Arbeitschats sind eine gängige Lösung zur Organisation von Arbeit. Sie werden genutzt, um Aufgaben und Vereinbarungen zu dokumentieren, mit Kunden und Teammitgliedern zu kommunizieren, Dateien zu teilen usw.
Chats sind jedoch in erster Linie als Kommunikationsplattform und nicht als Tool zur Strukturierung von Projekten und Aufgaben konzipiert. Für umfassendes Projektmanagement gibt es spezialisierte Online-Dienste und Tools. Diese bieten eine vollständige Palette von Funktionen, von Aufgabenverwaltung und Status bis hin zu Gantt-Diagrammen und Zeiterfassern. Deshalb müssen Chats mit diesen Diensten integriert werden, um Arbeitsabläufe effektiv zu organisieren.
Heute werden wir einen Vergleich zwischen Arbeitschats und Projektmanagement-Tools anstellen und untersuchen, warum sie nicht austauschbar sind.
Kurz über Worksection und Telegram
Worksection
Worksection ist ein ukrainischer Online-Projektmanagement-Service, der 2008 gegründet wurde und von über 1.600 Teams weltweit genutzt wird. Es bietet eine umfassende Projektmanagement-Lösung mit einem integrierten Aufgabenmanager, Zeiterfassung, Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards und detaillierten Berichten zur Teamleistung.
Die wichtigsten Möglichkeiten und Einschränkungen von Worksection
Möglichkeiten:
- Workflow-Strukturierung. Worksection ermöglicht es Ihnen, Ihr Geschäft in separate Projekte zu unterteilen, sodass Sie nicht mit Kundenzahlungen und Milchkäufen im gleichen Raum umgehen müssen.
- Umfassende Projekt- und Aufgabenanpassung. Der Aufgabenmanager von Worksection ermöglicht es Ihnen, Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben zu erstellen, eine verantwortliche Person zuzuweisen, Prioritäten, Tags und Status festzulegen. Jeder Verantwortungsbereich ist unter Kontrolle.
- Zentralisierter Datenzugriff. Worksection hilft Ihnen, Informationen innerhalb eines Projekts oder einer Aufgabe zu sammeln und zu organisieren. Hängen Sie Dateien an Aufgaben an, um sie automatisch im entsprechenden Projekt mit Zugriff für das gesamte Team zu speichern.
- Kundenkommunikation. Laden Sie Ihre Kunden in das Projekt ein, um Transparenz während der Projektarbeit zu gewährleisten.
- Zugriff auf Informationen verwalten. Mit Systemberechtigungen und zusätzlichen Datenschutzeinstellungen können Sie die Vertraulichkeit von Informationen gewährleisten, wenn Sie Dritte einbeziehen.
Einschränkungen:
- Fehlende Vorlagen. Worksection bietet keine Vorlagen für Projekte.
- Niedriger Anpassungsgrad. Wenn Sie nach einem vollständig anpassbaren Dienst suchen, sollten Sie andere Optionen in Betracht ziehen.
Bewertungen in Katalogen
Telegram
Chats sind das Hauptwerkzeug zur Organisation von Arbeitsabläufen in vielen Unternehmen. Sie ermöglichen es, sofortig mit Teammitgliedern und Kunden zu kommunizieren und Informationen und Dateien in Echtzeit zu teilen.
Wesentliche Möglichkeiten und Einschränkungen von Chats
Möglichkeiten:
- Sofortiger Informationsaustausch. Chats bieten eine schnelle Interaktion, die es ermöglicht, Probleme schnell zu lösen. In einer Krisensituation passieren Teamaktualisierungen beispielsweise innerhalb von Sekunden.
- Verfügbarkeit auf Plattformen und Geräten. Chats können sowohl auf Computern als auch auf Smartphones verwendet werden. Slack und Microsoft Teams haben beispielsweise mobile Apps, die es Ihnen ermöglichen, von überall aus in Kontakt zu bleiben.
- Dateifreigabe. In einem Chat können Sie schnell eine Präsentation an einen Kunden senden oder einen Bericht über Ihre Arbeit mit Kollegen teilen.
Einschränkungen:
- Datenüberlastung. In Chats ist es einfach, eine wichtige Nachricht oder ein Dokument unter Hunderten weniger wichtiger zu verlieren.
- Begrenzte Möglichkeit, Aufgaben zu organisieren und zu strukturieren. In den meisten Chats ist es schwierig, eine Aufgabenhierarchie zu erstellen, Fristen festzulegen und Verantwortlichkeiten zuzuordnen, was das Verfolgen des Fortschritts und das Abschließen von Aufgaben erschwert.
- Beschränkungen beim Zugriff auf Informationen, was zu Datenschutzproblemen führen kann.
Die Bewertung in Katalogen hängt von der spezifischen Analyse des Dienstes ab.
Wer kann Worksection und Chats nutzen?
Worksection
Worksection ist für Sie geeignet, wenn
- Sie ein Team von 10 bis 100 Personen haben. Worksection ist ideal für kleine und mittelständische Unternehmen und bietet alle Werkzeuge, die Sie zur Organisation der Arbeit benötigen.
- Sie ein System für strukturierte Arbeit suchen. Worksection hat eine Struktur, die in Projekte mit Aufgaben und Unteraufgaben mehrerer Ebenen unterteilt ist, was Ihnen hilft, Aufgaben zu kontrollieren. Das Hinzufügen von Tags, Status und Prioritäten hält alle Prozesse unter Kontrolle und sichert die Effizienz.
- Sie stundenweise arbeiten möchten. Berechnen Sie genaue Projektkosten und Ihren Gewinn mit den Ressourcenverwaltungstools von Worksection. Der Zeiterfasser ermöglicht es Ihnen, die tatsächliche Zeit für Aufgaben zu erfassen, und automatisierte Berichterstattung sammelt sie an einem Ort für einfache Analysen.
- Sie benötigen Projektmanagement-Tools wie Kanban oder Gantt-Diagramme. Das Kanban-Board und das Gantt-Diagramm von Worksection sind eine Möglichkeit, Ihre Aufgaben innerhalb eines Projekts zu visualisieren. Dies vereinfacht den Arbeitsablauf in zwei Schritte: Aufgaben erstellen und im gewünschten Format anzeigen.
Es ist besser, Servicedienste zu prüfen, wenn
- Sie nach einer Lösung mit einem hohen Automatisierungsgrad und Vorlagen suchen. Mit Worksection erhalten Sie keine fertigen Vorlagen oder Zugang zu komplexer Automatisierung von Geschäftsprozessen.
- Sie nicht bereit sind, für das System zu bezahlen. Worksection ist ein kostenpflichtiger Dienst. Wenn Sie nicht bereit sind, in ein Projektmanagement-System zu investieren, ist es besser, kostenlose Alternativen zu in Betracht zu ziehen.
Chats
Chats sind für Sie geeignet, wenn
- Sie ein Team von bis zu 5 Personen mit einfachen linearen Aufgaben haben. Chats sind eine effektive Möglichkeit, schnell Aktionen zu koordinieren und Informationen für kleine Teams mit einfachen Aufgaben auszutauschen.
- Sie eine Lösung für die Kommunikation in Echtzeit suchen. Chats ermöglichen es Ihnen, Nachrichten sofort auszutauschen, was Ihnen hilft, schnell auf Änderungen zu reagieren.
- Sie ein kleines Budget für die Systemimplementierung haben. Messenger wie Telegram und WhatsApp haben kostenlose Pläne. Dies macht sie für Teams mit begrenzten finanziellen Mitteln erschwinglich.
Chats funktionieren nicht für Sie, wenn
- Sie komplexe, mehrstufige Arbeitsabläufe haben. Chats sind möglicherweise nicht funktional genug, wenn Ihre Projekte komplexe Planung, Aufgabenverteilung und Ausführungssteuerung in verschiedenen Phasen erfordern.
- Sie einen Dienst mit integrierten Projektmanagement-Tools benötigen. Chats haben keine Projektmanagement-Tools wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Zeiterfasser usw. Dafür ist es besser, spezialisierte Dienste zu nutzen.
- Sie alle Informationen an einem Ort zentralisieren möchten. In Chats ist es schwierig, den gesamten Teammitgliedern einfachen Zugriff auf Informationen zu gewähren. Datenüberlastung und mangelnde Struktur führen zum Verlust wichtiger Daten.
- Sie transparent mit dem Kunden basierend auf Berichten kommunizieren müssen. Chats bieten nicht das richtige Maß an Verantwortung und Transparenz. Daher ist es besser, Dienste zu nutzen, bei denen Sie den Kunden Zugriff auf bestimmte Teile des Projekts und Berichte geben können.
Aufgabenmanagement in Chats und Worksection
Im Vergleich von Arbeitschats mit Online-Projektmanagement-Diensten ist es wichtig zu beachten, dass Aufgabenmanagement über Chats möglich ist. Werfen wir einen genaueren Blick auf den Telegram-Messenger.
Telegram-Aufgabenmanagement
Telegram bietet Aufgabenmanagement durch die Integration von Chatbots. Es stehen sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Lösungen zur Verfügung.
Wie funktioniert das?
Chatbots erweitern die Chat-Funktionalität mit interaktiven Schaltflächen. Um einen Chatbot zu integrieren, müssen Sie ihn zu einem aktiven Chat hinzufügen. Nach der Autorisierung können die Teilnehmer aktuelle und geplante Aufgaben einsehen sowie neue erhalten.
Vorteile und Nachteile
Die Vorteile:
- Sie verschwenden keine Zeit mit der Migration, sondern bleiben in einer vertrauten Umgebung, ohne zu einem anderen Tool wechseln zu müssen.
- Vertraute Funktionalität. Die Verwendung von Chatbots erleichtert das Onboarding, da die meisten Nutzer bereits wissen, wie sie funktionieren.
Nachteile:
- Fehlende Struktur. Aufgaben befinden sich weiterhin im Chat, und auch wenn es schneller ist, sie mit einem Chatbot zu finden, haben Sie und Ihre Mitarbeiter keine klare Aufgabenhierarchie mit einer Unterteilung in Unteraufgaben.
Worksection Aufgabenmanagement
Aufgabenmanagement in Worksection ist für alle Pläne verfügbar und umfasst folgende Funktionen:
- Aufgaben mit zwei Ebenen von Unteraufgaben erstellen für strukturiertes Arbeiten.
- Priorisieren von Aufgaben zur Koordination von Ressourcen.
- Aufgabenstatus und Etiketten zur Klassifizierung von Phasen und Besonderheiten der Arbeit
- Fristen festlegen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Grundlegende Funktionen für effektives Zeit- und Ressourcenmanagement.
Aufgabenanpassung in Worksection
- Aufgabenbeschreibung detaillieren mit Formatierungsoptionen, Links und Dateien hinzufügen
- Innerhalb der Aufgabe kommunizieren. Verwenden Sie Benutzernennungen, fügen Sie Dateien direkt in den Kommentaren zu Aufgaben hinzu.
- Zugriff auf die Ansicht einer Aufgabe oder der Kommentare innerhalb davon einschränken.
- Aufgabenhistorie einsehen um alle Aktivitäten zu verfolgen und zu dokumentieren.
Warum sollten Sie Worksection wählen?
Eine umfassende Projektmanagement-Lösung
Worksection bietet eine umfassende Lösung für das Management von Projekten unterschiedlichster Komplexität und Profile:- Gantt-Diagramm für Projekte mit definierten Zeitrahmen und Abhängigkeiten zwischen Prozessen. Eine effektive Lösung für Architekturbüros, Bauunternehmen und Hersteller.
- Kanban für Projekte mit wiederholenden Phasen zur Segmentierung von Arbeitsabläufen. Es hilft, die Arbeit in Beratungs- und Designstudios zu organisieren.
- Ein Timer und automatisierte Berichte helfen, die verwendeten Ressourcen zu kontrollieren, was für Serviceteams wichtig ist.
Stundenpreisstützung
Verfolgen und analysieren Sie die auf ein Projekt verwendete Zeit und Ressourcen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Einnahmen zu schätzen und unprofitable Prozesse zu analysieren und zu optimieren.
Die Stundenpreisstützung von Worksection basiert auf der koordinierten Arbeit von Zeiterfresser und Berichten:
- Der Timer ermöglicht es Ihnen, die für eine bestimmte Aufgabe aufgewendete Zeit mit wenigen Klicks zu erfassen und automatisch in Berichten anzuzeigen.
- Berichte ermöglichen es, die verwendeten Ressourcen in Echtzeit zu analysieren. Dies ermöglicht es, Ihre Margen zu kontrollieren und Gewinnverluste zu vermeiden.
Strukturiert und transparent
Strukturierung von Prozessen:
- Ein Worksection-Konto ist in Projekte unterteilt. Sie können separate Arbeitsbereiche darin organisieren oder ein Projekt zur Arbeit mit einem bestimmten Kunden zuweisen
- Alle Aufgaben werden innerhalb eines bestimmten Projekts erstellt. Sie können Aufgaben erstellen und zwei Ebenen von Unteraufgaben hinzufügen, um Arbeitsabläufe zu detaillieren.
- Aufgaben haben auch Etiketten und Status. Status werden verwendet, um die Phasen des Prozesses zu kennzeichnen. Etiketten werden verwendet, um deren Besonderheiten anzuzeigen.
- Jede Aufgabe hat eine verantwortliche Person für das Ergebnis. Alle Aktivitäten der Mitarbeiter werden in Berichten reflektiert.
Transparenz von Rollen und Kommunikation
- Aufteilung in administrative und Benutzerrollen zur Kontrolle des Zugangs zu Informationen durch Mitarbeiter und Interessengruppen innerhalb des Systems. Zum Beispiel kann ein Teilnehmer mit der “Leser” Rolle Informationen über ein Projekt einsehen, aber nicht damit interagieren.
- Umfassende Kommunikation unter Aufgaben in den Kommentaren. Jede Aufgabe hat ein eigenes Diskussionsfeld, das es ermöglicht, Transparenz und Klarheit des Fortschritts zu gewährleisten.
Arbeiten mit Kunden
Organisieren Sie Ihre Arbeit mit dem Kunden dank:- Berichtssystem. Dank automatisierter Berichte können Sie dem Kunden problemlos aktuelle Daten zum Fortschritt des Projekts bereitstellen
- Einladung des Kunden zum Projekt, um alle Details zu kontrollieren und zu koordinieren. Erstellen Sie ein Kunden-Team und beziehen Sie den Kunden in das Projekt ein.
Sie können auch Aufgaben und Kontaktdaten der Mitarbeiter vor dem Kunden verbergen.
Unterstützung während des Onboardings
Worksection hat einen Technische Unterstützungs-Chat, um Ihnen zu helfen, Probleme während des Onboardings zu lösen. Die Hauptfunktion unserer Unterstützung ist die Kommunikation mit Spezialisten des Systems direkt, anstatt auf Vorlagenantworten eines Chatbots zu reagieren.
Der technische Unterstützungs-Chat ist 24⁄7 verfügbar, und die durchschnittliche Antwortzeit der Service-Experten beträgt 3 Minuten. Sie haben auch Zugang zu Informationen im Blog des Systems, FAQs mit einer detaillierten Beschreibung der Funktionen und kurzen Tutorial-Videos auf YouTube.