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Worksection vs Telegram: Welches Werkzeug ist besser zur Arbeitsorganisation
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Worksection vs Telegram: Welches Werkzeug ist besser zur Arbeitsorganisation

Arbeitschats sind eine gängige Lösung zur Organ­i­sa­tion von Arbeit. Sie wer­den genutzt, um Auf­gaben und Vere­in­barun­gen zu doku­men­tieren, mit Kun­den und Team­mit­gliedern zu kom­mu­nizieren, Dateien zu teilen usw. 

Chats sind jedoch in erster Lin­ie als Kom­mu­nika­tion­splat­tform und nicht als Tool zur Struk­turierung von Pro­jek­ten und Auf­gaben konzip­iert. Für umfassendes Pro­jek­t­man­age­ment gibt es spezial­isierte Online-Dien­ste und Tools. Diese bieten eine voll­ständi­ge Palette von Funk­tio­nen, von Auf­gaben­ver­wal­tung und Sta­tus bis hin zu Gantt-Dia­gram­men und Zeit­er­fassern. Deshalb müssen Chats mit diesen Dien­sten inte­gri­ert wer­den, um Arbeitsabläufe effek­tiv zu organisieren. 

Heute wer­den wir einen Ver­gle­ich zwis­chen Arbeitschats und Pro­jek­t­man­age­ment-Tools anstellen und unter­suchen, warum sie nicht aus­tauschbar sind.

Kurz über Work­sec­tion und Telegram

Work­sec­tion

Work­sec­tion ist ein ukrainis­ch­er Online-Pro­jek­t­man­age­ment-Ser­vice, der 2008 gegrün­det wurde und von über 1.600 Teams weltweit genutzt wird. Es bietet eine umfassende Pro­jek­t­man­age­ment-Lösung mit einem inte­gri­erten Auf­gaben­man­ag­er, Zeit­er­fas­sung, Gantt-Dia­gram­men, Kan­ban-Boards und detail­lierten Bericht­en zur Teamleistung.


Die wichtig­sten Möglichkeit­en und Ein­schränkun­gen von Worksection

Möglichkeit­en:

  1. Work­flow-Struk­turierung. Work­sec­tion ermöglicht es Ihnen, Ihr Geschäft in sep­a­rate Pro­jek­te zu unterteilen, sodass Sie nicht mit Kun­den­zahlun­gen und Milchkäufen im gle­ichen Raum umge­hen müssen. 
  2. Umfassende Pro­jekt- und Auf­gabenan­pas­sung. Der Auf­gaben­man­ag­er von Work­sec­tion ermöglicht es Ihnen, Pro­jek­te, Auf­gaben und Unter­auf­gaben zu erstellen, eine ver­ant­wortliche Per­son zuzuweisen, Pri­or­itäten, Tags und Sta­tus festzule­gen. Jed­er Ver­ant­wor­tungs­bere­ich ist unter Kontrolle. 
  3. Zen­tral­isiert­er Daten­zu­griff. Work­sec­tion hil­ft Ihnen, Infor­ma­tio­nen inner­halb eines Pro­jek­ts oder ein­er Auf­gabe zu sam­meln und zu organ­isieren. Hän­gen Sie Dateien an Auf­gaben an, um sie automa­tisch im entsprechen­den Pro­jekt mit Zugriff für das gesamte Team zu speichern.
  4. Kun­denkom­mu­nika­tion. Laden Sie Ihre Kun­den in das Pro­jekt ein, um Trans­parenz während der Pro­jek­tar­beit zu gewährleisten.
  5. Zugriff auf Infor­ma­tio­nen ver­wal­ten. Mit Sys­tem­berech­ti­gun­gen und zusät­zlichen Daten­schutze­in­stel­lun­gen kön­nen Sie die Ver­traulichkeit von Infor­ma­tio­nen gewährleis­ten, wenn Sie Dritte einbeziehen.
Zum Beispiel wird ein Free­lancer mit der “Gast”-Rolle im Sys­tem nur Infor­ma­tio­nen zu den Auf­gaben sehen, für die er oder sie ver­ant­wortlich ist oder abon­niert hat. 

Ein­schränkun­gen:

  1. Fehlende Vor­la­gen. Work­sec­tion bietet keine Vor­la­gen für Projekte. 
  2. Niedriger Anpas­sungs­grad. Wenn Sie nach einem voll­ständig anpass­baren Dienst suchen, soll­ten Sie andere Optio­nen in Betra­cht ziehen. 

Bew­er­tun­gen in Katalogen

Telegram

Chats sind das Hauptwerkzeug zur Organ­i­sa­tion von Arbeitsabläufen in vie­len Unternehmen. Sie ermöglichen es, sofor­tig mit Team­mit­gliedern und Kun­den zu kom­mu­nizieren und Infor­ma­tio­nen und Dateien in Echtzeit zu teilen.

Wesentliche Möglichkeit­en und Ein­schränkun­gen von Chats

Möglichkeit­en:

  1. Sofor­tiger Infor­ma­tion­saus­tausch. Chats bieten eine schnelle Inter­ak­tion, die es ermöglicht, Prob­leme schnell zu lösen. In ein­er Krisen­si­t­u­a­tion passieren Tea­mak­tu­al­isierun­gen beispiel­sweise inner­halb von Sekunden. 
  2. Ver­füg­barkeit auf Plat­tfor­men und Geräten. Chats kön­nen sowohl auf Com­put­ern als auch auf Smart­phones ver­wen­det wer­den. Slack und Microsoft Teams haben beispiel­sweise mobile Apps, die es Ihnen ermöglichen, von über­all aus in Kon­takt zu bleiben.
  3. Dateifreiga­be. In einem Chat kön­nen Sie schnell eine Präsen­ta­tion an einen Kun­den senden oder einen Bericht über Ihre Arbeit mit Kol­le­gen teilen.

Ein­schränkun­gen:

  1. Datenüber­las­tung. In Chats ist es ein­fach, eine wichtige Nachricht oder ein Doku­ment unter Hun­derten weniger wichtiger zu verlieren.
  2. Begren­zte Möglichkeit, Auf­gaben zu organ­isieren und zu struk­turi­eren. In den meis­ten Chats ist es schwierig, eine Auf­gaben­hier­ar­chie zu erstellen, Fris­ten festzule­gen und Ver­ant­wortlichkeit­en zuzuord­nen, was das Ver­fol­gen des Fortschritts und das Abschließen von Auf­gaben erschwert.
  3. Beschränkun­gen beim Zugriff auf Infor­ma­tio­nen, was zu Daten­schutzprob­le­men führen kann. 
Zum Beispiel kön­nte ein neuer Mitar­beit­er verse­hentlich auf ver­trauliche Infor­ma­tio­nen zugreifen, wenn er zu einem öffentlichen Chat ohne Ein­schränkun­gen hinzuge­fügt wird.

Die Bew­er­tung in Kat­a­lo­gen hängt von der spez­i­fis­chen Analyse des Dien­stes ab.

Wer kann Work­sec­tion und Chats nutzen?

Work­sec­tion

Work­sec­tion ist für Sie geeignet, wenn

  • Sie ein Team von 10 bis 100 Per­so­n­en haben. Work­sec­tion ist ide­al für kleine und mit­tel­ständis­che Unternehmen und bietet alle Werkzeuge, die Sie zur Organ­i­sa­tion der Arbeit benötigen.
  • Sie ein Sys­tem für struk­turi­erte Arbeit suchen. Work­sec­tion hat eine Struk­tur, die in Pro­jek­te mit Auf­gaben und Unter­auf­gaben mehrerer Ebe­nen unterteilt ist, was Ihnen hil­ft, Auf­gaben zu kon­trol­lieren. Das Hinzufü­gen von Tags, Sta­tus und Pri­or­itäten hält alle Prozesse unter Kon­trolle und sichert die Effizienz.
  • Sie stun­den­weise arbeit­en möcht­en. Berech­nen Sie genaue Pro­jek­tkosten und Ihren Gewinn mit den Ressourcenver­wal­tungstools von Work­sec­tion. Der Zeit­er­fass­er ermöglicht es Ihnen, die tat­säch­liche Zeit für Auf­gaben zu erfassen, und automa­tisierte Berichter­stat­tung sam­melt sie an einem Ort für ein­fache Analysen. 
  • Sie benöti­gen Pro­jek­t­man­age­ment-Tools wie Kan­ban oder Gantt-Dia­gramme. Das Kan­ban-Board und das Gantt-Dia­gramm von Work­sec­tion sind eine Möglichkeit, Ihre Auf­gaben inner­halb eines Pro­jek­ts zu visu­al­isieren. Dies vere­in­facht den Arbeitsablauf in zwei Schritte: Auf­gaben erstellen und im gewün­scht­en For­mat anzeigen.

Es ist bess­er, Ser­vice­di­en­ste zu prüfen, wenn

  • Sie nach ein­er Lösung mit einem hohen Automa­tisierungs­grad und Vor­la­gen suchen. Mit Work­sec­tion erhal­ten Sie keine fer­ti­gen Vor­la­gen oder Zugang zu kom­plex­er Automa­tisierung von Geschäftsprozessen.
  • Sie nicht bere­it sind, für das Sys­tem zu bezahlen. Work­sec­tion ist ein kostenpflichtiger Dienst. Wenn Sie nicht bere­it sind, in ein Pro­jek­t­man­age­ment-Sys­tem zu investieren, ist es bess­er, kosten­lose Alter­na­tiv­en zu in Betra­cht zu ziehen. 

Chats

Chats sind für Sie geeignet, wenn

  • Sie ein Team von bis zu 5 Per­so­n­en mit ein­fachen lin­earen Auf­gaben haben. Chats sind eine effek­tive Möglichkeit, schnell Aktio­nen zu koor­dinieren und Infor­ma­tio­nen für kleine Teams mit ein­fachen Auf­gaben auszutauschen. 
  • Sie eine Lösung für die Kom­mu­nika­tion in Echtzeit suchen. Chats ermöglichen es Ihnen, Nachricht­en sofort auszu­tauschen, was Ihnen hil­ft, schnell auf Änderun­gen zu reagieren.
  • Sie ein kleines Bud­get für die Sys­temim­ple­men­tierung haben. Mes­sen­ger wie Telegram und What­sApp haben kosten­lose Pläne. Dies macht sie für Teams mit begren­zten finanziellen Mit­teln erschwinglich.

Chats funk­tion­ieren nicht für Sie, wenn

  • Sie kom­plexe, mehrstu­fige Arbeitsabläufe haben. Chats sind möglicher­weise nicht funk­tion­al genug, wenn Ihre Pro­jek­te kom­plexe Pla­nung, Auf­gaben­verteilung und Aus­führungss­teuerung in ver­schiede­nen Phasen erfordern.
  • Sie einen Dienst mit inte­gri­erten Pro­jek­t­man­age­ment-Tools benöti­gen. Chats haben keine Pro­jek­t­man­age­ment-Tools wie Kan­ban-Boards, Gantt-Dia­gramme, Zeit­er­fass­er usw. Dafür ist es bess­er, spezial­isierte Dien­ste zu nutzen. 
  • Sie alle Infor­ma­tio­nen an einem Ort zen­tral­isieren möcht­en. In Chats ist es schwierig, den gesamten Team­mit­gliedern ein­fachen Zugriff auf Infor­ma­tio­nen zu gewähren. Datenüber­las­tung und man­gel­nde Struk­tur führen zum Ver­lust wichtiger Daten.
  • Sie trans­par­ent mit dem Kun­den basierend auf Bericht­en kom­mu­nizieren müssen. Chats bieten nicht das richtige Maß an Ver­ant­wor­tung und Trans­parenz. Daher ist es bess­er, Dien­ste zu nutzen, bei denen Sie den Kun­den Zugriff auf bes­timmte Teile des Pro­jek­ts und Berichte geben können.
Wir haben eine vere­in­fachte Ver­gle­ich­sta­belle für Sie vor­bere­it­et, um die Funk­tion­al­ität bei­der Lösun­gen schnell zu bewerten:

Auf­gaben­man­age­ment in Chats und Worksection 

Im Ver­gle­ich von Arbeitschats mit Online-Pro­jek­t­man­age­ment-Dien­sten ist es wichtig zu beacht­en, dass Auf­gaben­man­age­ment über Chats möglich ist. Wer­fen wir einen genaueren Blick auf den Telegram-Mes­sen­ger.

Telegram-Auf­gaben­man­age­ment

Telegram bietet Auf­gaben­man­age­ment durch die Inte­gra­tion von Chat­bots. Es ste­hen sowohl kosten­lose als auch kostenpflichtige Lösun­gen zur Verfügung. 

Wie funk­tion­iert das? 

Chat­bots erweit­ern die Chat-Funk­tion­al­ität mit inter­ak­tiv­en Schalt­flächen. Um einen Chat­bot zu inte­gri­eren, müssen Sie ihn zu einem aktiv­en Chat hinzufü­gen. Nach der Autorisierung kön­nen die Teil­nehmer aktuelle und geplante Auf­gaben ein­se­hen sowie neue erhalten. 

Vorteile und Nachteile

Die Vorteile:
  1. Sie ver­schwen­den keine Zeit mit der Migra­tion, son­dern bleiben in ein­er ver­traut­en Umge­bung, ohne zu einem anderen Tool wech­seln zu müssen.
  2. Ver­traute Funk­tion­al­ität. Die Ver­wen­dung von Chat­bots erle­ichtert das Onboard­ing, da die meis­ten Nutzer bere­its wis­sen, wie sie funktionieren.

Nachteile:

  1. Fehlende Struk­tur. Auf­gaben befind­en sich weit­er­hin im Chat, und auch wenn es schneller ist, sie mit einem Chat­bot zu find­en, haben Sie und Ihre Mitar­beit­er keine klare Auf­gaben­hier­ar­chie mit ein­er Unterteilung in Unteraufgaben. 

Work­sec­tion Aufgabenmanagement

Auf­gaben­man­age­ment in Work­sec­tion ist für alle Pläne ver­füg­bar und umfasst fol­gende Funktionen:
  • Auf­gaben mit zwei Ebe­nen von Unter­auf­gaben erstellen für struk­turi­ertes Arbeiten.
  • Pri­or­isieren von Auf­gaben zur Koor­di­na­tion von Ressourcen.
  • Auf­gaben­sta­tus und Etiket­ten zur Klas­si­fizierung von Phasen und Beson­der­heit­en der Arbeit
  • Fris­ten fes­tle­gen und Ver­ant­wortlichkeit­en zuweisen. Grundle­gende Funk­tio­nen für effek­tives Zeit- und Ressourcenmanagement.

Auf­gabenan­pas­sung in Worksection

  1. Auf­gabenbeschrei­bung detail­lieren mit For­matierung­sop­tio­nen, Links und Dateien hinzufügen 
  2. Inner­halb der Auf­gabe kom­mu­nizieren. Ver­wen­den Sie Benutzer­nen­nun­gen, fügen Sie Dateien direkt in den Kom­mentaren zu Auf­gaben hinzu.
  3. Zugriff auf die Ansicht ein­er Auf­gabe oder der Kom­mentare inner­halb davon einschränken. 
  4. Auf­gaben­his­to­rie ein­se­hen um alle Aktiv­itäten zu ver­fol­gen und zu dokumentieren.

Warum soll­ten Sie Work­sec­tion wählen?

Eine umfassende Projektmanagement-Lösung

Work­sec­tion bietet eine umfassende Lösung für das Man­age­ment von Pro­jek­ten unter­schiedlich­ster Kom­plex­ität und Profile:
  1. Gantt-Dia­gramm für Pro­jek­te mit definierten Zeitrah­men und Abhängigkeit­en zwis­chen Prozessen. Eine effek­tive Lösung für Architek­tur­büros, Bau­un­ternehmen und Hersteller. 
  2. Kan­ban für Pro­jek­te mit wieder­holen­den Phasen zur Seg­men­tierung von Arbeitsabläufen. Es hil­ft, die Arbeit in Beratungs- und Design­stu­dios zu organisieren.
  3. Ein Timer und automa­tisierte Berichte helfen, die ver­wen­de­ten Ressourcen zu kon­trol­lieren, was für Ser­viceteams wichtig ist.
Eine Vielzahl von Werkzeu­gen und deren kom­pe­tente Kom­bi­na­tion helfen dabei, die Arbeit von nicht-tech­nis­chen und gemis­cht­en Teams effek­tiv zu gestalten.

Stun­den­preis­stützung

Ver­fol­gen und analysieren Sie die auf ein Pro­jekt ver­wen­dete Zeit und Ressourcen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Ein­nah­men zu schätzen und unprof­itable Prozesse zu analysieren und zu optimieren.


Die Stun­den­preis­stützung von Work­sec­tion basiert auf der koor­dinierten Arbeit von Zeit­er­fress­er und Berichten:
  • Der Timer ermöglicht es Ihnen, die für eine bes­timmte Auf­gabe aufgewen­dete Zeit mit weni­gen Klicks zu erfassen und automa­tisch in Bericht­en anzuzeigen.
  • Berichte ermöglichen es, die ver­wen­de­ten Ressourcen in Echtzeit zu analysieren. Dies ermöglicht es, Ihre Mar­gen zu kon­trol­lieren und Gewin­nver­luste zu vermeiden.

Struk­turi­ert und transparent

Struk­turierung von Prozessen:

  • Ein Work­sec­tion-Kon­to ist in Pro­jek­te unterteilt. Sie kön­nen sep­a­rate Arbeits­bere­iche darin organ­isieren oder ein Pro­jekt zur Arbeit mit einem bes­timmten Kun­den zuweisen 
  • Alle Auf­gaben wer­den inner­halb eines bes­timmten Pro­jek­ts erstellt. Sie kön­nen Auf­gaben erstellen und zwei Ebe­nen von Unter­auf­gaben hinzufü­gen, um Arbeitsabläufe zu detaillieren. 
  • Auf­gaben haben auch Etiket­ten und Sta­tus. Sta­tus wer­den ver­wen­det, um die Phasen des Prozess­es zu kennze­ich­nen. Etiket­ten wer­den ver­wen­det, um deren Beson­der­heit­en anzuzeigen.
  • Jede Auf­gabe hat eine ver­ant­wortliche Per­son für das Ergeb­nis. Alle Aktiv­itäten der Mitar­beit­er wer­den in Bericht­en reflektiert.

Trans­parenz von Rollen und Kommunikation

  1. Aufteilung in admin­is­tra­tive und Benutzer­rollen zur Kon­trolle des Zugangs zu Infor­ma­tio­nen durch Mitar­beit­er und Inter­es­sen­grup­pen inner­halb des Sys­tems. Zum Beispiel kann ein Teil­nehmer mit der “Leser” Rolle Infor­ma­tio­nen über ein Pro­jekt ein­se­hen, aber nicht damit interagieren. 
  2. Umfassende Kom­mu­nika­tion unter Auf­gaben in den Kom­mentaren. Jede Auf­gabe hat ein eigenes Diskus­sions­feld, das es ermöglicht, Trans­parenz und Klarheit des Fortschritts zu gewährleisten.

Arbeit­en mit Kunden

Organ­isieren Sie Ihre Arbeit mit dem Kun­den dank:
  1. Berichtssys­tem. Dank automa­tisiert­er Berichte kön­nen Sie dem Kun­den prob­lem­los aktuelle Dat­en zum Fortschritt des Pro­jek­ts bereitstellen
  2. Ein­ladung des Kun­den zum Pro­jekt, um alle Details zu kon­trol­lieren und zu koor­dinieren. Erstellen Sie ein Kun­den-Team und beziehen Sie den Kun­den in das Pro­jekt ein. 
Sie kön­nen auch Auf­gaben und Kon­tak­t­dat­en der Mitar­beit­er vor dem Kun­den verbergen.

Unter­stützung während des Onboardings

Work­sec­tion hat einen Tech­nis­che Unter­stützungs-Chat, um Ihnen zu helfen, Prob­leme während des Onboard­ings zu lösen. Die Haupt­funk­tion unser­er Unter­stützung ist die Kom­mu­nika­tion mit Spezial­is­ten des Sys­tems direkt, anstatt auf Vor­la­genant­worten eines Chat­bots zu reagieren. 

Der tech­nis­che Unter­stützungs-Chat ist 24⁄7 ver­füg­bar, und die durch­schnit­tliche Antwortzeit der Ser­vice-Experten beträgt 3 Minuten. Sie haben auch Zugang zu Infor­ma­tio­nen im Blog des Sys­tems, FAQs mit ein­er detail­lierten Beschrei­bung der Funk­tio­nen und kurzen Tuto­r­i­al-Videos auf YouTube. 
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