Care este activitatea Twiga Ucraina
Twiga Ucraina este un organism unic care cuprinde 6 agenții. Expertiza agențiilor noastre este suficientă pentru a acoperi toate nevoile unui client. Twiga Digital este una dintre agenții.
Compania promovează valorile girafei.
(„twiga” înseamnă „girafă” tradus din swahili)
Dintre toate animalele din lume, girafa are cea mai mare inimă. Poate alerga mult timp fără să bea și să mănânce. Glumim că echipa noastră seamănă cu o girafă: suntem capabili să lucrăm 24⁄7 și nu avem nevoie de nimic mai mult.
Twiga Ucraina se ocupă de obicei cu clienții pe termen lung, timp de 12 – 14 ani. Credem că doar prin cooperarea pe termen lung, care durează 2 – 3 ani sau mai mult, putem urmări eficiența unei anumite strategii. Avem atât clienți interni, cât și externi. Clienții externi sunt Pepsi, Roshen, ProCredit Bank, Henkel, Royal Canin etc. Aceștia sunt clienți direcți, iar totul este simplu și clar cu ei. Și există, de asemenea, clienți interni.
De exemplu, agenția noastră Twiga Go a câștigat un mare tender pentru realizarea unei idei și strategii creative a unui festival pentru Banca PUMB.
Restul agențiilor TwigaUkraine au fost de asemenea însărcinate cu sarcini pentru lucru la acest proiect.
Cum a fost structurată munca în Twiga Digital?
Acum doi ani, când am venit să lucrez în Twiga Digital, agenția avea e‑mail, Telegram și picioare pentru comunicare (editorial: râzând). A fost foarte greu. Trebuie să întrebi ceva? Te duci în altă aripă, de exemplu, pentru a coordona o sarcină cu un designer. După ce am discutat ideea, am înregistrat totul în căsuța de e‑mail.
Cel mai important este când ai 45 de persoane, iar fiecare este în același proiect, unde încep cele mai complicate lucruri, cum ar fi cineva care nu află despre sarcină la timp, uită să anunțe pe altcineva din altă aripă, cineva care pierde un mesaj în e‑mail etc. Atât de multe informații au fost pierdute și era ca un viță de struguri. Acum avem briefe și totul este păstrat într-un singur loc.
Înainte de Twiga Digital, am operat Worksection timp de 5 ani la locul meu anterior de muncă, urmat de 6 luni de muncă fără aceasta.
Când cazi în aceeași capcană, te gândești: ‘Dacă am fi operat Worksection de la început, nimic nu s‑ar fi pierdut…’. O lună mai târziu, am spus: ‘Băieți, avem nevoie de un gestionator de sarcini’.
De ce este Worksection alegerea noastră?
Nativ și foarte ușor de explicat oamenilor cum să lucreze într-un manager de sarcini
Împreună cu Worksection, am avut o experiență de lucru cu clienții în Trello, Bitrix24 și Asana. Dar Worksection s‑a potrivit cel mai bine nevoilor noastre. Totul este clar, nativ și este foarte simplu să explici oamenilor cum să folosească managerul de sarcini.
Worksection nu necesită crearea a 45 de subtasks pentru fiecare persoană. Într‑o singură sarcină, poți specifica subtasks, eticheta cei implicați și marca cu un clopoțel managerul de proiect care trebuie să vizualizeze sarcina. Funcționalitatea este concisă.
A fost rapid onboarding-ul?
Nu :( Dar a fost foarte lin și confortabil.
La început, am folosit Worksection doar în agenția digitală. Comparativ cu Asana, știam deja că Worksection facilitează alegerea unui executor responsabil, setarea unei sarcini, excluzând angajații dintr‑o echipă, de exemplu, dacă sunt distrași de notificările de la o sarcină în care nu sunt implicați.
Sunt multe funcții care diferă de celelalte gestionare de sarcini.
Pe măsură ce timpul a trecut, oamenii noștri creativi (Lions este, de asemenea, una dintre cele șase agenții Twiga Ucraina) au realizat că Worksection înseamnă comoditate. Am organizat un training introductiv, iar una dintre cele șase agenții a acceptat să testeze managerul de sarcini.
Agenția noastră Media First a fost prima care s‑a implicat. A urmat două agenții mai departe.
În prezent, cinci din șase agenții sunt echipate cu Worksection.
Am organizat mai multe sesiuni de formare Worksection pentru angajații noștri, am făcut setările de bază și plănuim să conectăm clienții noștri la managerul de sarcini, oferindu-le acces la proiecte, deoarece este important pentru ei.
De exemplu, designerii de proiecte vor urmări timpul petrecut pe proiect, iar clientul va putea vedea acea informație pentru a face un calcul pe oră, conform contractului.
Worksection afișează clar următoarele pentru clienții noștri: timpul de setare a sarcinii, intervalul de timp alocat pentru aceasta, numărul de sesiuni de timp și urmărirea fiecărui angajat individual. Clientul primește rapoarte zilnice.
Cum faci rapoarte în Worksection?
Facem rapoarte pe proiecte și pe clienți.
Este foarte convenabil. Intern, agențiile noastre au un raport documentar și un raport de sarcini, astfel încât să nu uităm ‘cine datorează ce cuiva’.
Unul dintre clienții noștri a întrebat: ‘Pot cumpăra un instrument pentru a înregistra rapoarte?’ Am spus că nu trebuie să cumpărăm nimic. Worksection era deja în funcțiune. În Worksection, am creat un cont pentru client, am adăugat 8 angajați de partea clientului și am creat un profil unic pentru ei.
Pentru clienți, transferăm rapoartele în tabelele Excel ale clienților și le trimitem. Există un șablon pentru aceasta.
Ce tipuri de proiecte bazate pe Worksection folosiți?
Împărțim Worksection intern în agențiile care își gestionează propriile proiecte.
Și avem un proiect comun — “New Business”. Acesta unește toți angajații. Dacă apare un proiect nou, creăm o echipă pentru acesta. Trimitem notificări celor care trebuie să fie implicați în proiect.
Aceasta este ierarhia celei mai importante părți a Worksection — lucru cu sarcini:
Stabilim etichete în proiecte. Acest lucru poate fi făcut dacă un client a pus o sarcină în așteptare din cauza carantinei sau dacă bugetul este redus, cu discuții amânate pentru anul următor.
Atunci este foarte convenabil să vezi numărul total de proiecte realizate, numărul de sarcini închise, să măsori beneficiul și pierderile, să evaluezi cantitatea de muncă întârziată.
Worksection este un mare ajutor în munca la distanță. Comunicarea este abundentă și acum durează 24⁄7. Designerii, membrii echipei creative, copywriterii și influencerii lucrează acum de la distanță. Ei pot vizita biroul o dată pe lună dacă trebuie să discute cu un client.
Worksection conține toate problemele noastre legate de clienți și interne. Dosarele din sistem conțin tot ceea ce ține de afacerile administrative. Toate acestea sunt incluse în subtasks. Toate accesurile necesare pentru angajați sunt acolo.
Compensați angajații pe baza orei?
Nu, nu o facem.
Din păcate, atitudinea angajaților față de urmărirea timpului este încă negativă. Bineînțeles, explicăm că, folosind urmărirea, ajutați atât pe voi, cât și pe noi. Este important să știm cât timp este necesar pentru a îndeplini sarcina atât pentru client, cât și pentru noi. Angajații noștri percep urmărirea ca pe ceva care le restricționează libertatea.
În plus, efectuam multe lucrări creative și creativitatea nu poate fi măsurată în ore. Dar avem termene limită în care trebuie să lansăm un anumit produs creativ. Prin urmare, nu putem să‑l numărăm pe baza orei. Care este valoarea principală a Worksection comparativ cu alte gestionare de sarcini?
Este absolut nativă și ușor de înțeles. De exemplu, se spune adesea că IOS este clar chiar și pentru un copil. La fel este și Worksection: totul este vizibil, nu este nevoie de căutări, nu trebuie citite instrucțiuni înainte de utilizare. Nu există nimic ascuns, toate funcțiile sunt vizibile imediat.
Îți ia 5 minute pentru a seta o sarcină, a notifica oamenii și ei vin imediat pentru a îndeplini sarcina. Aici poți vedea și numărul de persoane care au vizualizat sarcina. Este ca un chat deschis.
Are compania voastră vreo regulă internă pentru Worksection?
Da, are. Una dintre reguli este că cei care au acceptat munca ar trebui să răspundă înapoi. Există o regulă suplimentară: setarea unei sarcini nu înseamnă neapărat acceptarea acesteia. Prin urmare, este mai bine să trimiteți un link către o sarcină în orice aplicație de mesagerie.
Închiderea sarcinilor și curățarea proiectelor sunt punctele noastre slabe. Este semnificativ să verifici termenele limită pentru sarcina finalizată. Dacă termenele limită au fost perturbate din cauza unei persoane anume, motivul ar trebui clarificat.
Încă o regulă importantă este: închideți un proiect în Worksection și apoi analizați munca efectuată.
După ce ai petrecut timp pe setarea sarcinii, înțelegi ce îți lipsește pentru ca echipa să finalizeze această sarcină.
Ce altceva îți place în folosirea Worksection
Acest manager de sarcini te învață să lucrezi corect. Corect înseamnă că totul este clar în sarcină, fără întrebări rămase din partea angajaților. Ei înțeleg clar ce trebuie făcut.
Worksection pentru mine este un test de litmus. Lucrăm bine sau prost? Înainte de Worksection, né lipsea un test de litmus. Lucrurile se pierd în e‑mail, iar corespondența după ora 18:00 este groaznică.
De exemplu, am avut o situație stânjenitoare cu un proiect. Mă conectez la Worksection și citesc comentariile de sub un proiect. Mă ajută să observ punctul slab. Pot vizualiza structura imediat: punctul de plecare, timpul când clientul a trimis corecturi, timpul în care au fost făcute, cine și ce a cauzat întârzierile.
Sunt mereu pregătit bine pentru o întâlnire cu un client. Este esențial, mai ales dacă ești un executiv senior al companiei.
Dacă vrei să fii eficient, dacă te străduiești să realizezi o muncă de calitate respectând termenele – ai nevoie de Worksection.
Feedbackul funcționează de asemenea rapid. Oriunde te conectezi, poți vedea pictograma de suport fără a căuta nimic. Primești un răspuns în 20 de minute maxim.