15 жовтня 2020   •   Дмитро Козак   •   11 min read

Twiga Digital: про онбордінг, роботу у команді та Worksection

Наталія Соколик
Компанія входить в комунікаційну групу Twiga Ukraine — ТОП-3 за рівнем ефективності серед усіх комунікаційних груп України. Twiga Ukraine — це 6 агентств, які займаються просуванням продукції та стимулюванням продажів: LionYfs, Media First, Twiga Go, Twiga Digital, Lovi Video, MedInform.


Чим займається Twiga Ukraine?

Twiga Ukraine — це один організм, у якому є 6 агентств. Експертизи наших агентств досить, щоб закрити усі потреби клієнта. Twiga Digital — одне з агентств групи.

Компанія несе цінності від жирафа.
(«Twiga» в перекладі з суахілі означає «жираф»)

Серед усіх тварин світу, у жирафа — найбільше серце. Він може довго бігти без води та їжі. Ми жартуємо, що наш колектив схожий на жирафа: можемо працювати 24/7 і більше нічого нам не потрібно.

Twiga Ukraine зазвичай працює з клієнтами довгостроково по 12-14 років. Ми віримо: тільки в довгостроковій роботі, від 2-3 років і більше, можна простежити ефективність тієї чи іншої стратегії.
У нас є і внутрішні клієнти та зовнішні. Зовнішні — це Pepsi, Roshen, ПроКредит Банк, Henkel, Royal Canin і т.д. Це прямі клієнти, з ними все просто і зрозуміло. Але є і внутрішні клієнти.

Наприклад, наше агентство Twiga Gо виграло великий тендер на реалізацію креативної ідеї та стратегії фестивалю для банку ПУМБ. Всі інші агентства Twiga Ukraine також отримують завдання по роботі над цим проектом.


Як була структурована робота в Twiga Digital?

Два роки тому, коли я прийшла в Twiga Digital, в агентстві була пошта, телеграм та ноги для комунікації (редю.: сміється). Це було дуже складно. Потрібно щось запитати? Йдеш в інше крило, наприклад, щоб узгодити з дизайнером завдання. Після обговорення ідеї — все фіксуєш на пошті.

Найголовніше, коли у тебе 45 чоловік і все в одному проекті, починається цікаве: хтось не дізнався про завдання вчасно, комусь з іншого крила забули сказати, хтось не побачив лист на пошті і т.д. Дуже багато губилося інформації і це був зіпсований телефон. Зараз є бріфи і все зберігається в одному місці.

До Twiga Digital, 5 років я працювала з Worksection на колишньому місці роботи і на новому місці півроку працювала без нього.

Коли «наступаєш на граблі», думаєш: «А якби ми працювали у Worksection відразу, то цього не втратили б ...». Через місяць я сказала: «Хлопці, нам потрібен таск-менеджер».

Чому обрали Worksection?

Нативно та дуже просто пояснювати людям як працювати в таск-менеджері.
Крім Worksection у мене був досвід роботи з клієнтами в Trello, Бітрікс24, Asana. Але найбільше підійшов Worksection.

У Worksection не потрібно створювати 45 підзадач на кожну людину. В одній задачі можна прописати таски, тегнути потрібних співробітників, позначити «дзвіночком» менеджера проекту, який повинен задачу побачити. Функціонал продуманий.


Онбординг вийшов швидко?

Ні :( Але був дуже плавний та комфортний.
Спочатку ми використовували Worksection тільки в Діджитал агентстві. Якщо порівнювати з Asana, я вже знала, що у Worksection зручніше обрати відповідального, створити задачу, прибрати співробітників з команди, наприклад, якщо їх відволікають повідомлення, але вони не працюють над цією задачею.

Є багато функцій, які дуже відрізняються від інших таск-менеджерів.


Згодом і «креатив» (Lions — також одне з шести агентств Twiga Ukraine) зрозумів, що Worksection — це зручно. Ми провели ознайомчий тренінг і одне з шести агентств погодилися спробувати такс-менеджер тестово.

Першим підключилося наше агентство Media First. Далі — ще два агентства.


Сьогодні з шести агентств — п’ять підключено до Worksection.

Для співробітників провели декілька навчальних тренінгів із роботи у Worksection, зробили базові налаштування та плануємо підключати до таск-менеджера клієнтів, хочемо дати їм доступи до проектів, адже для них це важливо.

Наприклад, дизайнери у проектах будуть трекати час, витрачений на проект і клієнт може бачити цю інформацію, щоб зробити погодинний розрахунок, згідно з контрактом.

У Worksection наші клієнти чітко бачать: коли була поставлена задача, скільки часу на неї виділили, відлік тимчасової сесії і трекінг по кожному окремому співробітнику. Кожен день клієнт отримує звіт.


Як ведете звітність у Worksection?

Ми робимо звіти за проектами та по клієнтам.
Це дуже зручно. Всередині наших агентств є документальний звіт та звіт за задачами, щоб не забути «хто, кому і що повинен зробити».

Наприклад звіт по проекту:




Один з клієнтів питав: «Можна купити інструмент для фіксації звітів?». Ми сказали, що нічого купувати не потрібно. Вже є Worksection. Створили у Worksection для клієнта акаунт, додали 8 співробітників з боку клієнта і створили для них один профайл.



Для клієнтів переводимо звіти в Excel таблиці і відправляємо. Є шаблон.


Які типи проектів у Worksection використовуєте?

Ми розбиваємо роботу на агентства, які ведуть свої проекти.
І є спільний проект «Нові бізнес». Там зібрані всі співробітники. Якщо з’являється новий проект — відразу створюємо команду під нього. Відправляємо повідомлення тим, хто буде задіяний у проекті.

Так виглядає ієрархія найважливішої частини Worksection — робота з завданнями:




У проектах ми ставимо мітки. Наприклад, клієнт поставив на hold через карантин. Або скоротили бюджет і перенесли обговорення на наступний рік.

Дуже зручно потім подивитися, скільки проектів ми обробили всього, скільки завдань закрили, скільки виграли, скільки програли і скільки проект стоїть на паузі.



Worksection дуже рятує під час віддаленої роботи. Комунікації багато, вона стала 24/7. Зараз дизайнери, креативщики, копірайтери, інфлюенсери працюють віддалено. Можливо, приїжджають в офіс 1 раз на місяць, якщо потрібно поговорити з клієнтом.
Всі клієнтські і внутрішні питання ведемо у Worksection. Все, що стосується адміністративних питань, є в окремих папках. Вони розміщені в підзадачах. Там усі необхідні для співробітників доступи.


Чи рахуєте співробітникам погодинну роботу?

Не рахуємо.
Співробітники, на жаль, поки негативно ставляться до трекінгу часу. Звичайно, ми пояснюємо, що, використовуючи трекінг, ви допомагаєте собі та нам. Клієнту і нам важливо знати, скільки часу знадобилося на виконання задачі.

Ще, у нас дуже багато креативу, а креатив годинами не виміряти. Але у нас є терміни, в які потрібно видати той чи інший креатив. Тому тут не можемо рахувати роботу погодинно.

У чому головна цінність Worksection, якщо порівнювати з іншими таск-менеджерами?

Він абсолютно зрозумілий та зручний у роботі. Наприклад, часто говорять, що IOS зрозумілий навіть дитині. Точно так з Worksection: все видно, нічого не потрібно шукати, не потрібно ніяких інструкцій читати перед використанням. Немає нічого прихованого, всі функції видно одразу.

Ти витрачаєш 5 хвилин на створення задачі, повідомляєш людей, і вони одразу починають працювати над задачею. Тут же ти бачиш, скільки людей вже подивилися задачу. Це як відкритий чат.


Внутрішні правила компанії по роботі у Worksection

Перше правило — відписати у Worksection, що прийняв проект в роботу. Ще одне правило: якщо ти поставив задачу, це не означає, що її прийняли. Тому, краще відправити в будь-якому месенджері посилання на цю задачу.

«Шкутильгає» у нас закриття задач та чистка проекту. Важливо подивитися терміни, встановленні на виконання задачі. Якщо термін «зірвано» по конкретній людині, то дізнатися причину.



«Якщо задачі немає у Worksection — задачі немає взагалі», — це наше правило.
І ще важливе правило: закриваєш проект у Worksection і обов’язково аналізуєш виконану роботу.

Витративши час на створення задачі, ти розумієш, чого тобі не вистачає для того, аби команда виконала цю задачу.


Що ще подобається у роботі з Worksection?

Цей таск-менеджер вчить працювати правильно. Правильно — це коли все зрозуміло і питань у працівників не залишається. Вони чітко розуміють, що необхідно зробити.

Якщо у процесі роботи над задачею у співробітників багато питань — значить проект оформлено погано, і ти мало дізнався вихідної інформації у клієнта.

Worksection для мене — лакмусовий папірець. Ми працюємо добре або погано? До Worksection лакмусового папірця не було. На пошті все втрачається, а листування після шостої вечора — це жахливо.

Наприклад, нещодавно вийшла неприємна ситуація з проектом. Я заходжу у Worksection і читаю коментарі до проекту. І тоді розумію, де була проблема. Відразу бачу структуру: з чого починалося, коли клієнт надіслав правки, коли вони були внесені, хто і що затримав.

На зустріч із клієнтом я завжди приходжу підготовлена. Це важливо, особливо, якщо ти —керівник компанії.

Якщо ти хочеш бути ефективним, якщо хочеш робити роботу якісно та стежити за дедлайнами — тобі потрібен Worksection.

Також оперативно працює зворотний зв’язок. Де б ти не зайшов, бачиш значок підтримки і не потрібно нічого шукати. Відповідь приходить максимум за 20 хвилин.

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Закладки корисна опція, яка розташована у верхньому правому кутку вашого акаунту Worksection. Для чого потрібні закладки Усе “гаряче”, “термінове” та “важливе” ви можете додати у закладки, аби тримати...
23 червня 2021   •   2 min read
Школа PM
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 червня 2021   •   7 min read
Школа PM
Для компаній, які працюють на "погодинці", тайм-трекер – ключовий інструмент в реалізації проектів і задач. Як приклад: наш клієнт – агентство performance-маркетингу ROMAN.UA. За допомогою тайм-трекера...
17 травня 2021   •   7 min read

Більш ніж 1300 компаній використовують Worksection. Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1300 компаній

Відмінно!

Введіть код підтвердження
або перейдіть за посиланням з листа
Немає листа? Навіть у спам? Напишіть нам
або через