15 октября 2020   •   Дима Козак   •   11 min read

Twiga Digital: про онбординг, командную работу и Worksection

Наталья Соколик
Компания входит в коммуникационную группу Twiga Ukraine — ТОП-3 по эффективности среди всех коммуникационных групп Украины. Twiga Ukraine- это 6 агентств, которые занимаются продвижением продукции и стимулированием продаж: LionYfs, Media First, Twiga Go, Twiga Digital, Lovi Video, MedInform.

Чем занимается Twiga Ukraine

Twiga Ukraine — это один организм, в котором есть 6 агентств. Экспертизы наших агентств достаточно, чтобы закрыть все потребности клиента. Twiga Digital — одно из агентств.

Компания несет ценности от жирафа.

(«twiga» в переводе из суахили означает «жираф»)

Среди всех животных мира, у жирафа — самое большое сердце. Он может долго бежать без воды и еды. Мы шутим, что наш коллектив похож на жирафа: можем работать 24/7 и ничего больше не нужно.


Twiga Ukraine обычно работает с клиентами долгосрочно по 12-14 лет. Мы верим: только в долгосрочном сотрудничестве, от 2-3 лет и больше, можно проследить эффективность той или иной стратегии.
У нас есть и внутренние клиенты и внешние. Внешние — это Pepsi, Roshen, ПроКредит Банк, Henkel, Royal Canin и т.д. Это прямые клиенты, с ними все просто и понятно. Но и есть внутренние клиенты.

Например, наше агентство Twiga Gо выиграло большой тендер на реализацию креативной идеи и стратегии фестиваля для банка ПУМБ. Все остальные агентства TwigaUkraine также получают задачи по работе над этим проектом.

Как была структурирована работа в Twiga Digital?

Два года назад, когда я пришла в Twiga Digital, в агентстве была почта, телеграм и ноги для коммуникации (ред.: смеется). Это было очень сложно. Нужно что-то спросить? Идешь в другое крыло, например, чтобы согласовать с дизайнером задачу. После обсуждения идеи — все фиксируешь на почте.

Самое главное, когда у тебя 45 человек и все в одном проекте, начинается интересное: кто-то не узнал о задаче вовремя, кому-то из другого крыла забыли сказать, кто-то не увидел письмо на почте и т.д. Очень много терялось информации и это был испорченный телефон. Сейчас есть брифы и все хранится в одном месте — в Worksection.

До Twiga Digital, 5 лет я работала с Worksection на прежнем месте работы и на новом месте полгода работала без него.

Когда «наступаешь на грабли», думаешь: «А если бы мы работали в Worksection сразу, то этого не потеряли бы...». Через месяц я сказала: «Ребята, нам нужен таск-менеджер».

Почему выбрали Worksection?

Нативно и очень просто объяснять людям как работать в таск-менеджере. 
Кроме Worksection у меня был опыт работы с клиентами в Trello, Битрикс24, Asana. Но больше всего подошел Worksection.

В Worksection не нужно создавать 45 подзадач на каждого человека. В одной задаче можно прописать таски, тегнуть нужных сотрудников, пометить «колокольчиком» менеджера проекта, который должен задачу увидеть. Функционал продуманный.

Онбординг получился быстро?

Нет :(   Но он был очень плавный и комфортный.
Сначала мы использовали Worksection только в диджитал агентстве. Если сравнивать с Asana, я уже знала, что в Worksection удобнее выбрать ответственного, поставить задачу, убрать сотрудников из команды, например, если их отвлекают уведомления, но они не работают над этой задачей.

Есть много функций, которые очень отличаются от других таск-менеджеров.


Со временем и «креатив» (Lions — также одно из шести агентств Twiga Ukraine) понял, что Worksection — это удобно. Мы провели ознакомительный тренинг и одно из шести агентств согласились попробовать такс-менеджер тестово.

Первым подключилось наше агентство Media First. Дальше — еще два агентства.

Сегодня из шести агентств — пять подключено к Worksection

Для сотрудников провели несколько обучающих тренингов по Worksection, сделали базовые настройки и планируем подключать к таск-менеджеру клиентов, давать им доступ к проектам, так как для них это важно.

Например, дизайнеры в проектах будут трекать время, затраченное на проект и клиент сможет видеть эту информацию, чтобы сделать почасовой расчет, согласно контракту.

В Worksection наши клиенты четко видят: когда была поставлена задача, сколько времени на нее выделили, отсчет временной сессии и трекинг по каждому отдельному сотруднику. Каждый день клиент получает отчет.


Как делаете отчеты в Worksection?

Мы делаем отчеты по проектам и по клиентам.
Это очень удобно. Внутри наших агентств есть документальный отчет и отчет по задачам, чтобы не забыть «кто, кому и что должен».

Например отчет по проекту:




Один из клиентов спрашивал: «Можно купить инструмент для фиксации отчетов?». Мы сказали, что ничего покупать не нужно. Уже есть Worksection. Создали в Worksection для клиента аккаунт, добавили 8 сотрудников со стороны клиента и создали для них один профайл.



Для клиентов переводим отчеты в Excel таблицы клиентские и отправляем. Есть шаблон.


Какие типы проектов в Worksection используете?

Мы разбиваем работу на агентства, которые ведут свои проекты.

И есть общий проект «Новые бизнес». Там собраны все сотрудники. Если появляется новый проект — сразу создаем команду под него. Отправляем уведомление тем, кто будет задействован в проекте.

Так выглядит иерархия самой важной части Worksection — работа с задачами:

В проектах мы ставим метки. Например, клиент поставил на hold из-за карантина. Или сократили бюджет и перенесли обсуждение на следующий год.

Очень удобно потом посмотреть, сколько проектов мы обработали всего, сколько задач закрыли, сколько выиграли, сколько проиграли и сколько стоит на паузе.



Worksection очень спасает на удаленке. Коммуникации много, она стала 24/7. Сейчас дизайнеры, креативщики, копирайтеры, инфлюенсеры работают удаленно. Возможно, приезжают в офис 1 раз в месяц, если нужно поговорить с клиентом.
Все клиентские и внутренние вопросы ведем в Worksection. Всё, что касается административных вопросов, есть в отдельных папках. Они размещены в подзадачах. Там все необходимые для сотрудников доступы.


Считаете сотрудникам почасовку?

Не считаем.
Сотрудники, к сожалению, пока негативно относятся к трекингу времени. Конечно, мы объясняем, что, используя трекинг, вы помогаете себе и нам. Клиенту и нам важно знать, сколько времени понадобилось на выполнение задачи.

Еще, у нас очень много креатива, а креатив часами не измерить. Но у нас есть сроки, в которые нужно выдать тот или иной креатив. Поэтому здесь почасовку считать не можем.


В чем главная ценность Worksection, если сравнивать с другими таск-менеджерами

Он абсолютно нативен и понятен. Например, часто говорят, что IOS понятен даже ребенку. Точно так с Worksection: все видно, ничего не нужно искать, не нужно никаких инструкций читать перед использованием. Нет ничего скрытого, все функции видны сразу.

Тратишь 5 минут на постановку задачи, уведомляешь людей, и они сразу приходят для выполнения задачи. Здесь же ты видишь, сколько людей уже посмотрели задачу. Это как открытый чат.


Внутренние правила компании по работе в Worksection

Первое из правил — отписаться, что принял проект в работу. Еще одно правило: если ты поставил задачу, это не значит, что её приняли. Поэтому, лучше отправить в любом мессенджере ссылку на задачу.

«Хромает» у нас закрытие задачи и чистка проекта. Важно посмотреть сроки по выполненной задаче. Если был срыв сроков по конкретному человеку, то узнать причину.



«Нет задачи в Worksection — задача не поставлена», — это наше правило.

И еще важное правило: закрываешь проект в Worksection и обязательно анализируешь выполненную работу.

Потратив время на постановку задачи, ты понимаешь, чего тебе не хватает для того, чтобы команда выполнила эту задачу.


Что еще нравится в работе с Worksection

Этот таск-менеджер учит работать правильно. Правильно — это когда всё понятно, а задаче и вопросов у сотрудников не остается. Они четко понимают, что необходимо сделать.


Если в процессе работы над задачей у сотрудников много вопросов — значит проект оформлен плохо, и ты мало узнал исходной информации у клиента.

Worksection для меня — лакмусовая бумажка. Мы работаем хорошо или плохо? До Worksection лакмусовой бумажки не было. На почте все теряется, а переписки после шести вечера — это ужасно.

Например, недавно получилась неприятная ситуация с проектом. Я захожу в Worksection и читаю комментарии по проекту. И тогда понимаю, где была проблема. Сразу вижу структуру: с чего начиналось, когда клиент прислал правки, когда они были внесены, кто и что задержал.

На встречу с клиентом я всегда прихожу подготовленная. Это важно, особенно, если ты — руководитель компании.

Если ты хочешь быть эффективным, если хочешь делать работу качественно и следить за дедлайнами — тебе нужен Worksection.

Также оперативно работает обратная связь. Где бы ты не зашел, видишь значок поддержки и не нужно ничего искать. Ответ приходит максимум за 20 минут.

esc
Поделиться в
или
Школа PM
Закладки – полезная опция, которая расположена в верхнем правом углу вашего аккаунта Worksection. Для чего нужны закладки Все "горящее", "срочное" и "важное" можно добавить в закладки, чтобы держать на...
23 июня 2021   •   2 min read
Школа PM
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 июня 2021   •   7 min read
Школа PM
Для компаний, работающих на “почасовке”, тайм-трекер – ключевой инструмент в реализации проектов и задач. Как пример: наш клиент – агентство performance-маркетинга ROMAN.UA. С помощью тайм-трекера Worksection...
17 мая 2021   •   7 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через