worksection
Blog
Twiga Digital: o wdrażaniu, pracy zespołowej i Worksection
  •     •   7 min read

Twiga Digital: o wdrażaniu, pracy zespołowej i Worksection

Natalia Sokolik
Top Menedżer Twiga Digital
Natalya Soko­lik reprezen­tu­je stanowisko w Twiga Dig­i­tal. Fir­ma jest częś­cią grupy komu­nika­cyjnej TwigaUkraine — w TOP‑3 pod wzglę­dem efek­ty­wnoś­ci wśród wszys­t­kich grup komu­nika­cyjnych w Ukrainie. Twiga Ukraina obe­j­mu­je 6 agencji zaj­mu­ją­cych się pro­mocją pro­duk­tu i sprzedażą: Lions, Media First, Twiga Go, Twiga Dig­i­tal, Lovi Video, Med­In­form.


Jak dzi­ała Twiga Ukraina

Twiga Ukraina to jed­no­li­ty orga­nizm składa­ją­cy się z 6 agencji. Eksper­tyza naszych agencji jest wystar­cza­ją­ca, aby pokryć wszys­tkie potrze­by klien­ta. Twiga Dig­i­tal jest jed­ną z agencji.

Fir­ma czer­pie wartoś­ci z żyrafy.

(“twiga” oznacza “żyrafa” w tłu­macze­niu ze swahili)

Wśród wszys­t­kich zwierząt na świecie, żyrafa ma najwięk­sze serce. Może biec przez dłu­gi czas bez picia i jedzenia. Żar­tu­je­my, że nasz zespół przy­pom­i­na żyrafę: jesteśmy w stanie pra­cow­ać 24⁄7 i nie potrze­bu­je­my nic więcej.
Twiga Ukraina zazwyczaj współpracu­je z klien­ta­mi w dłu­goter­mi­nowym okre­sie, przez 12 – 14 lat. Wierzymy, że tylko w dłu­goter­mi­nowej współpra­cy, trwa­jącej 2 – 3 lata lub dłużej, może­my śledz­ić efek­ty­wność konkret­nej strategii.
Mamy zarówno klien­tów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Zewnętrzni to Pep­si, Roshen, Pro­Cre­d­it Bank, Henkel, Roy­al Canin, itd. To są klien­ci bezpośred­ni, a wszys­tko jest z nimi proste i klarowne. A także mamy klien­tów wewnętrznych.

Na przykład, nasza agenc­ja Twiga Gо wygrała dużą ofer­tę na real­iza­cję kreaty­wnego pomysłu i strate­gii fes­ti­walu dla Banku PUMB.

Inne agenc­je TwigaUkraine również powier­zono zada­nia związane z pracą nad tym projektem.


Jak była zor­ga­ni­zowana pra­ca w Twiga Digital?

Dwa lata temu, kiedy zaczęłam pracę w Twiga Dig­i­tal, agenc­ja miała maila, Telegram i nogi do komu­nikacji (redakc­ja: śmiech). To było bard­zo trudne. Musisz coś zapy­tać? Idziesz do innego skrzy­dła, na przykład, aby sko­or­dynować zadanie z pro­jek­tan­tem. Po omówie­niu pomysłu, wszys­tko zapisy­wal­iśmy w skrzynce pocztowej.

Najważniejsze jest, gdy masz 45 osób, a wszyscy są w tym samym pro­jek­cie, gdzie zaczy­na­ją się najtrud­niejsze rzeczy, takie jak zbyt późne odkrycie zada­nia, zapom­nie­nie o powiadomie­niu kogoś z innego skrzy­dła, ktoś przeoczył wiado­mość w mailu itp. Tyle infor­ma­cji się gubiło, to było jak win­na liana. Ter­az mamy briefy, a wszys­tko jest zapisane w jed­nym miejscu.

Przed Twiga Dig­i­tal, pra­cow­ałam z Work­sec­tion przez 5 lat w mojej poprzed­niej pra­cy, co było poprzed­zone 6 miesią­ca­mi pra­cy bez niego.

Kiedy wpadasz w tę samą pułap­kę, myślisz: ‘Gdy­byśmy dzi­ałali na Work­sec­tion od początku, nic by nie zostało zgu­bione…’. Miesiąc później powiedzi­ałam: ‘Ludzie, potrze­bu­je­my menedżera zadań’.


Dlaczego Work­sec­tion jest naszym wyborem?

Jest natywny i bardzo łatwy do wyjaśnienia ludziom, jak pracować w menedżerze zadań
Obok Work­sec­tion, miałam doświad­cze­nie w pra­cy z klien­ta­mi w Trel­lo, Bitrix24 i Asana. Ale Work­sec­tion pasował nam najlepiej. Wszys­tko jest jasne, naty­wne, i bard­zo pros­to jest wyjaśnić ludziom, jak uży­wać menedżera zadań.

Work­sec­tion nie wyma­ga tworzenia 45 podzadań dla każdej oso­by. W jed­nym zada­niu możesz określić podzada­nia, oznaczyć zain­tere­sowanych, i powiadomić menedżera pro­jek­tu, który powinien zobaczyć zadanie. Funkcjon­al­ność jest przemyślana.


Czy onboard­ing był szybki?

Nie :( Ale był bardzo płynny i komfortowy.
Początkowo uży­wal­iśmy Work­sec­tion tylko w agencji cyfrowej. W porów­na­niu do Asany, wiedzi­ałam już, że Work­sec­tion ułatwia wybór odpowiedzial­nego wykon­aw­cy, ustaw­ie­nie zada­nia, wyłącze­nie pra­cown­ików z zespołu, na przykład, jeśli są rozpraszani powiadomieni­a­mi z zada­nia, w które nie są zaangażowani.

Ist­nieje wiele funkcji, które różnią się od innych menedżerów zadań.

Z upły­wem cza­su, nasi kreaty­wni ludzie (Lions jest również jed­ną z sześ­ciu agencji Twiga Ukraina) również zauważyli, że Work­sec­tion oznacza kom­fort. Przeprowadzil­iśmy wprowadze­nie wstęp­ne, a jed­na z sześ­ciu agencji zgodz­iła się na próbę menedżera zadań.

Nasza agenc­ja Media First była pier­wsza, która się zaan­gażowała. Po niej dołączyły dwie kole­jne agencje.

Na chwilę obec­ną, pięć z sześ­ciu agencji jest dos­tosowanych do Worksection.

Przeprowadzil­iśmy kil­ka sesji szkole­niowych Work­sec­tion dla naszych pra­cown­ików, zro­bil­iśmy pod­sta­wowe ustaw­ienia, i planu­je­my połączyć naszych klien­tów z menedżerem zadań, dając im dostęp do pro­jek­tów, ponieważ jest to dla nich ważne.

Dla przykładu, pro­jek­tan­ci będą śledz­ić czas spęd­zony na pro­jek­cie, a klient będzie mógł zobaczyć te infor­ma­c­je do obliczeń godzi­nowych, zgod­nie z umową.
Work­sec­tion wyraźnie wyświ­et­la dla naszych klien­tów: czas ustaw­ienia zada­nia, przedzi­ał cza­su przy­dzielony na nie, liczbę sesji cza­sowych i śledze­nie dla każdego poszczegól­nego pra­cown­i­ka. Klient otrzy­mu­je raporty na codzień.


Jak robi­cie raporty w Worksection?

Robimy raporty według projektów i według klientów.

Jest to bard­zo wygodne. Wewnątrz, nasze agenc­je mają doku­men­ta­cyjny raport i raport zadań, aby nie zapom­nieć ‘kto jest winien co komu’.



Jeden z naszych klien­tów zapy­tał: ‘Czy mogę kupić narzędzie do reje­strowa­nia raportów?’ Powiedzieliśmy, że nic nie było do kupi­enia. Work­sec­tion już ist­ni­ał. W Work­sec­tion utworzyliśmy kon­to dla klien­ta, dodal­iśmy 8 pra­cown­ików po stron­ie klien­ta i stworzyliśmy dla nich jedyny profil.



Dla klien­tów przekazu­je­my raporty do arkuszy Excel klien­tów i wysyłamy je. Ist­nieje na to szablon.

Jakie rodza­je pro­jek­tów opar­tych na Work­sec­tion używacie?

Podzielil­iśmy Work­sec­tion wewnętrznie na agenc­je prowadzące własne projekty.

Mamy też wspól­ny pro­jekt – “Nowy Biznes”. Łączy to wszys­t­kich pra­cown­ików. Jeśli pojaw­ia się nowy pro­jekt, tworzymy zespół dla niego. Wysyłamy powiadomienia do tych, którzy mają być zaan­gażowani w projekt.

To jest hier­ar­chia najważniejszej częś­ci Work­sec­tion — pra­ca z zadaniami:


Ustaw­iamy etyki­ety w pro­jek­tach. Może to być zro­bione, jeśli klient wstrzy­mał zadanie z powodu kwaran­tan­ny lub jeśli budżet jest zmniejs­zony z prze­sunię­ty­mi dyskus­ja­mi do następ­nego roku.

Bard­zo wygod­nie jest wtedy przeglą­dać całkow­itą liczbę pro­jek­tów, które zre­al­i­zowal­iśmy, liczbę zamknię­tych zadań, aby zmierzyć korzyś­ci i straty, aby ocenić wielkość pra­cy wstrzymanej.



Work­sec­tion to wspani­ała pomoc w pra­cy zdal­nej. Komu­nikac­ja jest obfi­ta, a ter­az trwa 24⁄7. Pro­jek­tan­ci, członkowie zespołu kreaty­wnego, copy­writerzy i influ­encerzy obec­nie pracu­ją zdal­nie. Mogą odwiedzać biuro raz w miesiącu, jeśli muszą poroz­maw­iać z klientem.
Work­sec­tion gro­madzi wszys­tkie nasze sprawy związane z klien­ta­mi i wewnętrzne. Fold­ery sys­te­mowe zaw­ier­a­ją wszys­tko doty­czące spraw admin­is­tra­cyjnych. Wszys­tkie są zawarte w podzadań. Wszys­tkie niezbędne dostęp dla pra­cown­ików są tam.


Czy wyna­gradza­cie swoich pra­cown­ików na pod­staw­ie godzin?

Nie, nie wynagradzamy.
Nieste­ty, sto­sunek pra­cown­ików do śledzenia cza­su jest nadal negaty­wny. Oczy­wiś­cie tłu­maczymy, że korzys­ta­jąc z mon­i­torowa­nia, poma­ga­cie zarówno sobie, jak i nam. Ważne jest, aby wiedzieć, ile cza­su potrze­ba na real­iza­cję zada­nia zarówno dla klien­ta, jak i dla nas. Nasi pra­cown­i­cy postrze­ga­ją mon­i­torowanie jako coś, co ogranicza ich wolność.
Co więcej, wykonu­je­my wiele prac kreaty­wnych, a kreaty­wnoś­ci nie da się zmierzyć w godz­i­nach. Ale mamy ter­miny, w których musimy wypuś­cić określony pro­dukt kreaty­wny. Dlat­ego nie może­my tego liczyć na pod­staw­ie godzin.

Jaka jest głów­na wartość Work­sec­tion w porów­na­niu z inny­mi menedżera­mi zadań?

Jest zupełnie naty­w­na i zrozu­mi­ała. Na przykład, częs­to mówi się, że iOS jest jas­ny nawet dla dziec­ka. To samo doty­czy Work­sec­tion: wszys­tko jest widoczne, nie trze­ba niczego szukać, żad­nych instrukcji nie należy czy­tać przed jego uży­ciem. Nic nie jest ukryte, wszys­tkie funkc­je są widoczne od razu.
Spędza­sz 5 min­ut na ustaw­ie­niu zada­nia, powiadomie­niu ludzi, a oni od razu przy­chodzą do wypełnienia zada­nia. Tu możesz również zobaczyć liczbę osób, które obe­jrza­ły zadanie. To jak otwarty czat.


Czy wasza fir­ma ma jakiekol­wiek wewnętrzne zasady doty­czące Worksection?

Tak, ma. Jed­ną z zasad jest to, że ci, którzy zaak­cep­towali pracę, powin­ni odpisać. Jest jeszcze jed­na zasa­da: ustaw­ie­nie zada­nia niekoniecznie oznacza jego akcep­tację. Dlat­ego lep­iej wysłać link do zada­nia w dowol­nym komunikatorze.

Zamknię­cie zadań i oczyszczanie pro­jek­tów są naszy­mi słaby­mi punk­ta­mi. Ważne jest, aby sprawdz­ić ter­miny zadań zakońc­zonych. Jeśli ter­miny zostały przekroc­zone z powodu konkret­nej oso­by, przy­czy­na powin­na być wyjaśniona.


‘Brak zada­nia w Work­sec­tion oznacza brak ustaw­ionego zada­nia’, — to nasza zasada.
Jeszcze jed­na waż­na zasa­da brz­mi: zamykasz pro­jekt w Work­sec­tion, a potem anal­izu­jesz wyko­naną pracę.
Spędza­jąc czas na ustaw­ie­niu zada­nia, zrozu­miesz, czego braku­je zespołowi, aby zakończyć to zadanie.


Co jeszcze lubisz w uży­wa­niu Worksection

Ten menedżer zadań uczy cię do poprawnej pra­cy. Popraw­na pra­ca to wtedy, gdy w zada­niu jest wszys­tko jasne, bez pytań ze strony pra­cown­ików. Oni wyraźnie rozu­mieją, co powin­no być zrobione.

Jeśli pra­cown­i­cy mają wiele pytań pod­czas real­iza­cji zada­nia, oznacza to, że pro­jekt jest źle sfor­ma­towany, a ty mało infor­ma­cji uzyskałeś od klienta.
Work­sec­tion dla mnie jest lit­mu­sowym testem. Czy pracu­je­my dobrze, czy źle? Przed Work­sec­tion brakowało nam lit­mu­sowego tes­tu. Rzeczy gubią się w mailu, a kore­spon­denc­ja po 18:00 jest okropna.
Dla przykładu, mieliśmy niezręczną sytu­ację z pro­jek­tem. Logu­ję się do Work­sec­tion i czy­tam komen­tarze pod pro­jek­tem. To spraw­ia, że zauważam wąskie gardło. Mogę od razu zobaczyć struk­turę: punkt początkowy, czas, kiedy klient wysłał popraw­ki, czas, w którym zostały zre­al­i­zowane, kto i co spowodowało opóźnienie.

Zawsze jestem dobrze przy­go­towana do spotka­nia z klien­tem. To jest istotne, zwłaszcza jeśli jesteś starszym kierown­ikiem firmy.

Jeśli chcesz być efek­ty­wny, jeśli dążysz do wyko­na­nia wysok­iej jakoś­ci pra­cy, przestrze­ga­jąc ter­minów – potrze­bu­jesz Worksection.
Opinie również dzi­ała­ją szy­bko. Gdziekol­wiek się zalogu­jesz, możesz zobaczyć ikonę wspar­cia, nie musisz niczego szukać. Otrzy­mu­jesz odpowiedź w 20 min­ut najpóźniej.
⇆

esc
Udostępnij dalej
или
Szkoła PM
Dlaczego tracker czasu Worksection jest najlepszym wyborem do kontrolowania zasobów projektowych
Dlaczego śledzenie czasu w Worksection to najlepszy wybór do zarządzania zasobami projektu Godziny są rejestrowane z pamięci i często z opóźnieniami. Arkusze czasowe nie są powiązane z zadaniami, więc...
2 maja 2025   •   7 min read
Szkoła PM
Dlaczego Kanban Worksection jest najlepszym wyborem do zarządzania projektami
Zadania rozproszone w czatach i na tablicach utrudniają kontrolowanie wykonania projektu. Kierownictwo musi spędzać większość swojego czasu synchronizując zespół, aby dowiedzieć się o bieżącym statusie...
1 maja 2025   •   7 min read
Szkoła PM
Dlaczego wykres Gantta Worksection jest najlepszym wyborem dla zarządzania
Brak zrozumienia harmonogramu projektu, ciągłe opóźnienia, trudności w koordynacji procesów z wykonawcami. Budżet rośnie, a wyniki są nieustannie odkładane. To rzeczywistość wielu projektów, w których...
30 kwietnia 2025   •   7 min read
Zacznij już teraz
Proszę podać swój prawdziwy adres e-mail 🙂
Anuluj
Raporty Śledzenie czasu Marketing Filtr Tebin Wskazówki i porady BIM Więcej 70...
Raporty Śledzenie czasu Marketing Filtr Tebin Wskazówki i porady BIM Inżynieria Klasyczny Y R Biuro Mono Architekci Interfejs użytkownika Edytor tekstu Kod Priorytety Śledzenie czasu iOS-a Android Zręczny Wodospad Scrum Zadania uprawniające Emoji Podzadania Lista kontrolna Zarządzanie zadaniami Interfejs użytkownika Architekt Reakcje Znajomości MĄDRY Prywatność Statusy Plan Regulator czasowy Rejestrator czasu Telegram Śledzenie czasu Etykiety Pochylać się Powiadomienia Integracja TO Integracje API Rada Wywiad Pozycjonowanie Szukaj Crm Ludzie Aplikacja Akta Planowanie Cyfrowy Gantt Raport Agencja Folder projektu Współpraca Uwagi Kanban Projektowanie Zespoły Zarządzanie projektami Wykres Gantta Zadania Być optymistą Sprzedaż Tagi Kalendarz Emigracja Wideo PO POŁUDNIU Sekrety premiera Asana