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Worksection vs Telegram: Qual ferramenta é melhor para organização do trabalho
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Worksection vs Telegram: Qual ferramenta é melhor para organização do trabalho

Chats de tra­bal­ho são uma solução comum para orga­ni­zar o tra­bal­ho. Eles são usa­dos para doc­u­men­tar tare­fas e acor­dos, comu­nicar-se com clientes e mem­bros da equipe, com­par­til­har arquiv­os, etc.

No entan­to, os chats são pro­je­ta­dos prin­ci­pal­mente como uma platafor­ma de comu­ni­cação, não como uma fer­ra­men­ta para estru­tu­rar pro­je­tos e tare­fas. Para geren­ci­a­men­to de pro­je­tos abrangente, exis­tem serviços e fer­ra­men­tas online espe­cial­izadas. Eles pos­suem um con­jun­to com­ple­to de recur­sos, des­de geren­ci­a­men­to de tare­fas e sta­tus até grá­fi­cos de Gantt e ras­treadores de tem­po. Por isso, os chats pre­cisam ser inte­gra­dos a ess­es serviços para orga­ni­zar flux­os de tra­bal­ho de for­ma eficaz.

Hoje, fare­mos uma com­para­ção entre chats de tra­bal­ho e fer­ra­men­tas de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos, e porque eles não são intercambiáveis.

Breve­mente sobre Work­sec­tion e Telegram

Work­sec­tion

Work­sec­tion é um serviço ucra­ni­ano de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos online fun­da­do em 2008 e uti­liza­do por mais de 1.600 equipes ao redor do mun­do. Ele fornece uma solução abrangente de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos com um geren­ci­ador de tare­fas embu­ti­do, ras­treador de tem­po, grá­fi­cos de Gantt, quadros kan­ban e relatórios detal­ha­dos sobre o desem­pen­ho da equipe.


Prin­ci­pais capaci­dades e lim­i­tações do Worksection

Capaci­dades:

  1. Estru­tu­ração de fluxo de tra­bal­ho. O Work­sec­tion per­mite que você divi­da seu negó­cio em pro­je­tos sep­a­ra­dos, para que você não ten­ha que lidar com paga­men­tos de clientes e com­pras de leite na mes­ma sala.
  2. Exten­sa per­son­al­iza­ção de pro­je­tos e tare­fas. O geren­ci­ador de tare­fas do Work­sec­tion per­mite que você crie pro­je­tos, tare­fas e subtare­fas, atribua uma pes­soa respon­sáv­el, defi­na pri­or­i­dades, tags e sta­tus. Cada área de respon­s­abil­i­dade está sob controle.
  3. Aces­so cen­tral­iza­do a dados. O Work­sec­tion aju­da a cole­tar e orga­ni­zar infor­mações den­tro de um pro­je­to ou tare­fa. Anexe arquiv­os às tare­fas para armazená-los auto­mati­ca­mente no pro­je­to ade­qua­do com aces­so para toda a equipe.
  4. Comu­ni­cação com o cliente. Con­vide seus clientes para o pro­je­to para man­ter a transparên­cia enquan­to você tra­bal­ha no projeto.
  5. Geren­ciar aces­so à infor­mação. Com per­mis­sões do sis­tema e con­fig­u­rações adi­cionais de pri­vaci­dade, você pode garan­tir a con­fi­den­cial­i­dade das infor­mações ao envolver terceiros.
Por exem­p­lo, um free­lancer com o papel “Con­vi­da­do” no sis­tema verá ape­nas infor­mações sobre as tare­fas para as quais é respon­sáv­el ou assinante. 

Lim­i­tações:

  1. Fal­ta de tem­plates. O Work­sec­tion não fornece tem­plates para projetos.
  2. Nív­el baixo de per­son­al­iza­ção. Se você está procu­ran­do um serviço total­mente per­son­al­izáv­el, deve con­sid­er­ar out­ras opções.

Avali­ações em catálogos

Telegram

Chats são a prin­ci­pal fer­ra­men­ta para orga­ni­zar flux­os de tra­bal­ho em muitas empre­sas. Eles per­mitem que você comu­nique-se instan­ta­nea­mente com mem­bros da equipe e clientes, com­par­til­han­do infor­mações e arquiv­os em tem­po real.

Prin­ci­pais capaci­dades e lim­i­tações dos Chats

Capaci­dades:

  1. Tro­ca de infor­mações instan­tânea. Chats pro­por­cionam inter­ação ráp­i­da que per­mite resolver questões rap­i­da­mente. Por exem­p­lo, em uma situ­ação de crise, as atu­al­iza­ções da equipe acon­te­cem em segundos.
  2. Disponi­bil­i­dade em platafor­mas e dis­pos­i­tivos. Chats podem ser usa­dos em com­puta­dores, bem como em smart­phones. Por exem­p­lo, Slack e Microsoft Teams têm aplica­tivos móveis que per­mitem que você fique em con­ta­to de qual­quer lugar.
  3. Com­par­til­hamen­to de arquiv­os. Em um chat, você pode enviar rap­i­da­mente uma apre­sen­tação para um cliente ou com­par­til­har um relatório sobre seu tra­bal­ho com colegas.

Lim­i­tações:

  1. Sobre­car­rega de dados. Em um chat, é fácil perder uma men­sagem ou doc­u­men­to impor­tante entre cen­te­nas de menos importantes.
  2. Capaci­dade lim­i­ta­da de orga­ni­zar e estru­tu­rar tare­fas. Na maio­r­ia dos chats, é difí­cil cri­ar uma hier­ar­quia de tare­fas, definir pra­zos e atribuir respon­s­abil­i­dades, difi­cul­tan­do o acom­pan­hamen­to do pro­gres­so e a con­clusão das tarefas.
  3. Restrições na gestão do aces­so às infor­mações, o que pode levar a prob­le­mas de privacidade.
Por exem­p­lo, um novo fun­cionário pode inad­ver­tida­mente aces­sar infor­mações con­fi­den­ci­ais se adi­ciona­do a um chat públi­co sem restrições.

A avali­ação nos catál­o­gos depende da análise do serviço específico.

Quem pode usar o Work­sec­tion e os Chats?

Work­sec­tion

O Work­sec­tion é ade­qua­do para você se

  • Você tem uma equipe de 10 a 100 pes­soas. O Work­sec­tion é ide­al para peque­nas e médias empre­sas e fornece todas as fer­ra­men­tas necessárias para orga­ni­zar o trabalho.
  • Está procu­ran­do um sis­tema para tra­bal­ho estru­tu­ra­do. O Work­sec­tion pos­sui uma estru­tu­ra divi­di­da em pro­je­tos com tare­fas e subtare­fas de vários níveis, o que aju­da a con­tro­lar as tare­fas. Adi­cionar tags, sta­tus e pri­or­i­dades man­tém todos os proces­sos sob con­t­role e asse­gu­ra eficiência.
  • Você quer começar a tra­bal­har com base em horas. Cal­cule os cus­tos exatos do pro­je­to e seu lucro com as fer­ra­men­tas de con­t­role de recur­sos do Work­sec­tion. O ras­treador de tem­po per­mite reg­is­trar o tem­po real das tare­fas, e relatórios autom­a­ti­za­dos os cole­tam em um só lugar para fácil análise. 
  • Você pre­cisa de fer­ra­men­tas de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos como kan­ban ou grá­fi­co de Gantt. O quadro kan­ban e o grá­fi­co de Gantt do Work­sec­tion são uma for­ma de visu­alizar suas tare­fas den­tro de um pro­je­to. Isso sim­pli­fi­ca o fluxo de tra­bal­ho em duas eta­pas: cri­ar tare­fas e exibi-las no for­ma­to que você requer.

É mel­hor con­sid­er­ar alter­na­ti­vas de serviço se

  • Você está procu­ran­do uma solução com alto nív­el de automação e tem­plates. Ao imple­men­tar o Work­sec­tion, você não obtém tem­plates pron­tos ou aces­so à automação com­plexa de proces­sos de negócios.
  • Você não está pron­to para pagar pelo sis­tema. O Work­sec­tion é um serviço pago. Se você não está pron­to para inve­stir em um sis­tema de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos, é mel­hor con­sid­er­ar opções gratuitas. 

Chats

Os Chats são ade­qua­dos para você se

  • Você tem uma equipe de até 5 pes­soas com tare­fas sim­ples. Os chats serão uma maneira efi­caz de rap­i­da­mente coor­denar ações e tro­car infor­mações para peque­nas equipes com tare­fas simples. 
  • Você está procu­ran­do uma solução de comu­ni­cação em tem­po real. Chats per­mitem que você troque men­sagens instan­ta­nea­mente, o que aju­da a respon­der rap­i­da­mente a mudanças.
  • Você tem um orça­men­to pequeno para a imple­men­tação do sis­tema. Men­sageiros como Telegram e What­sApp têm planos gra­tu­itos. Isso os tor­na acessíveis para equipes com finanças limitadas.

Chats não fun­cionarão para você se

  • Você tem flux­os de tra­bal­ho com­plex­os e de múlti­p­los níveis. Os chats podem não ser fun­cionais o sufi­ciente se seus pro­je­tos requerem plane­ja­men­to com­plexo, dis­tribuição de tare­fas e con­t­role de exe­cução em difer­entes estágios.
  • Você pre­cisa de um serviço com fer­ra­men­tas de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos embu­ti­das. Chats não pos­suem fer­ra­men­tas de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos como quadros kan­ban, grá­fi­cos de Gantt, ras­treadores de tem­po, etc. Para isso, é mel­hor usar serviços especializados. 
  • Você quer cen­tralizar todas as infor­mações em um só lugar. Nos chats, é difí­cil fornecer fácil aces­so a infor­mações para toda a equipe. A sobre­car­ga de infor­mações e a fal­ta de estru­tu­ra leva à per­da de dados importantes.
  • Você pre­cisa comu­nicar-se de for­ma trans­par­ente com o cliente com base em relatórios. Os chats não fornecem o nív­el ade­qua­do de respon­s­abil­i­dade e transparên­cia. Por­tan­to, é mel­hor usar serviços onde você pos­sa dar aos clientes aces­so a cer­tas partes do pro­je­to e relatórios.
Preparamos uma tabela de com­para­ção sim­pli­fi­ca­da para que você pos­sa avaliar rap­i­da­mente a fun­cional­i­dade de ambas as soluções:

Geren­ci­a­men­to de tare­fas em Chats e Worksection 

Ao com­parar chats de tra­bal­ho com serviços online de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos, é essen­cial notar que o geren­ci­a­men­to de tare­fas por meio de chats é pos­sív­el. Vamos anal­is­ar mais de per­to o men­sageiro Telegram.

Geren­ci­a­men­to de tare­fas no Telegram

O Telegram ofer­ece geren­ci­a­men­to de tare­fas através da inte­gração de chat­bots. Soluções gra­tu­itas e pagas estão disponíveis. 

Como fun­ciona?

Chat­bots expan­dem as capaci­dades do chat com botões inter­a­tivos. Para inte­grar um chat­bot, você pre­cisa adi­cioná-lo a um chat ati­vo. Após autor­izar, os par­tic­i­pantes poderão visu­alizar tare­fas atu­ais e pro­gra­madas, além de rece­ber novas.

Van­ta­gens e desvantagens

Os bene­fí­cios:
  1. Você não perde tem­po com migração, mas per­manece em um ambi­ente famil­iar sem pre­cis­ar mudar para out­ra ferramenta.
  2. Fun­cional­i­dade famil­iar. Usar chat­bots sim­pli­fi­ca a inte­gração, uma vez que a maio­r­ia dos usuários já está famil­iar­iza­da com como funcionam.

Desvan­ta­gens:

  1. Fal­ta de estru­tu­ra. As tare­fas ain­da estão no chat, e emb­o­ra seja mais rápi­do encon­trá-las com um chat­bot, você e seus colab­o­radores não têm uma hier­ar­quia clara de tare­fas com divisão em subtarefas.

Geren­ci­a­men­to de tare­fas no Worksection

O geren­ci­a­men­to de tare­fas no Work­sec­tion é disponív­el para todos os planos e inclui as seguintes funcionalidades:
  • Cri­ar tare­fas com dois níveis de subtare­fas para tra­bal­ho estruturado.
  • Pri­orizar tare­fas para coor­denar recursos.
  • Sta­tus e eti­que­tas de tare­fas para clas­si­ficar está­gios e especi­fi­ci­dades do trabalho
  • Definir pra­zos e atribuir respon­s­abil­i­dades. Fun­cional­i­dades bási­cas para geren­ci­a­men­to efi­caz de tem­po e recursos.

Per­son­al­iza­ção de tare­fas no Worksection

  1. Detal­har a descrição da tare­fa com opções de for­matação, adi­cionar links e arquivos 
  2. Comu­nicar-se den­tro da tare­fa. Use menções de usuários, anexe arquiv­os dire­ta­mente nos comen­tários das tarefas.
  3. Restringir o aces­so à visu­al­iza­ção de uma tare­fa ou comen­tários den­tro dela. 
  4. Visu­alizar o históri­co da tare­fa para ras­trear e doc­u­men­tar todas as atividades.

Por que você deve escol­her o Worksection?

Uma solução abrangente de geren­ci­a­men­to de projetos

O Work­sec­tion fornece uma solução abrangente para geren­ciar pro­je­tos de difer­entes com­plex­i­dades e perfis:
  1. Grá­fi­co de Gantt para pro­je­tos com pra­zos e dependên­cias definidas entre proces­sos. Uma solução efi­caz para escritórios de arquite­tu­ra, empre­sas de con­strução e fabricantes. 
  2. Kan­ban para pro­je­tos com eta­pas repet­i­ti­vas para seg­men­tar flux­os de tra­bal­ho. Aju­dará a orga­ni­zar o tra­bal­ho em estú­dios de con­sul­to­ria e design.
  3. Um timer e relatórios autom­a­ti­za­dos aju­darão a con­tro­lar os recur­sos uti­liza­dos, o que é impor­tante para equipes de serviços.
Uma var­iedade de fer­ra­men­tas e sua com­bi­nação com­pe­tente aju­dará a con­stru­ir o tra­bal­ho de equipes não téc­ni­cas e mis­tas de for­ma eficaz.

Suporte à taxa horária

Ras­treie e analise o tem­po e os recur­sos gas­tos em um pro­je­to. Isso per­mite que você estime sua recei­ta e analise proces­sos não ren­táveis para otimizá-los.


O suporte à taxa horária do Work­sec­tion é basea­do no tra­bal­ho coor­de­na­do do ras­treador de tem­po e dos relatórios:
  • O timer per­mite que você reg­istre o tem­po gas­to em uma tare­fa especí­fi­ca com alguns cliques e a exi­ba auto­mati­ca­mente em relatórios.
  • Relatórios per­mitem anal­is­ar os recur­sos usa­dos em tem­po real. Isso per­mite que você con­t­role suas mar­gens e evite per­da de lucro.

Estru­tu­ra­do e transparente

Estru­tu­ração de processos:

  • Uma con­ta do Work­sec­tion é divi­di­da em pro­je­tos. Você pode orga­ni­zar áreas de tra­bal­ho sep­a­radas ou atribuir um pro­je­to para tra­bal­har com um cliente específico 
  • Todas as tare­fas são cri­adas den­tro de um pro­je­to especí­fi­co. Você pode cri­ar tare­fas e adi­cionar dois níveis de subtare­fas a elas para detal­har flux­os de trabalho. 
  • As tare­fas tam­bém têm eti­que­tas e sta­tus. Os sta­tus são usa­dos para mar­car as eta­pas do proces­so. As eti­que­tas são usadas para indicar suas especificidades.
  • Cada tare­fa tem sua própria pes­soa respon­sáv­el pelo resul­ta­do. Toda a ativi­dade do fun­cionário é refleti­da em relatórios.

Transparên­cia de papéis e comunicação

  1. Divisão em papéis admin­is­tra­tivos e de usuários para con­tro­lar o aces­so à infor­mação por fun­cionários e partes inter­es­sadas den­tro do sis­tema. Por exem­p­lo, um par­tic­i­pante com o papel de “leitor” pode visu­alizar infor­mações sobre um pro­je­to, mas não pode inter­a­gir com ele. 
  2. Comu­ni­cação ampla sob tare­fas nos comen­tários. Cada tare­fa tem seu próprio cam­po de dis­cussão, o que per­mite man­ter a transparên­cia e clareza do progresso.

Tra­bal­han­do com clientes

Orga­nize seu tra­bal­ho com o cliente graças a:
  1. Sis­tema de relatórios. Graças a relatórios autom­a­ti­za­dos, você pode facil­mente fornecer ao cliente dados atu­ais sobre o pro­gres­so do projeto
  2. Con­vi­dar o cliente para o pro­je­to para con­tro­lar e coor­denar todos os detal­h­es. Crie uma equipe de cliente e envol­va o cliente no projeto. 
Você tam­bém pode ocul­tar tare­fas e detal­h­es de con­ta­to dos tra­bal­hadores do cliente.

Suporte durante a integração

O Work­sec­tion tem um chat de suporte téc­ni­co para ajudá-lo a resolver qual­quer prob­le­ma durante o proces­so de inte­gração. A car­ac­terís­ti­ca chave de nos­so suporte é a comu­ni­cação com os espe­cial­is­tas do sis­tema dire­ta­mente, em vez de respon­der a men­sagens padrão de um chatbot. 

O chat de suporte téc­ni­co está disponív­el 24⁄7, e o tem­po médio de respos­ta dos espe­cial­is­tas de serviço é de 3 min­u­tos. Você tam­bém terá aces­so a infor­mações no blog do sis­tema, FAQs com uma descrição detal­ha­da da fun­cional­i­dade e breves vídeos tuto­ri­ais no YouTube.
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