­po e risorse spe­si su un prog­et­to. Questo ti con­sente di sti­mare i tuoi ricavi e anal­iz­zare i pro­ces­si non red­di­tizi per ottimizzarli.


Il sup­por­to del­la tar­if­fa oraria di Work­sec­tion si basa sul lavoro coor­di­na­to del track­er di tem­po e dei report:
  • Il timer con­sente di reg­is­trare il tem­po spe­so su un com­pi­to speci­fi­co con pochi clic e di visu­al­iz­zar­lo auto­mati­ca­mente nei report.
  • I report ti con­sentono di anal­iz­zare le risorse uti­liz­zate in tem­po reale. Questo ti per­me­tte di con­trol­lare i tuoi mar­gi­ni e evitare perdite di profitto.

Strut­tura­to e trasparente

Strut­turazione dei processi:

  • Un account Work­sec­tion è sud­di­vi­so in prog­et­ti. Puoi orga­niz­zare aree di lavoro sep­a­rate in essi o asseg­nare un prog­et­to per lavo­rare con un cliente specifico 
  • Tut­ti i com­pi­ti sono creati all’in­ter­no di un prog­et­to speci­fi­co. Puoi creare com­pi­ti e aggiun­gere due liv­el­li di sot­to-com­pi­ti ad essi per det­tagliare i flus­si di lavoro. 
  • I com­pi­ti han­no anche etichette e sta­ti. Gli sta­ti ven­gono uti­liz­za­ti per con­trasseg­nare le fasi del proces­so. Le etichette ser­vono per indi­care le loro specificità.
  • Ogni com­pi­to ha la pro­pria per­sona respon­s­abile per il risul­ta­to. Tut­ta l’at­tiv­ità dei dipen­den­ti è rif­lessa nei report.

Trasparen­za dei ruoli e del­la comunicazione

  1. Divi­sione in ruoli ammin­is­tra­tivi e utente per con­trol­lare l’ac­ces­so alle infor­mazioni da parte di dipen­den­ti e stake­hold­er all’in­ter­no del sis­tema. Ad esem­pio, un parte­ci­pante con il “let­tore” ruo­lo può visu­al­iz­zare infor­mazioni su un prog­et­to, ma non può inter­a­gire con esse. 
  2. Comu­ni­cazione este­sa sot­to i com­pi­ti nei com­men­ti. Ogni com­pi­to ha il pro­prio cam­po per la dis­cus­sione, che con­sente di man­tenere la trasparen­za e la chiarez­za del progresso.

Lavo­rare con i clienti

Orga­niz­za il tuo lavoro con il cliente gra­zie a:
  1. Sis­tema di report. Gra­zie ai report autom­a­tiz­za­ti, puoi facil­mente fornire al cliente dati aggior­nati sul pro­gres­so del progetto
  2. Invitare il cliente al prog­et­to per con­trol­lare e coor­dinare tut­ti i det­tagli. Crea un team per il cliente e coin­vol­gi il cliente nel progetto. 
Puoi anche nascon­dere com­pi­ti e det­tagli di con­tat­to dei lavo­ra­tori dal cliente.

Sup­por­to durante l’onboarding

Work­sec­tion ha una chat di sup­por­to tec­ni­co per aiu­tar­ti a risol­vere even­tu­ali prob­le­mi durante il tuo onboard­ing. La carat­ter­is­ti­ca prin­ci­pale del nos­tro sup­por­to è la comu­ni­cazione con gli spe­cial­isti del sis­tema diret­ta­mente, piut­tosto che rispon­dere a mes­sag­gi stan­dard da un chatbot. 

La chat di sup­por­to tec­ni­co è disponi­bile 24⁄7, e il tem­po medio di rispos­ta degli esper­ti del servizio è 3 minu­ti. Avere anche acces­so a infor­mazioni nel blog del sis­tema, FAQ con una descrizione det­tagli­a­ta delle fun­zion­al­ità e bre­vi video tuto­r­i­al su YouTube. 
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