Qual é a atividade da Twiga Ucrânia
Twiga Ucrânia é um organismo único que compreende 6 agências. A experiência de nossas agências é suficiente para cobrir todas as necessidades de um cliente. Twiga Digital é uma das agências.
A empresa promove os valores da girafa.
(“twiga” significa “girafa” traduzido do suaíli)
Entre todos os animais do mundo, a girafa tem o maior coração. Ela pode correr por um longo tempo sem beber e comer. Nós brincamos que nossa equipe se assemelha a uma girafa: somos capazes de trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana e não precisamos de mais nada.
A Twiga Ucrânia geralmente lida com clientes a longo prazo, por 12 – 14 anos. Acreditamos que só em cooperação de longo prazo, que dure 2 – 3 anos ou mais, podemos rastrear a eficiência de uma determinada estratégia. Temos tanto clientes internos quanto externos. Os externos são Pepsi, Roshen, ProCredit Bank, Henkel, Royal Canin, etc. Estes são clientes diretos, e tudo é simples e claro com eles. E também temos clientes internos.
Por exemplo, nossa agência Twiga Go ganhou um grande edital para realizar uma ideia criativa e estratégia de um festival para o Banco PUMB.
As demais agências da TwigaUkraine também estão incumbidas de tarefas para trabalhar neste projeto.
Como o trabalho foi estruturado na Twiga Digital?
Há dois anos, quando comecei a trabalhar na Twiga Digital, a agência tinha e‑mail, Telegram e pernas para comunicação (editorial: risos). Era muito difícil. Você precisa perguntar algo? Você vai para outro andar, por exemplo, para coordenar uma tarefa com um designer. Depois de discutir a ideia, gravávamos tudo na caixa de entrada.
A questão principal é quando você tem 45 pessoas e todos estão no mesmo projeto, onde começam as coisas mais complicadas, como alguém não descobrir sobre a tarefa a tempo, esquecer de notificar outro de outro andar, alguém perder uma mensagem no e‑mail, etc. Tanta informação se perdeu, e era como uma videira. Agora temos briefings, e tudo é armazenado em um só lugar.
Antes da Twiga Digital, trabalhei com Worksection por 5 anos no meu emprego anterior, o que foi seguido por 6 meses de trabalho sem ele.
Quando você cai na mesma armadilha, você pensa: ‘Se tivéssemos operado o Worksection desde o início, nada teria sido perdido…’. Um mês depois, eu disse: ‘Pessoal, precisamos de um gerenciador de tarefas’.
Por que o Worksection é a nossa escolha?
Nativo e muito fácil de explicar às pessoas como trabalhar em um gerenciador de tarefas
Juntamente com o Worksection, tive experiência lidando com clientes no Trello, Bitrix24 e Asana. Mas o Worksection nos atendeu da melhor maneira. Tudo é claro, nativo, e é muito simples explicar às pessoas como usar o gerenciador de tarefas.
O Worksection não requer criar 45 subtarefas para cada pessoa. Em uma única tarefa, você pode especificar subtarefas, marcar os envolvidos e sinalizar com um sino o gerente de projeto que deve visualizar a tarefa. A funcionalidade é perspicaz.
O onboarding foi rápido?
Não :( Mas foi muito tranquilo e confortável.
No início, usamos o Worksection apenas na agência digital. Comparado com a Asana, eu já sabia que o Worksection facilita a seleção de um executivo responsável, a definição de uma tarefa, a exclusão de funcionários de uma equipe, por exemplo, se eles estão distraídos por notificações de uma tarefa na qual não estão envolvidos.
Existem muitas funções que diferem de outros gerenciadores de tarefas.
Com o passar do tempo, nossos criativos (Lions também é uma das seis agências da Twiga Ucrânia) também perceberam que o Worksection significa conveniência. Realizamos um treinamento introdutório, e uma das seis agências concordou em fazer uma experiência com o gerenciador de tarefas.
Nossa agência Media First foi a primeira a se envolver. E duas outras agências a seguiram.
Atualmente, cinco das seis agências estão usando o Worksection.
Realizamos várias sessões de treinamento do Worksection para nossos funcionários, fizemos configurações básicas, e estamos planejando conectar nossos clientes ao gerenciador de tarefas, dando-lhes acesso aos projetos, já que isso é importante para eles.
Por exemplo, os designers de projeto rastrearão o tempo gasto no projeto, e o cliente poderá ver essa informação para fazer uma contagem horária, conforme o contrato.
O Worksection exibe claramente o seguinte para nossos clientes: o tempo de definição da tarefa, o intervalo de tempo destinado a ela, contagem do tempo de sessão e rastreamento para cada empregado individual. O cliente recebe relatórios diariamente.
Como você faz relatórios no Worksection?
Fazemos relatórios por projetos e por clientes.
É muito conveniente. Internamente, nossas agências têm um relatório documental e um relatório de tarefas, para não esquecer ‘quem deve o que a quem’.
Um de nossos clientes perguntou: ‘Posso comprar uma ferramenta para gravar relatórios?’ Nós dissemos que nada precisava ser comprado. O Worksection já estava em uso. No Worksection, criamos uma conta para o cliente, adicionamos 8 funcionários do lado do cliente e criamos um perfil único para eles.
Para os clientes, transferimos relatórios para as tabelas do Excel dos clientes e os enviamos. Há um modelo para isso.
Quais tipos de projetos baseados no Worksection você usa?
Dividimos o Worksection internamente nas agências que cuidam de seus próprios projetos.
E temos um projeto comum – “Novo Negócio”. Ele une todos os funcionários. Se um novo projeto aparece, criamos uma equipe para ele. Enviamos notificações para aqueles que devem estar envolvidos no projeto.
Esta é a hierarquia da parte mais importante do Worksection — trabalho com tarefas:
Definimos rótulos nos projetos. Isso pode ser feito se um cliente colocou uma tarefa em espera devido ao quarantine ou se um orçamento é reduzido com discussões adiadas para o próximo ano.
É muito conveniente então visualizar o número total de projetos que fizemos, o número de tarefas fechadas, medir o benefício e a perda, avaliar a quantidade de trabalho retida.
O Worksection é uma ótima ferramenta no trabalho remoto. A comunicação é abundante, e agora acontece 24 horas por dia, 7 dias por semana. Designers, membros da equipe criativa, redatores e influenciadores estão trabalhando remotamente agora. Eles podem visitar o escritório uma vez por mês se precisarem conversar com um cliente.
O Worksection abriga todas as nossas questões relacionadas aos clientes e internas. As pastas do sistema contêm tudo que diz respeito a assuntos administrativos. Todos eles estão incluídos em subtarefas. Todos os acessos necessários para os funcionários estão lá.
Você remunera seus funcionários por horas?
Não, nós não remuneramos.
Infelizmente, a atitude dos funcionários em relação ao controle de horas ainda é negativa. Claro, explicamos que, usando o rastreamento, você ajuda tanto a si mesmo quanto a nós. É importante saber a quantidade de tempo necessária para cumprir a tarefa, tanto para o cliente quanto para nós. Nossos funcionários percebem o rastreamento como algo que restringe sua liberdade.
Além disso, realizamos muito trabalho criativo, e a criatividade não pode ser medida em horas. Mas temos prazos na qual precisamos liberar um determinado produto criativo. Assim, não podemos contar isso em uma base horária. Qual é o principal valor do Worksection em comparação com outros gerenciadores de tarefas?
É absolutamente nativo e compreensível. Por exemplo, costuma-se dizer que o IOS é claro até mesmo para uma criança. O mesmo se aplica ao Worksection: tudo é visível, não é necessário procurar, nenhuma instrução deve ser lida antes de usá-lo. Não há nada oculto, todas as funções são visíveis de imediato.
Você gasta 5 minutos para definir uma tarefa, notificar as pessoas, e elas vêm imediatamente para cumprir a tarefa. Aqui você também pode ver o número de pessoas que visualizaram a tarefa. É como um chat aberto.
Sua empresa possui regras internas para o Worksection?
Sim, possui. Uma das regras é que aqueles que aceitaram o trabalho devem responder. Há mais uma regra: definir uma tarefa não significa necessariamente sua aceitação. Assim, é melhor enviar um link para uma tarefa em qualquer mensageiro.
O fechamento de tarefas e a limpeza de projetos são nossos pontos fracos. É importante verificar os prazos para a tarefa completada. Se os prazos foram rompidos por causa de uma pessoa específica, o motivo deve ser esclarecido.
Mais uma regra importante é: você fecha um projeto no Worksection e depois analisa o trabalho realizado.
Depois de gastar tempo na definição da tarefa, você entende do que precisa para que a equipe complete essa tarefa.
O que mais você gosta ao usar o Worksection
Este gerenciador de tarefas ensina você a trabalhar corretamente. Trabalhar corretamente é quando tudo está claro na tarefa, sem perguntas restantes dos funcionários. Eles entendem claramente o que deve ser feito.
Worksection para mim é um teste de litmus. Estamos trabalhando bem ou mal? Antes do Worksection, nos faltava um teste de litmus. Coisas se perdem no e‑mail, e a correspondência após as 18 horas é horrível.
Por exemplo, tivemos uma situação desconfortável com um projeto. Eu entra no Worksection e leio os comentários sob um projeto. Isso me faz notar o gargalo. Posso visualizar a estrutura de imediato: o ponto de partida, o momento em que o cliente enviou correções, o tempo em que foram feitas, quem e o que causou o atraso.
Estou sempre bem preparado para uma reunião com um cliente. Isso é essencial, especialmente se você é um executivo sênior da empresa.
Se você quer ser eficiente, se você busca fazer um trabalho de qualidade respeitando prazos – você precisa do Worksection.
O feedback também funciona rapidamente. Onde quer que você entre, você pode ver o ícone de suporte sem precisar procurar nada. Você recebe uma resposta em 20 minutos no máximo.